ESTUDIO DE CASO - DISTRIBUYAMOS

PRESENTADO A:

BRIAN BELTRAN RICAURTE

PRESENTADO POR:

JULIÁN RICARDO MESA HOLGUÍN - COD: 1521981972

MARIA ROCIO TORRES BUESAQUILLO - COD 1711982243
RUBÉN CABRERA CASTILLO - COD 1511020518
SAMUEL OJEDA PEÑALOZA – COD 1711982825
ANLLY SUGEY RUIZ MORENO – COD 1310014921
RUEDA SÁNCHEZ ERIKA TATIANA - COD 1711982938
ROLANDO FLOREZ HERNÁNDEZ - COD 1711980719

POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
DISTRIBUCION DE PLANTAS

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 2019

Contenido

1. OBJETIVO GENERAL.................................................................................................3
1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS.......................................................................................3
2. DESCRIPCION DEL PROBLEMA................................................................................4
3. JUSTIFICACION...........................................................................................................5
4. METODOLOGIA............................................................................................................6
4.1. IDENTIFICAR PROBLEMA Y GENERAR DIAGNOSTICO............................6
5. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA.............................................................................7
5.1. Fuentes de Información Primaria........................................................................7

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 1. OBJETIVO GENERAL

Hacer uso de los recursos y aprendizajes en el módulo de distribución de plantas para la

realización de un diagnóstico del estado en el que se encuentra presente la compañía
DISTRIBUYAMOS S.A, luego ejecutar estrategias y soluciones para la problemática
diagnosticada, y así garantizar el buen funcionamiento del proceso de distribución de
planta y logística de la empresa distribuimos S.A.
Resolver el problema propiamente identificado en el área de inventarios desde el inicio
hasta el final del proceso, para lograr una correcta gestión de inventarios como actividad
importante en la cadena de suministros de la compañía DISTRIBUYAMOS S.A.

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Dar solución al caso distribuimos S.A.

 Verificar las falencias del control y logística de la compañía
 Planear estrategias de mejoría y garantía para evitar pérdidas y filtración de
mercancía y también para que sea eficiente frente a los nuevos retos que presente
la compañía.
 Garantizar la claridad de disponibilidad de la información de los inventarios de
mercancías del centro de distribución, que sea fiable.
 Crear un cargo Gerencial Operativo que abandere el proceso
 Implementar herramientas de control diario de los inventarios
 Planear una trazabilidad más confiable de la mercancía
 Contratar personal idóneo en el transporte de la mercancía
 Capacitar periódicamente el personal del área de inventarios
 Crear un programa enfocado en el tema de retroalimentación de la información en
toda la compañía
 Mejorar la infraestructura en el área de inventarios
 Incorporar tecnología de punta para los procesos

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2. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La logística de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A se está viendo amenazada por un

escenario que afecta su estructura. El inventario es un tema sensible en todo tipo de
negocios de distribución porque impacta notablemente el P&G, que está siendo
amenazado por la falta de control que empieza a manifestarse en actividades como el
acopio, despacho, y el almacenamiento que evidencia situaciones críticas debido a que no
se encuentra fácilmente la mercancía en el momento del transporte, que en este caso es
contratado con terceros, y es susceptible de tener personal medianamente idóneo y
confiable además presenta falencias en la trazabilidad de estos procesos, todo como
resultado de la acumulación de tareas que abarrotan los escritorios del personal. Sumado
a esto se evidencia la falta de capacitación y retroalimentación entre las partes
involucradas en el proceso, cómo también urge integrar una persona con el perfil idóneo
para líder este tipo de procesos, que hoy por hoy es el talón de Aquiles de muchas
empresas.

