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Procedimientos para El Manejo Del Almacén e Inventarios de La Unat PDF
Procedimientos para El Manejo Del Almacén e Inventarios de La Unat PDF
MONOGRAFÍA
FACULTAD DE POSTGRADOS
BOGOTÁ, 2008
CUBIERTA
FACULTAD DE POSTGRADOS
BOGOTÁ, 2008
LOMO
TGE
ESAP
2008
INTRODUCCIÓN
1
TABLA DE CONTENIDO
1. GENERALIDADES ……………………………………………...…… 4
1.1. DEFINICIONES GENERALES …………………………………...… 4
1.2. ALMACÉN …………………………………………………………….. 5
1.3. ORGANIZACIÓN ………………………………………………...….. 5
1.4. FUNCIONES DEL ALMACÉN ………………………………………. 6
1.5. BIENES MUEBLES EN BODEGA ………………………………….. 8
1.5.1. Elementos devolutivos ………………………………………………. 8
1.5.2. Elementos de consumo …………………………………...………… 8
1.5.3. Bienes de consumo ……………………………………...............… 9
1.5.4. INGRESOS ALMACÉN …………………………………………….. 10
2
4.2.1. Por egresos de almacén de bienes devolutivos………………… 27
4.2.2. Por traslado de bienes devolutivos en servicio al almacén……. 27
4.2.3. Por traslado de bienes devolutivos entre cuentadantes……….. 27
4.2.4. Por devolución de inservibles al almacén……………………….. 28
4.2.5. Por pérdida y hurto…………………………………………………. 28
5. PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS.. 31
5.1. ENTREGA DE ALMACENES…………………………………….. 31
5.2. ENTREGA DE INVENTARIOS DE LOS BIENES………………
DEVOLUTIVOS EN SERVICIO DE LAS DEPENDENCIAS….. 32
5.3. INVENTARIOS ACTUALIZADOS……………………………….. 33
6. RESPONSABILIDADES…………………………………………. 35
6.1. RESPONSABILIDAD DE BIENES EN DEPÓSITO…………… 35
6.2. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN BIENES
EN DEPÓSITO…………………………………………………….. 35
6.3. RESPONSABILIDAD DE BIENES EN SERVICIO…………….. 35
6.4. DETERMINACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD……………… 35
6.5. CESACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA
UNAT Y ENTES FISCALIZADORES……………………………. 36
6.6. REPOSICIÓN DE BIENES FALTANTES……………………….. 36
7. BAJA DE BIENES…………………………………………………. 37
7.1. RESPONSABILIDADES……………………………………...….. 37
7.2. CLASIFICACIÓN DE BAJAS………………………………...…. 37
7.2.1. De bienes servibles y obsoletos……………………….…........... 37
7.2.2. De bienes inservibles……………………………………….….…. 37
7.2.3. Bajas por exoneración de responsabilidad fiscal…………...… 38
7.2.4. Por hurto o pérdida en poder del cuentadante……………...… 38
7.3. PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES
INSERVIBLES……………………………………………………… 38
7.4. COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES……………………….. 39
7.4.1. Venta directa……………………………………………………….. 40
7.4.2. Venta por el sistema de martillo…………………………………. 40
7.5. DESTRUCCIÓN………………………………………………….. 40
ANEXOS …………………………………………………………. 40
CONCLUSIONES ……………………………………………….. 42
BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………….. 43
3
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
BIENES
4
- INVENTARIOS
- BAJA DE BIENES
1.2. ALMACÉN1
Es el sitio bodega(s) en el cual se almacenan los elementos devolutivos y/o
de consumo que adquiere o se transfieren a la UNAT, con el fin de atender
las necesidades de apoyo de sus dependencias y prestar con eficiencia,
eficacia y efectividad los servicios de la comunidad.
1.3. ORGANIZACIÓN
El almacén debe estar organizado de tal forma que los bienes estén
agrupados y separados físicamente en bienes de consumo y bienes
devolutivos en depósito, correspondiendo dicha distribución con el Kárdex,
cuya administración será responsabilidad del almacenista.
