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Anexo TEC-03

Metodología de Trabajo

“SERVICIOS PROFESIONALES DE
INSPECCIÓN TÉCNICA Y CUBICACIONES”

PMCHS
VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS
CODELCO CHILE

CRUZ Y DÁVILA
DICIEMBRE 2016
1. PLAN DE COMUNICACIÓN
El Plan de Gestión de Comunicaciones se elabora para verificar cómo se gestionarán las
comunicaciones del servicio de modo de mantener informados a los interesados sobre los eventos
ocurridos durante el transcurso del servicio. Describe la forma en que se planificarán,
estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

Este Plan responde a las necesidades de información y comunicación de los interesados; por
ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y por
quién. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información sobre el
proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución varían ampliamente.
Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de
satisfacer dichas necesidades, constituye un factor importante para el éxito del proyecto.

Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:

 Interna (equipo del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación,
público)

 Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos,


conversaciones ad hoc). La formalidad de un modo de comunicación lo puede determinar el
mismo plan. En este sentido, el correo electrónico puede ser formal, si el Plan de Gestión de
Comunicaciones lo define como tal.

 Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la jerarquía de la organización) y horizontal (entre


pares jerárquicos)

 Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)

 Escrita y oral

Los beneficios de contar con un Plan de Gestión de Comunicaciones son:

 Disminuye problemas de comunicación

 Define las responsabilidades y formalidades de la comunicación

 Disminuye conflictos

1.1. DESARROLLO DEL PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO


El Líder del Servicio debe identificar los receptores de información y de comunicaciones del
proyecto, que deben corresponder a los establecidos en nuestra planilla de Identificación de
Interesados.

Luego identifica las necesidades de comunicación del proyecto, junto con las frecuencias, los
medios y tipos de comunicación (formales, orales, informales) y los formatos que se usarán.

En la plantilla que se anexa a este procedimiento, se deben identificar los requerimientos de


comunicaciones para cada receptor completando la tabla siguiente:
Requerimientos de Información
Nombre del Rol o Cargo del Organización del
Requerimiento de información
receptor receptor receptor
Nombre de cada Enuncie el rol del Enuncie el Describa la información del proyecto que
receptor receptor equipo, grupo u cada receptor requiere. Por ejemplo:
organización a la informe de avance, niveles de recursos,
cual pertenece problemas, riesgos, conformidad y
el receptor entregas.
Ilustración 1: Cuadro de Requerimientos de Información

Conociendo la información y los receptores, se elabora el programa de comunicaciones para


asegurar comunicaciones “oportunas”. Se deben identificar las actividades de comunicación que
son un grupo de tareas que se llevan a cabo para difundir la información entre los receptores en
forma periódica. Estas actividades pueden incluir informes de avance, materiales de presentación,
documentos, páginas web, memorandos internos, actas de reuniones, etc.

Dentro de las actividades de comunicaciones, se hace mención especial a la comunicación a través


de la cual se entregará al mandante los antecedentes de cierre de nuestro servicio, como la
entrega del Informe Final, Planos As-built, certificaciones de laboratorios, u otros que defina el
presente Plan de Comunicaciones.

Se usará la siguiente tabla para programar las actividades de comunicaciones.

Actividades de Comunicaciones
Rangos de Métodos
Información Receptores Comunicadores
ID Actividad tiempo /Medios
(qué) (quiénes) (quiénes)
(cuando) (cómo)
Asigne un Enuncie la Liste los Identifique los Seleccione los Identifique los
nombre o información que receptores rangos de métodos de responsables
código único se distribuirá a de tiempo y distribución (ej. de comunicar la
para cada receptor información frecuencias para Informes, información
identificar durante cada para cada la distribución cartas,
cada actividad actividad de la reuniones,
actividad información email, memos)
Ilustración 2: Cuadro de Actividades de Comunicaciones

Debe documentar cualquier supuesto o restricción considerada en la elaboración de la tabla


anterior.

Se deben indicar los tipos de eventos o métodos de comunicación formal, tales como:

 Reuniones

 Video Conferencias

 Correo Electrónico

 Cartas
 Memos

 Minutas de Reunión

 Informes

 Libro de Obra

 Otros

Para los tipos de eventos o métodos de comunicación seleccionados, para el caso de los
documentos escritos se deberán especificar los formatos y establecer guías para planificar
adecuadamente las comunicaciones por vía oral (reuniones o video conferencias).

Para el caso de los métodos escritos, se debe verificar previamente que el formato de los
documentos como informes, minutas, cartas, memos, correos electrónicos, etc., estén
especificados en el Plan de Gestión Documental del proyecto y que en dicho Plan se encuentre
establecido el responsable de generar o elaborar la información que debe ser comunicada según el
presente Plan de Comunicaciones.

Por otra parte, se debe verificar que las direcciones de despacho de la información y/o direcciones
de correo electrónicos se encuentren incorporadas en la planilla de Identificación de Interesados.

1.2. REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Registro de Distribución de Comunicaciones


Fecha de Métodos /
ID Información Despachad Dirigida Cumplió
Comuni- Medios de Observaciones
Actividad despachada a por a Si/No
cación Comunic.
Indicar
Registrar Indicar Especificar la Indicar Indicar a Indicar el Observaciones
si o no
la fecha número información quién quién método de pertinentes por
se
en que se asignado en enviada envió la fue distribución incumplimiento
cumplió
realizó la “Actividades informa- dirigida de la según lo especi-
con lo
comu- de Comuni- ción la infor- información ficado en la tabla
especifi
nicación caciones” mación de “Actividades de
cado
Comunicaciones”
Ilustración 3: Cuadro de Registro de Distribución de Comunicaciones

1.3. GUÍA PARA COMUNICACIÓN A TRAVÉS DE REUNIONES


Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:

 Se debe fijar la agenda con anterioridad.

 Se debe coordinar e informar la fecha, hora y lugar de reunión con la debida anticipación a
todos los participantes.

 Se debe empezar puntual y solicitar silenciar teléfonos celulares.

 Se deben fijar previamente los objetivos de la reunión y temas a resolver.

 Se debe definir los roles de la persona que dirigirá el proceso de la reunión y la persona que
tomará nota de los resultados formales de la reunión.

 Se debe fijar una duración de la reunión y tratar de cumplir con el horario definido.

 Se debe emitir una Minuta de la Reunión según formato establecido en el Plan Documental,
en un plazo de aproximadamente dos días o lo que se acuerde entre las partes.

 Se debe distribuir la Minuta de la Reunión a los participantes para la revisión, modificación u


aprobación, a través de correo electrónico u otro de medio de comunicación que se acuerde
entre las partes.

 Se debe obtener la firma por parte de los participantes en señal de aprobación en la siguiente
reunión, cuando se trate de reuniones periódicas o habituales, o dentro del plazo máximo de
una semana.

1.4. PROCEDIMIENTO DE CIERRE DEL PLAN DE COMUNICACIONES


En el proceso de cierre se debe verificar que las comunicaciones con los interesados hayan sido
desarrolladas en todas las etapas y que eventuales problemas detectados se hayan solucionado,
además de cumplir con el punto 4.4.4 del capítulo.