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PAUTAS PARA SOLICITAR PUBLICACIONES

Y GESTIONAR EL INVENTARIO

Índice
Párrafos
Introducción .............................................................................................................. 1
Funciones ...............................................................................................................2-4
Artículos de solicitud especial y publicaciones en otros idiomas ............................. 5
Publicaciones periódicas........................................................................................6-8
Inventarios .......................................................................................................... 9, 10
Datos para el envío de publicaciones...................................................................... 11
Depósitos de publicaciones..................................................................................... 12
Discrepancias y problemas ..................................................................................... 13
Envíos urgentes....................................................................................................... 14
Publicaciones en braille .......................................................................................... 15
Tabla de consulta rápida

INTRODUCCIÓN
1. Las biblias y las publicaciones cristianas son instrumentos de Jehová para alimentarnos
espiritualmente y ayudarnos a cumplir bien con nuestro ministerio. El objetivo es suministrar
oportunamente a los publicadores y personas interesadas las publicaciones que necesitan, evitando al
mismo tiempo que se acumulen grandes cantidades (Mat. 5:6; Juan 6:12). La siguiente información
tiene como fin contribuir a lograr dicho objetivo. El Comité de Servicio de la Congregación y los que
trabajan con publicaciones deben familiarizarse con estas pautas. Además, consulten la sección
“Ayuda” de jw.org para hallar instrucciones específicas sobre cómo enviar, cancelar y modificar pedidos
de publicaciones periódicas y otras publicaciones. Al analizar estas pautas, tengan en cuenta los
siguientes principios fundamentales:
1) Prestar un buen servicio a los publicadores y personas interesadas.
2) Mantener un inventario suficiente para no más de tres meses.
3) Comprobar frecuentemente las solicitudes de publicaciones periódicas para evitar exceso
de existencias.
4) Leer con prontitud las cartas de la sucursal que contengan instrucciones sobre nuevos
artículos y otros asuntos relacionados con publicaciones.

FUNCIONES
2. Siervo de publicaciones. El cuerpo de ancianos de cada congregación designará para esta
función a un anciano o siervo ministerial capaz y confiable. Como sus deberes incluyen encargarse del
suministro de las publicaciones periódicas y de otras publicaciones, no es necesario designar a otro
hermano como siervo de revistas. Ahora bien, se puede utilizar a otros hermanos bautizados que sean
ejemplares para que lo ayuden.

3. Grupo para las publicaciones, congregación coordinadora de idioma y superintendente de


servicio. Todas las congregaciones que se reúnen en un mismo auditorio forman un grupo para las
publicaciones. Si en el grupo hay dos o más congregaciones del mismo idioma, sus comités de servicio
designarán a una de ellas como congregación coordinadora de idioma. Esta mantendrá un suministro
común de artículos en su idioma para todas las congregaciones del grupo. El siervo de publicaciones de
la congregación coordinadora de idioma se encarga de 1) mandar al Departamento de Envíos las
solicitudes de artículos en el idioma de la congregación, 2) realizar un inventario mensual utilizando el
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formulario Movimiento mensual de publicaciones (S-28) y 3) proporcionar informes de inventarios al
Departamento de Envíos cuando este así lo indique. El superintendente de servicio verificará y
aprobará todas las solicitudes que se remitan al Departamento de Envíos para asegurarse de que se
ajusten a las necesidades reales, y así evitar el exceso de existencias. Los cambios en los grupos o en
las congregaciones coordinadoras de idioma deben comunicarse utilizando el formulario de Datos de
envío (S-36).

4. Congregación receptora. La congregación coordinadora de idioma será automáticamente la


congregación receptora donde solo haya una congregación en el Salón del Reino o todas sean del
mismo idioma. En los auditorios donde haya congregaciones de dos o más idiomas, los comités de
servicio de las congregaciones que componen el grupo para las publicaciones designarán juntos a una
de las congregaciones coordinadoras de idioma como congregación receptora. Esta se encarga de
recibir, comprobar y distribuir los envíos a las congregaciones del grupo. El siervo de publicaciones de
la congregación receptora necesitará una copia de la lista de empaque para verificar los envíos que
llegan. Las listas de empaque estarán disponibles en el “Historial de envíos” de jw.org durante
aproximadamente seis meses después de realizado un envío, también recibirán una copia impresa de la
lista de empaque en la última caja de cada envío. Si se detecta alguna discrepancia, el siervo de
publicaciones deberá seguir las instrucciones del párrafo 13.

ARTÍCULOS DE SOLICITUD ESPECIAL Y PUBLICACIONES EN OTROS IDIOMAS


5. El siervo de publicaciones de cada congregación puede utilizar jw.org para obtener artículos en
idiomas no coordinados por otra congregación del grupo y artículos de solicitud especial (como
artículos anuales) en cualquier idioma. Deberá emplear el formulario de Registro de artículos de
solicitud especial (S-57) para llevar el control de los artículos pedidos, y distribuirlos cuanto antes.
Todas las solicitudes deben llegar al Departamento de Envíos antes de la fecha límite indicada en la
página de “Solicitud de publicaciones actual” de jw.org. El superintendente de servicio revisará y
aprobará estas solicitudes para asegurarse de que se ajustan a las necesidades reales de la congregación.

