UNEFA

DISEÑO DE SISTEMAS
Guía de estudio

2011

ING. MSC. FANNY MICTIL

 Diseño de Sistemas
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Introducción

“Diseño de Sistemas, guía de estudio”, es un documento que

procura dar las orientaciones básicas de la asignatura en la carrera de ingeniería
de sistemas.

En el mismo se definen algunos conceptos, describen distintos enfoques

que conlleva al diseño de las distintas actividades. Cabe destacar que es una
etapa importante en el ciclo de vida del software la cual es previa al desarrollo
del proyecto o/y codificación de la aplicación, donde la creatividad es un factor
que debe estar de manifiesto en toda su extensión.

Esta guía, es una recopilación de varias fuentes de información, amplia y

da un punto de vista relacionado al diseño de sistemas de información, así como
también, recomendaciones generales, pero no pretende sustituir los libros en
cuyo caso es la primera lectura sugerida al estudiante.

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UNIDAD 1
Diseño de Sistemas

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Contenido
1.1.- Diseño de Sistemas.

1.1.1. Generalidades
1.1.2. Definiciones básicas
1.1.3. Tipo de diseños
1.1.4. Elementos de diseño
1.1.5. Importancia y características del diseño
1.1.6. Fases.
1.1.7. Resumen
1.1.8. Autoevaluación
1.1.9. Actividad evaluada N°1

1.2. Diseño mediante Prototipos.

1.2.1. Definición
1.2.2. Lineamientos
1.2.3. Ventajas y Desventajas
1.2.4. Uso de los prototipos
1.2.5. Tipos de prototipos
1.2.6. Aspectos generales en la Elaboración de Prototipos
1.2.7. Construcción de prototipos
1.2.8. Características de los prototipos
1.2.9. El proceso de desarrollo de prototipos
1.2.10. Resumen

1.3. La Propuesta:

1.3.1.- Preparación de la propuesta.

1.3.2.- Pasos a seguir para el Desarrollo de la Propuesta
1.3.3.- Lo que debe incluir la Propuesta de Sistemas
1.3.4.- Consideraciones generales de la Propuesta
1.3.5.- Documento de la Propuesta
1.3.6.- Presentación (oral) de la Propuesta de Sistemas

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1.1.- Diseño de Sistemas

1.1.1- Generalidades

Durante la fase de diseño, el equipo de proyecto se plantea el “cómo”

de la solución elegida. Por ejemplo, una aplicación de la base de datos
debería ser capaz de aceptar información de los usuarios y almacenarla.
Éstas son funciones generales, pero ¿Cómo las implementará el equipo? Por
ejemplo, ¿Cuántas pantallas de entrada son necesarias y cómo se verán?
¿Qué tipo de opciones de menú debe haber? ¿Qué tipo de base de datos
usará el sistema?

1.1.2.- Definición

Diseño de Sistemas:

Etimológicamente significa:

Componer, por lo que se obtiene la solución que habrá de

implementarse.

Por otra parte es definido como:

El proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el

propósito de definir un Sistema, con suficientes detalles como
para permitir su interpretación y realización física.

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1.1.3.- Tipo de Diseños

Los analistas y programadores involucrados hasta este punto, usan

con frecuencia una combinación de diseño descendente y ascendente para
responder esas preguntas.

Diseño Descendente: el equipo comienza hacer un recorrido a partir del

panorama general y se va al detalle. Se ocupan de las funciones principales
que el sistema debe proporcionar y las dividen en actividades cada vez más
pequeñas. Cada una de estas actividades será programada en la siguiente
fase del ciclo de vida de desarrollo del sistema de información.

Diseño Ascendente: el quipo comienza con los detalles (Por ejemplo, los
reportes que serán producidos por el sistema) dirigiéndose al panorama
general (las funciones o procesos principales). Este enfoque es
particularmente apropiado cuando los usuarios tienen requerimientos
específicos para la salida –por ejemplo, cheques para pago de nómina, los
cuales deben contener ciertas piezas de información.

1.1.4.- Elementos del Diseño

El diseño de un sistema de información produce los elementos que

establecen cómo el sistema cumplirá los requerimientos identificados durante
el análisis del sistema.
El diseño de sistemas busca identificar:
1. los informes y las salidas que el sistema producirá;
2. la pantalla de despliegue o cualquier otro medio.

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3. los datos específicos, los datos calculados o almacenados que se
introducirán.
4. Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de
almacenamiento
5. Los procedimientos indicando cómo se van a procesar los datos y cuáles
van a ser las salidas.
Los documentos que contienen las especificaciones del diseño se
pueden representar por medio de los diagramas, tablas y símbolos
especiales. El último paso del diseño detallado es pasar la información al
grupo de programación, el cual inicia el desarrollo del software.

1.1.5.- Importancia y Características del Diseño

La importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola

palabra Calidad. Dentro del diseño, es donde se fomenta la calidad del
Proyecto. El Diseño es la única manera de materializar con precisión los
requerimientos del cliente.
El Diseño del Software es un proceso y un modelado a la vez. El
proceso de Diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al
diseñador describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del
esta etapa, se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto
de revisiones técnicas:
• El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos
contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los
requisitos implícitos que desea el cliente.
• Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan
el código y los que prueban y mantienen el Software.

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• El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el
Software, enfocando los dominios de datos, funcional y
comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.
Para evaluar la calidad de una presentación del diseño, se deben
establecer criterios técnicos para un buen diseño como son:
• presentar una organización jerárquica que haga un uso inteligente del
control entre los componentes del software.
• debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del
Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.
• contener abstracciones de datos y procedimientos.
• producir módulos que presenten características de funcionamiento
independiente.
• conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre
los módulos y el entorno exterior.
• producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la
información obtenida durante el análisis de requisitos de Software.
Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseño
del Software exige buena calidad a través de la aplicación de principios
fundamentales de Diseño, Metodología sistemática y una revisión
exhaustiva.
Cuando se va a diseñar un Sistema de Computadoras se debe tener
presente que el proceso de un diseño incluye, concebir y planear algo en la
mente, así como hacer un dibujo, modelo o croquis.

1.1.6.- Fases del Diseño de Sistemas

Las fases del Diseño del Sistema contemplan cuatro etapas:

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Tabla N° 1: Fases del Diseño de Sistemas
Fase Descripción
Diseño de los Trasforma el modelo (de dominio) de la información, creado
datos: durante la etapa del análisis, en estructuras de datos
necesarias para implementar el Software.
Fase Descripción
Diseño Define la relación entre cada uno de los elementos
Arquitectónico: estructurales del programa.

Diseño de la Describe como se comunica el Software consigo mismo, con

Interfaz: los sistemas que operan junto con el y con los operadores y
usuarios que lo emplean.
Diseño de Transforma elementos estructurales de la arquitectura del
procedimientos: programa

1.1.6.1.- Diseño de datos

Recomendaciones para el
diseño de datos:
• Definir todas las
posibles operaciones a
realizar sobre los datos. Para
ello, se debe:
• Refinar las estructuras
de datos hasta tener
representaciones de bajo
nivel (Véase figura N° 1)
Figura N° 1: Diseño de Datos
• Desarrollar bibliotecas útiles para la manipulación de datos

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• El lenguaje de implementación debe soportar tipos de datos.
• Se debe tener cuidado a la hora de diseñar diccionarios de datos, para
que no se tengan “basureros de datos” en lugar de almacenes de
datos.

1.1.6.2.-Diseño Arquitectónico
La arquitectura de software es
una abstracción del sistema
que permite ver su estructura y
sus relaciones (ver figura N°
2).
• Un estilo arquitectónico
define un conjunto de familias
de patrones de software con
una determinada estructura y
restricciones.
Figura N° 2: Diseño Arquitectónico

• Generalmente los patrones de diseño y arquitectura definen

soluciones para medios repetitivos.
• Para el desarrollo del Diseño Arquitectónico se recomienda :
• Estructuración del sistema
• Modelado de control
• Descomposición modular
• Uso de estilos arquitectónicos

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Estilos Arquitectónicos:

Tabla N° 2: Estilos arquitectónicos:

Estilos Descripción
Arquitectura Parte del DFD para obtener una arquitectura del sistema:
– Se establece el tipo de flujo de información
de Flujo de – Se indican los límites del flujo
– Se convierte el DFD en una estructura del programa
Datos: – Se define la jerarquía de control mediante
particionamiento.
– Se refina la estructura resultante utilizando técnicas de
diseño.
Estilos Descripción
Arquitectura Tiene como componente principal un repositorio, del cual surgen los
demás componentes.
Centrada en
Datos
Arquitecturas Dividen las actividades y responsabilidades de sistemas por capas son
las más utilizadas en la actualidad.
Estratificadas

Características

• El software más elaborado como los sistemas operativos, software de

base, sistemas distribuidos y otros maneja variantes de esta
arquitectura.
• El diseño se debe refinar realizando cada uno de los siguientes pasos:
• Desarrollar una descripción del procedimiento para cada módulo.
• Desarrollar una descripción de la interfaz para cada módulo.
• Se definen las estructuras de datos generales y globales.
• Se anotan todas las limitaciones/restricciones del sistema.
Se debe refinar el diseño hasta que esté completo. Se recomienda
completar la arquitectura con el Diseño de Interfaces

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1.1.6.3.-Diseño de Interfaz

Se refiere al estudio de las relaciones entre

los usuarios y las computadoras para que un
sistema se pueda ejecutar (véase figura N° 3)

Figura N° 3: Diseño de Interfaz

Modelos para el desarrollo de interfaces:

• Modelo de diseño: que consiste en representar el software de acuerdo

a los datos, arquitectura, interfaz y procedimiento.
• Modelo de Usuario: Representa el perfil del usuario (edad, cultura,
etnia, educación, etc.)

