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MICROSOFT PROJECT
Gestión de Tareas

Capacidad:
Planifica eficientemente las tareas de un proyecto.

Contenidos:

1. Crear un nuevo plan de proyecto – Configuración previa.


Microsoft Project 2013 permite que un proyecto sea dividido en tareas y esto se hace
con la finalidad de dividir el trabajo en partes más fáciles de administrar, mientras más
pequeño sea el grado de granularidad de una tarea se podrá manejar y administrar de
una manera más sencilla.
Para poder mostrar cómo se realiza la gestión de tareas dentro de Project 2013,
utilizaremos el siguiente ejemplo:
Nombre del Proyecto: Creación de Modulo de Computación III
Tareas:
 Convocar a reunión a los docentes de Computación III.
 Realizar reunión de coordinación y repartición de sesiones.
 Desarrollar sesiones de clase por parte de los docentes.
 Entrega de sesiones desarrolladas.
 Consolidación de módulo de computación III.
 Entrega de módulo de computación III a coordinador.
 Aprobación de módulo de computación III.

4.1. Crear Tareas


Para crear tareas dentro de Project 2013 primero empezaremos por abrir un nuevo
archivo:

Ilustración 1. Ventana inicial de Project 2013

Cuando abrimos un nuevo proyecto aparece por defecto la vista Diagrama de


Gantt; Para crear una tarea nos ubicaremos en la grilla que forma parte de la vista
por defecto, esta grilla se conoce como Hoja de tareas:

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 2


Hoja de Tareas

Ilustración 2. Hoja de tareas de un archivo de Project 2013

No ubicaremos en la primera fila de la columna llamada Nombre de Tarea y allí


ingresaremos el nombre de la tarea, esto se puede visualizar mejor en la siguiente
imagen:

Ilustración 3. Muestra de la columna Nombre de tarea

En este caso hemos ingresado la tarea llamada: Convocar a reunión a los


docentes de computación III, esta tarea es de la que aparece en el ejemplo que
desarrollaríamos al inicio de la sesión, si se desean agregar las demás tareas
simplemente tenemos que copiarlas después de la anterior esto debe quedar
como en la siguiente imagen:

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 3


Ilustración 4. Ejemplo de ingreso de tareas a un proyecto

Estas tareas son las que se mencionaron al inicio de esta sesión; ahora usted
sabe cómo es muy fácil ingresar las tareas de un proyecto a la herramienta de
Project 2013.
4.2. Tipos de Tareas
Dentro de Project 2013 podemos encontrar diferentes tipos de tareas entre las
que podemos mencionar:
 Tarea, esta es una tarea normal, la cual la vimos en el ejemplo de la
sección anterior
 Tarea Periódica, esta es conocida como tarea repetitiva, es una tarea
que se repite cada cierto lapso de tiempo, de acuerdo a la programación
que nosotros mismos queramos.
 Tarea Resumen, esta es un tarea que tiene un conjunto de actividades
dentro de ella (subtareas)
 Hito, es una tarea especial la cual posee una duración de 0 (cero), cuya
finalidad es indicar que sucederá un evento determinado que no involucra
una duración determinada.
Si queremos ingresar un tipo de tarea específica de las arriba mencionadas
debemos ingresar a la ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y
seleccionamos el comando Tarea como se muestra en la figura siguiente:

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 4


Ilustración 5. Comando muestra diferentes tipos de tareas

4.2.1. Tarea Normal


El desarrollo de esta tarea la vimos anteriormente, se trata de simplemente
ingresar las tareas que forman parte del proyecto como se muestra en la
figura:

Ilustración 6. Ejemplo de tareas estandar de un proyecto

4.2.2. Tarea Periódica


Para ingresar una tarea periódica primero nos ubicaremos en la fila de la
hoja de tareas donde queremos ingresar dicha tarea y segundo iremos a:
ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el
comando Tarea y allí seleccionaremos Tarea Periódica.

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Ilustración 7. Pasos para ingreso de tarea periódica

Posteriormente aparece una ventana donde podemos observar una nueva


ventana en la cual podemos configurar la tarea resumen a ingresar; allí se
puede configurar lo siguiente:
 Nombre de la tarea resumen
 Periodo de repetición: cada cuanto tiempo se volverá a repetir la
tarea: diario, semanal, mensual, anual
 El día de repetición para la tarea repetitiva: domingo, lunes, martes,
etc
 Rango de fechas: fecha de comienzo y fin en la cual durara la tarea
repetitiva.

