CASO AA2

ESTUDIO DEL CASO.

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada o montar los procedimientos operativos?
RESPUESTA: Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la
información ya que iniciando desde esa parte, se puede dar inicio a un posible
procedimiento.
 2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.

RESPUESTA: Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión

de la calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control ya que es
necesario para continuar con el proceso estratégico.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

 Creación
 Revisión y aprobación
 Identificación
 Divulgación
 Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.

RESPUESTA:

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad.

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

REVISION Y APROBACION: Revisión de los documentos en cuanto a estructura y

forma
 DIVULGACION: Los líderes de proceso son los responsables directos de la
validación y apropiación

CONTROL DE CAMBIOS: Los cambios o modificaciones menores realizados a los

documentos no generan cambio de versión debido a que no afectan el buen
funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable
de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el
control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.