Características

• Existen tres tipos de usuario: Principiantes, Esporádicos y Frecuentes.

• La percepción del sistema (modelo de usuario): es la idea que tienen
los usuarios sobre la posible interfaz del sistema.
• La imagen del sistema es un modelo que intenta mezclar lo que es la
estructura del sistema con analogías de la vida real.

Las fases del proceso del desarrollo de interfaces de usuario son:

– Análisis de usuarios, tareas y entornos

– Diseño de la interfaz

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– Implementación de la interfaz
– Validación de la interfaz

Se recomienda:

– Establecer los objetivos e intenciones de cada tarea.

– Hacer correspondencia entre cada objetivo con una secuencia
de interacción
– Especificar la secuencia de acciones de tareas y subtareas

Se debe:
– indicar el estado del sistema
– definir mecanismos de control
– mostrar la forma en como los mecanismos de control afectan el
estado del sistema.
Indicar la forma en que el usuario interpreta el estado del sistema a
partir de la información presente en la interfaz

Problemas al diseñar la interfaz

Los principales problemas que se presentan al diseñar una interfaz de

usuario son:
– El tiempo de respuesta del sistema
– Los servicios de ayuda al usuario
– La manipulación de información de errores
– El etiquetado de órdenes

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1.1.6.4.-Diseño
Diseño Procedimental

También conocido
o como diseño basado
en componentes consiste en la traducción
de cada uno de los elementos obtenidos
en la especificación de procesos, datos y
transición hacia elementos que se
pueden implementar a través de
computadoras.

Figura N° 4: Diseño Procedimenta

Procedimental

Resumen

• El proceso de diseño sirve de base para la codificación del sistema.

• Especifica qué tareas deben efectuarse al utilizar el sistema y quiénes
son los responsables de llevarlas acabo

Dentro de las características

aracterísticas de desarrollo se encuentran:

• Se deben especificar todos los elementos explícitos e implícitos del

modelo de análisis.
• El diseño debe servir de guía para que cada integrante del proyecto
pueda construir y entender el software a realizar.

En tal sentido ell diseño debe:

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• Dar una completa idea de lo que es el software.
• Presentar uniformidad e integración. Se deben definir reglas y estilos
que deben seguir los miembros del equipo.
• Servir de guía para que cada integrante del proyecto pueda construir y
entender el software.
• Estar estructurado, de tal forma que permita cambios.

Los tipos de diseños son el ascendente y el descendente.

Las fases que componen el diseño son: Diseño de los datos, Diseño
Arquitectónico, Diseño de la Interfaz y el Diseño de procedimientos

Autoevaluación

1. ¿Cuáles son los modelos para el desarrollo de interfaces?

2. ¿Cuáles son los estilos arquitectónicos?
3. ¿Qué se hace en el diseño de datos?

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Crucigrama

1 2

2 3

HORIZONAL

1 Proceso de aplicar técnicas y principios para definir un Sistema,

2 Diseño que comunica el software consigo mismo y hacia el exterior.
3 Unidad minima de información que se introducen al sistema para ser procesados
4 Diseño donde se traducen las especificaciones de sistemas en codigo
5 Uno de los elementos que se deben identifican al diseñar

VERTICAL
1 Tipo de Diseño
2 Este diseño comprueba las relaciones con los diferentes módulos del sistema
3 El diseño de sistema identifica los dispositivos de almacenamiento y las ___________ de los archivos

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ACTIVIDAD EVALUADA

ANALISIS CRÍTICO DEL VIDEO (5%)

Instrucciones
• El análisis es individual.
• Escribir con sus propias palabras un informe donde realice un análisis
crítico de los videos FUTURO EN DISEÑO (desde video 1 hasta el 9)
disponibles en:
http://www.youtube.com/watch?v=-1my9oKqOow
http://www.youtube.com/watch?v=ePmr0eioMeI
http://www.youtube.com/watch?v=GWsxRxM6VOI
http://www.youtube.com/watch?v=lotwFWh1lMI
http://www.youtube.com/watch?v=lIKWNGCzGXw
http://www.youtube.com/watch?v=-QlKl8QqVtE
http://www.youtube.com/watch?v=i4Yzx5cjOtQ
http://www.youtube.com/watch?v=WSC66f59HLQ
http://www.youtube.com/watch?v=gk-0yTJkySQ

• El documento debe tener un máximo de dos páginas

• Algunas de las preguntas a considerar en su texto son:
1. ¿Según lo visto en el video se observa algún uso de la ingeniería
de sistemas? De ser afirmativa la respuesta indique en qué o
cuáles casos?
2. ¿De qué manera la ingeniería de sistemas apoya a la sociedad?
3. ¿Qué características o perfil se requiere para ser un diseñador?
4. Defina qué es diseño para Ud.
5. Defina qué es diseño de sistemas para Ud.
6. Otros puntos que considere pertinente mencionar en su análisis

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Tips

• Se recomienda para la estructura del documento el uso del método

APPROACH. Dicho método le guiará paso a paso los puntos que se
deben considerar al escribir un análisis crítico. El mismo se especifica
a continuación:

Fases objetivas

NUNCIO. De los objetivos del informe. Presentación del marco y los

A
limites posibles de este
ROBLEMÁTICA. Cuestiones a las que el redactor se compromete a
P contestar en su informe

RESENTACION De la realidad. Elementos a transmitir para hacer

P
entender la situación o los problemas que presenta

EACCIONES. Que se dan en el entorno humano como consecuencia de

la situación dada, resultados de una investigación, antes de la
R
interpretación del redactor

Fases subjetivas

PINIONES. Personales del redactor teniendo como base su trabajo de

observación y de análisis. Mirada crítica que induce a una postura ,
O
autentica orientación para el lector

CCIONES. Propuestas por el redactor como continuación de las

A orientaciones especificadas. Aplicaciones prácticas en algunas áreas

ONCLUSIONES. Expresadas de forma sintetizada y a las que se llegan

C tras retomar el eje de la reflexión y las prioridades dadas a las acciones
propuestas
ORIZONTES. Perspectivas, proyecciones en el futuro y el desarrollo
H posible de las acciones propuestas

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1.2.- Diseño mediante Prototipos

1.2.1.- Definición

Un prototipo es una representación limitada del diseño de un producto

que permite a las partes responsables de su creación experimentar, probarlo
en situaciones reales y explorar su uso

• Primera versión de un nuevo tipo de producto, en el que se han

incorporado sólo algunas características del sistema final, o no se han
realizado completamente.
• Modelo o maqueta del sistema que se construye para comprender
mejor el problema y sus posibles soluciones:
• evaluar mejor los requisitos.
• probar opciones de diseño.

1.2.2.- Lineamientos

• Trabajar en módulos manejables.

• Construir rápidamente el prototipo.
• Modificar el prototipo en iteraciones sucesivas.
• Poner énfasis en la interfaz de usuario

1.2.3.1.- Ventajas
• Posibilidad de modificar el sistema en las primeras etapas del
desarrollo.
• Oportunidad de suspender el desarrollo de un sistema que no sea
funcional

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• Posibilidad de desarrollar un sistema que se acerque más a satisfacer
las necesidades y expectativas de los usuarios.
• Reduce el riesgo de construir productos que no satisfagan las
necesidades de los usuarios.
• Reduce costos y aumenta la probabilidad de éxito.
• Exige disponer de las herramientas adecuadas.
• Una vez identificados todos los requisitos mediante el prototipo, se
construye el producto de ingeniería

1.2.3.2.- Desventajas

• Puede ser bastante difícil manejar la elaboración de prototipos como

un proyecto en el esfuerzo de sistemas más grandes.
• Los usuarios y los analistas podrían adoptar un prototipo como si fuera
un sistema final cuando de hecho es deficiente y su propósito nunca
fue el de servir como sistema terminado.
• No presenta calidad ni robustez
• El analista necesita sopesar estas desventajas contra las ventajas
conocidas al decidir si hace el prototipo, cuándo lo hace y de qué
partes del sistema lo hace.

