…

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE
VILLAHERMOSA

Materia:
Diseño Organizacional
Catedrático:
ANTONIO PRIEGO PAZ

Unidad 5
Integrantes del equipo N° 5
 Keyla Zuleymi Hernández Morales
 Cindy Paola Pulido Santiago
 Cristell López Solís

Carrera:
Ingeniería en Gestión Empresarial
Aula:
N_34
Horario:
Lunes a Viernes
13:00 – 14:00pm
 TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
disponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con la
necesidad de cada grupo social.

DIAGRAMA DE FLUJO
Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la
utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas, es decir,
es la representación grafica de las distintas operaciones que se tienen que realizar
para resolver un problema, con indicación expresa el orden lógico en que deben
realizarse.
Es una técnica que permite representar gráficamente las operaciones y estructuras
que se van a realizar, por medio de la representación le los pasos de un proceso.
Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos. Un
diafragma de flujo es útil en todo aquello que se necesite una previa organización
antes de su desarrollo.
Características:
 Sintético: Debe de permitirnos entender el proceso en forma resumida, si
se puede en una hoja.
 Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a os analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación.
 De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos
permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad
de leer notas extensas.

¿Para qué se usan?:

 Sirve para aclarar como funciona las cosas y como pueden mejorarse.
 Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
 Facilita el conocimiento general del proceso.
 Sirve para identificar los responsables del proceso.
 Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación.
 Facilita la identificación de áreas a mejorar.
 Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los problemas del
proceso.
Importancia: Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier
representación grafica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los
diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como una de
los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
Ventajas:
1. Los diagramas de flujo ayudan a la comprensión del proceso al mostrarlo con
un dibujo. El cerebro humano reconoce fácil mente los dibujo.
2. Nos permite identificar los errores y nos da la oportunidad de alegrarlo y
mejorar el proceso.
3. Es fácil identificar los procesos.
4. Muestra las interfaces de cliente a proveedor y muestra las tracciones que
se realizan.
Desventajas:

1. Los diagramas complejos pueden ser muy laboriosos durante la planeación

y el diseño del mismo.
2. Puede ser difícil el seguimiento si el diagrama tiene diferentes caminos.
3. No tienen normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujo.
Clasificación de diagramas de flujo:

 Formato vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de

arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un
proceso con toda la información que se considere necesaria, según su
propósito.
 Formato horizontal: El flujo o secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.

 Formato panorámico: El proceso entero está representado en un solo

diagrama, tanto en sentido vertical como horizontal, permitiendo
distintas acciones simultaneas.
 Formato arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o
persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

 Diagrama de bloques de proceso de producción: Es un diagrama

utilizado para indicar la manera en la que se elabora cierto producto,
especificado la materia prima, cantidad de procesos y la forma en la
que se presenta el producto terminado.
Simbología:

Reglas para elaborar un diagrama de flujo:

1. Se debe escribir de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
2. Los símbolos se unen con líneas.
3. Se usan flechas para indicar el flujo de información.
4. Los círculos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo.
5. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada.
Pautas para su elaboración:
 Identificar las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben
estar presentes el autor o responsable de proceso, los autores o
responsables del proceso anterior o posterior y de otros procesos
interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.
 Definir que se espera obtener el diagrama de flujo.
 Identificar y listar las principales quien lo empleara y como.
 Establecer el nivel de detalle requerido.
 Determinar los limites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir en diagrama de flujo son:
 Establecer el enlace del proceso a describir. De esta manera quedara fijado
el comienzo uy el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida
de proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
 Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos
en el proceso a describir y su orden cronológico.
 Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
 Identificar y listar los puntos de decisión.
 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignado los
correspondientes símbolos.
 Asignar un titulo al diagrama y verificar que este completo y describa con
exactitud el proceso elegido.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Es el documento que contienen la descripción de actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas. El manual
incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de
formularios, autorizados o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contienen todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una organización.
Utilidad: Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Ventajas:
 Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal
 Describen en forma detallada las actividades de cada puesto
 Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa
 Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo
 Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina
 Proporcionan una visión integral de la empresa al personal
  Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento
 Son guías del trabajo a ejecutar
¿Cómo se estructura un manual de procedimientos? Los puntos considerables
para un manual bien estructurado son los siguientes:
 Identificación: Logotipo, nombre, lugar y fecha de elaboración, numero de
revisión, unidades responsables de la elaboración, clave de la forma.
 Índice o contenido: Relación de capítulos
 Prologo y/o introducción: Exposición del propósito que se pretende cumplir
con los procedimientos.
 Objetivos de los procedimientos: Explicación del propósito que se
pretende cumplir con los procedimientos.
 Áreas de aplicación de los procedimientos: Esfera de acción que cubren
los procedimientos
 Responsables: Unidades administrativas y /o puestos que intervienen
 Políticas de operación: Lineamientos generales de acción y
responsabilidad de las instancias que participan en los procedimientos.
 Conceptos: Glosario de términos de carácter técnico, empleados en el
procedimiento.
 Procedimiento: Narrativa de cada una de las operaciones, explicando en
que consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuanto se necesita para
llevarlo a cabo.
 Formulario de impresos: Se adjuntan como apéndices.
 Diagramas de flujo: Representaciones graficas de procedimientos dentro
de las diferentes unidades.
Elaboración: Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los
siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
 Introducción
 Objetivos
 Áreas de aplicación
 Responsables
 Políticas
 Descripción de las operaciones
 Formatos
 Diagramas de flujo
 Terminología
2.Recopilacion de información.
3.Estudio preliminar de las áreas.
4.Elaboracion de inventario de procedimientos.
5.Integracion de la información.
6.Analisis de la información.
7.Graficar los procedimientos.
8.Revision de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9.Implantacion y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Importancia: La importancia de los manuales radica en que ellos explican de

manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además, son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.

ORGANIGRAMAS
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una
empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas
que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y asesoría.
Tipos: Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos.
Algunos de ellos son:
1.- Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
 Micro administrativo: Corresponde a una sola organización, y puede
referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
 Macro administrativo: Involucran a más de una organización.

 Meso administrativo: Consideran a una o más organizaciones de un

mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe mencionar que el
término meso administrativo corresponde a una convención utilizada
normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el
sector privado.
2.- Por su finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se
diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas.

 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de

determinados aspectos del comportamiento organizacional, como
también permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales
como los aspectos de un presupuesto, de la distribución de la planta de
personal, de determinadas partidas de gastos, etc. Sus destinatarios son
personas especializadas en el conocimiento de éstos instrumentos y sus
aplicaciones.
 Formal: Se define como tal cuando presenta el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento
escrito de su aprobación.

 Informal: Se considera como tal cuando representando su modelo

planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
3.- Por su ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
 Generales: Contiene información representativa de una organización
hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o
su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el
nivel de departamento u oficina.

 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.
4.- Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
 Integrales: En ellos se representan todas las unidades administrativas
de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se
establecen entre las mismas.

 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama
es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización
en forma general.
  De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a
puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada. También se incluyen los nombres de las personas que
ocupan las plazas.

5.- Por su representación o disposición gráfica: Este grupo se divide en cinco

tipos de organigramas:
 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir
de un titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su
empleo.
 Horizontales: En estos casos las unidades se despliegan de izquierda a
derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerárquicos se ordenan en forma de columnas y las relaciones entre las
unidades se presentan mediante líneas horizontales.

 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades
en la base.
 De bloque: Son una variante de verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por
su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos
niveles jerárquicos.

 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de

mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último
círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre el mismo
círculo, y las relacionen jerárquicas están indicadas por las líneas que
unen las figuras.
Ventajas Desventajas
- Permite conocer la estructura de - Solamente representa la
la organización. formalidad y la informalidad.
- Cada individuo que trabaja en - No señalan el grado de
ella puede tener clara la visión autoridad disponible a los
de la posición de su rol dentro distintos niveles.
del conjunto y de sus
posibilidades de ascenso.
- Se pueden detectar fallas: como - Las personas pueden confundir
que un cargo dependa de dos o sus estatus con su autoridad.
más personas, que a alguien se
le haya delegado la supervisión
de un número excesivo de
subordinados, o que dos o más
cargos ejerzan la misma
función, etc.