Manual de Procedimientos Operativos -

PROCESO DE RESERVAS
Código: PRO-RES-006 Fecha de Elaboración: Octubre del 2005
Sub Proceso: Atención de Reservas de Clientes Agencias de Viajes con Crédito
Propósito: Atender los pedidos de reservas de Agencias de Viajes con crédito aprobado
Desde.- Agente de Viajes consulta sobre las tarifas de alojamiento.
Alcance:
Hasta.- Asistente de Reservas confirma la reserva del cliente corporativo.
Responsable: Jefe de Reservas
Participantes: Asistente de Reservas, Agente de Viajes.
Id Puesto de Trabajo Descripción de las Actividades Observaciones
Solicita vía mail o vía fax las tarifas de alojamiento, la
Consulta sobre las tarifas de alojamiento
01. Agente de Viajes disponibilidad de habitaciones, los servicios incluidos,
correspondiente
servicios extras, etc.
02. Agente de Viajes Solicita una reserva Detalla los datos de la reserva a través de una carta.
Verifica que la reserva cuente con los siguientes
datos:
 Número de pasajeros.
 Fecha Check In y fecha Check Out.
 Tipo y número de habitaciones.
03. Asistente de Reservas Verifica los datos de la reserva
 Datos generales de la Empresa.
 Números telefónicos de la Agente de Viajes.
 Forma de pago (crédito o contado).
 Los gastos que cubre la empresa y/o los que
cubre los pasajeros (paga Cía, paga pax).
Ingresa al sistema Opera y verifica si existe
04. Asistente de Reservas Verifica la disponibilidad del Hotel disponibilidad de habitaciones de acuerdo a las
fechas solicitadas.
En el voucher especifica los siguientes datos:
 Código de la Reserva.
 Fecha confirmada del ingreso y salida.
05. Agente de Viajes Emite voucher de agencia en garantía
 Tipo de habitación y el plan de alimentación.
 Número de paxs y nacionalidad.
 Firma y sello de la agencia de viajes.
Verifica los datos detallados en la carta de Verifica si la empresa cubre los gastos de alojamiento
06. Asistente de Reservas
garantía y/o gastos extras.
Distribuye la carta de garantía a las áreas Entrega una copia de la carta al personal de créditos,
07. Asistente de Reservas
involucradas recepción y una copia para reservas.
Envía la carta confirmación de la reserva
08. Asistente de Reservas Comunica el código de confirmación de la reserva.
vía mail
Detalles Adicionales
En caso no exista disponibilidad de habitaciones en las fechas señaladas por el pasajero, el Asistente de Reservas o
01.
Recepcionista deberán coordinar otras de fechas que existan habitaciones libres y vacantes.
El Asistente de Reservas se encarga de colocar un comments en el sistema respecto a pedidos extras de los clientes ; así
02.
como los traces para ama de llaves y para Costumer Services (camas extras, adornos especiales, almohadas extras, etc.).
03. El Asistente de Reservas envía la Carta de Confirmación de Reserva al Agente de Viajes en el cual se informa que tiene un

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período de 24 horas para anular la reserva.

Documentos Utilizados
Carta o mail de Reserva, Voucher de Garantía.

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