RAMIRO FERNANDO MACHACA NEIRA

CURSO DE OFFICE EMPRESARIAL AVANZADO

1. Word
1.1. Plantillas
Es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En ella se guarda internamente el formato
utilizado. La principal característica de una plantilla es que alutilizarla se crea un documento Word
normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original,
de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

1.1.1 Cómo crear una Plantilla

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CURSO DE OFFICE EMPRESARIAL AVANZADO

1. Word
1.1. Plantillas
Es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En ella se guarda internamente el formato
utilizado. La principal característica de una plantilla es que alutilizarla se crea un documento Word
normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original,
de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

1.1.1 Cómo crear una Plantilla

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1.2. Tablas de contenido

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Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de

los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no
el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla.
La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando
queremos saber qué temas tratará. Si hemos dado a los títulos del documento un formato que
incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido.
En la imagen podemos parte de una tabla de contenido. Podemos comprobar que se parece
mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento
necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser una vista
que está sólo disponible en la versión digital del documento Correspondencia Masiva

1.3. Formularios
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Podemos decir que un formulario es un documento electrónico destinado a ser rellenado por los
usuarios mediante verificaciones de casillas, elecciones en listas o rellenado de campos. Este
documento suele partir de una plantilla en la que está creado el formulario y su destino puede ser
guardarlo en disco, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico e, incluso, publicarlo en la Web. Los
formularios abren un interesante campo en las aplicaciones didácticas, ya que permiten elaborar
cuestionarios que el alumnado puede rellenar manualmente o en el ordenador; en este caso, el
cuestionario nos lo puede devolver en papel, en disco o por correo electrónico.

2. Excel
2.1. Filtros
Los filtros permiten visualizar los registros de una lista de datos que cumplan unas determinadas
condiciones, mientras que ocultan el resto.

Los autofiltros son la forma más rápida de buscar elementos en una BBDD. Para aplicar un autofiltro
debemos en primer lugar seleccionar cualquiera de las celdas que forman parte de la BBDD y
seleccionar la opción "Filtro" de la ficha "Datos", en ese momento se incorporan unas flechas en la
cabecera de la BBDD al lado de cada uno de los campos.

2.2. Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las
características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te
estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información
con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte
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2.3. Macros

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado

ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas
veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de

manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das
el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente
por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos
de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programación

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como

Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las
funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
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Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una

herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles
del lenguaje de programación.

Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto

te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan
complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos
los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.

2.4. Formularios
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad
porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios
de Excel con los formularios impresos en papel.
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Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera
proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos
especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten
agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Formulario de datos

A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de
una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la información e inclusive crear un nuevo
registro para la tabla

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier tabla. Un detalle
importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula
no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará el
resultado del cálculo sin poder editarlo

2.5. Funciones personalizadas

Funciones personalizadas, como las macros, utilizan el lenguaje de programación Visual Basic para
aplicaciones (VBA). Se diferencian de las macros de dos maneras significativas. En primer lugar, los
procedimientos de la función que utilizar en lugar de los procedimientos Sub. Es decir, comienzan
con una instrucción de función en lugar de una instrucción Sub y end con Función final en lugar
de End Sub. En segundo término, realizan los cálculos en lugar de llevar a cabo acciones. Funciones
personalizadas se excluyen determinados tipos de instrucciones, como las instrucciones que
seleccione y rangos, el formato. En este artículo, aprenderá cómo crear y utilizar funciones
personalizadas. Para crear las funciones y macros, se trabaja con el Editor de Visual Basic (VBE), que
se abre en una nueva ventana independiente de Excel.

Supongamos que su empresa ofrece un descuento cantidad del 10 por ciento en la venta de un
producto, que proporciona el orden es de más de 100 unidades. En los siguientes párrafos,
mostraremos una función para calcular este descuento.
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El ejemplo siguiente muestra un formulario de pedido que enumera cada elemento, cantidad,
precio, descuento (si existe) y el precio total resultante.

