REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

I.U.P.S.M. EXTENSION MARACAY

Tema IV

Franklin Pereira

C.I: 11.916.594

Felix Adolfo Perez

C.I: 18.242.999
 Introducción

El objetivo de este trabajo es analizar la importancia de los sistemas de

información dentro de las instituciones y la vida diaria, como una alternativa
para aumentar los niveles de productividad y competitividad. El estudio se
fundamenta en resaltar el papel de los sistemas de información como
herramienta gerencial para mejorar la efectividad. Se hace un enfoque de la
tendencia empresarial al uso de las nuevas tecnologías y como estas, tienen
un impacto significativo sobre las instituciones garantizándole ventajas
competitivas sostenibles. Se desarrolla en este texto, de forma teórica
descriptiva, los conceptos del establecimiento de los sistemas de información
y su impacto en la gerencia.
 La Institución

Una institución es una cosa establecida o fundada. Se trata de

un organismo que cumple con una función de interés público.

En algunos casos, es lo mismo hablar de una “institución educativa” que de

un “instituto educativo” o de una “organización educativa”.

La institución, de todas formas, no siempre es un lugar físico. Las normas de

conducta y las costumbres que rigen una sociedad también se consideran
instituciones. En este sentido, una institución es una estructura del orden
social que rige el funcionamiento de una sociedad. Hacer una reverencia a
modo de saludo o persignarse al ingresar a una iglesia son instituciones
sociales.

Como estructuras y mecanismos de orden social, las instituciones son uno

de los principales objetos de estudio en las ciencias sociales, como
la antropología, la sociología, la ciencia política, la economía y
la administración de empresas entre otras. Las instituciones son también un
tema de estudio central para el derecho, el régimen formal para la elaboración
e implantación de reglas.
 Sistema de Información

Un sistema de información se puede definir técnicamente como un

conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan),
procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de
decisiones y el control en una organización.

Hay tres actividades en un sistema de información que producen la

información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones,
controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o
servicios.

Actividades de un Sistema de Información

Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la

organización como de su entorno externo.

Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más

significativa.

Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las

actividades para las que se utilizará.

Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es

la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para
ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.
 Factores del Entorno de un Sistema de Información

Un sistema de información contiene información sobre una organización y

su entorno. Dentro de este entorno figuran clientes, proveedores,
competidores, accionistas y agencias reguladoras que interactúan con la
organización y sus sistemas de información.

Los sistemas de Información en las Instituciones

Los Sistemas de Información se construyen para mejorar las organizaciones

de estas y habitan en la estructura de las mismas. La mejora de la organización
receptora de los SI son el fin último que justifica su puesta en marcha.
Los SI en las instituciones ofrecen las siguientes tres ventajas y sus
consecuentes beneficios:

 Mejoran la Eficacia

 Mejoran la Eficiencia

 Aumentan la ventaja competitiva de las empresas.

La relación entre la tecnología de información y las instituciones es

compleja y las interpretaciones de estas relaciones son controvertidas. Los
sistemas de información y las instituciones ejercen entre sí una influencia
mutua. La tecnología de los sistemas de información tendrá un impacto
diferente en los distintos tipos de instituciones. La relación biunívoca entre las
instituciones y la tecnología de información se ve medida por diversos factores
que condicionan las decisiones para que estas sean o no tomadas por los
administradores. Entre los factores que median en las relaciones se tiene la
cultura organizacional, la burocracia, la política, modas en los negocios y la
pura casualidad.

Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de una

tecnología son el factor que más importa y lo que va a permitir tener una
opinión favorable ante una opción de adquisición de una tecnología

Una mayor efectividad busca tener una alta productividad, un aumento de

la misma y una consecuente mejora de los servicios. En este caso la IT se usa
como un facilitador para permitir a las organizaciones cumplir sus objetivos,
tomar mejores decisiones y proveer mejores productos y servicios a sus
clientes.
Ejemplos de aplicaciones que aumentan la eficacia de una institución son:

 Procesadores de texto: Permiten a las secretarias producir más cartas.

