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Lic. César Augusto Mejía

CARTAS A LA GERENCIA
 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Introducción
Para enfrentar la competencia en el área de
servicios en plena globalización y con una
visión progresista, las cartas a la gerencia
constituyen una herramienta importante para
la administración de la empresa, siempre que
auditoria externa y sus integrantes tomen en
cuenta y apliquen sus conocimientos,
desarrollando un cambio de actitud en función
de evaluar, analizar y conocer de las empresas
sus recursos, operaciones, resultados, gastos,
presupuesto y su eficiencia administrativa,
ventas, mercadeo, producción y otras áreas
relacionadas con las actividades que realizan.
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

En relación con las cartas a la gerencia, es

importante distinguir entre el mínimo
básico requerido y el alcance de las mismas,
normalmente deseable, para lograr los
objetivos de servicio, los deberes en
relación con el trabajo básico; como mínimo
se requiere comunicar las “debilidades
sustanciales” identificados en el control
interno a la gerencia.
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Continuación…

El Consejo de Administración y Gerencia deben

ser informados inmediatamente de cualquier
debilidad sustancial en el control interno y de
otros aspectos relacionados de los cuales nos
enteramos, que proporciona una evaluación de
la seriedad de la situación y la solución
recomendada si fuera apropiado. Las
debilidades sustanciales de control interno y
de aspectos relacionados deben ser
comunicados por escrito a la gerencia.
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Documentación de las Debilidades

Sustanciales
Los papeles de trabajo deben documentar
adecuadamente las técnicas de auditoria empleadas
para compensar las debilidades sustanciales. La
carta no debe referirse a una medida correctiva que
la gerencia ha implantado para corregir una
debilidad sustancial en el control a menos que
estemos satisfechos de que la medida correctiva
está diseñada adecuadamente y que se está
aplicando según lo prescrito. Por lo general, se debe
tratar de proporcionar una carta a la gerencia
bastante más extensa que el mínimo, aún cuando
no constituye un informe sobre el control interno.
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Contenido

Normalmente es apropiado ampliar la carta

a la gerencia, la cual tiene un alcance
amplio y procurar dar una visión
constructiva, realista y de servicio al cliente,
desde la perspectiva de auditores
independientes, sobre temas como:

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Continuación…

• Control interno
• Sistemas y procedimientos (tecnología de
información)
• Principios contables y requisitos legales
• Información financiera
• Evaluación de presupuestos
• Conocimiento del mercado y la
competencia
• Formas en que podemos ayudar
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Continuación…
También puede incluir observaciones y
recomendaciones en áreas diferentes del
sistema contable que pueden ser de valor
significativo para el cliente, tales como:
• Organización y eficiencia (reestructuración de
la empresa)
• Asuntos fiscales, cuando apliquen
• Uso de recursos, niveles de asignación de
personal
• Necesidades de inversión
Estos comentarios pueden asistir al Consejo de Administración y
a la Gerencia a desempeñar sus responsabilidades respectivas.
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Continuación…
Las cartas a la gerencia deben ser
consistentes con la imagen de auditoria
independiente, de ser competentes en una
amplia gama de actividades y de tomar una
visión realista y comercial si se juzga
apropiado. El alcance, la profundidad y
calidad de los comentarios pueden constituir
una consideración importante en la decisión
de la gerencia de nombrar o retener
auditores.
Por lo tanto se exhorta a emitir cartas a la gerencia en todas las
auditorias en las cuales pueden proporcionarse comentarios
importantes a la gerencia.
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Fuentes de información
Todos los miembros del equipo de
trabajo, incluso especialistas, deben estar
conscientes de la oportunidad
proporcionada por la carta a la gerencia y
estar sobre los asuntos que podrían
incluirse. Deben documentar cada punto
para inclusión a medida que se enteran
de ellos. Es difícil redactar comentarios
para la carta, semanas o meses después
de complementarse la auditoria de un
área particular.
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Continuación…

Las cartas previas (de revisiones

anteriores) también constituyen una
fuente para los comentarios. Se debe
averiguar qué medidas fueron
tomadas con respecto a comentarios
y recomendaciones previas.
Normalmente debemos referirnos en
la carta actual a condiciones no
cambiadas que tienen importancia
continua.
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Continuación…

