IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás;
se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones
colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo
imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o
simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por
alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente
ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por
buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el
gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y
manejo de este mismo. En toda organización ya sea pública o privada para
la Organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado
en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y
decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del
archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en
una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado
para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la

importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para:
la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que
puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra
alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto
importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio
para proceder contra algún acto para hacerlo más simple daré un pequeño
ejemplo:
- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde
que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito debería
enviar una carta donde solicita aquello que quiere.

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información

como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan,
describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario
externo.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que
se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando
como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal
forma que la información contenida en los documentos esté al servicio
del Estado, los investigadores y los ciudadanos