 Videos conferencias, mejor uso del tiempo.

 Computadoras de mano: “Palm’s” para toma de pedidos.

 Planillas electrónicas de cálculo

 Correo electronico, “e-mail”

Con la búsqueda de mayor eficiencia se busca: hacer más con menos, bajar los
costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas.

SI típicos que responden a este tipo de criterio son:

 Sistemas que permiten un ahorro de costos.

 Sistemas que permiten una reducción de labores manuales. El aumento de

eficiencia en muchos casos por automatismo trae aparejado como
consecuencia: reducciones de personal. No siempre este hecho puede ser
valorado como positivo.

 Permiten una reducción de espacios físicos Ejemplos de sistemas orientados

al aumento de eficiencia son:

 Software de impresión de facturas de pago.

 Sistemas computarizados de control ambiental.

 Sistemas de control de la producción

 Sistemas como los cajeros automáticos

Ejemplos de sistemas orientados al aumento de eficiencia son:

 Software de impresión de facturas de pago.

 Sistemas computarizados de control ambiental.

 Sistemas de control de la producción.

 Sistemas como los cajeros automáticos.

Aumento de Ventajas Competitivas

Los sistemas de este tipo responden a la pregunta ¿Cómo lograr una

posición, un servicio único y diferente, ante los competidores que todavía no
lo poseen? En general se caracterizan por permitir o habilitar un crecimiento
del negocio. Los SI en este caso se usan para ganar una ventaja sobre nuestro
rival.

Sistemas de Información típicos que responden a este tipo de criterio son:

 Sistemas de compra por Internet.

 Servicios bancarios diferenciales (por ejemplo: ATM)

 Servicios de compra de pasajes aéreos.

Ante este tipo de beneficio, las empresas competidoras reaccionan

prontamente y con la incorporación de la novedad a sus recursos tratan de
disminuir la ventaja existente de la empresa que lidera este proceso. Es decir,
en forma más simple, copian al líder. La líder gana mercado por el diferencial
de tiempo ante la competencia tardía.
Los beneficios de eficacia, eficiencia y aumento de las ventajas competitivas
no se dan aislados, no son únicos. Un SI produce una combinación de estos
beneficios. En la decisión de invertir en un SI es raro observar uno solo de los
beneficios mencionados. En general los sistemas ofrecen algo de las tres
ventajas aunque uno de ellos puede ser el foco, el motor o generador de la
opción de compra.

Sistema de Información dentro de la Estructura de la Información

Las organizaciones son sistemas vivientes que actúan y reaccionan ante

problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no
tienen actitud de cambio y reacción, es decir aquellas que están: ciegas a sus
problemas de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran
las verdaderas necesidades de la gente, pierden rápidamente competitividad
donde lo “único permanente es el cambios en nuestra época.

Los problemas que mencionamos son los siguientes:

 Problema negativo: La situación actual no satisface el objetivo.

 Problema potencial: La situación proyectada no satisface el objetivo

 Problema de implementación: ¿Cómo se va a concretar el objetivo?

 Aprovechamiento de oportunidades: Generación de un nuevo objetivo

Los avances tecnológicos en general y la tecnología de la información en

particular son un actor en estas acciones de cambio. Enfrentar estos
problemas trae aparejado previamente conocer acabadamente la situación
por medio de información para resolver los problemas.
 Los sistemas de información habilitan a la organización a resolver los
problemas y/o son parte de la solución de los mismos. Si bien los sistemas de
información inicialmente se consolidaron en la empresa para solucionar los
problemas administrativos y contables, el desarrollo de la tecnología se ha
insertado a todo nivel en la organización y constituye un servicio horizontal
integrado a la empresa

Los sistemas de información pueden tener implicaciones estratégicas para

las operaciones internas de la institución y que pueden alterar los balances
críticos con los factores externos del medio ambiente, como los nuevos
productos y servicios, los clientes y los proveedores. Estos cambios
estratégicos alteran la ventaja competitiva de la empresa. Los sistemas de
información pueden contrarrestar las fuerzas de la competencia al encerrar a
los clientes y proveedores. Estos sistemas pueden hacer que los costos de
cambiar de un producto a otro resulten prohibitivos para los clientes.