1.2.4.- Uso de los prototipos

• Se presenta al cliente un prototipo para su experimentación.

– Ayuda al cliente a establecer claramente los requisitos.
• Ayuda a los desarrolladores a:
– Validar corrección de la especificación.
– Aprender sobre problemas que se presentarán durante el
diseño e implementación del sistema.

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– Mejorar el producto.
– Examinar viabilidad y utilidad de la aplicación.

1.2.5.- Tipos de Prototipos

• Prototipado de interfaz de usuario: modelos de pantallas.

• Prototipado funcional (operacional): implementa algunas funciones,
y a medida que se comprueba que son las apropiadas, se corrigen,
refinan, y se añaden otras.
• Modelos de rendimiento: evalúan el rendimiento de una aplicación
crítica (no sirven al análisis de requisitos).
• Rápido o desechable:

– Sirve al análisis y validación de los requisitos.

– Después se redacta la especificación del sistema y se desecha
el prototipo.
– La aplicación se desarrolla siguiendo un paradigma diferente.
– Problema o desventaja: cuando el prototipo no se desecha, y
termina convirtiéndose en el sistema final.
• Evolutivos:
– Comienza con un sistema relativamente simple que implementa
los requisitos más importantes o mejor conocidos.
– El prototipo se aumenta o cambia en cuanto se descubren
nuevos requisitos.
– Finalmente, se convierte en el sistema requerido.
Actualmente se usa en el desarrollo de sitios Webs y en
aplicaciones de comercio electrónico
• Vertical
– desarrolla completamente alguna de las funciones.

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• Horizontal
– desarrolla parcialmente todas las funciones.

1.2.6.- Aspectos generales en la Elaboración de Prototipos

Es un mecanismo para
determinar los requerimientos
del sistema. Comunicación Plan rápido

El uso del diseño rápido

conduce a la construcción de
un prototipo (ver figura N° 5)

El papel del usuario en el
proceso de la elaboración de Desarrollo y
Modelo diseño
entrega.
prototipos es fundamental Retroalimentación
rápido

Los miembros del equipo de

análisis de sistemas deben
Construcción
propiciar y recibir de buena de prototipo

manera la retroalimentación del

usuario y deben evitar su
propia resistencia natural a
cambiar el prototipo. Figura N° 5. Modelo de construc-
ción de prototipo

1.2.7.- Construcción de Prototipos

Por lo general los clientes y usuarios finales del software encuentran

muy difícil expresar sus requerimientos reales.

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Es casi imposible predecir la manera en que un sistema afectará el trabajo
diario, como interactuará con otros sistemas y qué operaciones del usuario
se deberían automatizar.
• Sin embargo es posible probar el sistema si está disponible un
prototipo de él.
• Un prototipo es una versión inicial de un sistema de software que se
utiliza para demostrar los conceptos, probar las opciones de diseño y
entender mejor el “problema” y su solución.
• Un prototipo de software apoya dos actividades del proceso de
ingeniería de requerimientos:
• Obtención de requerimientos: los usuarios experimentan como
el sistema ayudará su trabajo.
• Validación de requerimientos: el prototipo puede revelar
errores u omisiones en los requerimientos propuestos

1.2.8.- Características de los Prototipos

– Funcionalidad limitada.
– Poca fiabilidad.
– Características de operación pobres.
– Prototipo ≈ 10% presupuesto del proyecto.
– normalmente pocos días de desarrollo.

1.2.9.- El Proceso de desarrollo de Prototipos

Existe gran diferencia entre los dos tipos de prototipos:

1. El prototipo evolutivo entrega a los usuarios finales un sistema

funcionando. Se usa con los requerimientos que mejor se comprenden.

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2. El prototipo desechable valida o deriva los requerimientos del sistema. Se
usa con los requerimientos que no se conocen bien. Período de vida corto.

Figura N° 6: El proceso de desa

desarrollo de prototipos

Figura N° 7: El proceso de desarrollo de prototipos

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Figura N° 8: Prototipo evolutivo

Figura N° 9: Prototipos desechables

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Figura N° 10 : El proceso de desarrollo incremental

Resumen

Muchas herramienta
herramientass están disponibles para ayudar a los equipos a
través de los pasos del diseño de sistemas. La mayoría de estas
herramientas también pueden usarse durante de la fase de desarrollo, o,
incluso, durante el análisis. Por ejemplo, muchos equipos usan modelos de
d
funcionamiento llamados Prototipos para explorar la vista y percepción de
las pantallas en relación con los usuarios. También usan aplicaciones de
software especiales para crear esos prototipos rápidamente, así como para
crear diagramas, escribir código y administrar el esfuerzo de desarrollo.
Estas aplicaciones entran en la categoría de herramientas de ingeniería de
software asistidas por computadora (CASE).

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Para llevar a cabo esto se toma los requerimientos y especificaciones
de la etapa de análisis y determina la mejor manera de satisfacerlos, según
las apreciaciones del Usuario y del que lo desarrolla.
Después de haber definido el proyecto y haber planeado el
desarrollado del mismo es necesario hacer una presentación a los Usuarios,
de lo que se espera obtener, esto puede ayudar a hacer más eficiente el
prototipo antes de su diseño definitivo.
La finalidad de este bosquejo es establecer, a partir del trabajo con los
Usuarios, las líneas básicas del proyecto, principalmente en lo que respecta
a funcionalidad y estructura del prototipo. Este “diseño rápido” normalmente
se hará de manera sencilla (diagramas o presentaciones en la pantalla de la
computadora), pero dará una idea clara al Usuario del tipo de sistema con
que puede contar y sus alcances.
Este prototipo deberá exponer claramente sus alcances, tipo de
modelo a desarrollar, el equipo de trabajo, un cronograma, los
requerimientos para el diseño y desarrollo, el contenido del prototipo, la
interfaz y las potencialidades.

Autoevaluación

1. ¿Qué es un prototipo?
2. ¿Cómo se clasifican los prototipos?
3. Mencione las ventajas y desventajas del uso de prototipos

ACTIVIDAD EVALUADA

(Evaluación continua, ponderación 3%)

Cada estudiante debe Identificar una invención tecnológica, describir el

diseño y su asociación con la ingeniería de sistemas (cada semana, 4
estudiantes, dos por clases, expondrá su investigación)

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1.3.- La Propuesta del Sistema

1.3.1.- Preparación de la Propuesta.

La propuesta es un resumen del trabajo que el ingeniero de sistemas

ha desarrollado hasta esta fase. Se realiza de manera escrita, y se debe
tomar en cuenta que su redacción y presentación sea adecuada. Se puede
crear una propuesta de sistemas considerando la organización eficaz del
contenido, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la pro-
puesta de una manera informativa.
Condensa toda la información que el analista de sistemas ha
recopilado acerca de una empresa y lo que ésta necesita para mejorar su
desempeño.

1.3.2.- Pasos a seguir para el Desarrollo de la Propuesta

• Investigación preliminar.
• Recopilación de datos.
• Acceso a los datos del sistema.
• Identificación de los requerimientos.
• Bosquejo de las estrategias de diseño.
• Análisis de costos y beneficios.
• Elaboración de la propuesta del sistema.
• Presentación a la gerencia.

1.3.2.1.- Requerimientos de información:

Dentro de los requerimientos de la información se tiene que tomar en

cuenta:

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• Investigación preliminar.
• Recopilación de datos.
• Acceso a los datos del sistema.
• Identificación de los requerimientos
requerimientos.

Para satisfacer los requerimiento

requerimientos de información, el analista de
sistemas debe usar métodos sistemáticos para:

– la adquisición de hardware y software,

– la identificación y pronóstico de costos y beneficios
– la realización de un análisis de costos \ beneficios .

Todos estos métodos se usan para preparar el material de la

propuesta de sistemas.

