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Universidad Ciudadana

Maestría en Administración y
Planeación Estratégica

Diagnóstico y Evaluación de Empresas

Alumno: Luis Antonio Franco Rosales

Matricula: UCNL15799

Tutor: M.A. Alán Arturo Moreno Gutiérrez

Monterrey, Nuevo León, 03 de junio de 2019


Maestría en Administración y Planeación Estratégica

Proyecto Final. Auditoria Administrativa

Instrucciones

En esta actividad, deberás:

Basado en el capítulo #12 del libro “Auditoria Funcional”, aplicar en una empresa real de su elección una auditoria
real basándonos en los cuestionarios incluidos en el capítulo 12, el trabajo debe de incluir lo siguiente:

1. Presentación del negocio o empresa (nombre, dirección, etc., se deberá incluir los datos completos del
encargado que los atendió, así como su teléfono y correo electrónico para fines de verificación)

2. Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de ventas, el cuestionario debe de ser igual al
incluido en las páginas 204 y 205 del libro

3. Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de compras, el cuestionario debe de ser igual al
incluido en las páginas 211 y 212 del libro

4. Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de crédito y cobranza, el cuestionario debe de ser
igual al incluido en las páginas 221 y 222 del libro

5. Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de recursos humanos, el cuestionario debe de ser
igual al incluido en las páginas 232 y 232 del libro

6. A manera de conclusión y basado en la información recolectada a través de los cuestionarios, explique de


manera detallada que mejoras haría usted a la empresa auditada.

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Maestría en Administración y Planeación Estratégica

Proyecto Final. Auditoria Administrativa

Presentación del negocio o empresa (nombre, dirección, etc., se deberá incluir los datos completos del
encargado que los atendió, así como su teléfono y correo electrónico para fines de verificación).


 Red Ambiental
 Oficinas Generales
 Calzada del Valle Alberto Santos No. 427 Col. Del Valle San Pedro Garza García, N.L. México, C.P.
66220 Teléfono. + 52(81) 81747474

Somos pioneros en la industria desde 1981, sin embargo la empresa es fundada en 1997 bajo las
marcas Red Recolector para el servicio de Recolección y Vigue para los rellenos sanitarios.
Actualmente todos nuestros servicios operan bajo la marca de Red Ambiental.

Con sede en la ciudad de Monterrey, N.L. contamos con las siguientes líneas de negocio a lo largo
del país:

 Recolección Domiciliaria
 Recolección Industrial y comercial
 Manejo Integral de Residuos
 Construcción y Operación de Rellenos Sanitarios

Con la garantía de calidad y experiencia que tenemos en nuestros proyectos, nos hemos ganado la
confianza de inversionistas como Global Environment Fund, que cuenta con proyectos en 2
continentes y que es de nuestros principales accionistas.

MISIÓN VISIÓN VALORES


• Gestionar el manejo • Ser la empresa más • Cumplimiento de
integral de residuos, confiable para la gestión compromisos
ofreciendo soluciones integral de residuos, • Pasión por servir
innovadoras valoradas realizada de manera • Trabajo en Equipo
por clientes y sociedad. sustentable y segura,
• Capital Humano
Asegurando el brindando una
crecimiento rentable del experiencia de servicio • Excelencia en la
negocio, así como la notable. ejecución
calidad de vida en el • Sustentabilidad
trabajo y el desarrollo del • Seguridad
capital humano. • Integridad

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Maestría en Administración y Planeación Estratégica

Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de ventas, el cuestionario debe de ser igual al
incluido en las páginas 204 y 205 del libro

Área funcional: DEPARTAMENTO DE VENTAS

Jefe de la unidad: N/A Auditor: Luis Antonio Franco Rosales Fecha: 03/06/2019

POLÍTICAS

¿Se cuenta con políticas de ventas por escrito?


Si, se cuenta con políticas y están establecidas en el QDOC.

¿Reflejan los objetivos de la dirección superior?


Si, ya que todo está alineado con las directrices de la empresa.

¿Conoce las políticas el personal del departamento?


Si las conoce, ya que año tras año se da una capacitación sobre las políticas.

