3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Qué normatividad conoce aplicable a las actividades de administración documenta.

La administración documental cumple con el propósito de preservar toda clase de documentos

mediante su organización, que redunda en el fácil acceso a estos mediante un sistema de
ordenamientos que priorizan los documentos más importantes.

La normatividad aplicable a la administración documental depende del contexto jurídico, pero en

la mayoría de los países existen los siguientes instrumentos legales aplicables:

La constitución política, las leyes orgánicas que rigen sobre la archivística y gestión documental, las
normas técnicas que rigen sobre la materia, las resoluciones administrativas y reglamentos que
organizan la administración documental.

Las siguientes son las normas que están involucran en la guía GTC185:

NTC1001, Papel formatos

NTC1075, Guía de numeración
NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de
investigación
NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.

¿Sabe de qué trata la guía técnica Colombiana 185 ICONTEC?

Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier necesidad o ambiente.
Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y
secretarios y todas aquellas personas que estén involucradas con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue
ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados
en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?

Sobre la respuesta, conviene precisar que las consultas que se presentan a esta entidad, se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones conferidas en
el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del estado
colombiano, expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en
cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su
conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndose en todo a las
normas vigentes sobre la materia.
Qué aspectos considera se deben aplicar al momento de la radicación, registro y
distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y producidas
Enviadas, se realizará hasta 30 minutos antes de la finalización del horario que haya sido indicado.

 La distribución de las comunicaciones oficiales recibidas se realiza a cada una de las

dependencias del Ministerio en cuatro (4) recorridos según el siguiente horario:

1. 08:15 a.m. a 08:45 a.m.

2. 10:30 a.m. a 11:00 a.m.

3. 02:00 p.m. a 02:30 p.m.

4. 04:00 p.m. a 04:30 p.m.

 La distribución de las comunicaciones oficiales enviadas a nivel urbano se realiza en dos (2)
recorridos según el siguiente horario:

1. 08:30 a.m. a 11:30 a.m.

2. 12:30 p m. a 05:00 p.m.

 La radicación de las comunicaciones recibidas, se realiza acorde con las funciones asignadas y
procesos desarrollados en cada dependencia y no con base en el nombre de la persona a quien se
dirige la comunicación.

 Cuando una dependencia reciba una comunicación que no es de su competencia, no la podrá

rechazar, es su deber realizar el traslado al área competente, y, no deberá generar un memorando
de traslado o comunicación interna, a menos que este aporte una instrucción adicional. Así mismo,
debe reasignar el documento en el Sistema de Gestión Documental adoptado por la entidad.

 Es responsabilidad del jefe de la dependencia a la que se asigna el documento, impartir las

instrucciones que considere necesarias para responder las comunicaciones, las cuales en todo
momento deberán quedar reflejadas en el Sistema de Gestión Documental, así como la secuencia
de actividades ejecutadas por la persona asignada.

 Es responsabilidad del jefe de la dependencia efectuar el seguimiento a los documentos

recibidos y velar por el cumplimiento de los términos establecidos para el oportuno trámite de
cada documento según las normas legales vigentes, y, su respuesta, registro y cierre
correspondiente en el Sistema de Gestión Documental.

 Para la recepción y radicación de documentos relacionados con Procesos Judiciales, y en los

casos que requiera notificación personal, los apoderados designados son los directos responsables
del recibo de las comunicaciones, quienes deberán gestionar su radicación y seguimiento en el
Sistema de Gestión Documental.

 Las comunicaciones recibidas relacionadas con tutelas o procesos judiciales, se deberán asignar a
la Subdirección Jurídica, quien responde o gestiona la respuesta con el área competente.
 Los documentos que no tengan el número de radicación oficial del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público no serán considerados como Comunicaciones Oficiales y para el caso de las
comunicaciones enviadas, no serán incluidas en el consecutivo de comunicaciones oficiales
correspondiente.

 Las Dependencias deberán elaborar las comunicaciones (Internas y Enviadas) acorde con las
plantillas fijadas para tal fin en cumplimiento del Sistema de Identidad Visual del Gobierno de
Colombia, emitido por la Presidencia de la República.