PUBLICACIONES PERIÓDICAS
6. Según la necesidad, cada congregación debe solicitar cantidades fijas de la Guía de
actividades para la reunión Vida y Ministerio Cristianos y la edición de estudio de La Atalaya. No
obstante, la congregación coordinadora de idioma determinará y solicitará las cantidades totales
necesarias de ¡Despertad! y la edición para el público de La Atalaya en el idioma que coordina. Como
estas cantidades tienden a cambiar, dicha congregación debe mantener una buena comunicación con los
superintendentes de servicio de cada congregación para que las solicitudes fijas satisfagan las
necesidades del momento. Si se necesitan ejemplares adicionales de un número específico, se puede
hacer una solicitud especial.

7. Después de que la congregación receptora distribuya las publicaciones periódicas a las demás
congregaciones del grupo, el siervo de publicaciones se encargará de que estén inmediatamente
disponibles para uso de los publicadores. También se asegurará de que las revistas se separen antes
para que los publicadores no dejen una dentro de otra por error en el ministerio. Esto evitará que el
suministro de la congregación se agote antes de tiempo.

8. Se puede recordar a los publicadores que devuelvan las revistas sobrantes que se encuentren
como nuevas al Salón del Reino para que otros las distribuyan. Si un número se agota antes de que
terminen los meses en que se ofrecerá, se pueden utilizar otros artículos del kit de enseñanza. La
congregación coordinadora de idioma debe calcular periódicamente el movimiento promedio de

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revistas y ajustar el pedido a las necesidades. Observar los pedidos y el movimiento de revistas de este
modo ayudará a evitar que se acumulen.

INVENTARIOS
9. Llevar un inventario exacto y actualizado le permitirá al siervo de publicaciones detectar
tendencias y responder con prontitud a las necesidades que surjan, así como conocer el movimiento
promedio de las publicaciones y calcular las necesidades para los próximos dos o tres meses. En
consecuencia, cuando se pidan más publicaciones, la cantidad será suficiente para satisfacer las
necesidades de la(s) congregación(es) y, al mismo tiempo, evitar la acumulación de grandes cantidades
que podrían tardar meses en salir.

10. Cada mes, el siervo de publicaciones de la congregación coordinadora de idioma llevará a


cabo un inventario de todas las publicaciones y actualizará el formulario de Movimiento mensual de
publicaciones (S-28). Dos veces al año, la sucursal pedirá a las congregaciones coordinadoras de
idioma que envíen sus informes de inventario a través de jw.org. Sigan para ello las instrucciones
contenidas en el formulario de Anuncios y recordatorios (S-147).

DATOS PARA EL ENVÍO DE PUBLICACIONES


11. Cuando se produzcan cambios en los datos para el envío de publicaciones de una
congregación, se deben comunicar al Departamento de Envíos mediante el formulario de Datos de
envío (S-36). Si cambia la dirección, se debe organizar la recolección de las publicaciones en la antigua
dirección hasta que el Departamento de Envíos haya actualizado sus registros y las envíe a la nueva.

DEPÓSITOS DE PUBLICACIONES
12. Si se asigna a una congregación para que recoja los envíos en un depósito de publicaciones, el
coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario de la congregación receptora serán los contactos. Se
les notificará cuando llegue un envío, y ellos se encargarán de que se recoja en la fecha en que se les
indique.

DISCREPANCIAS Y PROBLEMAS
13. Si después de buscar bien se determina que no llegó un artículo o un envío, la congregación
receptora podrá solicitar vía jwpub.org al Departamento de Envíos que mande uno nuevo. Siempre que
se reciban envíos dañados o artículos de más, se debe informar de inmediato al Departamento de
Envíos a través de jwpub.org, indicando si hace falta reponer los artículos dañados. Cualquier
reclamación que deba hacerse a una empresa transportista la tramitará la sucursal, no la congregación.
No devuelvan ningún artículo a la sucursal sin haber recibido autorización previa ni instrucciones de
cómo hacerlo.

ENVÍOS URGENTES
14. Si de manera excepcional una congregación necesita un envío urgente, debe contactar con el
Departamento de Envíos. Este tipo de solicitudes necesita la aprobación de un miembro del Comité de
Servicio de la Congregación. Es probable que la congregación deba pagar el gasto extra por el servicio
de entrega urgente.

PUBLICACIONES EN BRAILLE
15. Existen publicaciones en braille en distintos lenguajes, grados y formatos. Antes de enviar una
solicitud, confirmen en qué lenguaje y grado lee la persona. Para solicitar publicaciones en braille, se
deberá enviar un correo a través de jwpub.org al destinatario “Envíos de Publicaciones”. Debe suministrarse el
nombre del lector y colocar en el asunto: “Solicitud de braille”.

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TABLA DE CONSULTA RÁPIDA

Artículo ¿Quién hace la solicitud? ¿Dónde se almacena?


Artículos de solicitud Cada congregación puede En el área de suministro de
especial, edición de estudio solicitar cualquier idioma, pero su congregación
de La Atalaya y Guía de solo cuando alguien pida un
actividades para la reunión artículo concreto
Vida y Ministerio Cristianos
Artículos en el idioma de su La congregación coordinadora Área común de suministro
congregación (que no sean para su idioma
de solicitud especial)

Artículos en el idioma de La congregación coordinadora Área común de suministro


otra congregación que usa el para ese idioma
auditorio de su Salón del
Reino (que no sean en su
idioma ni de solicitud
especial)
Artículos en un idioma que Cada congregación solicita En el área de suministro de
no es el de ninguna de las su propio surtido su congregación
congregaciones que usan el
auditorio de su Salón
del Reino

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