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ELABORACIÓN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

A continuación, se encuentra la narración de diversas situaciones presentadas durante la


auditoría interna, para que proceda a organizarlas y elabore el informe de auditoría
interna.

Se ha realizado una auditoría Interna combinada al proyecto en construcción del tramo


entre la población de Coquí km (0+000) y Talaigua (18+500), de una vía regional que
cruza asentamientos de comunidades en resguardos indígenas y poblaciones
afrocolombianas. El equipo Auditor se desplazó hasta la población donde se encuentra
el campamento principal y donde se administra la documentación del SGI de la
ejecución del proyecto vial; después se trasladaron al sitio de construcción de la vía
utilizando los EPPs definidos.

La carretera contempla en términos generales la construcción de una calzada para el


tráfico automotor, que en general contará con dos (2) carriles de circulación vehicular,
uno en sentido Occidente – Oriente y el otro en sentido Oriente - Occidente y ancho
promedio máximo de 10,5 m, más berma o berma cuneta a cada lado, con 1,20 m en
promedio, y filtro y terraplén variable entre 0,10 y 0,50 m., y que en general durante su
recorrido se ha diseñado de acuerdo con las condiciones del modelado actual del
terreno. La sección transversal de la futura calzada se ciñe a los requerimientos
básicos legales vigentes y a las Normas de Invías.

Al solicitar evidencias objetivas de la consulta previa en el Estudio Ambiental, a las


comunidades indígenas y afrocolombianas asentadas en el lugar, en cumplimiento
legal del Decreto 1320 de 1998, no estuvieron disponibles en el campamento; cuando
se solicitó al director del proyecto el permiso de aprovechamiento forestal (de acuerdo
al Decreto 1791 de 1996), que autoriza la tala controlada ya iniciada de los árboles
nativos para hacer el trazado y construcción de la vía, dijo que estaban en trámite, que
eran muy demorados por parte de la autoridad ambiental.

En el recorrido de la construcción de la vía se entrevistó a doce operarios, dos


bandereros, tres inspectores de campo, un auxiliar de logística y al coordinador HSEQ,
sobre política de gestión integral y procedimientos operacionales integrados.
Respondieron correctamente, demostrando conocimiento y compromiso con el SGI. Se
observó que todo el personal utilizaba los EPPs con bandas reflectivas y demostraban
buen estado de conservación para el uso. En el recorrido se pudo observar
clasificación adecuada y en contenedores identificados de los diferentes residuos
generados en el proyecto. Fue observable en todo el recorrido de la obra, la
señalización de seguridad preventiva, informativa y reglamentaria del manual de
señalización de INVÍAS, aislamiento y demarcación conforme a la legislación. El
personal demostró conocer el plan de emergencias y la actuación a seguir ante
incidentes ambientales y de seguridad y salud en el trabajo.

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El Director de obra, se mostró en todo momento atento a la auditoría y es evidente su
compromiso con el SGI; es además el representante de la dirección del SGI. Con
relación a la documentación se verificó que se encuentra vigente y accesible en los
puntos de uso, existe coherencia entre lo documentado y lo ejecutado en el Proyecto.
Se verificó el plan de calidad, se identificaron cambios de diseño de la vía, se
solicitaron los registros de aprobación, pero no estaban en el campamento. El auditado
argumento que la documentación estaba en las oficinas administrativas de la empresa,
por lo tanto, no fue posible verificar las aprobaciones. Se solicitaron las evidencias de
inspecciones pre operacionales de tres equipos en operación, como fueron:
retroexcavadora, vibrocompactador y grua. Se evidenció que el registro preoperacional
de la retroexcavadora no tenía la firma de aprobación para operar. En la vía fueron
auditados los procesos de planificación del proyecto, ejecución de las obras, inspección
operacional, gestión de la calidad, gestión medio ambiental, seguridad y salud en el
trabajo, gestión del talento humano en obra, compras y logística. El equipo auditor
observó que hay desperdicio en el consumo de agua potable, pues la dejan correr sin
uso, en mangueras que provienen de la fuente de captación de un arroyo cercano a la
obra; también se pudo evidenciar que había una planta eléctrica prendida y sin uso por
largo período de tiempo, consumiendo combustible. Debido a este hecho, se indago
por la identificación de la legislación que regula el uso eficiente del agua (Ley 373 de
1997) y se indagó si el auditado sabía de la existencia de alguna ley que regulara los
motores diesel en generadores eléctricos. El auditado menciona que no sabía si se
había identificado y que él no tenía conocimiento.