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 3. JUSTIFICACION

En este trabajo vamos a desarrollar habilidades que estamos aprendiendo y desarrollando

en el módulo de distribución de plantas para aplicar en el campo laboral de la industria.
Encontramos diferentes circunstancias que nos proponemos a implementar como
estrategias de mejoramiento continuo en una empresa, en este caso la problemática
identificada en “DISTRIBUYAMOS S.A” se llevaran a cabo efectivamente las soluciones y
estrategias que se identificaron como por ejemplo una serie de errores e imprevistos que
se presentan en la cadena de abastecimiento y de transporte como en el sistema de
estantería, faltantes de inventario y perdida de mercancía ya que se muestra igualmente la
falta de coordinación en el stock de inventario y falta comunicación de los departamentos,
áreas involucradas, conllevando de esta manera al desorden administrativo y fallas en la
entrega, a todos estos puntos nombrados se le dará solución y mejorías.
Por medio de la distribución de planta se puede obtener más información de los hechos de
manera más precisa, de esta forma prepararse y anticiparse a las variantes circunstancias,
que se pueden presentar en el proceso. En el camino de este proyecto podemos descubrir
toda una serie de errores e imprevistos que se presentan día a día en la cadena de
abastecimiento y transporte habitualmente en las grandes compañías manufactureras y
comercializadoras.
En la actualidad las empresas se hacen más competitivas en el día a día ya que adoptan
estrategias a fin de garantizar el éxito total. Este enfoque está basado en nuevos retos
gerenciales a fin de alcanzar el triunfo a corto, mediano y largo plazo, con el propósito de
establecer metas que permitan el alcance en su gestión humana y administrativa, y una
evaluación de los procesos que llevan a cabo, para que se optimicen y se establezcan
lineamientos a seguir.

La propuesta planteada en el proyecto quiere aplicar los conceptos básicos utilizados en el

módulo de acuerdo a los objetivos trazados encontrar soluciones oportunas y concretas a
los problemas y situaciones internas que inciden en los resultados del proceso de
inventarios de la empresa, contribuyendo al mejoramiento de la entrada, almacenamiento
y salida de los productos, generando rendimientos a la empresa y grandes beneficios al
cliente. Ahora, dada la relevancia de un manejo eficiente y eficaz del inventario, esto
permitirá que la empresa agilice sus procesos y mejore la administración actual de datos,
así como también, la distribución de pedidos.

En conclusión, la empresa ofrecerá una mejor calidad y servicio a sus clientes; además de

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tener toda la información disponible en el inventario, éste la utilizará cada vez que la
requiera sin escollo alguno.

4. METODOLOGIA

La metodología a implementar es la identificación de problemas que se representan en el

caso a través del análisis de la lectura propuesta y el diagnóstico de la problemática, las
cuales fueron analizadas y aplicadas como método para el logro exitoso del proyecto y el
cumplimentó de los objetivos propuestos. Para mejorar los procesos es importante citar la
metodología a implantarla y desarrollarla.
Ésta es una metodología que necesita observación y experimentación directa sobre el
tema a tratar, acompañado luego de su respectiva evaluación de costos y resultados.
Equivalente y que goza de gran aplicabilidad también para nuestro caso está la
denominada campana de Gauss o ciclo PHVA, planear, hacer, verificar y actuar.
Se revisara inventarios cíclicos y de seguimiento en el centro de distribución y de acuerdo a
la aplicación de estas actividades esta serie de errores e imprevistos que nos ilustra la
lectura “ESTUDIO DE CASO DISTRIBUYAMOS” muchos de ellos no hubiesen ocurrido y otros
se hubiesen solucionado; así que podemos ver la importancia de Identificar los procesos,
su integridad y ser consciente que la distribución de plantas debe ser sensible a los
cambios que ocurren en el momento de requerir un flujo dinámico de mercancías.

4.1. IDENTIFICAR PROBLEMA Y GENERAR DIAGNOSTICO

El principal problema que se identifica en el caso de DISTRIBUYAMOS S.A. es que no presta

la debida atención al capacitar a sus nuevos empleados, se puede evidenciar que en
cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento administrativo para ellos es una
situación normal y puede ser una actividad doblemente funcional, al estar en un proceso
de capacitación y estar desempeñando sus roles como empleado dentro de la misma
organización al igual.

