¿Cómo organizar tu tiempo?

“La época actual,

compromisos, distancias
y nuevas tecnologías,
nos exigen una mejor
administración de
nuestro tiempo y del
tiempo de los demás“
 Contenido

1. Introducción.
2. Técnicas para planear por anticipado (PPA).
3. Organizar actividades y tareas.
4. Estimar el tiempo.
5. Tamaño de las actividades.
6. Concentrarse en que voy hacer.
7. Mantener el orden.
8. Optimización del tiempo en mi trabajo y en mi
hogar.
1. Introducción

Inquietudes comunes

• “ Hago muchas cosas pero al final del día, siento que no

avance casi nada “
• “Nunca terminan mis pendientes “
• ¿Pero jefe, que hago primero tengo ya 3 pendientes que
urgen?
• “Me distraigo frecuentemente “
• ¿Ya no se si yo correteo a la chuleta o si ella me corretea a
mi?

¡Cómo puedo organizar mi tiempo en mi…

Trabajo?
Casa?
Vida social?
Emprendimiento?
1. Introducción

Procrastinar

¿QUÉ ES PROCRASTINAR?

PROCRASTINAR ES…
 Dejar para el futuro lo que sabes que tienes que hacer en el presente.

 Hábito de retrasar actividades o situaciones, para sustituirlas por

actividades más agradable pero irrelevantes.

 Posponer o aplazar tareas, deberes y responsabilidades por otras

actividades que nos resultan más gratificantes pero que son irrelevantes.
Procrastinar es una forma de evadir, usando otras actividades como refugio
para no enfrentar una responsabilidad, una acción o una decisión que
debemos tomar.
1. Introducción

GESTIONAR MEJOR EL TIEMPO. TIEMPO RESULTADOS

P P
R R
O O
D C
U R
C A
T S
I T
V I
I N
D A
A R
D

• Aprendiz de todo, maestro de nada, enfocarme en lo más importante

• Definir mi plan de actividades u objetivos del día
• Programar una cantidad de tiempo adecuado para cumplir mis tareas
• Considerar mi propio ritmo de trabajo y el de mis colaboradores
2. Técnicas para planear por anticipado (PPA)

• Antes que nada es importante considerar en dejar

espacios para contratiempos o tareas especificas
• El mejor ejemplo es el calendario de clases

• ¿Qué actividades debo hacer?

• ¿Cuándo las voy a hacer?
2. Técnicas para planear por anticipado (PPA)
2. Técnicas para planear por anticipado (PPA)
2. Técnicas para planear por anticipado (PPA)
2. Técnicas para planear por anticipado (PPA)
3. Organizar actividades y tareas

Inquietudes comunes

1. Actividades de Avance.- Las más importantes

2. Actividades Tradicionales o Periódicas. Día a Día.
Reuniones, juntas, mails, llamadas, es necesario hacerla

TIP.- No estar viendo constantemente si llegan mails o

mensajes de redes
Programar el tiempo según la intensidad de nuestras
actividades
Aprender a decir ¡No!
Teoría de los Changos
¿Trabajan para ti tus empleados o tú trabajas para ellos? ¿Quién se lleva el portafolios a
casa lleno de problemas por resolver? Esos son los llamados changos que absorben la
mayor parte de tu tiempo y que pueden dormir tan bien en tu almohada como en la de
tus colaboradores. Moraleja: no cargues con todo; basta con lo que realmente te
corresponde. ¡Aprende a delegar y extermina a aquellos changos que no son costeables
o que no tienen futuro!
3. Organizar actividades y tareas

Programar mi día / semana

TEMPRANO Más descansados Tareas más complejas
Más Alertas o difíciles
Mayor claridad

TIP.- ¿Qué me va a
hacer sentir que si
cumplí o avance?
¿Cuál es mi objetivo
del día?

TARDE Menos claridad Tareas menos

Cierta saturación complejas, más
mental y física periódicas o de revisión

TIP.- Hay quienes estas

actividades las hacen
desde casa. No es
recomendable
4. Estimar el tiempo

Al inicio nuestro calculo no va a ser muy acertado, se va ir

mejorando al paso del tiempo.

Considerar distancias, grado de dificultad para conseguir la

información, la dependencia de nuestros colaboradores.

TIP.- Dejar espacios libre entre actividades .

Este tema se mencionó en el punto 2.
Consideremos que puede existir cambios imprevistos.
Para temas de trabajo se recomienda más desayunos
que comidas y cenas. Se centra más uno en los
objetivos, menos distractores y existen otros
compromisos durante el día.
5. Tamaño de las actividades

Colocar en nuestro calendario por Bloques, ejemplo:

Bloque 1.- Proyecto A De 08:00 a 11:00

(dejar espacio entre proyectos)

Bloque 2.- Responder mails De 13:00 a 13:30

Bloque 3.- Hacer llamadas De 14:00 a 15:00

TIP.- Seamos realistas con nuestro tiempo. No necesitamos

ser tan estrictos con el programa, dar cierta holgura nos
permitirá cumplir con el horario.
6. Concentrarse en que voy hacer

 Evitar distracciones.
 Hacer a un lado el celular.
 Buscar el lugar y la atmosfera adecuada.
 Hay quienes usan música.
 Hay quienes necesitan silencio absoluto.

TIP.- Colocar el mensaje en el celular “Cuando manejo no

contesto el celular “.
Existe música para trabajar y concentrarse en YouTube.
Hay que quitar los distractores.
7. Mantener el orden

 Respetar el programa de actividades y las fechas.

 Tener algún Plan de Contingencia si hoy sale de nuestro
control (plan B).

TIP.- Los compromisos de trabajo y actividades relacionadas,

siempre tenerlas plasmadas las mismas por escrito en
algún mail, carta o documento.
Confirmar los compromisos y fechas en forma escrita o
digital.
8. Optimizar el tiempo en trabajo y casa

Trabajo – Juntas
Actualmente en México hay 1,610 espacios de oficinas
(emprendedores y empresas).
En 2017 existían solo 74 espacios para oficinas.
Distracciones comunes:
39% se duermen en algún momento.
47% se quejan que pierden el tiempo
• Duran mucho tiempo. Temas adicionales comúnmente.
• Poca atención. Como se presenta. Están solo los indicados.
• No se logra nada.
• No tengo nada que hacer en esa junta.
• No hay seguimiento de los puntos.
TIP.- Las juntas no deben de durar más de una hora.
Minuta: Objetivo del día
Citar únicamente a los indicados.
Otros temas se ven fuera de la junta.
Hacer la minuta correspondiente, breve y oportuna.
Ejemplo: Minuta verbal.
8. Optimizar el tiempo en trabajo y casa

MINUTA CLASICA

No hay responsables
No hay fechas de compromiso

MINUTA ACTUAL

Usando grabación de voz

con envío inmediato
8. Optimizar el tiempo en trabajo y casa

Casa.-
Actualmente en México es muy común que trabaje la pareja o los
hijos mayores de la familia.

Es común mezclar los temas o afectar los horarios y compromisos de

la familia.

No se respeta el tiempo en casa, una gran mayoría se lleva trabajo a

casa y también se llevan los problemas personales a la oficina.
TIP.- A la familia y amigos se les dedica calidad en la relación, más
que un horario establecido.
Respetar el tiempo de casa con la familia y actividades con los
hijos y compartir actividades.
No llevar problemas personales a la oficina, colgarlos a la
entrada de la oficina.
Limitar el uso de celular y computadores en alimentos y platicas
familiares.