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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

FECHA DE INFORME: LUGAR: tramo entre la población de Coquí km INFORME No.:


(0+000) y Talaigua (18+500)

CLASE DE AUDITORÍA: CLIENTE DE LA AUDITORÍA: Director del proyecto en construcción


1ª_X__ 2ª___ 3ª___PARTE del tramo entre la población de Coquí km (0+000) y Talaigua (18+500)

OBJETIVO: Formular y ejecutar el Programa Anual de Auditorías de Gestión, por medio del análisis, verificación y evaluación del Sistema de Gestion de Calidad
Integral de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC 45001:2018, NTC 14001:2015, procesos y procedimientos, productos, servicios, trámites, planes, programas y
proyectos de la Organizacion, con el fin de promover la mejora por el fomento de la cultura del autocontrol, la administración del riesgo y la relación con entes externos,
de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

DEFINICIONES:

Auditado: Responsable de la dependencia, proceso, sistema, operación, actividad u otro asunto objeto de verificación. Toda la organización es
susceptible de ser auditada, es decir, en todos los niveles jerárquicos e independientemente de la vinculación de sus servidores públicos o colaboradores
Auditor: Persona o Grupo de Personas (Equipo) que lleva a cabo una auditoria
Auditor Líder Será quién se designe para tal fin en el Memorando en el que se comunica el Plan de Auditoría y es el Interlocutor permanente entre los
auditores que conforman el equipo auditor y el Jefe de la Oficina de Control Interno, así como entre este ultimo y el responsable de la dependencia
auditada. El auditor líder, lidera el proceso de auditoría, por esta razón, es indispensable que quién cumple esta tarea posea un alto grado de aceptación y
liderazgo dentro de los integrantes del equipo auditor, de manera tal que garantice el trabajo en equipo.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos para la organización y
con los que se han manejado los recursos. Tiene como objetivo primordial evaluar los objetivos y planes organizacionales, vigilar la existencia de políticas
adecuadas y su cumplimiento, comprobar la confiabilidad de la información y de los controles, verificar la existencia de métodos adecuados de operación
y comprobar la correcta utilización de los recursos.
Conclusiones de Auditoria: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los
hallazgos de la misma.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen
en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser
utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita. Los
criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. A un auditor del equipo auditor
se le designa como líder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier otra información, que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son
verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.
Informe de Auditoría: Es el resultado del trabajo realizado por el auditor que contiene las observaciones y recomendaciones, producto de los hallazgos
evidenciados.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión, que no permiten alcanzar los
objetivos de calidad. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, NTC ISO 19011:2012)
Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño de los
Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial.
Papeles de Trabajo u Hoja de Verificación: Documento de trabajo que permite estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve
de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y Como soporte para realizar las
entrevistas. Allí se pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboración del Informe de Auditoria. Al
ser un instrumento propio del auditor líder y de los auditores que conforman el equipo de auditoría, los papeles de trabajo pueden ser diseñados por cada
uno de los mismos, en busca de cumplir con el objetivo de la auditoría; y por tanto no estarán codificados.
Plan de Auditorias: Es el conjunto de actividades diseñadas por el auditor, que contiene los pasos mínimos a seguir en la auditoría.
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
(Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, NTC ISO 19011:2012) Un programa de auditoria incluye las actividades para
planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a
garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.
Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestión no solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino también otros como
Desarrollo Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de la Información, Responsabilidad Social, Gestión
Documental y Archivos, entre otros que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditoría puede centrarse en uno o en varios de los subsistemas que
se encuentren implementados.
Técnicas de Auditoria: Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que utiliza el auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente sus
opiniones y conclusiones.
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Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados
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ALCANCE: Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria, que se informa en el Plan de Auditoria. El alcance de la auditoria
incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así Como el periodo de
tiempo cubierto. (Instituto Colombiano de Normas Técnicos y Certificación ICONTEC, NTC ISO 19011:2012).

EQUIPO AUDITOR: ADELMO ENRIQUE GUTIERREZ NIEVES Y OTROS

LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR: ADELMO ENRIQUE GUTIERREZ NIEVES

EQUIPO AUDITOR: OTROS

PERSONAL AUDITADO: Director del proyecto en construcción del tramo entre la población de Coquí km (0+000) y
Talaigua (18+500)

CRITERIOS DE AUDITORÍA: Los documentos en los que se contrastaran los hallazgos para identificar cumplimiento o
incumplimiento son las ISO 9001: 2015, las políticas SGI, documentación de los procesos, indicadores, Plan de Mejoramiento
Institucional y documentos para la Gestion del Riesgo.

HALLAZGOS

EVIDENCIAS DE CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO:


Lo idóneo es disponer de un sistema de gestión integrada que sirva de guía en la empresa y diriga todos los objetivos a la
vez, sean cuales sean. Satisfacer los requisitos de varios sistemas de gestión a la vez mientras se dirige un negocio es un
desafío, pero lograrlo puede resultar muy beneficioso para la eficiencia y efectividad de su empresa, así como reducir el costo
y los imprevistos de auditorías externas.

