Procedimiento:

Procedimiento de Compras de Materias Primas e Insumos

Macro proceso: Abastecimiento Código: ABA-COM-P-001-01

Fecha de Aprobación: 01-07-2019 Versión: 01

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
DE MATERIAS PRIMAS E
INSUMOS

Nombres y Apellidos Cargo Firma

Elaborado por: Joel Chanca Chancasanampa Administrador

Revisado por: Joel Chanca Chancasanampa Gerente General

Aprobado por: Joel Chanca Chancasanampa Gerente General

Elaborador por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Joel Chanca Chancasanampa Nombre: Joel Chanca Chancasanampa Nombre: Joel Chanca Chancasanampa

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DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL DEL
DOCUMENTO SIN AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA.
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Macro proceso: Abastecimiento Código: ABA-COM-P-001-01

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Procedimiento de Compras de Materias Primas e Insumos.

1. Objetivo

Identificar y cubrir las necesidades, facilitando y asegurando la adquisición de bienes y

servicios por parte del área solicitante, y garantizar el cumplimiento de los principios de
legalidad, transparencia, economía y equidad para el proveedor y la empresa.

Objetivos específicos:

• Establecer un procedimiento general y objetivo que facilite un servicio eficaz y

eficiente que cubra las necesidades específicas del área solicitante.

• Promover buenas prácticas de ahorro e inversión a través de procesos de compra

transparentes y orientados a la rentabilidad del negocio.

2. Alcance

El presente procedimiento administrativo es aplicable en todos los procesos relacionados con

la adquisición de bienes y servicios para la empresa e involucra al personal encargado en sus
diferentes áreas.

3. Responsables

a. Del Gerente General

Es responsable de la aprobación del presente procedimiento.

b. Jefe de Contabilidad y Finanzas

Es responsable de administrar y controlar lo establecido en el presente
procedimiento.

c. Jefe del Departamento de Abastecimiento

Es responsable de supervisar y cumplir lo establecido en el presente
procedimiento.

d. Personal a cargo
Es responsable de cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

4. Definiciones
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 Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso

general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de
inventarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento.

 Documentos de respaldo: Documentos de orden administrativo y/o legal que tiene

como función respaldar los actos de compras, como también la recepción conforme
de un bien y/o servicio.

 Factura y otros comprobantes de pago: Documento tributario que respalda el

pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que está asociada a
una orden de compra.

 Orden de Compra: Documento de orden administrativo que determina el

compromiso entre el área que solicita y el proveedor, tiene como función respaldar
los actos de compras o contrataciones, respecto de la solicitud final de productos o
servicios.

 Plan Anual de Compras: corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter

referencial, que la empresa planifica comprar o contratar durante un año calendario.
Los procesos de compras y contrataciones deberán formularse de conformidad y en
la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras elaborado por la empresa.

 Nota de pedido: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o

servicio que el área solicitante envía a la Unidad de Compra de la empresa.

 Compras Especiales: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que
adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos); es decir, no
compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La característica
general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es
consultada con los usuarios del bien.

 Compras Anticipadas: Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad,

que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que
se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También
podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un
producto.

 Compras Estacionales: Son compras que se hacen para productos de temporada;

su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de
estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del
año anterior.

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 Compras Rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con
entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a
día” con una inversión de bajo riesgo.

 Compras Oportunidad: La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la

ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el
resultado es positivo dará un beneficio extra.

 Compras De Urgencia: Estas compras no suelen ser de gran volumen y

generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. El proceso de estas
compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar
presupuestos.

5. Disposiciones generales

5.1 Condiciones
 Conocimientos básicos en compras y adquisiciones.
 Conocimientos básicos de búsqueda, identificación, selección, evaluación y
seguimiento de proveedores.
 Conocimiento pleno de la Política de Compras.
 Kardex actualizado de proveedores.

5.2 Requisitos

 Conocimiento del sistema HACCP

 Conocimiento del ISO 9001-2015
 Curso de normas y procedimientos de calidad y seguridad industrial.
 Trabajar en equipo/Colaboración
 Orientación a la calidad/atención al detalle
 Orientación de servicio a clientes
 Desarrollo del personal
 Comunicación
 Energía

5.3 Restricciones
• Deficiencia o Ausencia de Salud / Discapacidad física.

5.4 Equipos
• Equipo básico de seguridad (zapatos antideslizantes, pantalones drill, camisa
manga larga)
• PC.
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6. Diagrama de flujo del proceso

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7. Desarrollo del procedimiento

Puesto N° Detalle de la actividad/decisión

Registra las NOTAS DE PEDIDO provenientes del área de Gestión Comercial.

Asistente
1 Éstas provienen de las ventas al crédito o en efectivo, de los clientes retail o
administrativo
clientes de e-commerce, según el cronograma de actividades semanal.

Encargado de Solicita el stock actualizado de insumos o materias primas necesarias para

2
Planeamiento realizar la producción en base a las NOTAS DE PEDIDO,

Verifica el Stock de insumos y materia prima, en sistema (kardex) y real

Jefe de
3 inmediato (excluyendo posibles mermas), de tal forma que la información es
Almacén
actualizada.

Jefe de
4 Emite el Stock de insumos y materia prima validado.
Almacén

Encargado de Analiza el Stock de insumos y materia prima validado, si hay suficiente material
5 e insumos se envía lo necesario a PRODUCCIÓN.
Planeamiento

Encargado de Si no hay suficiente material se propone la lista de compras ante el jefe del
6 área encargada.
Planeamiento

Jefe de Recibe la lista de compras para conocimiento y la genera en el sistema, la cual

7 debe ser refrendada para evitar compras excesivas o mal planificadas.
Almacén

Encargado de Envía la Orden de Compras refrendada al área competente, con firma bajo
8 responsabilidad, junto al Gerente General o Gerente de Finanzas (o Jefe de
Planeamiento Contabilidad en ausencia de cualquiera de ellos).

Jefe de Recibe la Orden de Compra refrendada y designa al ASISTENTE DE

9 COMPRAS para esta actividad.
Almacén

Asistente de Recibe en la Orden de Compra, las especificaciones de cada insumo o materia

10
Compras prima.

Asistente de Ejecuta las compras dependiendo si son materias primas o insumos para otras
11
Compras áreas de la empresa.

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Asistente de Compra a los proveedores registrados y calificados como tales. Si algún

12 producto es nuevo se deberá hacer compra única y evaluar la continuidad de
Compras los pedidos para generar un nuevo proveedor.

Jefe de Recibe las compras y verifica que los artículos tengan las características
13 requeridas y exigidas por la empresa (Control de la Calidad)
Almacén

Jefe de Tramita la devolución/cambio de los artículos que no tengan las características

14 requeridas y exigidas por la empresa (Control de la Calidad)
Almacén

Encargado de Recibe la materia prima necesaria o los insumos para dar inicio a la
15 PRODUCCION.
Planeamiento

8. Documentos de referencia

Código Nombre del formato

FNP-ABA-001-01 Formato Nota de Pedido

FPS-ABA-001-01 Formato pedido semanal de insumos de limpieza

FRP-ABA-001-01 Formato de registro de proveedores

FEP-ABA-001-01 Formato evaluación de proveedores

FPI-ABA-001-01 Formato pedido semanal insumos - producción

FPV-ABA-001-01 Formato pedido semanal verduras - producción

FDP-ABA-001-01 Formato de devolución a proveedor

FCP-ABA-001-01 Formato control de pedidos.

ACT-ABA-001-01 Acta de reunión – refrendado de OC

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