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Es.wikipedia.org/wiki/almacén
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1.4. FUNCIONES DEL ALMACÉN
6
i) Presentar los documentos, cuentas y soportes que se requieren para
los respectivos asientos contables de la entidad, así como los informes
que requieren los órganos de control y vigilancia.
j) Enviar oportunamente los reportes que se les solicite sobre elementos
devolutivos, para efectos de la constitución de pólizas de seguros que
amparan los bienes de la entidad.
k) Solucionar las inquietudes que se formulan sobre inventarios,
verificando necesidades en las dependencias para realizar traspasos o
bajas de elementos que no necesiten
l) Coordinar con el encargado de las compras de la UNAT, para que
estas se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando
criterios de codificación, descripción, cantidad, calidad, características
y unidad de medida de los elementos.
m) Clasificar, relacionar y adelantar los trámites respectivos, para dar de
baja los bienes de la entidad que así lo ameriten.
n) Velar por la correcta distribución y organización del almacén y por el
cumplimiento de las normas de seguridad industrial en el mismo.
o) Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control
para optimizar las funciones y actividades propias de su área, en
concordancia con los planes y programas de la UNAT.
p) Rendir informe anual o cuando así sea requerido de las actividades,
programas y proyectos desarrollados durante el año.
q) Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su
área y proponérselo a su superior inmediato.
r) Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano
asignado para el cumplimiento de las funciones.
s) Las demás asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.
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1.5. BIENES MUEBLES EN BODEGA
Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque
por el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren.
Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque al
agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o
materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de
esos otros, son aquellos bienes que forman parte del costo o gasto.
2
www.uptc.edu.co
8
- Clasificación de los bienes de consumo3
Son los que compran los consumidores definitivos para su propio consumo.
Los bienes de consumo incluyen bienes de uso común, de comparación, de
especialidad y no buscados.
Bienes de comparación
Bienes de especialidad
Bienes no buscados
Registro
3
www.mercadotecnia/tema1
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- Referencia.
- Unidad de medida.
- Fecha.
- Movimiento.
- Cantidad de entradas y salidas.
- Saldo.
- Valor unitario.
- Valor movimiento.
- Valor promedio unitario.
- Valor total.
- Fecha de emisión.
- Número de ingreso, debe ser ascendente, consecutivo y preimpreso
generado por aplicativo.
- Descripción del movimiento.
- Proveedor, NIT o cédula de ciudadanía.
- Tipo de transacción y fecha.
- Número de factura y fecha.
- Observaciones.
- Relación de elementos: categoría .
- Firma del almacenista.
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El comprobante de ingreso debe ser elaborado por el almacenista el día que
reciba los elementos previa verificación y confrontación de las
especificaciones, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el
contrato celebrado por la UNAT, así como también aquellos que ingresen al
patrimonio de la UNAT, por cualquier modo de adquisición en original y tres
copias distribuidas así:
11
CAPÍTULO II
12
características, cantidades y calidad, establecidas en el contrato u
orden de compra.
d) Solo se aceptarán entregas parciales o entregas en lugar distinto del
almacén, cuando así se establezca en el respectivo contrato o porque
sus características de almacenamiento lo exijan en cuyo caso el
interventor del contrato da visto bueno de conformidad con el recibido.
e) En las adquisiciones de bienes devolutivos por caja menor, debe ser
presentado al almacén el formato y la factura respectiva, para realizar
el ingreso y el egreso de almacén, requisitos sin los cuales no se
puede legalizar dicha adquisición.
f) El almacenista no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista el
contrato u orden de compra debidamente legalizado en su totalidad y
del cual debe recibir oportunamente la copia de la oficina jurídica o del
área encargada según el caso.
g) El almacenista dará aviso al área encargada y a la oficina jurídica
cuando no se cumpla por parte del proveedor la entrega de los bienes
en el tiempo acordado en el contrato u orden de compra, sin perjuicio
de las funciones y responsabilidades de los interventores del contrato.
h) El almacenista no recibirá los bienes que no coincidan con las
características de marca, cantidad y demás características
establecidas en el contrato u orden de compra. Cuando esto suceda
se dará aviso al área correspondiente, al interventor del contrato, o al
ordenador del gasto, en caso de contratos de administración de
proyectos, para que se solucione con el proveedor las diferencias
presentadas. Si las diferencias persisten se dará aviso a la oficina
jurídica.
i) Cuando se trate de bienes que deban ser recibidos con la instalación e
inspección, prueba o ensayo por parte del personal especializado, el
proveedor deberá coordinar previamente con el almacenista la fecha y
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hora de entrega, para que estas personas se hagan presentes en el
recibo.
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2.3. INGRESO POR DEVOLUCIONES
2.3.1. Inservibles
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El documento de devolución debe contener: dependencia, nombre, firma y
cédula del cuentadante responsable de los bienes, número de identificación
de inventarios, código, descripción, cantidad, valor unitario y valor total del
elemento a reintegrar.