Para crear una función descuento personalizada en este libro, siga estos pasos:

1. Presione Alt + F11 para abrir el Editor de Visual Basic (en el Mac, pulse FN + ALT + F11 ) y, a
continuación, haga clic en Insertar > módulo. Aparece una nueva ventana de módulo en el lado
derecho del Editor de Visual Basic.

2. Copie y pegue el código siguiente al nuevo módulo.

Function DISCOUNT(quantity, price)

If quantity >=100 Then
DISCOUNT = quantity * price * 0.1
Else
DISCOUNT = 0
End If

DISCOUNT = Application.Round(Discount, 2)
End Function

3. Access
3.1. Consultas de selección
Una consulta de selección le ayuda a recuperar únicamente los datos que le interesen y a
combinar datos de varios orígenes. Puede usar tablas y otras consultas de selección como
orígenes de datos para una consulta de selección. En este tema se facilita una descripción
general de las consultas de selección y se indican los pasos para crear una en vista Diseño o
mediante el Asistente para consultas.
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Usar el Asistente para consultas

En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas. Si usa Access 2007,
haga clic en Crear > Otros > Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en Aceptar.

A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o consultas.

Para cada campo, realice estos dos pasos:

a. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo.

b. En Campos disponibles, haga doble clic en el campo para agregarlo a la lista de Campos
seleccionados. Si desea agregar todos los campos a la consulta, haga clic en el botón con el corchete
angular derecho doble (>>).
c. Cuando haya agregado todos los campos que desee, haga clic en Siguiente.

Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya al paso 9.
Si ha agregado campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva
detalles o datos de resumen.
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Siga uno de estos pasos:

Si desea ver registros individuales, haga clic en Detalles y, después, en Siguiente. Vaya al paso 9.

Si desea ver datos numéricos resumidos, como promedios, haga clic en Resumen y, después,
en Opciones de resumen.

En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea resumir y cómo
desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos.

Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes:

d. Sum    La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.
e. Prom    La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.
f. Mín    La consulta devuelve el valor más bajo del campo.
g. Máx    La consulta devuelve el valor más alto del campo.
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Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de
datos, seleccione la casilla Contar los registros de nombre de origen de datos adecuada.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen.

Si no ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9. Si ha agregado un campo

de Fecha y hora a la consulta, el Asistente para consultas le preguntará cómo desea agrupar los
valores de fechas. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como
"Precio", y un campo de fecha y hora, como "Fecha de la transacción". A continuación, especifica en
el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo "Precio".
Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor
único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año.
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Seleccione el período de tiempo que desea utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a
continuación, haga clic en Siguiente.

Nota: En la vista Diseño, puede usar una expresión para agrupar valores en función del período de
tiempo que desee. No obstante, el asistente solo ofrece estas opciones.

En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea abrirla o
modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar.

3.2. Consultas de actualización

Las consultas de actualización de las bases de datos de Access se usan para agregar, cambiar o
eliminar la información de un registro existente. Las consultas de actualización son como un
formulario avanzado del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Las consultas de actualización
no se pueden usar para agregar nuevos registros a una base de datos, ni para eliminar registros
de una base de datos.

3.3. Consultas de referencia cruzada

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo de consulta de selección. Cuando ejecuta
una consulta de tabla de referencias cruzadas, los resultados se muestran en una hoja de datos con
una estructura diferente a la de otros tipos de hojas de datos.

La estructura de una consulta de tabla de referencias cruzadas le resultará más fácil de leer que una
consulta de selección sencilla que muestre los mismos datos, como se muestra en la siguiente
ilustración.
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. En esta consulta de selección, los datos de resumen están agrupados verticalmente por empleado
y categoría.

2. Una consulta de tabla de referencias cruzadas puede mostrar los mismos datos, pero los
agrupa tanto horizontal como verticalmente para que la hoja de datos pueda ser más compacta
y más fácil de leer.