1.3.2.1.1.- Pasos para la selección del hardware y software

Figura N° 11: selección del Hardware y Software

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Tabla N°3: Selección del hardware y software
Para realizar este inventario es necesario diseñar un formato,
que permita recoger los datos requeridos, tales como:
Cómo • El tipo de equipo, número de modelo, fabricante.
• El estado de operación del equipo, por surtir, en operación,
Inventariar
en almacén, requiere reparación.
el Hardware • Edad estimada del equipo.
• Vida proyectada del equipo.
• Ubicación física del equipo.
• Departamento o persona que se considera responsable del
equipo.
• Asuntos financieros del equipo, propio, arrendado o rentado
Calcular las
• Las tareas asignadas a cada sistema.
cargas de
• Los métodos empleados.
trabajo • El personal a cargo o responsable del sistema.
• El costo por hora que involucra al sistema.
• Cuándo y cómo se desarrollan los procesos, incluyendo
reportes periódicos.
• Requerimientos de tiempo humano.
• Requerimiento de tiempo de computadora.
•
Evaluar
Criterios para la selección del equipo
hardware
1. Soporte de hardware.
• Línea completa de hardware.
• Productos de calidad.
• Garantía.
2. Soporte de software.
• Necesidades de software completas.
• Programación personalizada.
• Garantía.
3. Instalación y entrenamiento.
• Compromiso para estar a tiempo.
• Entrenamiento en casa.
• Asistencia técnica.
4. Mantenimiento.
• Procedimientos de mantenimiento rutinario.
• Tiempo específico de respuesta en emergencias.
• Préstamo de equipo mientras se realiza la
reparación
Evaluar Comprar o desarrollar (véase figura N° )
software Indicadores de evaluación (Véase Tabla N° )

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Desarrollar
Ventajas Desventajas
• Es a medida • Mucho tiempo desarrollo
• Alto grado integración • Difícil de medir costos y
• Uso optimo recurso beneficios
Organización • Administración de equipos y
• Utilización técnicas mas personas
avanzadas • Mantenimiento

Comprar
Ventajas Desventajas
• Sistema probado • No satisface todos los
• Se reduce tiempo requerimientos
implementación • Empleo ineficiente de recursos
re
• Se conocen ventajas y • Menor integración
desventajas • Puede no ser el mas avanzado
• Cuesta menos • Mantenimiento

Figura N° 4: Comprar o desarrollar software

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Tabla N° 5 : Evaluación del software

Requerimiento Característica

Efectividad de Capaz de realizar todas las tareas requeridas, capaz de

desempeño realizar todas las tareas que pueden ser deseadas en
algún momento futuro, pantallas bien diseñadas,
capacidad adecuada

Eficiencia de Tiempo de respuesta rápido, entrada y salida eficiente,

desempeño almacenamiento de datos eficiente, respaldo eficiente.

Facilidad de Interfaz de usuario satisfactoria, se dispone de menús

uso de ayuda, interfaz flexible, retroalimentación adecuada,
buena recuperación de errores.

Flexibilidad Opciones para la entrada y salida de datos, usable con

otro software.

Calidad de la Buena organización, tutorial adecuado, responde

documentación preguntas en forma adecuada.

Soporte del Línea directa, boletines de noticias, frecuentes

fabricante.. actualizaciones

1.3.2.1.2.- La identificación y pronóstico de costos y beneficios

En esta actividad se busca determinar los costos asociados a cada

alternativa planteada, definiendo los beneficios tangibles e intangibles de

Ing. Msc. Fanny Mictil 32

 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
cada una de ellas, de tal manera que permita sugerir la mejor opción al
cliente o al tomador de decisiones de la empresa.

Cabe destacar que el analista debe tomar en cuenta los distintos

presupuestos y las técnicas de evaluación que se mencionan a continuación:

1.3.2.1.3.- Análisis de costos \ beneficios.

Lineamientos para el análisis

• Use el análisis del punto de equilibrio si es necesario justificar el

proyecto en lo que se refiere al costo, no los beneficios, o si los
beneficios no aumentan considerablemente con el sistema propuesto.
• Use el análisis del tiempo de recuperación de la inversión cuando los
beneficios tangibles obtenidos por el nuevo sistema representen un
argumento convincente para promover el sistema propuesto.
• Use el análisis de flujo de efectivo cuando el proyecto es relativamente
caro, comparado con el tamaño de la compañía o cuando el negocio
se afectaría significativamente por un gasto tan grande [aun cuando
sea temporal].
• Use el análisis de valor presente cuando el periodo de recuperación
de la inversión es largo o cuando el costo de pedir prestado dinero es
alto.

Ing. Msc. Fanny Mictil 33

 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
1.3.3.- Lo que debe incluir la Propuesta de Sistemas

Existen diez partes que integran el documento de la propuesta del

sistema. Cada una cuenta con una función especial; el orden de la misma es
el siguiente:
1. Carta de presentación.
2. Página del título del proyecto.
3. Contenido.
4. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).
5. Descripción del estudio de sistemas con la documentación apropiada.
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
7. Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).
8. Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
9. Resumen.
10. Apéndices

La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de

presentación para la dirección y para el grupo de trabajo de la
Administración de los Servicios. Debe incluir a aquellos que partici-
paron en el estudio y resumir los objetivos del mismo.
Carta de
La carta de presentación también puede llevar la fecha y el lugar
presentación. para la presentación oral de la propuesta del sistema. La carta de
presentación debe ser concisa (máximo una página) y, con un estilo
coloquial, ya que su función es poner al tanto a la dirección sobre la
propuesta del sistema
Esta página incluye: el nombre del proyecto, los nombres de los
miembros del grupo de análisis de sistemas y la fecha en que se
Página del título. presenta la propuesta.
El título de la propuesta debe expresar con precisión el contenido
de la propuesta. A través del título se capta la atención del lector,
de allí su importancia.

Es de gran utilidad para las propuestas largas. Si la propuesta es

corta (menos de 10 páginas), omita el índice
Contenido La clave para elaborar un índice de contenido, es prepararlo de
(Índice). acuerdo a las secciones y las subsecciones de la propuesta.
Mientras más conciso sea el índice llegará a ser más eficaz.

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 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
Un resumen ejecutivo bien redactado es decisivo para la propuesta
del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 300 palabras. En el se
incluye: de quién, cuál, cuándo, dónde, qué y el cómo de la
propuesta.
Se escribe de tal forma que quien lo lea tenga una idea precisa de
lo que ocurre. También debe incluir las recomendaciones de los
ingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la gerencia, ya
Resumen
que algunas personas sólo llegarán a leer tal resumen. Escriba un
ejecutivo. resumen ejecutivo de una página, que sirva como la primera página
del informe.
El resumen ejecutivo debe escribirse sólo cuando se haya
completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento
cuando el ingeniero tendrá una visión completa y adecuada de lo
que propone.

Esta sección proporciona información acerca de todos los métodos

utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio.
Debe incluirse en esta sección cualquier cuestionario, entrevista,
muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se
hayan utilizado en el estudio de sistemas.
Descripción del
Las fuentes de información utilizadas para investigar el sistema,
estudio de incluyen la lista de personas entrevistadas y observadas y los
sistemas formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarse
como evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta
sección sirve también para demostrar a la gerencia, el grado de
cobertura y profundidad del estudio.

Esta sección detalla lo que el ingeniero de sistemas ha encontrado

acerca del sistema, a través de los métodos descritos en la sección
anterior. Cualquier conclusión acerca de los problemas que
Resultados presenta el sistema se expresa en esta sección. Esto incluye tipos y
frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y
detallados del
proyectadas, y la manera en que las enfrenta el sistema actual.
estudio de
sistemas. Esta sección presenta los problemas con el sistema. Se incluyen
aquellos problemas u oportunidades que serán referidos por las
alternativas que se van a presentar en la siguiente sección.

Alternativas del En esta parte de la propuesta, se presenta dos o tres soluciones

sistema alternativas que se dirigen de manera directa a los problemas
anteriormente señalados. El análisis preliminar debe incluir las dos
o tres mejores alternativas, aunque se pudiera contar con más de
tres soluciones. Entre las alternativas debe incluirse la de mantener
el sistema actual.

Cada una de las alternativas deben analizarse de manera

separada. Describe los costos y los beneficios de cada situación.
Esta sección es un lugar excelente para insertar aquellas gráficas
que comparen con claridad los costos y beneficios de cada
solución. Ya que es frecuente encontrar ventajas y desventajas en
cualquier solución, asegúrese de incluir a cada una de ellas.

Ing. Msc. Fanny Mictil 35

 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________

Cada alternativa expuesta debe indicar con claridad lo que debe

hacer la gerencia para su implantación. Su redacción debe ser lo
más clara posible; por ejemplo: "Comprar microcomputadoras para
Alternativas del todos los gerentes medios"; "Comprar software comercial para la
sistema administración del inventario"; "Modificar el sistema actual mediante
el financiamiento de los esfuerzos internos de programación"; y, así
sucesivamente.

Una vez que el grupo de análisis de sistemas ha ponderado las

alternativas, tendrá una opinión definida acerca de cuál solución
Recomendación sería la más adecuada. En esta sección se presenta la solución
del ingeniero del recomendada. Incluye los motivos que apoyan a las
sistema recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fácil de
comprender.

El resumen de la propuesta es un planteamiento breve que refleja lo

contenido en el resumen ejecutivo. Sin embargo, no debe presentar
Resumen o al pie de la letra el material del resumen ejecutivo. Da los objetivos
del estudio y las soluciones recomendadas. También permite que el
conclusión de la ingeniero enfatice una vez más la relevancia del proyecto y su
propuesta. factibilidad junto con el valor de las recomendaciones. Concluya la
propuesta con una frase positiva.