2.3.2. Servibles
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responsabilidad del bien a quien los recibe. Este trámite se efectúa mediante
la solicitud del superior inmediato y lo realizan los funcionarios del grupo de
almacén.
Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por
causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de
similares características.
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- Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes ofreciendo los
que va a reponer y el detalle de éstos.
- Aceptación de la reposición por parte del Subdirector Administrativo y
Financiero o del jefe de la oficina de Recursos Físicos de la entidad y
el jefe de almacén.
- Concepto técnico del funcionario competente, que acredite que los
bienes ofrecidos reúnen las mismas características del faltante.
- Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable del bien,
en donde se consigne claramente la actuación.
18
CAPÍTULO III
- Fecha de emisión.
- Numeración preimpresa o generada por el aplicativo consecutiva y
ascendente.
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- Nombre del responsable, cédula de ciudadanía, dependencia, tipo de
transacción y observaciones.
- Categoría, elemento, referencia interna, nombre del bien, unidad,
cantidad, valor unitario y valor total.
- Firma del almacenista o quien haga sus veces y firma del cuentadante
que recibe a cargo del cual van a quedar los bienes a entregar, con
número de documento de identidad.
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d) El almacenista recibe las solicitudes y procede a revisar, aprobar,
elaborar el comprobante de egreso, separar y entregar los pedidos.
Dicha entrega se hace dentro de los siguientes 5 días hábiles al recibo
de la solicitud, con el respectivo documento de egreso, separar y
entregar los pedidos. Dicha entrega se debe soportar con el respectivo
documento de egreso.
e) El almacenista puede disminuir las cantidades solicitadas, previo
análisis de consumo, verificación de uso de los elementos en cada
dependencia y teniendo en cuenta las existencias en bodega de
almacén.
f) El jefe o coordinador de cada dependencia o quien haga sus veces
recibe los bienes previa confrontación y revisión, firma con su número
de documento de identidad el comprobante de egreso.
g) El comprobante de egreso no debe tener enmendaduras ni tachones.
h) Cuando ingresen al almacén bienes con destinación específica a
través de contratos, el almacenista genera el egreso y realiza la
entrega de manera inmediata, sin necesidad una solicitud.
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c) Los bienes devolutivos en servicio, de uso común en las
dependencias, estarán a cargo del jefe de la dependencia. Los bienes
de uso individual estarán a cargo de cada funcionario, a través de los
inventarios personalizados. Los bienes de uso individual estarán a
cargo de cada funcionario, a través de los inventarios personalizados,
los bienes de las instalaciones locativas, tales como oficinas abiertas,
tapetes, extintores, materas y otros estarán a cargo del jefe de
recursos físicos.
d) El almacenista elabora el comprobante de egreso de almacén
relacionando el bien que entrega, con el número de identificación de
inventarios, el código, la descripción, el valor unitario, el valor total,
igualmente el nombre del funcionario que estará a cargo del bien, su
número de cédula y la dependencia a la que pertenece.
e) El funcionario que recibe el bien, verifica el estado físico y el número
de la placa de identificación de inventarios, el cuentadante
responsable del inventario de la sección, si está de acuerdo firma
como recibido con su número de cédula, conserva para su archivo
personal copia del egreso de almacén que lo hace cuentadante
responsable ante la entidad para el buen uso, conservación y cuidado
del bien recibido.
f) El almacenista descarga de sus inventarios de bienes devolutivos en
depósito los bienes entregados, carga a la cuenta de bienes muebles
en servicio y envía copias del egreso de almacén debidamente
firmados a contabilidad para su respectiva contabilización.
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Debe ser elaborado por el grupo de almacén, en forma simultánea a la
entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido de cada dependencia y
la programación de necesidades periódica de cada área funcional.
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Una vez establecida la institución que requiere los bienes o elementos el
Director produce un acto administrativo autorizando el despacho.
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3.3.2. Por pérdida o hurto
Es la salida de bienes por pérdida o hurto, para lo cual el almacenista deberá
elaborar el documento de egreso de almacén, soporta ndo con el fallo de
exoneración del cuentadante. Copia del egreso se envía a contabilidad.
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CAPÍTULO IV
El registro del movimiento de los bienes devolutivos está a cargo del grupo
de almacén e inventarios.
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- Por traslados de bienes devolutivos en servicios de un cuentadante a
otro ya sea la misma o diferente dependencia.
- Por devolución de inservibles al almacén y
- Por pérdida o hurto.