Haciendo énfasis en la labor del grupo de trabajo de presidencia, podemos observar que
es allí donde radica una de las principales falencias, ya que solo se dispone a recibir
resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intención de formar un trabajo en
conjunto con sus colaboradores, dirigido por un líder y su grupo, en donde se desarrollen
estrategias conjuntas e integrando todas las áreas de la producción y así lograr un
engranaje perfecto. Se demuestra que el departamento de ventas realiza su proyección
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con excelentes resultados, pero no tienen en cuenta los proyectos de expansión, que están
estancados por falta de personal en el área de distribución

Identificados los primeros nivel de responsabilidad por parte de la cabeza de la

organización y áreas internas podemos ver reflejado esas fallas de inicio a fin, demostrados
en cada uno de los indicadores, en especial en el de inventarios y despacho, que con el
tiempo serán los cuellos de botella donde la compañía notara sus errores.

Con la inauguración de la nueva planta se identificado el problema de acopio y con ello se

evidencia una gran falla en el centro de distribución, nuevamente se denota la ineficiencia
en la toma de decisiones por parte de la gerencia y presidencia quienes, dejan sin
seguridad vigilancia y administración los despachos y el almacenamiento del producto,
pero gracias a ello y a su desagradable fin, es de gran urgencia incidir en los cambios
estructurales administrativos y operacionales.

5. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

Distribuyamos S.A. la compañía distribuidora número uno del país que basa su
estrategia en la comercialización de cuatro portafolios de productos en los segmentos
de hogar, ferretería, electrónica y consumo masivo, con un inventario compuesto por
más de 11.000 sku’s.
En los procesos de distribución el manejo de las organizaciones tanto de servicios como
en las de producción y muchas otras se establecen casi como reglas universales, el
constante cambio a sus procesos, ideas y a sus conocimientos, la constante evolución que
se ha presentado y pues se establece que muchas de ellas en la experimentación de
cambios en sus procesos, materias primas y la más importante la manera de operar y que
muchos no determinan importante ya que sus estadísticas afirman que si funcionaron así
durante años deben seguir así. Realizando un exhausto análisis de la situación
problemática, denotamos además de las fallas descritas en el texto,
se evidencias corresponsabilidades de la organización empezando por lo más alto de ella.
La política de DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de selección en cuanto a sus
colaboradores de reclutar e incorporar personal de poco recorrido, basados en la
estructura de planes de carrera al interior de la organización sin brindar a ellos formación a
nivel de especialización y eso llevaría a que posiblemente no estén a la vanguardia de las
nuevas metodologías y ayudas tecnológicas ofrecidas por el amplio campo de la
administración y operación empresarial. DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atención
al capacitar sus colaboradores en cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento
administrativo para ellos

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El inapropiado manejo logístico con que se adelanta el proceso de almacenamiento de
producto terminado en la empresa DISTRIBUYAMOS S.A., actualmente está generando
ineficiencia en los procesos, falta de agilidad y utilización de mayor tiempo en el recibo
almacenamiento y despacho de producto terminado, lo cual hace incurrir en mayores
costos de mano de obra, no cumplimiento en los indicadores del área de logística al
presentar retrasos en la ejecución de sus tareas diarias y de los acuerdos de servicios
hechos con producción.
De ahí que sería necesario hacer un análisis para evidenciar que propuestas de mejora
sería la más ideal para cumplir con los indicadores requeridos por el área de almacén,
optimizar el proceso de recibo y almacenamiento de producto terminado. Logrando a su
vez reducción de los costos de operación, agilidad y ahorro de tiempo en el flujo del
producto hacia los clientes.
El proceso de reclutamiento e incorporación para el proceso de producción y supervisión
de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A., se diagnostica como un serio problema al momento
de gerencia los procesos que presentan déficit y están siendo cuello de botella para el
proceso de producción, sin involucrar a áreas internas o sus proveedores en el proceso de
suministro.

Adicionalmente se presenta los factores que influyeron en la problemática:

Maquinaria

Se evidencian grandes cambios dentro del tiempo de operación de la empresa

Distribuyamos en donde hace 5 años era su auge pero que ahora el tiempo afecta
Teniendo en cuenta que la operación y en los equipos la estrategia no fue
Planificada teniendo en cuenta la expansión que iban a tener

Mano de obra

se perdía la trazabilidad por cumplir de manera eficiente con los clientes perdiendo la
eficacia en donde estas dos deberían haber trabajado de la mano, el personal a pesar de
ser calificado no se dieron cuenta que la tecnología utilizada se quedaría obsoleta. El
personal empezó a tener tareas en diferentes áreas que lo correspondían,
dificultándose más con la presencia de accidentes profesionales
Del personal que generaban grandes ausencias

Materiales

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Los factores que no se tuvieron en cuenta fueron los materiales en donde no se
Controlaron teniendo en cuenta que el artículo de más alto costo que se tenía Presentaba
un déficit pero no lo observaron debido al gran volumen que manejaban y al
desorden operativo.

