MANUAL ENVÍA ON LINE Versión: 1

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MANUAL ENVÌA ON LINE

Versión N° 1
Vigencia Agosto 10 de 2.006

MODIFICACIONES

VERSIÓN EFECTIVO
FECHA CAMBIO SOLICITÓ
No. DESDE
01 05/08/2006 Elaboración Dirección Comercial 10/08/2006

Emitido por: Revisado por: Aprobado por:

Dirección Comercial Dirección de Calidad y Servicio Dirección Comercial

Rodrigo Arbelaez Veny Esperanza Villamil Rodrigo Arbelaez
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INDICE

Página
INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN PAGINA DE INICIO 3

MODULO GENERAR REPORTES 4

MODULO FACTURACIÓN Y CARTERA 8

MODULO SOLICITUD DE RECOLECCIÓN 10

MODULO MANEJO DE NOVEDADES 12

MODULO SEGUIMIENTO A ENVÍOS 15

MODULO GENERACIÓN DE GUÍAS 17

MODULO QUEJAS Y SUGERENCIA 19

MODULO BOLETÍN DE CARRETERAS 20

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INTRODUCCIÓN PAGINA DE INICIO

1. Bienvenida
2. Como acceder a la aplicación
3. Descripción del Menú

1. Objeto:
• La aplicación envía OnLine es una herramienta que le permite al cliente
tener información a la mano y conocer todo lo relacionado con sus cuentas
en Colvanes Ltda.

2. Como acceder a la aplicación:

• Luego de haber ingresado al sitio web www.enviacolvanes.com.co, ingrese
por la opción envía OnLine

• Una vez aparezca la ventana de envía OnLine, el sistema le solicita el

Usuario y el Password.

3. Descripción del Menú:

• Autorizados por el sistema el Usuario y el Password, en pantalla se
despliegan las siguientes opciones:

• A continuación, el presente manual explica la funcionalidad de cada uno de

los módulos.
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Modulo Generar Reportes

1. Objeto:
• Este módulo es una herramienta que permite extraer información de los
despachos realizados por el cliente.

2. Como acceder al módulo:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción Generar
Reportes.

• Seleccione el NIT. A continuación el sistema muestra aquellas cuentas

asignadas al mismo. El cliente puede seleccionar una cuenta especifica o
todas las cuentas.
• Posteriormente, puede decidir si necesita ver información relacionada a:
o Listado de Novedades: Relaciona las Guías que envía no ha podido
entregar por algún motivo.
o Listado de Producción: Reporte de todas las guías pertenecientes a
la cuenta seleccionada, independientemente del estado en el que se
encuentra. Es necesario suministrar una fecha inicial y una fecha
final para la consulta (formato dia/mes/año)
o A continuación, dar clic en Consultar.

3. Consultar:

• Dependiendo de la opción seleccionada (Listado de Novedad o Listado de

Producción), el sistema muestra una relación con las siguientes columnas:
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o Listado de Novedades:
Guía Ciudad Destino
Número de Departamento Destino
Cuenta Unidades
Fecha Fecha de Novedad
Producción Hora
Servicio Días en Novedad
Teléfono Código de Novedad
Destinatario Descripción Novedad
Nombre Aclaración
Destinatario Notas en Guía
Dirección Documentos
Destinatario

o Listado de Producción:
Guía Nombre
Estado Actual Destinatario
Número de Dirección Destinatario
Cuenta Unidades
Fecha Peso Real
Producción Peso Volumen
Días Prometidos Kilos Cobrados
Fecha Entrega Valor Declarado
Días de Entrega Valor Flete
Hora Valor Costo Manejo
Servicio Utilizado Valor Otros
Ciudad Destino Total Flete
Departamento Documentos
Destino Notas en Guía
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• El listado de Producción cuenta también con dos columnas adicionales; en

el lado izquierdo:
o Imagen: Muestra la guía escaneada; en caso de estar Entregada.
o Seguimiento: Al ingresar a la opción de Seguimiento, podrá ver la
información referente a las etapas en las cuales estuvo el envío.
(Trazabilidad). Las columnas que presenta son:

Guía Fecha de Reparto

Ciudad Origen Fecha de Entrega
Fecha de Recolección Hora de Entrega
Fecha del Despacho Estado Actual
Ciudad Destino Número de Documentos.

El listado de Novedades, sólo muestra la columna de Seguimiento.

• En ambos casos dando clic a Imagen o Seguimiento de una guía en particular, presenta la
información de dicha guía.

• En caso de haberse presentado novedades, estas se verán reflejadas en

dichas etapas. Las columnas que presenta son:
Guía
Descripción de la Novedad
Fecha de Novedad
Hora Novedad
Aclaración
Fecha de Gestión
Comentario
Contacto
Otra Guía
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3. Exportar la Información a Excel:

• Una vez se han generado los archivos explicados en el punto anterior, existe la
opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la información podrá ser manejada con
mayor flexibilidad, según las necesidades del cliente.

• Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.

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Modulo Facturación y Cartera

1.Objeto:
• Este módulo es una herramienta que permite verificar y detallar la
información de Facturación y Cartera del cliente.

2. Como acceder al módulo:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción
Facturación y Cartera.

• El sistema trae un estado de cuenta según el NIT seleccionado.

• A continuación, lista un consolidado por cada cuenta. El vínculo Ver
Detalle, le permite ver todas las facturas generadas a una cuenta
específica.

• El vínculo Ver Anexo le permite ver un listado con las guías que
componen una factura, según se indica a continuación.
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• Haciendo clic en imagen, muestra la guía escaneada.

3.Exportar la Información a Excel:

• Una vez se han generado los archivos explicados en el punto anterior, existe la
opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la información podrá ser manejada con
mayor flexibilidad, según las necesidades del cliente.

• Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.

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Modulo Solicitud de Recolección

1. Objeto:
• Este módulo permite al cliente solicitar el servicio de Recolección.

2. Como acceder al módulo:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción
Solicitud Recolección.

3. Consultar:
• Para iniciar, primero debe escribir el número telefónico con el cual le
será tomada su solicitud y dar clic en el botón Consultar; el sistema
buscará los datos de la última solicitud realizada y auto diligenciará el
formulario. Cuando el Usuario ingresa por primera vez, debe diligenciar
todos los campos del formulario.

• El botón Historial permite ver un resumen de las solicitudes hechas en

los últimos 15 días.

4. Ingresar Información:
• Deberá seleccionar la ciudad que efectuará la recolección y la cuenta a
la que va a ser cargado el valor del flete que se genere.
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• A continuación, escriba la información de embalaje (si la mercancía es

cajas o sobres) y especifique la cantidad y contenido del envío. Para las
cajas, escriba el peso aproximado y el valor declarado del envío.

• Información de Recolección: Seleccione el servicio, escriba la dirección,

la hora inicial y final del período en que envía debe recoger. Recuerde
utilizar formato de Hora Militar. Escriba el nombre de la persona contacto
con quien se debe verificar el despacho.

• Información de Destino: Datos de ciudad, teléfono y personas que van a

recibir el envío.

• En el espacio Observaciones, se pueden registrar aclaraciones o

indicaciones especiales del despacho para tener en cuenta.
• Cuando el formulario se encuentre completo, presione el botón Grabar.
• El sistema le genera un número (Orden de Servicio), con el cual podrá
hacer seguimiento a la solicitud.
• Si la solicitud se hace en la mañana, la recolección se programara para
la tarde. Si la solicitud se hace en la tarde, la recolección se programara
para el día siguiente.
• Después de grabada una solicitud, y cuando aún esté en estado
Pendiente, ésta se puede anular, dando clic en el Botón Historial, el
sistema abre una nueva ventana donde se escribe el número la Orden
de Servicio y se da clic en el Botón Anular.
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Modulo Manejo de Novedades

1. Objeto:
• Este módulo permite al cliente suministrar las indicaciones necesarias
para dar solución a las novedades presentadas por sus envíos.

2. Como acceder al módulo:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción
Manejo de Novedades.

• Seleccione el NIT y presione el botón Buscar; seleccione guía, la cuenta

o todas las cuentas, sobre la cual necesita gestionar y presione el botón
Trae Novedades.

• Se despliega una relación de las guías que se encuentran en Novedad y

sobre las cuales el cliente puede Gestionar y/o Solucionar. No se
incluyen las novedades cuya solución depende de envía.

• En la primera columna del listado aparecerá el vínculo Gestiones el cual

mostrará un detalle en la parte inferior con todas las gestiones que han
sido realizadas a la guía seleccionada.
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• Para agregar una nueva gestión a la guía seleccionada, es necesario

ingresar por el vinculo Agregar Gestión a la Guía xxxxxxxxxx

3. Agregar Gestión a la Guía seleccionada:

• Aparecerá la ventana GESTIONES DE SOLUCIÒN, con información de

la guía.

• Se debe diligenciar el formulario en el campo Comentario y en el campo

Contacto. Seleccione el Tipo de gestión así:
o Solo Gestionar: Cuando las indicaciones que se están agregando
no son consideradas como solución a la novedad generada. Es
solo informativo.
o Solucionar: Cuando las indicaciones que se están
planteando sirven al mismo tiempo como solución a la novedad
que presenta la Guía, y permite que sea entregada al día
siguiente.
o Solucionar con Guía Adicional: ofrece al cliente la posibilidad de
solucionar una novedad, generando una nueva guía para
despachar mercancía o completar un pedido con cargo a su
cuenta.
• Dé clic en el botón Grabar.
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• Recomendación: Refresque el panel, consultando nuevamente la Guía
para que pueda ver la nueva gestión grabada.
• Si le dió solución, el sistema presentará un aviso de confirmación de la
solución. Nota: si se da clic, en el botón SI, la novedad se desaparecerá
del panel, quedando habilitada para su entrega. Si por el contrario se da
clic en el botón NO, quedará solo registrada la gestión dada a la
novedad.
• La información suministrada puede exportarla a Excel.