Las políticas describen condiciones tales como:

a) características del vendedor.


b) selección del vendedor.
c) obligaciones del vendedor.
d) forma de realizar la venta.
e) adiestramiento.
f) descuentos.
g) Actividades para la venta

REGISTROS

¿Se diseñan y controlan las formas y registros?


Si, por medio del sistema de control de calidad.

¿Existe un método adecuado para el manejo de documentos?


Sí, hay un control de documentos por auditoria interna.

¿Los expedientes de clientes se localizan fácilmente y existe un método de información adecuado?


Si, se tiene establecida una matriz de clientes de forma electrónica y el empoderado es el vendedor.

¿Qué registros se preparan para información sobre ventas?


La cotización del servicio y las condiciones del pago para el servicio.

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CONTROL

¿Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?


Si, y se revisan de forma anual en el QDOC.

¿Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases óptimas?
Ninguna de las anteriores, se preparan presupuestos de forma anual en base a las estadísticas de años anteriores.

¿Se elaboran estadísticas de ventas: por vendedor, por producto y por línea y se tienen datos de los últimos tres
años?
Se hacen estadísticas por vendedor, por servicio y se cuenta con información de cinco años anteriores.

¿Se controlan los volúmenes de devolución, quejas, servicios vistas y gastos, y se reportan a la dirección superior?
Si, se realizan ese tipo de estadísticas y se presentan de forma mensual.

ANÁLISIS DE VENTAS

¿Se desarrolla alguna forma de análisis de ventas?


Si, se utilizan métodos de análisis y acciones correctivas a las desviaciones de los presupuestos.

¿Existe algún medio para medir la redituabilidad por vendedor y territorio de ventas?
Si, mediante los indicadores mensuales.

¿Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades de vendedor, devoluciones, gastos, zonas,
necesidades de venta, variaciones, etcétera?
Si, se analiza de forma mensual con las desviaciones de los indicadores.

PRONÓSTICOS DE VENTAS

¿Se elaboran pronósticos de ventas todos los años para cada producto?
Si se realizan pronósticos de venta por servicio, basados en el incremento anual y cambio de tarifa.

¿Están bien basadas y son lógicas las proyecciones de ventas? Es decir. ¿Se desarrollan después de una
investigación del mercado o económica?
Si, se hace un estudio de mercado para ver en qué estatus estamos situados y se basa en la estadística anual interna
de la empresa.

¿Se preparan proyecciones con suficiente detalle para comparar con ellas el desempeño?
Todas las proyecciones de venta están basadas en los indicadores anuales anteriores.

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INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

¿Se lleva a cabo alguna investigación de mercados?


Si se realiza de forma anual.

¿Cómo se investigan nuevos mercados?


Se hace un estudio cualitativo y cuantitativo para las nuevas oportunidades de negocio de la empresa.

¿Informan los vendedores respecto a lo que los clientes creen necesitar en materia de diseño del producto, qué
producto se vende mejor y por qué efectos sobre ventas proyectadas, etcétera?
En este caso no aplica descripción por ficha técnica, es por tipo de servicio.

PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD

¿Son adecuados los presupuestos de publicidad promocional?


Se presupuestan en base al año anterior y se realiza un incremento según el crecimiento de la unidad de negocio.

¿Se revisan los gastos hechos por las agencias de publicidad a fin de tener un adecuado control de gastos?
Se realizan auditorias financieras de forma anual para realizar los presupuestos.

¿Existe alguna manera de conocer la efectividad de cada campaña publicitaria?


Si se mide la eficiencia en base a la colocación de servicio.

¿Proporciona la empresa servicio para sus productos?


Se da soporte a los servicios que proporciona la empresa, tales como: atención a quejas y recolección.

¿Es adecuada la literatura técnica de ventas?


Si es adecuada en base al servicio que ofrece la empresa.

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

¿Se comparan los volúmenes de ventas esperados por cada vendedor con los resultados obtenidos? ¿Qué
acciones se toman con las desviaciones?
Se miden de forma mensual en las juntas de resultados y a cada desviación se le hace una acción correctiva con
fecha compromiso.

