GUIA DE APRENDIZAJE #4

CASO PIO PIO + PIO

POR:

ANDRES FELIPE FLOREZ

ISABELLA ALANDETTE GUERRA

GESTION LOGISTICA

FICHA N°1615955

DAVID JULIAN BERNAL

SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

REGIONAL ANTIOQUIA

SEPTIEMBRE-2018

ITAGUI ANTIOQUIA
Para la propuesta debe:
1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las
áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

contemplando:

 La descripción de los procesos.

 Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
 Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,
servicios y transacciones.

3. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.
1.
A) IDENTIFICACION DE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
B) DIAGNOSTICO DE FALLAS EMPRESARIALES

 Falta de comunicación entre las áreas de la compañía a la hora de realizar los

procesos.

 Desorganización en las rutas de distribución.

 El turno de la noche no deja facturado todos los pedidos lo cual hace que
cuando se vaya a despachar no aparezcan facturado determinados pedidos.

 Falta de compromiso por parte de los funcionarios.

 Inventarios poco confiables.

 Programación errada de despachos.

 Pérdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la

falta de compromiso; cuando llegamos tarde, el pedido van incompleto o con
referencias trocadas.

2. SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS

Falta de comunicación entre las áreas de la compañía a la hora de realizar los
procesos.
Es claro como cada área de la compañía maneja sus funciones de manera individual y
de acuerdo a sus criterios, sin contar con las demás áreas pertinentes. Para dar
solución a esta situación se hace necesario que cada área comunique constantemente
a las demás cada actividad y situación presentada dentro de la empresa, lo que
facilitará el flujo de la información y la comunicación en cada proceso de la cadena
logística y de suministro.

Desorganización en las rutas de distribución.

Se despachan pedidos para locales comerciales de diferentes actividades económicas
en el mismo vehículo, a un cliente se le llega dos veces por día en diferente vehículo,
Se despacha un pedido en diferentes vehículos.
Para dar solución a este tipo de situaciones se debe establecer un rutero único en el
cual se clasifiquen los supermercados y tiendas por sector y así mismo la selección de
camiones para estas rutas en horarios y días específicos, además seleccionar
camiones para cada tipo de local comercial según su actividad económica, de este
modo se entregarán los pedidos a tiempo en las fechas programadas por los clientes.

Falta de compromiso por parte de los funcionarios.

Se observa como los funcionarios se limitan a realizar sus funciones y la mayoría de
las veces de manera incorrecta, evadiendo sus responsabilidades, nadie tiene sentido
de pertenencia por lo que hace y no ven más allá de lo que está sucediendo en la
compañía gracias a los incumplimientos.
Se hace necesario capacitar al personal, aclararles sus funciones y sensibilizar sobre
la importancia que tiene el que cada quien se apersone de sus funciones de manera
adecuada y ayude a los demás en lo posible para formar un buen equipo de trabajo
lograr los objetivos propuestos.
Inventarios poco confiables.
Como se observa que los inventarios se mantienen desactualizados y de este modo
no se logra cumplir con lo que se ofrece a los clientes.
Es importante contar con un inventario actualizado constantemente así se tendrán
datos exactos de las existencias de productos para dar cumplimiento a la demanda.

Programación errada de despachos.

Se producen errores en las entregas de pedidos; en los tipos, cantidades y peso de
productos, esto debido quizás a un mal almacenaje o digitación errónea.
Se debe procurar tener un margen de error mínimo para la entrega correcta de los
pedidos para adquirir clientes satisfechos, ya que son los clientes los que están
respaldando la existencia de la empresa en el mercado.

MAPA DE PROCESOS Y FUNCIONES

-TIEMPOS DE RESPUESTA:

Cliente interno:
Producción y el área de logística: 1 Hora.
Almacenamiento y control de calidad: 1 Hora.
Despachos y distribución: 2 Horas.
Inventarios y facturación: 2 Horas.
Producción y área de ventas (pedidos, créditos, devoluciones): 1 Hora.
Área de ventas y servicio al cliente: 1:30 Hora minutos.

Clientes externos:
Súper mercado Ulimpus: 1 dia cada semana entre las 8:00 am y 10:00 am.
Empresa pastelitos: 1 dia cada semana entre las 8:00 am y 10:00 am.
Motores S.A: 1 dia cada semana entre las 8:00 am y 10:00 am.
La casita de sammy: 1 dia cada semana entre las 8:00 am y 10:00 am.
Supermercados: 1 dia cada semana entre las 8:00 am y 10:00 am.