Sin embargo, si en cada carta se incluyen

asuntos considerados insignificantes por la
gerencia, esto puede debilitar el impacto de
la carta; si nosotros consideramos que dichos
puntos son importantes pero la gerencia no.
Acciones como reacción a cartas anteriores
deben ser consideradas en la evaluación de la
conciencia de control y en la actitud general
del cliente hacia los controles y los
procedimientos operativos y contables.
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Desarrollo de los comentarios

Al desarrollarse comentarios, es importante
concentrarse sobre las causas básicas de los
problemas en vez de simplemente informar
los problemas y los resultados.
Por ejemplo, cuando se descubren muchos
errores en el proceso contable, se debe
tratar de determinar si éstos son atribuibles
a asuntos tales como falta de supervisión,
falta de entrenamiento, o personal con
insuficiente capacitación. 14
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Continuación…

Además de los comentarios que surgen

del trabajo de auditoria (nuestra
comprensión del negocio, evaluación
de sistemas y controles internos,
seguimiento de comentarios previos) y
de los papeles de trabajo de auditoria,
los comentarios pueden ser
desarrollados por:
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Continuación…

• Una actitud constructivamente crítica hacia la

evaluación de los controles internos. Normalmente
recomendaremos la implantación de controles
internos adicionales; pero también se puede
considerar si los sistemas parecen ser demasiado
complejos; si los controles internos y procedimientos
en vigor funcionan fácil y eficazmente, o si hay
evidencia de que son inadecuados o que serán
inadecuados (o se deteriorarán) si ocurre el nivel
proyectado de crecimiento.
También podemos considerar:
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Continuación…
– Porqué se realiza control interno o
procedimientos, y si es esencial?
Recuerde que la gerencia puede tener
razones sanas para aplicar
procedimientos y controles internos que
pueden parecer no esenciales
– Existiría un control interno adecuado
para los propósitos de la auditoria o de la
gerencia si se eliminara el
procedimiento?
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Continuación…

–Se realiza con demasiada poca

frecuencia el control interno o
procedimiento para ser eficaz?

–Podría realizarse más eficiente o

eficazmente al mismo costo?
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…
• Pueden hacerse preguntas opcionales que
van más allá del alcance de la auditoria pero
no tienen un objetivo de servicio. Las
respuestas a estas preguntas deben
obtenerse a lo largo de la auditoria, en vez
de a través de un cuestionario formal.
• Puede ser apropiado mantener las
respuestas separadas de los papeles de
trabajo principales de la auditoria, junto con
cualquier otro material de servicio al cliente.
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Participación de todos los miembros

del equipo
• Participar en el trabajo sobre un área específica
• Revisar la carta a la gerencia antes de completarse
para añadir comentarios útiles
• Asuntos suscitados por especialistas en impuestos
y otros
• Resultados de las técnicas de revisión analítica
que identifican áreas problemáticas
• “Avisos” económicos y de la industria que
identifican factores cambiantes a las cuales debe
reaccionar el cliente (reformas tributarias, impuestos
extraordinarios, reformas laborales)
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 ESTRUCTURA DE LA
CARTA A LA GERENCIA
 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Estructura
Las cartas a la gerencia deben comunicar a
la Administración de tal manera que les
persuada a aceptar las recomendaciones.
Se debe conocer al lector y adaptar la
carta, y en consecuencia, es posible que la
carta sea leída por una persona que carece
de experiencia de contabilidad o auditoria y,
por lo tanto, debe ser entendible por
personas sin tales antecedentes técnicos.
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

La comunicación puede mejorarse haciendo

lo siguiente:
• Estructurar debidamente la carta (los
comentarios más importantes deben
destacarse). Si hay muchos comentarios o
los comentarios individuales son largos,
puede ser apropiado resumirlos, incluyendo
en anexos los detalles o los asuntos menos
importantes que complementan el
contenido de la carta.
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

• Evitar términos técnicos

• Exactos y precisos
El impacto de una carta puede ser destruido
totalmente si un solo punto de información
resulta inexacto
• Constructivos

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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Contenido
Como regla general, la carta debe contener los siguientes
componentes:
• Destinatario
• Introducción, que debe presentar
claramente el propósito de la carta, por
ejemplo: “Recientemente hemos concluido
nuestra auditoria de… para el año
terminado… y el propósito de esta carta es
exponer algunos puntos que surgieron
durante nuestro trabajo de auditoria.
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

• Indicar que en el cuerpo de la carta, se

presentan los comentarios y las
recomendaciones importantes respaldadas
por detalles presentados en gráficas u otros
anexos.