NTC ISO 9001:2015, NTC 45001:2018, NTC 14001:2015

NO CONFORMIDADES:

Al observa lo dicho del proyecto donde indican que la carretera contempla en términos generales la construcción de una calzada para el
tráfico automotor, que en general contará con dos (2) carriles de circulación vehicular, uno en sentido Occidente – Oriente y el otro en sentido
Oriente - Occidente y ancho promedio máximo de 10,5 m, más berma o berma cuneta a cada lado, con 1,20 m en promedio, y filtro y
terraplén variable entre 0,10 y 0,50 m., y que en general durante su recorrido se ha diseñado de acuerdo con las condiciones del modelado
actual del terreno. La sección transversal de la futura calzada se ciñe a los requerimientos básicos legales vigentes y a las Normas de Invías.

Al parecer se puede observar que si bien es cierto el proyecto contempla las especificaciones avaladas por el Invías es notorio que no se
conoce un Plan de Manejo de Trafico para los usuarios que trafican en la vía y ademas cuando hablan de terraplén se observa que estos son
puntos de obstáculos en la vía situación está que generan no conformidades.

También se puede observar que este proyecto no cuenta con un plan de manejo social para las comunidades especiales asentadas donde se
desarrolla el proyecto como tampoco informativo a quienes trafican por la vía

De igual manera se deja al descubierto que el proyecto no cuenta con unas licencias o permisos que son legalmente obligatorios cumplir y
esto genera no conformidades se estima que cuando se realiza un proceso de auditoria el auditado tiene la obligacion de contar con las
evidencias que le sean solicitadas para el cumplimiento de las conformidades o no conformidades que permitan garantizar un debido proceso.
Contemplado en los apartados normativos 7.5.3.1 Control de la Informacion documentada en su actualizacion, afecta la 7.1.6 conocimientos
de la organización áreas involucradas en la auditoria del proyecto.
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NO CONFORMIDADES:

Se solicitaron las evidencias de inspecciones pre operacionales de tres equipos en operación, como fueron: retroexcavadora, vibro
compactador y grúa. Se evidenció que el registro pre operacional de la retroexcavadora no tenía la firma de aprobación para operar. En la vía
fueron auditados los procesos de planificación del proyecto, ejecución de las obras, inspección operacional, gestión de la calidad, gestión
medio ambiental, seguridad y salud en el trabajo, gestión del talento humano en obra, compras y logística.

Al evidenciar las inspecciones pre operacionales a los tres equipos en operación se puede verificar que estos para el desarrollo de las
actividades misionales del proyecto no cuentan con la firma de aprobación para funcionar y sin embargo son utilizados los que se revisten en
no conformidades por parte de los trabajadores del proyecto de pleno conocimiento de parte del director del mismo.

En la Gestion ambiental se puede establecer la no conformidad en garantizar la optimización de un recurso hídrico como el agua sujeto de
desperdicio sin control por parte del director del proyecto y mas aun de la autoridad ambiental, ademas quebrantando normatividad de
carácter legal propio de la preservación del recurso hídrico y del entorno ambiental donde se desarrolla la obra.

En temas de salud y seguridad en el trabajo se puede establecer que si utiliza elementos de proteccion personal en trabajadores y visitantes
pero se observa no conformidad en la señalización de la obra que garanticen seguridad de las personas que transitan en la via en
construcción adicionalmente a las poblaciones especiales que viven alrededor donde se desarrolla el proyecto.

Norma ISO 9001:2015: Numeral 7.4 y 7.5


Liderazgo y Compromisos 5.1, y numerales 8.1.2, 6.1.1, 7.3, 7.5, ISO 45001-2018
ISO 14001: 2015. Los requisitos legales y otros requisitos a que se hace referencias en el apartado 4.2
ISO 45001: 2018. Apartado 3.8
NTC ISO 9001:2015, NTC 45001:2018, NTC 14001:2015
3.1 Auditoria ISO 19011 de 2018.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En concordancia con los informes de Auditorías a cada uno de los procesos, se CONCLUYE que:

1. El SIG es conforme con los requisitos de las normas NTC ISO 9001: 2015, NTC ISO 45001 DE 2018, NTC ISO 14001 DE 2015.
2. La actualización en la información documentada, si bien es cierto que es una actividad permanente y normal en un SGC, se requería
con especial relevancia dada la Actualización del Mapa de procesos, pero para ser notoria la madurez del SIG a raíz de la toma de
conciencia de los Líderes y Gestores de los procesos en la vigencia de la información documentada, el seguimiento y análisis a la
Gestión de los Riesgos, Oportunidades y los Indicadores de Gestión, entre otros temas de especial atención por parte de la norma ISO
9001:2015.

ADELMO ENRIQUE GUTIERREZ NIEVES


FIRMA DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR
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