¿Elaboran reportes los vendedores? ¿Con qué frecuencia?


Si, se realiza un reporte diario de ventas.

¿Se asignan cuotas de ventas a cada vendedor y participan en la fijación de sus cuotas?
No se realiza aplicación de cuotas, ya que no se realiza bajo comisión, si no bajo salario.

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SERVICIOS Al CLIENTE

¿Forma parte el servicio a clientes, del departamento de ventas?


Sí, siempre y cuando sea soporte durante los primeros 15 días.

¿Se lleva un control sobre las quejas de los clientes?


Si, de forma diaria y mensual, intentando darle atención inmediata a cada una.

¿Algún funcionario se encarga de analizar las quejas de los clientes?


Si, de forma aleatoria se revisan 4 o 5 mensualmente.

Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de compras, el cuestionario debe de ser igual al
incluido en las páginas 211 y 212 del libro

Área funcional: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Jefe de la unidad: N/A Auditor: Luis Antonio Franco Rosales Fecha: 03/06/2019

ORGANIZACIÓN

¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica encargada de las compras?


Un departamento completo.

¿Están definidas las funciones del departamento de compras? ¿En dónde?


Están definidas cada uno de los puestos del departamento en su descripción del puesto.

¿Parece justificado el grado actual de centralización o descentralización de las compras?


Sí, es justificado por el volumen de servicios que genera y de órdenes colocadas.

¿Además del departamento de compras, existen otras áreas o personas que efectúan compras? ¿Quiénes y por
qué?
No, todo se hace mediante una orden de compra en el sistema y se canaliza al departamento de compras.

INFORMACIÓN

¿Cuentan con suficiente información para hacer una aprobación adecuada de las personas encargadas de autorizar
las solicitudes?
Sí, existen políticas externas y procedimientos en el QDOC.

¿Se utilizan informes del análisis de control de calidad como medida del desempeño del agente de compras?
Sí, son indicadores que maneja el área de calidad y se llama control de desempeño.

¿Se informa a compras sobre cambios de ingeniería o material que se hagan para evitar que se compre en exceso
o para reducir al mínimo lo caduco del inventario?
Si, ya que se hace un análisis de abastecimiento el almacen.

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¿Hay coordinación entre compras y control de inventarios y planeación de producción para establecer nuevos
pedidos, tiempos, inventarios, etcétera?
Sí, se realizan inventarios de forma mensual y el informe se comparte via correo electrónico.

PROCURACIÓN

¿Se lleva a cabo una verificación de solicitudes? ¿Quién la realiza?


La realiza el analista de compras, se hace antes de colocar la orden.

¿Se consiguen cotizaciones y se efectúa un análisis, no sólo de precios, sino de condiciones de crédito, tiempo,
entrega, Etcétera?
Es correcto, se realizan tres factores: precio, tiempo de entrega y calidad.

¿Se efectúa una programación de compras y entregas?


Si, de forma semanal.

¿Se llevan a cabo trámites para la entrega y verificación del recibo de materiales?
Si, lo realiza el departamento de almacen.

INVESTIGACIÓN

¿Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para encontrar materiales y componentes de
sustitución?
Se realizan concursos con proveedores para ver los mejores tres factores mencionados anteriormente.

¿Se han hecho en el departamento análisis de operaciones comparativas?


Si, de forma semestral.

¿Se ayuda a desarrollar y mantener con normas y especificaciones los nuevos productos, así como los ya
establecidos?
Si a cada servicio se le hace una descripción técnica.

¿Se hacen análisis sobre materiales de desecho, obsoleto y excedentes?


Si, se dan de baja en activo fijo cumple su ciclo de vida y se desechan en base a procedimiento establecido.

OPERACIÓN

¿Están definidos por escrito los procedimientos del departamento?


Si, todos los procedimientos están en el QDOC.

¿Se han documentado los procedimientos de compras en un manual?


Si se cuenta con un manual de operaciones.

¿Está actualizada la documentación de procedimientos y a disposición del personal encargado de éstos?