Sistemas de Información y Tecnología de la Información

Los sistemas de información en una empresa, independiente del uso de

computadoras, siempre existieron. Como hemos observado en la unidad
temática anterior, son parte integrante de la empresa. La información
aumenta nuestra posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a
niveles de certeza donde no habría equívoco posible. Claro está, que estamos
tomando como criterio para de la toma de decisiones la razonabilidad de los
problemas, que claro que muchas veces, las decisiones no se toman en forma
racional.
 La mayoría de las acciones provienen de decisiones y las decisiones
provienen de tener información. Este proceso, que muchas veces no se realiza
en forma consciente, está en nuestra vida diaria y en la vida de las empresas a
todo nivel. Un ejemplo, por cierto muy sencillo, es vestirnos de diferente forma
de acuerdo a la información que tengamos sobre las condiciones del tiempo.

El pronóstico del tiempo (la información) para saber que ponernos (acción)
puede ser formal a través de un informe meteorológico de un noticiero radial
o el periódico, o informal como podría ser un dolor de callos de nuestra abuela
que habitualmente nos indica lluvia.

Resistencia Institucional al Cambio

La resistencia institucional es la causa de que muchos sistemas fracasen. Estas

resistencias son:

Las instituciones adoptan el cambio sólo cuando deben hacerlo, ellas no

innovan a menos que exista un cambio sustancial en el medio ambiente.

Fuerzas sustanciales resistentes al cambio están arraigadas en las

estructuras, valores y grupos de interés en la institución.

La innovación en la institución es difícil y compleja de alcanzar. Implica más

que sólo la compra de tecnología.

La tecnología no hará el trabajo por las personas, para que los sistemas de
información trabajen adecuadamente es necesario manejar el proceso de
manera activa, ajustar la tecnología a la situación y aceptar la responsabilidad
del éxito y el fracaso.

Ningún sistema toma estos factores en cuenta. Los factores organizacionales

centrales son:

 El medio ambiente

 La estructura organizacional

 La cultura y la política

 El tipo de institución

 El grado de apoyo y la comprensión de la alta dirección

 El nivel de la institución que opera el sistema

 Los principales grupos de interés afectado por el sistema

 Los tipos de tareas y decisiones que deben ser apoyados por el sistema

 Los sentimientos y actitudes

 La historia de la institución

Sistemas de Información en la Vida Diaria

La sociedad ha tratado de comunicarse cada vez más, ya que como sociedad

pos industrial y globalizados, una de las cuestiones más importantes es la
comunicación, y lo que está haciendo las sociedades no es únicamente
comunicarse, si no interactuar, ya que al interactuar, aparte de conocerlo,
sabemos cómo es vivirlo. Los sistemas touch, la nube, la IA, van siendo más
importantes para la vida cotidiana, porque la misma sociedad lo ha estado
estableciendo así.

La internet es usada para toda clase de actividades, desde compras hasta

tareas de colegio., las redes sociales para conectarse con amigos familia,
colegas en línea y conocer nueva gente que tienen los mismos intereses y
hobbies., twitter por ejemplo es una aplicación de servicio de short-message,
los usuarios pueden recibir pequeños mensajes llamados tweets. Estos post
son vistos en su perfil y otros usuarios pueden ser enviados a sus archivos.
 Conclusión

La actual crisis económica mundial acentúa la importancia del control

gerencial, basado en los sistemas de información de las instituciones, como
una de las primeras líneas de defensa de los empresarios ante costos
crecientes y recursos en reducción. Igualmente, los rápidos cambios en el
medio donde deben funcionar las organizaciones, le han agregado urgencia a
la necesidad de los ejecutivos de desechar viejas técnicas y encontrar nuevas
formas para lograr mejorar su de producción, garantizándose mayores niveles
de productividad. En esta área, (y como se ha afirmado a lo largo de este
trabajo), los sistemas de información son considerados una herramienta muy
útil en dicho proceso.