Esta es la última parte de la propuesta de sistemas y puede incluir

cualquier información que se considere de interés para individuos
específicos, pero sin ser indispensable para la comprensión del
estudio de sistemas y de lo que se propone.

Los apéndices pueden incluir toda correspondencia pertinente, un re-

sumen de las etapas concluidas durante el estudio, gráficas con
Apéndices mayor detalle para el análisis de las propuestas; o incluso otros
estudios de sistemas realizados con anterioridad.

Aunque es importante contar con un apéndice completo, no lo sature

sin sentido con grandes volúmenes de información. Si el material no
es suficientemente importante como para presentarlo en el cuerpo de
la propuesta, no lo incluya.

1.3.4.- Consideraciones generales de la Propuesta

1. El tamaño de la propuesta es directamente proporcional al tamaño de las

modificaciones o del sistema que se propone.
2. Una vez que redactó la propuesta del sistema, seleccione cuida-
dosamente a quienes enviará el informe. No todos requieren ni deben
recibir una copia.

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 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
3. Entregue personalmente el informe a las personas que haya
seleccionado. Esto puede causar una buena impresión, al contagiarles su
entusiasmo e involucrarlos en el proyecto.
4. Su presentación personal es importante para la aceptación y el éxito final
del sistema.

1.3.5.- Documento de la Propuesta

1.3.5.1.- La elección de un estilo de redacción

La elección del estilo estará determinada por lo que observe en las

propias publicaciones de la organización, aunque un estilo de redacción
comercial sería lo más adecuado para escribir una propuesta de sistemas. Si
la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo, no deje de utilizarlo en su
propuesta.
Mantenga en mente a la audiencia de tal forma que la presentación de
la información sea fácilmente comprensible para ellos, sin llegar a ser
condescendiente. Esto requiere de buen tacto, ya que debe contar con el
suficiente nivel de detalle para que la dirección soporte sus decisiones sin
llegar a abrumarlos. Mantenga las referencias en un mínimo y no utilice pies
de página. Cuando sea apropiado haga uso de ejemplos, ilustraciones,
diagramas, tablas, figuras y gráficas para el apoyo de los principales puntos
de la propuesta.

1.3.5.2.- El uso de figuras para una comunicación eficaz

Hasta este momento no se ha dejado de enfatizar que debe

considerar a su audiencia conforme desarrolle la propuesta de sistemas. Las
tablas y las gráficas, así como las palabras son importantes para capturar y

Ing. Msc. Fanny Mictil 37

 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
comunicar el sistema propuesto. De hecho, la mayor parte de la información
que recopila el ingeniero puede comunicarse con facilidad, mediante una
combinación de figuras y palabras, más que de palabras únicamente.
La integración de figuras en su propuesta, es un indicio de que está al
tanto de las diferentes maneras de que la gente asimila la información. Las
figuras de un reporte complementan la información escrita. Nunca se deben
presentar solas las tablas y las gráficas.
Aunque técnicamente no se consideran como ayudas visuales, las
tablas permiten agrupar y presentar los datos que el ingeniero desea
comunicar al lector, en una forma diferente. Las tablas son más similares a
las figuras, que al texto escrito y por lo tanto se expondrán a continuación.
Las tablas cuentan con encabezados de columnas y de renglones
para presentar de una manera organizada los datos estadísticos o
alfabéticos. Cada tabla deberá numerarse a partir del origen, conforme
aparezcan en la propuesta y deben titularse con claridad. Algunos
lineamientos para las tablas son los siguientes:
• Incluya sólo una tabla por página e intégrela en el cuerpo de la
propuesta, más que relegarla al final.
• De ser posible, trate de ajustar verticalmente toda la tabla en una sola
página.
• Numere y titule la tabla en la parte superior de la página. El título
deberá ser descriptivo y claro.
• Identifique cada renglón y columna. Si fuera necesario, use más de un
renglón para un título.
• Utilice marcos o recuadros de la tabla si el espacio lo permite. Las
columnas que se ordenan verticalmente pueden mejorar la legibilidad.
• Utilice asteriscos si fuera necesario para explicar con más detalle la
información contenida en la tabla.

Ing. Msc. Fanny Mictil 38

 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
En el apartado de costos se presentaron varios métodos para
comparar los costos y beneficios. Presente los resultados tabulados de estas
comparaciones en la propuesta de sistemas. Debe incluirse la tabla que
ilustre los resultados del análisis, si se lleva a cabo un análisis de punto de
equilibrio. El retorno de la inversión debe mostrarse en tablas que servirán
como soportes adicionales para las gráficas. También puede incluirse en la
propuesta de sistemas una pequeña tabla que compare los sistemas de
cómputo y otras opciones.
Esta sección cubre los diferentes tipos de gráficas, y se incluyen las
gráficas de líneas, de columnas, de barras y de circulares. Las gráficas de
líneas, de columna y de barras comparan variables, mientras que las de
circulares ilustran la integración porcentual de una entidad.
Se presentan a continuación ciertos lineamientos para un uso eficaz
de las gráficas dentro de una propuesta:
• Dibuje sólo una gráfica por página, a menos que haga una com-
paración crítica entre las gráficas.
• Integre las gráficas en el cuerpo de la propuesta.
• Dé a las gráficas una numeración consecutiva y un título adecuado.
• Identifique cada eje, línea, columna, barra o segmento del círculo o de
la gráfica.
• Incluya una clave que indique los diferentes tipos de líneas de color,
barras sombreadas o áreas reticuladas.
La explicación con respecto a las gráficas comenzará con el tipo más
sencillo, que es la gráfica de líneas. Véase siguiente tabla.

Ing. Msc. Fanny Mictil 39

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___________________________________________________________________________
Tabla N° 6: Tipo de graficas
Gráficas Descripción
de líneas Las gráficas de líneas se utilizan básicamente para mostrar
cambios en el tiempo. No hay otro tipo de gráfica que lo muestre
con mayor claridad que una gráfica de líneas. En una gráfica se
pueden ilustrar cambios desde una hasta cinco variables.
Sin embargo, una gráfica de líneas también se utiliza para mostrar
algo más que el tiempo en el eje horizontal. Esto ocurre cuando
uno tiene que estimar cuándo se interceptarán dos o más líneas.

Son útiles cuando se desea presentar a los tomadores de

decisiones los resultados de un análisis de retorno de la inversión
o el análisis de punto de equilibrio. La representación gráfica del
periodo de retorno de la inversión permite ilustrar la factibilidad
económica del sistema propuesto, asimismo sería una gráfica de
resultados de punto de equilibrio.
de columnas. Permiten la comparación entre dos o más variables en el tiempo,
pero con frecuencia se utilizan para comparar diferentes variables
en un tiempo específico. Aunque no muestran la tendencia tan
bien como las gráficas de líneas, ni permiten estimar con facilidad
el valor de las columnas, muchas personas consideran que son
más fáciles de entender que las gráficas de líneas.
de barras Son similares a las gráficas de columnas, pero nunca se utilizan
para mostrar una relación en un periodo de años; más bien, se
utilizan para mostrar variables o variables dentro de ciertos clases
o categorías, durante un periodo específico. Las barras pueden
organizarse de múltiples maneras. Pueden ser alfabética,
numérica, geográfica o secuencialmente u ordenarse por su
magnitud.
circulares o de Se utiliza para ilustrar la manera en que se distribuye el 100% de
torta. un recurso en un período específico. Los datos presentados
comienzan a las 12 horas en el círculo y corren en el sentido de
las manecillas del reloj; colocando el porcentaje mayor (la
rebanada más amplia del pastel) junto con la siguiente más
importante; y así sucesivamente, hasta la más pequeña. Apéguese
a esta convención a menos que quiera ilustrar contrastes
dramáticos en los porcentajes, colocando los porcentajes mayores
junto con los más pequeños.

Las gráficas circulares son más fáciles de leer que las

gráficas de columnas apiladas o las gráficas porcentuales. Su
principal inconveniente consiste en que requieren de mucho
espacio en cada página. En vez de dibujar en gráficas individuales
de pastel, sería preferible elegir alguna de las otras gráficas
porcentuales mencionadas con anterioridad si el ingeniero deseara
ilustrar más de seis categorías.

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___________________________________________________________________________
Gráficas Descripción
Gantt y PERT Ya se han recomendado las gráficas de Gantt para la
programación de proyectos de sistemas. En la propuesta de
sistemas no deje de incluir una gráfica de Gantt. Esta gráfica
indica cuándo concluirá el proyecto y también muestra el tiempo
requerido para cada actividad de análisis y diseño contemplada.
Los diagramas PERT son otro tipo especializado de
gráfica para audiencias más técnicas. En el apéndice de la
propuesta de sistemas puede incluirse un diagrama PERT para
precisar las rutas de trabajo que el grupo de análisis de sistemas
ha planeado. Cuando los lectores revisen la propuesta, harán uso
de los diagramas PERT que proporcione, para, observar si las
fechas de las actividades críticas fechas límite para la organización
entran en conflicto con otras.