Si se realiza de forma anual, por el área de calidad.

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Maestría en Administración y Planeación Estratégica

¿Cubren los procedimientos aspectos cómo: solicitud, autorización, formas, relaciones organizacionales y
operaciones con contabilidad, recepción, inventarios, políticas, etcétera?
Si se cumple con todo, ya que se tiene establecido el sistema ISO 9001:2008.

PLANEACIÓN DE COMPRAS

¿Están elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los compromisos de la empresa?
Si, se realizan de forma mensual y anual.

¿Interviene personal especializado en la formulación de planes y programas? ¿Existe coordinación?


Intervienen los planeadores, directivos y gerentes del área del negocio.

¿Se lleva a cabo una programación y control de las compras de materiales de consumo y las de pequeño volumen?
Si, por medio de las altas en almacén, ya que todo tiene código.

POLÍTICAS

¿Se cuenta con políticas escritas sobre compras?


Si, se encuentran documentadas en el QDOC.

¿A qué nivel se han establecido políticas?

a) de empresas. b) divisionales. e) de administración local. d) departamental

¿Qué políticas rigen sobre tolerancias y clasificaciones técnicas y periodos de entrega?


Las políticas de compra de producto.

¿Existen políticas que describen las condiciones bajo las cuales la selección de proveedores se pueda hacer
independientemente del departamento de compras?
Si, las de control interno.

Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de crédito y cobranza, el cuestionario debe de ser
igual al incluido en las páginas 221 y 222 del libro

Área funcional: DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA

Jefe de la unidad: NO APLICA Auditor: Luis Antonio Franco Rosales Fecha: 03/06/2019

OPERACIÓN

¿Son autorizados todos los pedidos por el departamento de crédito y cobranza?


En todo momento por medio de las políticas de compras.

¿El personal de crédito está organizado en función de la cantidad de clientes?


No, en función de las políticas.

¿Existe un manual administrativo o un equivalente?


Administrativo.

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¿Quién investiga a los clientes potenciales sujetos de crédito?


El departamento de ventas.
POLÍTICAS

¿Se cuenta con políticas de crédito claramente definidas?


Si, 90 dias de pago.

¿Qué condiciones influyen para adoptar políticas liberales de crédito, por ejemplo: situación financiera de la
empresa, demanda de productos, etcétera?
Situacion financiera, demanda de servicio y disponibilidad.

¿Qué condiciones influyen para adoptar políticas restrictivas de crédito?


El historial del cliente.

¿Se dan a conocer en forma adecuada las políticas de crédito al personal de este departamento?
Si, de forma anual y en cada auditoria.

SISTEMA DE CRÉDITO

Describa el sistema de crédito adoptado por la empresa.


*Pago a 90 dias.
*Dias cartera.
*Por transferencia electronica.

¿Se cuenta con procedimientos claramente definidos? ¿En dónde?


En el QDOC están dados de alta todos los procedimientos.

¿Se cuenta con expedientes de crédito para todos los clientes?


Si, de manera electronica.

¿Son congruentes los objetivos del departamento de crédito y cobranza con los objetivos de la empresa?
Si ya que se establecen en base a los presupuestos y a las políticas.

CONTROL DE OPERACIONES

¿Quién autoriza las notas de crédito y de cargo?


El analista de crédito y cobranza.

¿Cuál es el procedimiento de investigación de créditos?


Se llena una solicitud, se envía la información de proveedor o cliente y se hace un estudio socioeconómico.

¿Se analizan los saldos que exceden a los límites de crédito establecidos? ¿Quién los autoriza?
Se analizan de forma mensual y los analiza el analista crédito y cobranza.

¿Se compara la acción de cobranzas con el presupuesto de efectivo?


De forma mensual y se establece el indicador de dias cartera.

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Maestría en Administración y Planeación Estratégica

MECÁNICA DE COBRO OPERACIÓN

¿Existe registro de clientes? ¿Se incluyen porcentajes?


Se tiene un registro de clientes de forma electrónica, se tiene un porcentaje definido en base al crédito establecido.