Ilustración 8. Detalles de configuración de tarea periódica

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 6


Luego se presiona el botón Aceptar; y se muestra a continuación el
resultado final:

Ilustración 9. Verificación de inserción correcta de tarea repetitiva

4.2.3. Tarea resumen


Para ingresar una tarea resumen primero nos ubicaremos en la fila de la
hoja de tareas donde queremos ingresar dicha tarea y segundo iremos a:
ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el
comando Resumen.

Ilustración 10. Pasos para insertar tarea resumen

Al hacer clic aparecerá en la hoja de tareas la nueva tarea de resumen, a


continuación se muestra cómo quedaría al ingresar una tarea de este tipo:

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Ilustración 11. verificación de ingreso correcto de tarea resumen

4.2.4. Hito
Para ingresar una tarea resumen primero nos ubicaremos en la fila de la
hoja de tareas donde queremos ingresar dicha tarea y segundo iremos a:
ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el
comando Hito.

Ilustración 12. Pasos para insertar una tarea tipo hito

Al hacer clic aparecerá en la hoja de tareas la nueva tarea de resumen, a


continuación se muestra cómo quedaría al ingresar una tarea de este tipo:

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Ilustración 13. Verificación de inserción de tarea hito

Como se muestra un hito tiene una duración de cero días y en la


parte gráfica la tarea se convierte en un rombo.
4.3. Restricciones de las Tareas
Dentro de Project 2013 podemos aplicar diferentes tipos de restricciones sobre las
tareas; pero estas tareas son en base a fechas específicas las cuales se deben
ingresar al mismo tiempo del tipo de restricción.
Para poder modificar las restricciones es necesario agregar una columna dentro
de la hoja de tareas, para ingresa una nueva columna se dará clic derecho sobre
cualquier columna y seleccionamos la opción Insertar Columna:

Ilustración 14. Insertando columna "Tipo de restricción"

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 9


Allí ingresaremos el nombre de Tipo de Restricción y presionamos enter,
aparecerá una nueva columna donde podemos modificar la restricción para las
tareas, lo que se menciono debe quedar como se muestra en la siguiente imagen:

Ilustración 15. Seleccionando restricciones para tarea

Tenemos diferentes tipos de restricciones para una tarea:


 Lo antes posible, es la configuración por defecto
 Lo más tarde posible
 Debe comenzar el
 Debe finalizar el
 No comenzar después del
 No comenzar antes de
 No finalizar después del
 No finalizar antes de
Esta columna debe estar acompañada de la columna Fecha de Restricción
para que se pueda entender mejor lo relacionado con las restricciones de tareas,
para eso ingresamos dicha columna, en la siguiente imagen se muestra cómo
debería de quedar:

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Ilustración 16. Columna "Fecha de restricción"

4.4. Clases de Tareas


Dentro de Project 2013 podemos definir dos tipos de tareas; las cuales son:
programada manualmente y autoprogramar.
 Programar Manualmente, permitirá que el usuario pueda programar
desde cero una tarea
 Autoprogramar, permitirá que Project calcule de forma automática los
valores de las tareas
NOTA: Cuando se ingresa una tarea esta aparece por defecto como Programar
manualmente

Si queremos cambiar el modo de la tarea nos ubicaremos en la fila de la hoja de


tareas que queremos cambiar de modo y segundo iremos a: ficha TAREA nos
ubicaremos en el grupo tarea y seleccionamos el comando Programar
Manualmente o Autoprogramar, según sea el caso; a continuación se muestra
una imagen de ejemplo.

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Ilustración 17. Comandos de tarea: autoprogramanda o programada manualmente

Con estos puntos podemos observar la forma correcta para gestionar las tareas
dentro de Project 2013.

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Referencias Bibliográficas
Office.com. (2013). Novedades de Project 2013 - project-help. Recuperado el 08 de 09 de 2013,
de Novedades de Project 2013 - project-help: http://office.microsoft.com/es-
es/project-help/novedades-de-project-2013-HA102749523.aspx

Office.com, P.-h. . (2013). Objetivo de la administración de proyectos: crear una nueva


programación de proyecto. Recuperado el 08 de 09 de 2013, de Objetivo de la
administración de proyectos: crear una nueva programación de proyecto:
http://office.microsoft.com/es-ar/project-help/objetivo-de-la-administracion-de-
proyectos-crear-una-nueva-programacion-de-proyecto-HA102919765.aspx

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Referencias Bibliográficas:

Aguirre, L. A. (2010). Microsoft Project. Lima: Macro E.I.R.L.


Timothy, J., & Chatfield, C. (2010). Microsoft Project paso a paso. Ediciones
Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.).

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