 Las comunicaciones Internas deben ser radicadas en el Sistema de Gestión Documental y su

distribución será responsabilidad de la propia dependencia.

 El memorando no podrá ser usado por los funcionarios para hacer solicitudes de tipo personal a
las dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; para tal efecto, el funcionario
deberá elaborar una comunicación en papel y presentación diferente a la del Ministerio y radicarlo
como una Comunicación Oficial Recibida, para que sea direccionada por competencia, según el
proceso, a la dependencia correspondiente.

 Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar, sólo podrán ser firmadas por los
funcionarios con los siguientes cargos: Ministro, Viceministro, Secretario General, Director,
Subdirector, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo y Supervisor de Contrato, este último solo en
relación con la función de supervisión. Igualmente podrán firmar los abogados con poder para
representar a la Nación –Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

 Es responsabilidad de la Dependencia generar los sobres o los rótulos para ellos, en los que se
encuentre claramente identificado el destinatario de la comunicación, queda prohibido elaborar
sobres en letra manuscrita por cuanto puede inducir a error en su entrega.

 En las comunicaciones oficiales enviadas es obligatorio en los datos del destinatario, registrar
números de teléfono así como el código postal reglamentado mediante Decreto 852 de abril de
2013.

 Los correos electrónicos recibidos o generados en el ejercicio de las funciones asignadas a cada
una de las dependencias que se consideran documentos oficiales, deben ser radicados y
gestionados en el Sistema de Gestión Documental.

 La correspondencia personal como: extractos bancarios, telegramas, notificaciones judiciales de

carácter personal, invitaciones, etc., los folletos y las publicaciones periódicas (revistas), que no
constituyan una suscripción institucional, no darán lugar a algún tipo de trámite o responsabilidad
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por ende no serán radicadas

 Se deberá informar oportunamente a las dependencias del Ministerio, aquellos destinos de difícil
acceso por asuntos de orden público, a los cuales no puedan llegar con la oportunidad requerida
las comunicaciones enviadas.

 Los operadores postales no entregan comunicaciones a sitios rurales como veredas o fincas, las
comunicaciones quedarán en la lista de correos de la oficina postal del municipio correspondiente.
 El coordinador del Grupo de Gestión de Información o quien él delegue, deberá realizar
 seguimiento al personal encargado de la radicación y distribución de las comunicaciones oficiales,
verificando de manera periódica las radicaciones realizadas y elaborará los reportes pertinentes.

 El Grupo de Gestión de Información teniendo en cuenta las directrices impartidas por la

Subdirección de Recursos Humanos del MHCP relacionadas con el tema de capacitaciones
internas, debe realizar sesiones de inducción, reinducción y retroalimentación al personal
encargado de la radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, en los temas de su
competencia y en la estructura orgánico/funcional de la entidad.

No PROVEEDOR: ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN REGISTRO

ENTRADAS
A. A. A. A. Comunicaciones Oficiales A.
Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Recibidas Comunicaciones
Oficiales Oficiales Oficiales Oficiales
Recibidas Recibidas Recibidas Recibidas
Clientes, Recibir Las comunicaciones tanto de
personas comunicaciones personas naturales como jurídicas
1 naturales y/o de personas Radicador de se reciben en la ventanilla.
jurídicas: naturales y/o Ventanilla
Comunicación es jurídicas
oficiales
Identificar que obedece a un
trámite que debe ser atendido por
Clientes, el Ministerio; revisar la(s) firma(s)
2 personas del documento y la copia idéntica
naturales y/o Verificar Radicador de al original presentado por el
jurídicas: documentación Ventanilla solicitante en el momento de la
Comunicación es radicación y se verifica la cantidad
oficiales de anexos. Como medida de
seguridad, todo sobre o envío
postal, será revisado por el
detector de metales, o en la
máquina de rayos x cuando se trate
de cajas o paquetes voluminosos.
Clientes, Si el documento es para el MHCP
3 personas se radica en el Sistema de Gestión
naturales y/o El documento es Radicador de Documental, y si no se devuelve el
jurídicas: para el MHCP? Ventanilla documento al ciudadano y/o ente
Comunicación es externo, y se le explican los
oficiales motivos de la devolución sin
radicar.