¿Están al corriente los registros de clientes?

Se hace actualización de forma mensual.

¿Están clasificados los registros en: fechas de revisión y fechas de pago? Indicar.
En los dos.

¿Están clasificados los vencimientos?


Si se clasifican los vencimientos en base al contrato establecido.

POLÍTICAS

¿Se cuenta con políticas de cobranza claramente definidas?


Si están establecidas en el QDOC.

¿Hay alguna política que indique condiciones de venta?


Si, la política de descripción de servicio.

¿Indica alguna política plazos de cobro?


La política de condiciones de pago

¿Se cuenta con una política estricta en cuanto a no aceptar a un cliente con saldos vencidos?
Si, la política de condiciones de pago.

GESTIÓN DE COBROS

¿Qué método de cobranza ha adoptado la empresa? Descríbalo.


Llamada telefónica, correo.

¿Con qué frecuencia se envían estados de cuenta a los clientes?


De Forma mensual.

¿Qué plazos se da a los créditos antes de pasarlos a la cartera vencida?


90 dias.

¿Los pagos que los clientes efectúan en el departamento son directamente con el cajero? ¿Se ingresan a caja
inmediatamente las cuentas cobradas que se liquidan en tarjetas de crédito?
Todo se hace en transferencia electronica e impacta directamente al estado de resultado de su cuenta.

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CONTROL DE OPERACIONES

¿Con qué frecuencia se realizan arqueos de cartera? ¿Se comparan los resultados con los de contabilidad?
Si, de forma mensual.

¿Se verifica diariamente la continuidad en el folio de los avisos de crédito y cobranza?


Si, se hace un arqueo por medio del sistema.

¿Se efectúan estudios y análisis de la cartera existente? Descríbalos.


Se miden de forma mensual por medio del arqueo de cuentas por cobrar.

¿Existen saldos acreedores en cuentas por cobrar? ¿Se analizan las causas?
Se dan en base a las condiciones de contrato, las causas quedan establecidas en el mismo contrato.

Cuestionario con respuestas detalladas aplicado al área de recursos humanos, el cuestionario debe de ser
igual al incluido en las páginas 232 y 233 del libro

Área funcional: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Jefe de la unidad: N/A Auditor: Luis Antonio Franco Rosales Fecha: 03/06/2019

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL OBJETIVOS Y POLÍTICAS DE PERSONAL

¿Se han formulado planes y objetivos por escrito? ¿Son claras y adecuadas?

Sí, son las acciones correctivas de forma mensual y se plantean en base a objetivos.

¿Los planes y objetivos del departamento siguen la misma dirección que los objetivos generales de la empresa?

Si todo es en base a las directrices que plantea la empresa.

¿En qué aspectos pueden mejorarse los planes y objetivos?

En los tiempos establecidos de la contratación para completar la plantilla establecida.

POSICIÓN Y FUNCIONES

¿Es adecuada la estructura orgánica del departamento? ¿Está de acuerdo con los objetivos fijados?

Son bajos pero retadores y se pueden cumplir por el tipo de negocio.

¿Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y responsabilidades?

Se establecen las responsabilidades y obligaciones en su descripción del puesto.

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¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar mejor las actividades?

Si, en base a la creación de puestos por necesidad de la unidad de negocios.

PROCESO DE SUMINISTRO DE RECURSOS HUMANOS

¿El proceso de reclutamiento y selección tiene resultados positivos?

No en todos los casos ya que contamos con rotación de personal.

¿Se lleva a cabo un proceso adecuado de colocación del personal de nuevo ingreso?

Sí, se tiene una escuela de capacitación.

¿Existe un programa de capacitación y cubre las necesidades de la empresa?

Se cuenta con el REDCap, y cumple con las necesidades de la empresa.

ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS

¿Se cuenta con una estructura salarial y con una adecuada administración?

Sí, se cuenta con una tabla de sueldos y salarios en base a la descripción del puesto.

¿Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados?

Si, se analizan en base a la necesidad de la operación.

¿Existe un programa de valoración de trabajos? ¿Es adecuado?