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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

• Límites de nuestro trabajo, la carta debe

indicar que la auditoria fue basada en
pruebas, que un sistema adecuado de
control interno es la responsabilidad de la
gerencia, y que una auditoria no
necesariamente descubrirá todas las
debilidades sustanciales de control interno,
errores o fraudes resultantes, si existieran.
Estas declaraciones deben ubicarse en un
lugar conveniente dentro de la carta.
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

– Por ejemplo: “Debe reconocerse que nuestros

procedimientos de auditoria fueron diseñados
principalmente para permitirnos formar una
opinión sobre los estados financieros y por lo
tanto pueden no detectar todas las debilidades
que pueden existir en los sistemas y
procedimientos, sin embargo, procuramos usar
el conocimiento de la organización de la
compañía que fue obtenido durante nuestro
trabajo para hacer comentarios y sugerencias
que esperamos les serán útiles”.
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

• Conclusión, que podría incluir una

invitación para discutir la carta y una oferta
de asistencia adicional. También podría
resumir los puntos de acción y el
seguimiento convenido por el cliente y el
equipo de trabajo e incluir una expresión de
reconocimiento por la cooperación del
cliente.
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Reportando los hallazgos

• Condición: es la deficiencia señalada por los auditores
• Criterio: es la normativa aplicable, ya sea contable, de
control interno o de leyes y regulaciones
• Causa: constituye las razones que han dado origen a la
deficiencia
• Efecto: impacto cuantitativo y/o cualitativo ocasionado
por la deficiencia señalada
• Comentarios de la administración: que sean
objetivo
• Recomendación del auditor: práctica y adaptada
a las circunstancias y que agreguen valor

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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

• Condiciones reportables: Son asuntos que llaman la

atención del auditor y que en su opinión se deben
informar, ya sea deficiencias de CI que podrían afectar
negativamente la capacidad de la entidad para
registrar, procesar, resumir y reportar información
financiera uniforme.
El informe debe indicar que es exclusivamente para
conocimiento y uso del consejo o autoridades de la
empresa. Incluir la definición de condiciones
reportables, las restricciones para el uso del informe.

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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Revisión del borrador

Antes de emitir una carta a la gerencia final,
se debe estar seguro de que los asuntos
incluidos:
• Están basados en los hechos
• Puede ser implantados de manera práctica
• Son beneficiosos para la compañía (y se
tomaron en cuenta las consideraciones de
costo – beneficio)

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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

Para asegurar que las recomendaciones son

realistas y prácticas, es importante:
• Discutir cada recomendación en su forma
de borrador con la persona que
probablemente tenga que implantarla
• Obtener la reacción de la gerencia al
borrador de la carta antes de emitir la
versión final. Si lo permite el tiempo, se
debe tomar en cuenta la reacción y
registrarla en la carta
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Discusión de las cartas a la gerencia

Aparte de nuestra opinión de auditoria y
cualquier memorándum de discusión que
podemos proporcionar, las cartas a la gerencia
a menudo constituyen la única comunicación
formal con los directores y ejecutivos
importantes, con respecto de los hallazgos de
auditoria. Una vez finalizada la carta, pero
antes de su emisión, el auditor (acompañado
por especialistas si fuera apropiado) debe
tratar de organizar una reunión con la Junta
Directiva o el Comité de Auditoria y con la alta
gerencia, para discutir los puntos más
importantes en la carta para:
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 CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

Continuación…

• Aumentar la conciencia y comprensión de la

gerencia acerca de los puntos presentados
• Mejorar la probabilidad de que la gerencia
acepte las recomendaciones y actúe sobre
éstas
• Aumentar la familiaridad de la gerencia con
el trabajo de auditoria
• Dar una oportunidad a la gerencia de
discutir otros asuntos
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EL SER HUMANO NO TIENE
PRECIO. TIENE VALOR; Y
ELLO LO ESTABLECE EL
CONOCIMIENTO Y LA
EXPERIENCIA”.

Fuente: Seminario “Cómo desarrollar una auditoria de estados financieros con base a NIAS”. IGCPA