1.3.5.3.-Lineamientos para el uso de figuras en la propuesta de sistemas

Las figuras (tablas y gráficas) pueden lograr una comunicación que no

es posible alcanzar mediante el uso exclusivo de palabras. Cuando prepare
la propuesta de sistemas, recuerde que puede aprovechar aquellas gráficas
y tablas que haya utilizado para el planeamiento. Los siguientes lineamientos
para el uso de figuras, le permitirán mejorar la calidad de la propuesta de
sistemas.
• Cada vez que sea posible, integre la figura en el cuerpo de la
propuesta. La figura puede colocarse en la página siguiente a su
primera referencia. Si su intención es relegar la figura a un apéndice,
no sería entonces relevante su inclusión.
• Presente siempre las figuras en el texto, después de que se
mencionen.
• Interprete siempre las figuras por medio de palabras y nunca las deje
sin explicación.

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 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
• Titule todas las figuras, rotule cada eje y proporcione las leyendas que
sean necesarias.
• Utilice más de una figura si fuera necesario, de tal forma que no se
saturen visualmente.

1.3.5.4.-Adopción de un estilo único para la propuesta

Consideraciones visuales y de formato

Las propuestas son documentos persuasivos. Los mejores

argumentos para alcanzar un objetivo específico se han reunido en la
propuesta de sistemas. En consecuencia, la propuesta debe ser persuasiva
desde el punto de vista visual. El contenido y el estilo van de la mano; si se
descuida esta relación se perjudicará el objetivo de la propuesta.

• Los espacios en blanco distribuidos a lo

largo del texto de la propuesta de
sistemas permiten destacar las ideas,
asegurando que no pasarán
Uso de desapercibidas.
La • Sea conciso en su escritura; de tal forma,
espacios en que puedan utilizarse espacios en blanco,
propuesta
blanco sin llegar a extender demasiado la longitud
del documento.
• Deje márgenes de una pulgada en la parte
superior, inferior e izquierda de cada pá-
gina.

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 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
• Los títulos separan cada una de las secciones
y ubican al lector en el contexto de la sección
principal.
• Si se redactan con imaginación, los títulos
permiten que el lector siga la lógica de la
redacción y no pierda el interés.
• Los subtítulos sirven de la misma manera,
pero se refieren a puntos más específicos.
• Cuando se toman en conjunto, los títulos y los
subtítulos deben proporcionar un bosquejo útil
Uso de e instructivo del documento.
• Los títulos deben destacarse de varias
títulos y maneras para informar al lector de los cambios
de sección. Lo más común es utilizar: letras
subtítulos mayúsculas, centrado, uso de sangrías,
subrayado, negritas o cualquier combinación
de éstos.
• Los títulos y subtítulos deben distinguirse unos
de otros, no sólo por su contenido sino por su
ubicación en la página y el uso de cualquiera
de los tratamientos anteriores.
• Para que los títulos y los subtítulos sean
efectivos, el ingeniero debe ser consistente en
su uso a todo lo largo de la propuesta, ya sea
que se apegue a un manual de estilo o emplee
un estilo personal, no deje de ser consistente
en su aplicación para maximizar el impacto de
los títulos y los subtítulos.

• Es importante numerar cada una de las

páginas, ya que los números de las páginas
son la forma más rápida de ubicación.
• Los números pueden ubicarse en cuatro
lugares: Ya sea en la esquina superior
derecha de la página; de manera alternada en
Numeración
las esquinas. izquierda y derecha, si es que el
de las páginas material se imprime por ambos lados; pie de la
página o en la parte superior de la página. Sea
consistente con cualquier posición que elija.
La • En la tabla de contenido indique la página que
le corresponde a cada uno de los títulos
propuesta principales.

Ing. Msc. Fanny Mictil 43

 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________

• La mayoría de los lectores de la propuesta de

sistemas, apreciarán que las referencias de
material externo sean mínimas, si fuera
necesario, incluya al final de su informe las
referencias a doble espacio, y con un formato
consistente.
• Los lectores de las Propuestas tienen, en
Referencias y general, diversos intereses en la organización.
apéndices Si la propuesta intenta dirigirse, tanto a
técnicos como a gente común, sería apropiado
incluir apéndices con las especificaciones
técnicas. Una alternativa puede ser la
presentación adicional de una versión más
detallada de la propuesta que contenga los
detalles técnicos, aunque no debe olvidar el
tiempo y los costos involucrados.

• Debe solicitar un momento específico para la presentación oral de la

propuesta de sistemas. Estas son oportunidades excelentes para
vender sus ideas y el sistema, así como contestar cualquier pregunta
que se planteara. Las presentaciones orales permiten mantener su
presencia en la organización y siempre serán indispensables.

Ing. Msc. Fanny Mictil 44


___________________________________________________________________________
1.3.6.-Presentación (oral) de la Propuesta de Sistemas
El tema de la presentación
obviamente es la propuesta de
sistemas (o alguna parte de ella).
Las siguientes consideraciones
incluyen quiénes deben conformar
la audiencia de la presentación y
como organizará apoyar y realizar
la presentación oral.
Comprensión de la audiencia
Así como la audiencia del
documento de la propuesta define
su estilo de redacción, el nivel de
detalle y el tipo de figuras, el
conocimiento de la audiencia de la
presentación oral permite al orador
descubrir qué tan formal debe ser,
qué presentar y qué tipo de ayudas
visuales debe incluir. Es imperativo
conocer a quien se dirigirá.
Si el auditorio es
homogéneo, la tarea del ponente
es más fácil, ya que sólo debe
satisfacer unos cuantos puntos de
vista. Aunque no se intenta
analizar de manera extensiva los
tipos de audiencia, hay ciertos
puntos que deben tomarse en
cuenta acerca de las diferencias
entre audiencias.
Uso de datos demográficos
Los datos demográficos
pueden obtenerse a través de
cuestionarios, entrevistas y datos
de archivo. Los datos
demográficos básicos incluyen la
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Diseño de Sistemas
edad del empleado, su sexo,
educación, puesto dentro de la
organización y la antigüedad en el
puesto actual.
Además, al recopilar estos
datos entérese de los requeri-
mientos potenciales de información
que pueden solicitarse, y con ello
logrará que su audiencia alcance
una mejor comprensión durante la
presentación oral.
Se considerará a los
ejecutivos y a los principales
usuarios como la audiencia que
tomará la mayoría de las
decisiones acerca del sistema
propuesto. Sin embargo, la
mayoría de los ingenieros que
presentan una propuesta de
sistemas se encuentran con
combinaciones de estas dos
audiencias básicas, más que con
un grupo homogéneo.
Audiencias de ejecutivos
Esta audiencia se compone
de la alta dirección o la gerencia,
quienes son los principales
tomadores de decisiones dentro de
la organización.
Ellos pueden o no tener
experiencia técnica en el área bajo
discusión y esto es algo que el
ingeniero debe identificar durante
la definición de los requisitos de
45

___________________________________________________________________________
información previos a la
presentación de la propuesta.
Los ejecutivos requieren de
suficiente información para tomar
decisiones documentadas, pero
durante una presentación oral, no
vale la pena invertir tiempo en
aspectos extremadamente
técnicos.
La información
costo/beneficio es pertinente en las
presentaciones a ejecutivos.
Pueden ser de utilidad algunos
ejemplos (eventos breves, una cita,
algo que soporte un punto
principal) e ilustraciones (historias
más largas con un principio y final
de desarrollo, a los cuales pueda
referirse de manera repetida a lo
largo de la presentación. También
pueden utilizarse para audiencias
ejecutivas, estadísticas contenidas
en ayudas visuales, tales como
gráficas o diagramas.
Sea respetuoso de las
restricciones de tiempo, ya que el
tiempo es el recurso más valioso
del tomador de decisiones. Ensaye
la presentación oral, de tal forma
que pueda controlar su duración.
Deje suficiente tiempo para
preguntas y comentarios del
momento y no se mantenga a la
defensiva. Sea abierto y honesto al
responder preguntas y no se resis-
ta a admitir que desconoce la
respuesta. Esté al tanto de las
preguntas de su audiencia y no
deje de contestarlas.
Ing. Msc. Fanny Mictil
Diseño de Sistemas
Usuarios principales
Los usuarios principales
difieren de los ejecutivos, en el
sentido de que de hecho estarán
utilizando (y tal vez aún
desarrollando) la salida del
sistema. Mientras que ellos
también tienen responsabilidades
de toma de decisiones, y como
usuarios, la propuesta de sistemas
también les concierne.
Al dirigirse a los usuarios
principales, considere discutir los
cambios que ocurrirán en su
trabajo, junto con una descripción
de los detalles operativos. Son de
mucha utilidad los ejemplos con
ilustraciones. La exposición de
testimonios (esto es, apoyos de los
individuos para puntos principales)
también es una posibilidad, así
como comentarios autorizados
(provenientes de una fuente
conocida y respetable) acerca de
los beneficios del sistema
propuesto. El análisis de costos y
beneficios también puede servir
para esta audiencia, pero es
probable que no sea el foco
principal de la charla.
Pueden ser de utilidad con
los usuarios principales, las ayudas
visuales de muestras de la salida o
de otros prototipos del sistema.
Debe considerarse cualquier ayuda
visual que permita al usuario
concebir el uso del sistema.
46