-COSTOS DE OPERACIÓN:
- Es necesario crear una estructura de procesos administrativos, logísticos y
operativos a nivel de la compañía con los cuales se puedan definir manuales de
función y roles para cada área de trabajo.
- También implementar un programa de formación para los empleados internos en
donde se puedan sensibilizar en diferentes temas y cambios de la compañía.
- Podríamos establecer lo que llamamos hoy en día un salario emocional, con el fin de
crear motivación entre los empleados, facilitándoles una serie de beneficios extra
legales que les permita estar satisfechos y dar buenos resultados dentro de la
compañía.
- Otra caso que podríamos implementar seria el sistema integral SAP donde cada área
tenga acceso al módulo correspondiente como (comprar, logística, inventarios, RRHH)
y más cosas que permita tener actualizado el inventario en pro a las ventas que se
hagan en el día a través de los vendedores y la línea de servicio al cliente.
- Se podría realizar una base de datos donde se incluyan todos los clientes y con lo
cual se pueda determinar qué tipo de cliente es, sector al cual pertenece, horarios de
entrega, productos consumibles, y otras más, por lo cual los beneficios obtenidos
serian:
Conocer ubicaciones y zonas en donde más demanda se tiene para poder organizar
las rutas del dia a dia, teniendo en cuenta horarios de entrega y tipo de cliente.
Lograr una mejor segmentación en el mercado.
Determinar si el vehículo existente puede subastar y cubrir el mercado al 100%.
- Diseñar una plataforma web que le permita a todos los clientes y usuarios externos
tener una comunicación con el personal de servicio al cliente a través de un chat y a
su vez les permita estar actualizados sobre las comunicaciones y cambios importantes
de la compañía, adicional se tendría un ítem establecido que les permita el acceso
para solicitar pedidos por internet con un tope máximo teniendo en cuenta horarios
establecidos.
- También sería útil establecer horarios determinados para la tomas de pedidos y
recibimientos de rutas para los vendedores, es decir los pedidos que sean tomados
por la línea o página web antes de las 10 de la mañana podrían ser despachados en
horas de la tarde, después de esta hora quedaría para entregar en la mañana del dia
siguientes, en cuanto a las rutas de los vendedores tendrán solo hasta las 4 de la
tarde para montar los pedidos al sistema y de esta manera sean despachados al dia
siguiente, con esto se busca estandarizar horarios de entrega y poder coordinar mejor
las rutas asignadas para cada zona.
- Es necesario contratar un Outsourcing de vehículos con el fin de cubrir las rutas más
críticas y demandantes en caso de ser necesario esto se podría determinar mediante
el resultado de la base de datos.
- Y lo mas importante es realizar un análisis de las ventas por los últimos 3 meses por
cada cliente y cada producto, la cual busca poder establecer la cantidad de productos
que mas se vende y donde halla mas producción, con el fin de poder mantener un
stock suficiente que cubra las diferentes necesidades y contratiempos que surjan con
los clientes.
3. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN REQUERIDAS

Quonext. Consultora tecnológica especializada en procesos de transformación digital

a través de soluciones 360º sobre plataforma Microsoft Dynamics y Sage. Abarcan de
manera integrada todas las áreas de negocio de las empresas que operan en los
sectores de Industria, Distribución, Servicios y Turismo.

Entre los diferentes tipos de herramientas que integran estas soluciones destacan:

 ERP
 CRM
 BI
 Gestión documental
 RRHH
 Automatización del marketing

Los productos desarrollados por Quonext constituyen ecosistemas de gestión digital

que abarcan todo el espectro funcional de una empresa actual. Entre estas soluciones
destacan:

 Soluciones 360º de propósito genérico y sectorial, que integran desde ERP

hasta gestión documental y Business Intelligence
 QuoFiles, solución de gestión documental y colaboración desarrollada sobre
Microsoft Dynamics 365 y SharePoint
  QuoHotel, software de gestión ERP y PMS para negocios hoteleros sobre
Microsoft Dynamics NAV
 QuoBuilding, suite empresarial para constructoras, empresas de obras y
reformas
 Atennea, familia de soluciones ERP dirigidas a empresas de turismo
(aerolíneas, aeropuertos, agencias incoming y parques temáticos)

Las herramientas de gestión empresarial que ofrece Quonext, cubren desde ERP y
CRM hasta Business Intelligence, facilitan la creación de auténticos ecosistemas
digitales de gestión que entre otros:

 Aumentan la rentabilidad de las operaciones comerciales.

 Diseñan y aplican avanzadas estrategias de ventas y marketing.
 Optimizan los procesos de negocio de la compañía, desde la fabricación hasta
el servicio post-venta.
 Personalizan los servicios de acuerdo con las preferencias del cliente, etc.

Tiene un sistema ERP para empresas de transporte y logística mejora no sólo los sus
procesos de gestión sino también los márgenes obtenidos de cada servicio.

Tiene como objetivo tres pilares fundamentales:

 Optimización en la gestión del tráfico (planificación de rutas, vehículos y

cargas).
 Control de costes.
 Gestión agilizada.