4. Exportar la Información en Excel:

• Una vez se han generado los archivos explicados en el punto anterior, existe la
opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la información podrá ser manejada con
mayor flexibilidad, según las necesidades del cliente.

• Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.

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Modulo Seguimiento a Envíos

1. Objetivo:
• Este módulo permite rastrear los envíos uno por uno o por rango de
consecutivo.

2. Como acceder al módulo:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción
Seguimiento Envíos.

3. Solicitar información:
• Seleccione la cuenta y escriba siempre un rango de fechas.
Adicionalmente, en caso de ser necesario, escriba datos que puedan
ayudar a filtrar mejor su búsqueda.
• La búsqueda puede hacerse por el número de la guía, por cualquiera de
las siguientes variables: nombre del destinatario, número de
documento, ciudad destino, texto guía o estado del envío o por la
combinación de estas variables. En cualquier caso, después de
seleccionada, presione el botón Buscar.

• Luego de traer la información, en la parte inferior, aparecerá el listado.

La primera columna muestra la opción de ver la imagen escaneada de la
Guía. La segunda columna muestra el vínculo Seguimiento, el cual
permite ver el detalle de todas la etapas por las cuales pasó el
despacho.
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4. Exportar la Información a Excel:

• Una vez se han generado los archivos explicados en el punto

anterior, existe la opción de exportarlos a Excel, con lo cual, la
información podrá ser manejada con mayor flexibilidad, según las
necesidades del cliente.

• Se recomienda Abrir primero el archivo y después guardarlo.

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Modulo Generación de Guías

1. Objetivo:
• Este módulo es una herramienta que permite elaborar e imprimir su Guía
de acuerdo con las condiciones comerciales de la Cuenta. Para ello solo
requiere una impresora láser y papel blanco tamaño carta.

2. Como acceder al módulo:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción
Generar Guías.

3. Ingresar información:
• A medida que va introduciendo los datos, éstos se van desplegando en
pantalla.

• Cuando el formulario quede totalmente diligenciado, dé clic en el botón

Grabar. Después de efectuar la validación de la información, el sistema
muestra el número de guía que se le asignó.
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• El Botón Imprimir permite ver un resumen de las guías que se
encuentran pendientes por imprimir. El sistema permite imprimir cada
guía que se vaya capturando o dejar para imprimir al final todas las
guías capturadas y grabadas en una sesión.

4. Hoja Pendientes por Imprimir:

• En este formulario, puede escoger la guía que necesita imprimir. Por
defecto, todas las guías se pueden imprimir de inmediato. Sin embargo,
existe la posibilidad de marcar un registro para que no se imprima.

• El botón Marcar, cambia la marca en los Registros para que no se

impriman.
• El botón Libera Spool elimina del listado todos los registros e incluso
aquellos que aún no han sido impresos.
• El botón Imprimir, abre una nueva ventana de Explorador de Internet e
inmediatamente se alista para imprimir.
• Se hace necesario aclarar las medidas y la configuración de la página.
o Papel:Tamaño Carta preferiblemente troquelado a tres (3) partes.
o Márgenes: Todas con 4.32 milímetros
o Encabezado y Pie de Pagina: en Blanco.
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Modulo Quejas y Sugerencia

1. Objetivo:
• Este módulo es una herramienta que permite ingresar quejas y reclamos
al interior de la empresa, donde la Dirección de Calidad y Servicio
dispone de tres (3) días hábiles para dar una respuesta al cliente, dando
así cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad.

2. Como acceder al módulo:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción
Quejas y Sugerencias.

3. Agregar Información:
• Después de suministrar la información, de clic en el botón Enviar
Formulario.

• El sistema asigna un consecutivo, con el cual puede realizar

seguimiento.
• El botón Limpia Formulario, inicializa el sistema para comenzar de
nuevo.
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Modulo Boletín de Carreteras

1.Objetivo:
• Este módulo es una herramienta que permite revisar el Estado de
Carreteras en el País. Este reporte llega a diario gracias a los servicios
informativos de Comunicación Móvil.

2. Como acceder a la aplicación:

• Luego de haberse identificado en el sistema, ingrese por la opción
Boletín de Carreteras.

3. Solicitar información:
• El hecho de ingresar garantiza la búsqueda de datos.