___________________________________________________________________________
Organización de la presentación
de la propuesta del sistema
Los tópicos han sido
determinados y son aquellos
problemas que existen con el
sistema actual, así como el
sistema que usted y su equipo de
sistemas propone para resolverlos.
Lo anterior implica que los ponen-
tes de propuestas de sistemas
tienen resuelto un problema de
decisión, pues escoger un tópico
es con frecuencia la labor más
difícil para el expositor
Revise todos los datos
reunidos de la organización que se
encuentren resumidos en la
propuesta de sistemas. Tome
cuatro o cinco puntos principales
que sean la esencia de la
propuesta. En particular, verifique
el resumen ejecutivo, las secciones
de recomendaciones y el resumen
de la propuesta. Si el tiempo
disponible para la presentación
oral es mayor de media hora, los
puntos principales pueden
ampliarse a nueve o más. Sin
embargo, en una presentación
oral, el asistente Ilega a retener no
más de cuatro a seis puntos.
Cada uno de los puntos
principales del informe oral debe
contar con un soporte. No es
correcto plantear un punto principal
y no justificarlo. Se tienen
numerosas opciones para apoyar
los puntos principales. Estos
incluyen ejemplos, ilustraciones,
Ing. Msc. Fanny Mictil
Diseño de Sistemas
referencias de testimonios o de
autoridades, y estadísticas.
Recuerde que el ingeniero de
sistemas cuenta con numerosas
opciones para presentar el
material; y no necesariamente son
las mismas alternativas de la
propuesta escrita.
Planeación de la introducción y
la conclusión
Una vez que se ha trabajado
en los puntos principales y en los
puntos de apoyo puede redactarse
una introducción y una conclusión.
Observe que la redacción de una
introducción ocurre al final y no al
principio. Esto es así porque la
introducción debe dejar ver a los
cuatro o cinco puntos principales
de la propuesta, lo cual es
imposible determinar en un
principio. Tal presentación prepara
a la audiencia para escuchar los
temas que se ofrecen.
La introducción debe incluir
un "aliciente", algo que mantenga
intrigada a la audiencia respecto a
lo que vendrá después. Esto debe
ser un enfoque creativo de la
propuesta, para que dirija de
manera unificada la atención de la
audiencia hacia el nuevo material
que se presenta. Por ejemplo, una
anécdota, analogía, referencia, un
poema incluso una broma, pueden
abrir con éxito una presentación,
en lugar de un comienzo deslucido
o trillado. Si se decide por el
humor, este debe estar
47

___________________________________________________________________________
directamente relacionado con uno
de los tópicos relevantes y el
ingeniero debe capitalizarlo.
La duración de la
introducción debe ser proporcional
al tiempo disponible para la
presentación; entre el 5 y el 10%
del tiempo total del ingeniero debe
utilizarse para desarrollar la
introducción; de tal forma, que si
una charla dura 10 minutos,
aquella debe contar con 30 segun-
dos a un minuto. Al seguir este
heurístico se sugiere que la
introducción sea concisa y escrita
con atención.
Como se indicó
anteriormente, la introducción y la
conclusión de una presentación
oral se escriben en paralelo.
Recuerde que esto es similar a la
forma en que el resumen ejecutivo
y el resumen de la propuesta se
manejan durante la redacción de la
propuesta. Esto es así, porque las
conclusiones deben reflejarse en la
introducción.
Las conclusiones deben
revisar los puntos principales de la
propuesta, de manera similar a la
presentación de la introducción. No
debe repetir al pie de la letra las
ideas principales expuestas en la
introducción, sino que debe
reiterarlas y concluir con una frase
impactante de manera similar al
aliciente de la introducción. Por
ejemplo, si usted comienza ha-
ciendo una analogía del
Ing. Msc. Fanny Mictil
Diseño de Sistemas
crecimiento del sistema con el
crecimiento de una planta, regrese
a tal analogía y conclúyala. Una
conclusión clara será satisfactoria
y tendrá la aprobación de su
auditorio.
Preguntas del momento
Las preguntas pueden
hacerse durante o después de la
presentación. La contestación de
las preguntas durante la
presentación, hace a esta informal
y relajada. Sin embargo, es un reto
mucho mas serio y puede desviar
de manera prematura la atención
hacia su propuesta. Es con-
veniente dejar las preguntas para
el final, con el fin de mantener un
control y comunicar de manera
eficaz sus puntos de vista.
Uso de ayudas visuales
Los apoyos visuales que se
utilizan en una presentación oral
funcionan de manera similar a las
figuras del documento de la
propuesta, ya que complementan
el material asociado. Considere la
posibilidad de contar con
ampliaciones de las principales
figuras de la propuesta, para utili-
zarlas durante la presentación. Los
elementos visuales deben tener
una apariencia profesional (es muy
conveniente contar con el apoyo
de un artista). Los elementos
impresos deben ser uniformes y
visibles desde cualquier sitio del
auditorio. Para esta ocasión, los
48

___________________________________________________________________________
apoyos visuales deben prepararse
de antemano y no dibujarse
durante la presentación.
Utilice paquetes de
microcomputadora para producir
elementos para su presentación y
sus reportes. Ahora es muy fácil
producir diagramas, acetatos y
diapositivas.
Practique con el uso de los
apoyos visuales para que cualquier
conflicto con el equipo no Ilegue a
ser el foco de atención de la
audiencia. Asegúrese de que el
equipo para la presentación esté
disponible el día de su ponencia.
Cuando exponga no deje de mirar
directamente a la audiencia y no a
la gráfica.
Uso de una computadora en la
presentación
Uno de los apoyos visuales
más efectivos que puede utilizar en
la actualidad es el de una pantalla
de video conectada a una
microcomputadora portátil. Si usted
trabaja en el desarrollo de un
sistema para computadoras
personales, esto es doblemente
cierto.
Hay cierta logística que
debe considerar cuando Ileve una
computadora a la reunión de la
propuesta. Si es posible, trate de
utilizar un sistema de proyecciones
de pantalla gigante, de tal forma
que cualquiera dentro del salón
Ing. Msc. Fanny Mictil
Diseño de Sistemas
tenga a la vista la pantalla del
monitor. Si esto no fuera posible,
utilice varias microcomputadoras o
monitores paralelos. Un heurístico
útil es no tener más de cinco
asistentes por cada monitor
disponible.
Las computadoras son
valiosas para presentar hojas de
cálculo con capacidad de
simulación. Por ejemplo, "¿que
pasaría si cayera
significativamente la tasa de
interés? ¿Cómo afectaría el
período de retorno de inversión. El
uso de una microcomputadora y de
una hoja de cálculo previamente
desarrollada permite que el
tomador de decisiones considere
numerosos escenarios de
simulación durante la misma
presentación.
El sistema que usted
propone tiende a involucrar a las
computadoras. En este caso, las
computadoras actúan como un
prototipo y los usuarios y los
tomadores de decisiones contarán
con una idea concreta rápida de lo
que será el sistema resultante. No
vacile en permitir que otras
personas, además del ponente
opere la computadora, esto ha
funcionado bastante bien; incluso a
las personas que carecen de
experiencia en cómputo, les
parece interesante.
Por otro lado, no haga la
presentación del sistema sólo en la
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computadora personal. Incluso si
lleva la computadora a la presenta-
ción, necesitará explicar lo que
está haciendo. También considere
que las cosas pueden salir mal.
Planee un método alternativo para
presentar el material en caso de
que se presenten problemas de
software o de equipo, que en el
momento no puedan resolverse.
Principios de la exposición
La exposición del sistema
difiere radicalmente del documento
de la propuesta.
Al saber quien integra la
audiencia, el ingeniero puede
definir qué tan formal será su
presentación. Si en la reunión
estará presente el director del
consejo de administración la
presentación debe ser formal. Si
los usuarios principales, más que
los ejecutivos integran la au-
diencia, tal vez sea más apropiado
una presentación de tipo taller.
Una forma de establecer el
nivel de formalidad de las
presentaciones es asistir a naturales a su estilo de
diferentes reuniones de la
organización antes de su
presentación.
Esto permite entender las
expectativas implícitas de la
El simple hecho de pensar
que se encuentra frente a un grupo
puede poner al expositor
sumamente nervioso. De hecho, el
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organización. Las expectativas se
basan generalmente en
costumbres establecidas, tales
como que el ponente use un
proyector de acetatos, presente
diapositivas de 35 mm realizadas
profesionalmente o más aún,
distribuya un resumen de los
puntos más relevantes. Aunque
estas costumbres pueden no Ilegar
a mencionarlas los integrantes de
la organización, su inclusión puede
ser importante, si esto implica
juzgarla dentro de los parámetros
de una presentación exitosa.
Las reglas para la presentación
son:
• Mantenga un nivel de voz
suficientemente fuerte para
que toda la audiencia lo
pueda escuchar.
• Mire a cada una de las
personas de la audiencia
conforme hable.
• Elabore ayudas visuales, lo
bastante grandes para que
toda la audiencia las pueda
ver.
• Use gestos que sean
conversación.
• Inicie y concluya su charla
de manera segura.
50
 El mayor temor de las personas es hablar en público. Existen cuatro
lineamientos que ayudan al ponente a vencer la ansiedad. Ellos son:

lineamiento Descripción
sea usted Implica que la personalidad del orador es muy importante para persuadir a
mismo la audiencia. Los expositores necesitan desarrollarse asimismo en todos
los aspectos de su personalidad, tales como: intelectual, emocional y
espiritual.