Cada año se realiza una evaluación de desempeño y es adecuada según el rubro de la empresa.

¿Se lleva a cabo un programa de calificación de méritos? ¿Es considerado de utilidad?

En el área operativa se tiene un tabulador de calificaciones para la asignación de rutas.

ACTITUDES

¿Se da un reconocimiento apropiado a los empleados por un desempeño (rendimiento) meritorio?

Si, se le hace una evaluación mensual y se les entrega una despensa.

¿Está fluyendo adecuadamente la información a través de los variados canales de comunicación dentro de la
empresa?

Se utiliza el canal de comunicación interno, ayudas visuales y correo electrónico.

¿Se puede proveer a todo el personal de un procedimiento a través del cual pueden procesar sus quejas y
agravios?

Se cuenta con un buzón de sugerencias en el área operativa.

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CONTROL DE PERSONAL

¿Se cuenta con registros de personal y están adecuadamente archivados?

Se cuenta con registros electrónicos delos expedientes.

¿La lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los activos en nóminas y existen los
expedientes a la mano?

Si, ya que se realiza auditoria interna de forma semanal.

¿Es controlado y revisado el tiempo extra? ¿Dónde?

En el formato de nómina de forma semanal.

¿Existe un control sobre movimientos de personal?

Si, también se registran de forma semanal con un formato de cambio de personal.

RELACIONES LABORALES CONTRATACIÓN COLECTIVA

¿Están ajustados a los preceptos legales y a las obligaciones contractuales?

Si, se da de alta al personal en base a las condiciones de la ley federal del trabajo.

¿Se cuenta con políticas que indiquen aspectos contractuales?

Son las políticas de contratacion de personal.

¿Todo el personal entiende el sistema de incentivos?

Se les instruye en la capacitación.

REGLAMENTO DE TRABAJO

¿Se cuenta con un reglamento interior de trabajo actualizado?

Sí, es el reglamento interno de operaciones y se revisa de forma anual.

¿Se siguen las normas legales para la formulación del reglamento?

Si, se basa en las formulaciones legales.

¿Conocen los trabajadores el reglamento interior?

A todos los trabajadores de nuevo ingreso se les solicita firmar el reglamento interno en el proceso de capacitación.

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RELACIONES LABORALES

¿Existen reuniones periódicas con el sindicato?

No aplica ya que no existe sindicato en la empresa.

¿Existe un proceso de quejas claramente establecido?

Si a través del buzón de sugerencias.

¿Se considera que las relaciones entre la dirección de la empresa y el sindicato son cordiales?

No hay relación, ya que no tiene sindicato la empresa.

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

¿Las instalaciones cubren los requisitos marcados en el reglamento respectivo?

Si se cumple con el reglamento establecido.

¿Son adecuados los procedimientos existentes para la protección de la planta y la seguridad de sus trabajadores?

Si, se cuenta con un lay out de puntos de riesgo y se salida y normas de seguridad establecidas.

¿Se revisan periódicamente las medidas de prevención de accidentes y utensilios para contrarrestarlos?

Se hace auditoria de seguridad e higiene actualmente.

A manera de conclusión y basado en la información recolectada a través de los cuestionarios, explique de


manera detallada que mejoras haría usted a la empresa auditada.

- Realizaria tres mejoras:


- 1. Auditorias cruzadas entre departamentos.
- 2. Revisiones de objetivos cruzados que impacten a otros departamentos.
- 3. Auditorías internas más frecuentes.

Bibliografía

 Enrique Benjamín Franklin F.. (2007). FRANKLIN F., ENRIQUE BENJAMÍN Auditoría administrativa. Gestión
estratégica del cambio.. 2007, de D.R. © 2007 por Pearson Educación de México, S.A. de C.V Sitio web:
https://cucjonline.com/biblioteca/files/original/1a85f884ea1f890592bdd5f941f5b715.pdf
 Máyela Márquez Aura. (2014). Auditoría administrativa. 2014, de Academia Edu Sitio web:
https://www.academia.edu/12265804/Auditoria_Administrativa_Daniela_R

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