La pérdida en el control de los inventarios generaron estrategias poco viables y Seguras

para la verificación de los materiales perdidos, tanto en el Almacenamiento
como en la recepción debido a que se perdió la confianza en la Entrada de y el personal no
tenía el direccionamiento correcto para ejecutar las Tareas que se les asignaban.

El cambio

La flexibilidad que debería ser ineludible teniendo en cuenta la necesidad de

Prever las variaciones futuras para evitar que los posibles cambios transformaran
Una distribución en planta deficiente y anticuada, como lo que ocurrió en
Distribuyamos no se identificaron y no se tuvo en cuenta la magnitud para
adaptarse y cumplir con los requerimientos de todos los clientes

5.1. Fuentes de Información Primaria

Formato de despachos.
Formato de tiempo de ciclos.
Archivo de tiempo de ciclos.
Diagrama de Pareto realizado con el tiempo de ciclos.
Formato de horas extras.
Registro de horas extras.
Espina de pescado.
Registro fotográfico del área de trabajo.
Flujo grama.
Diagrama de actividades.
Indicador de demoras en zona de cargue.

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 Cargue de
Almacenamiento de camiones
Producto terminado

Montacargas
Alistamiento de
disponibles Producto

Almacenamiento
A Personal
Revisión de
Temporal Disponible
material Descargue en
Retrasada pasillos

Deficiencias en la
Operación
Logística.
Control de
Ubicación del Ingreso
Vehículo//tran
sporte Falta de espacio para
atención

Salida de los vehículos

Parqueo de Dificultad de
vehículos Ingreso

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 RECOMENDACIONES

La entrega final deberá contener las correcciones recomendadas por el

tutor en la retroalimentación de la segunda entrega. Adicionalmente se
debe incluir el conjunto de alternativas construidas, los criterios de
evaluación junto con la recomendación y las conclusiones del proyecto.

 incluir en la distribución y logística y definimos que aparte de los ya establecidos

los inventario almacenamiento y despachos en la nueva distribución deberían
incorporase, al personal de supervisión de la planta con un ingeniero en industrial
a cargo del sincrónico funcionamiento de las operaciones, generando reportes
físicos y digitales hacia las partes asociadas al proceso. De esta manera se estaría al
tanto de las operaciones retrasadas declinadas y con deficiencias de tiempo de
entrega.

 Se presentan inconvenientes en de retraso organizacional en las diferentes

áreas, pero esencialmente en el área de inventarios para esto se localización Se
debe dividir en pasos específicos los cuales nombraremos a continuación para una
correcta configuración de espacio de cada centro de acopio.

 Hacer control de inventario más constante para saber con exactitud la existencia
de los productos, mantener actualizado el inventario con el diseño, Además tener
etiquetado de manera visible los estantes de los productos con orden y por
categoría

 Se debe incorporar nuevas tecnologías, certificarnos con calidad para así obtener y
llamar nuevos clientes al mercado ya que se han perdido varios por los diferentes
inconvenientes que se presentaron.

 Rediseñar los procedimientos establecidos en la compañía tanto en el manejo de

inventarios en donde se tiene que controlar desde el inicio con el ingreso de la
mercancía con un filtro visible en la inspección, el lugar de almacenamiento
requerido de acuerdo al movimiento que se tenga cada uno de los SKU’S
en donde el sistema de almacenamiento de datos nos indique con facilidad la
ubicación de cada uno de los productos y de fácil auditoria en cualquier espacio de
tiempo

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 BIBLIOGRAFIA

 [ CITATION POL19 \l 9226 ]

 https://poli.instructure.com/courses/9029/files/3061971?module_item_id=491242
 https://poli.instructure.com/courses/9029/files/3062104?module_item_id=491252

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