Una personalidad plenamente desarrollada ubica al orador en una ex-

celente posición para enfrentar cualquier contingencia durante su
exposición, tal como los asistentes críticos, sitios desfavorables, o tal vez
algo tan mundano como sobreponerse a la falla del equipo.
Prepárese Significa que mientras más sepa de su tema más fácil le será al ingeniero
exponerlo. Una excelente expositora instala lo que ella Ilama su "piloto
automático". Ella admite que Ilega a paralizarse, pero lo supera al tener
pleno conocimiento de los puntos principales. Cuando expone, parece que
permite a su subconsciente que trasmita su charla bien preparada. Esto
significa que de antemano, habrá que practicar la presentación. Sólo unos
cuantos oradores, si es que los hay, tienen el don de improvisar un buen
discurso. Cuando el expositor se prepara cuenta con la confianza de que
realmente tiene algo valioso que comunicarles a la audiencia y que
superará cualquier cosa (inclusive la ansiedad) para comunicarlo.
hable de Hablar de manera natural sin memorizar ni leer, parecería poco práctico,
manera ya que el expositor que lee un texto redactado, tiene poco riesgo de
separarse de sus principales puntos de vista. Sin embargo, la lectura
natural contrarresta la credibilidad del orador, ya que se evita la oportunidad del
contacto visual vital. Memorizar una charla disminuye la posibilidad de
adaptarse de manera adecuada a una audiencia particular. Y cuando un
orador pierde la ubicación de su charla memorizada, es casi imposible
recuperarla sin tropiezos. Aquellos que memorizan sus charlas tienden a
apegarse al pie de la letra a la presentación, relegando la comunicación
del contenido. Los ingenieros que memorizan o leen sus presentaciones
se encuentran ante el riesgo de perder muy pronto el interés de su
audiencia.

En lugar de leer o memorizar, maneje en forma plena los cuatro o cinco

puntos fundamentales de la propuesta. Confíe en que tiene un mensaje
que comunicar y que sabe cuál es. Entérese de que materiales de apoyo
acompañan a cada punto, pero no lo escriba. Si el tiempo es corto avance
rápido en la propuesta del sistema

Prepare un bosquejo de su charla de la propuesta del sistema que incluya

de 4 a 6 puntos principales, así como los puntos de apoyo. También
indique en donde se presentarán elementos visuales, tales como gráficas.
¿Que cambios considerará cuando presente el sistema a los usuarios
potenciales, más que a los tomadores de decisiones? ¿Cómo difiere una
presentación grabada de una en vivo?
 Diseño de Sistemas
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recuerde Recordar al expositor que debe respirar suena curioso, ya que respiramos
respirar sin tomarlo en cuenta. Sin embargo, una excelente forma de alcanzar un
adecuado volumen de voz es acordarse del proceso de respiración. Aspire
profunda y largamente, justo antes de dirigirse al grupo. Permítase
respirar entre las frases y durante las pauses normales de su exposición.

Resumen
El ingeniero de sistemas dispone de tres métodos para integrar y
lograr una propuesta eficaz de sistemas: la organización funcional del
contenido de la propuesta, la redacción de la propuesta en un estilo propio
para la organización, y la presentación oral de una propuesta de sistemas
informativo. Ya que la propuesta es la esencia del trabajo que ha realizado,
así como del esfuerzo futuro, es un documento decisivo para vender el
sistema. Sea eficaz, la propuesta debe escribirse de una manera clara y
comprensible en diez secciones funcionales. Debe contar con un título
adecuado que capture el interés de sus lectores y presente de manera clara
lo que contiene. La propuesta debe contar con un resumen ejecutivo que
ofrezca una visión concisa del proyecto de sistemas y las recomendaciones.
Las consideraciones visuales son importantes cuando se busca una
plena comunicación. Utilice suficientes espacios en blanco para resaltar el
texto; sea generoso cuando incluya títulos principales y subtítulos; numere
todas las páginas y mantenga un mínimo de referencias y apéndices.
Lo más relevante de la propuesta de sistemas puede enfatizarse por
medio del uso adecuado de figuras, incluyendo tablas y gráficas. Las gráficas
comparan dos o más variables en el tiempo o en un momento particular del
tiempo. Las figuras siempre se acompañarán de una interpretación escrita en
la propuesta. Las gráficas y las tablas que se utilicen durante la planificación
previa a la propuesta, pueden incorporarse si se consideran relevantes.
La presentación oral de la propuesta del sistema se basa en el do-
cumento de la propuesta y es otra forma eficaz de vender el sistema. Con el
fin de lograr una presentación con trascendencia, el ingeniero debe conocer

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anticipadamente cuatro elementos: quien integra la audiencia; el tópico (la
propuesta de sistemas o parte de ella); el tiempo disponible para la
presentación y el equipo disponible (incluyendo las instalaciones). Estos
cuatro elementos se encuentran relacionados y cada uno debe pensarse y
planearse para asegurar el éxito.

Autoevaluación
¿Cuáles son las técnicas utilizadas para comparar los costos y beneficios del
sistema propuesto?
¿Qué puntos se debe considerar en el documento de la propuesta?
¿Cuáles son los puntos mas resaltantes al realizar la presentación de la
propuesta?

ACTIVIDAD EVALUADA

Trabajo especial (ponderación 10%)

Esta actividad se refiere a todos aquellos elementos que se deben

considerar para la propuesta de un sistema (según el tema asignado). Una
vez que la propuesta es aprobada se inicia la etapa del diseño del sistema.
Para efectos de practicar los objetivos visto en la asignatura se utilizará las
herramientas empleadas tanto en la metodología estructurada (dfd) como en
la orientada a objeto – uml (diagrama de clases, casos de uso, de estado
quedando de esta manera el planteamiento de un posible esquema de una
metodología ecléctica

PARTE I: La Propuesta (análisis del sistema, determinación de los

requerimientos, alternativas de solución)

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Esta debe incluir:

1. Página del título del proyecto.
2. Carta de presentación.
3. Contenido o índice.
4. Resumen ejecutivo breve introducción del sistema actual incluyendo
recomendaciones.
5. Descripción del estudio de sistemas con la documentación apropiada.
• Identificación de las debilidades o problemática del sistema actual
• DFD Sistema actual y breve descripción
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
• Requerimientos
• Requerimientos de información
• Requerimientos de sistemas
7. Alternativa(s) del sistema (solución(es) posibles).
• Identificar cada propuesta de solución y plantear Propuesta de
plataforma tecnológica / lenguaje y herramientas
• Plataforma software (Sistema operativo, SMBD, plataforma de
desarrollo ej java, etc)
• Plataforma Hardware
• Propuesta económica
• costos sistema propuesto
• comparar costos sistema actual Vs costos sistema propuesto
• Beneficios (tangibles e intangibles)
• Acuerdo de pago
• Garantías, Términos, condiciones y Entregables
8. Cronograma de desarrollo (según Metodología seleccionada)
9. Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
10. Resumen o conclusiones.

Ing. Msc. Fanny Mictil 54

 Diseño de Sistemas
___________________________________________________________________________
11. Apéndices o anexos

Bibliografía

Baca Urbina G. Formulación y Evaluación de Proyectos

Informáticos
Fayet M y Commeignes Cómo elaborar informes profesionales
IBM Capacitación Ingeniería de Software
James A. Senn Análisis y Diseño de Sistemas de Información
Kendal y Kendal Análisis y Diseño de Sistemas
Pressman R. Ingeniería de Software
Senn, J. Análisis y Diseño de Sistemas de Información.
Sommerville Software Engineering

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