Cuando cree una consulta de tabla de referencias cruzadas, deberá especificar los campos que
contienen los encabezados de fila, el campo que contiene los encabezados de columna y el
campo que contiene los valores que se van a resumir. Solo puede usar un campo cuando
especifique los encabezados de columna y los valores que se van a resumir, y tres campos como
máximo cuando especifique los encabezados de fila.

Puede usar también una expresión para generar los encabezados de fila, los encabezados de
columna y los valores que se van a resumir. Para obtener más información, vea Funciones de
agregado de SQL.

1 Las columnas (hasta tres) de este lado contienen los encabezados de fila. Los nombres de los
campos que se usan como encabezados de fila aparecen en la fila superior de estas columnas.

2. Aquí se muestran los encabezados de fila. El número de filas de la hoja de datos de tabla de
referencias cruzadas puede aumentar rápidamente si se usan varios campos de encabezado de
fila, ya que se muestra cada combinación de encabezados de fila.

3. Las columnas de este lado contienen los encabezados de columna y los valores de resumen.
Tenga en cuenta que el nombre del campo de encabezado de columna no aparece en la hoja de
datos.

4. Aquí se muestran los valores de resumen.

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3.4. Relaciones

La ventana Relaciones permite definir la Relación entre los elementos almacenados en varias tablas
de Access. Puede visualizarla haciendo clic en Herramientas de base de datos > Relaciones.

Relaciones son similares a las reglas que determinan cómo se conectan los datos en la base de datos.
En una base de datos de procesamiento de pedidos bien normalizado, por ejemplo, probablemente
tendrá información del cliente en una tabla y la información del pedido en otra tabla. ¿Desea
asegurarse de que los clientes no obtener separados de los pedidos, derecha? Y no quiere que un
pedido que se cree que no tiene un cliente válido conectado a ella. La ventana Relaciones es donde
vaya a configurar estas reglas para que se aplican a lo largo de la base de datos.

Si ha creado una consulta de Access antes, habrá observado que la ventana Relaciones es muy
similar a la parte superior del generador de consultas:

En la ventana Relaciones, use los comandos de la pestaña Diseño para agregar tablas a la vista
y arrastre campos entre las tablas para configurar las relaciones. En este ejemplo, la relación
permite conectar varios pedidos a cada cliente, pero no permite crear un pedido para un cliente
que no existe. Cuando estas reglas estén configuradas en la ventana Relaciones, se aplicarán a
toda la base de datos (por ejemplo, si crea una nueva consulta, las combinaciones se
configurarán automáticamente de acuerdo con las reglas de la relación).
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3.5. Campos calculados

En Access, puede crear campos de tabla que calculen valores. Los cálculos pueden incluir los valores
de los campos en la misma tabla, así como las funciones integradas de Access.

Notas:

 El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas.

 Los resultados del cálculo son de solo lectura.
 Campos calculados solo están disponibles en bases de datos de Access con el formato de archivo
.accdb.
 Debe estar usando Access 2010 o posterio

3.6. Parámetros
Un parámetro es una información que se proporciona a una consulta cuando esta se inicia. Se puede
usar solo o como parte de una expresión mayor para formar un criterio en la consulta. Puede agregar
parámetros a cualquiera de los siguientes tipos de consulta:

Lo de Word guardar en formato PDF

Lo PowerPoint que venga desde el Word en diseño de 2 objetos con imágenes capturadas con Imp.
Pantalla

En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto
que desee que aparezca en el cuadro de parámetro. Por ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:]
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Repita el paso 2 para cada campo en el que desee agregar parámetros.

Cuando inicie la consulta, el indicador aparecerá sin los corchetes.

Escriba el valor que busca y haga clic en Aceptar.

Puede usar varios parámetros en un criterio. Por ejemplo, Entre [Especifique la fecha de inicio:] y
[Especifique la fecha de finalización:]generará dos indicadores cuando inicie la consulta.

Enviar los tres archivos a: eluna@unsa.edu.pe