27
a realizar los registros respectivos, requisito indispensable para
realizar los inventarios.
d) Los traslados que se realizan entre dependencias o entre
cuentadantes que no cumplan estos requisitos, carecen de validez y la
responsabilidad recae sobre el cuentadante que figure en los registros
de inventarios.
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c) El almacén procede a identificar y registrar en un inventario de bienes
perdidos el elemento con sus respectivas especificaciones técnicas,
cantidad, valor que figura en el inventario y reporta a contabilidad
informando adicionalmente el nombre del funcionario responsable.
d) El grupo de contabilidad debe constituir la cuenta responsabilidad en
proceso, en cabeza de la persona que tenía los bienes bajo su
responsabilidad, de acuerdo con los inventarios personalizados. En las
responsabilidades en proceso aún no se ha determinado el
responsable toda vez que no se ha iniciado el proceso de
responsabilidad fiscal o el mismo aun no ha concluido. Para
contabilizar la responsabilidad como fiscal debe haberse preferido un
fallo con responsabilidad fiscal y este debe ser debidamente
ejecutoriado.
e) El funcionario responsable debe dar aviso por escrito, anexando la
copia de la denuncia del hecho a la Subdirección Administrativa y
Financiera, para que se proceda a realizar el trámite del reclamo ante
la compañía aseguradora o ante la empresa responsable de la
seguridad de las instalaciones físicas de la entidad según el caso.
f) Adicionalmente el Subdirector Administrativo y Financiero comunicará
al Jefe de Control Interno Disciplinario, quien está facultado para
iniciar la correspondiente investigación disciplinaria y establecer las
responsabilidades disciplinarias del funcionario responsable.
g) Cuando se emita fallo de la Contraloría General de la República, para
aquellas pérdidas que se ocasionaron antes de la expedición y
publicación de la Resolución Orgánica No. 4536 del 3 de noviembre
de 1988, o en su defecto el emitido por el Jefe de Control Interno
Disciplinario, dicho fallo debe ser entregado a contabilidad para
efectos de la actualización de la cuenta de responsabilidades en
proceso y de inventarios el bien respectivo.
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h) En el caso en que la Contraloría General de la República o el Jefe de
Control Interno Disciplinario, exonere al funcionario de la pérdida del
bien, con este fallo, se procederá a descargar de los registros
contables de las cuentas de responsabilidades en proceso y de
inventarios el bien respectivo.
i) En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa como fiscal
por la pérdida del bien, el responsable deberá sin perjuicio de la
acción penal, reponer inmediatamente el bien por uno de iguales
características, marca y modelo extraviado, para lo cual hará entrega
del nuevo elemento al almacén de la UNAT. En el evento que no se
consiga en el mercado un elemento igual o de similares
características, el responsable consignará el valor comercial del bien
en la cuenta que le indique la tesorería de la entidad previo avalúo
comercial.
j) Cuando el fallo sea responsabilidad y la compañía aseguradora haya
cubierto el valor del bien, el responsable responderá ante la Compañía
de Seguros.
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CAPÍTULO V
31
- Igualmente el almacenista que entrega mediante inventario debe
hacer entrega física de los elementos devolutivos en servicio que se
encuentre a su cargo.
- La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por
todos los actuantes, dejando constancia.
- Se envía copia del acta de entrega al Subdirector Administrativo y
Financiero.
32
e) Si un funcionario se retira de una dependencia sin hacer entrega
formal de los bienes a su cargo en los términos señalados, responderá
administrativa y fiscalmente por los bienes faltantes.
f) Todo cuentadante inmediatamente reciba el inventario a su cargo
deberá realizar los inventarios personalizados.
g) Cada funcionario sin importar su vinculación, funcionario de planta o
provisional o contratista debe tener su inventario personalizado y
responder por los bienes recibidos para el desarrollo de sus funciones.
h) Todos los funcionarios, independientemente que sean cuentadantes
responsables, deben velar por la custodia, cuidado y administración de
los bienes de la entidad.
i) Todo cuentadante debe velar que todos los bienes que se encuentran
en la dependencia a su cargo estén debidamente legalizados e
inventariados. No deben existir sobrantes por cuanto la falta de
legalización de los mismos se reflejan como inconsistencias en los
estados financieros de la UNAT.
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c) La consolidación de los inventarios para efectos del cierre contable, lo
debe realizar el Grupo de Almacén e Inventarios, para o
l que debe
efectuar selectivamente el inventario físico a los cuentadantes.
d) Cada cuentadante de la UNAT debe tener en su archivo personal la
carpeta con el inventario de elementos devolutivos a su cargo, con sus
respectivas novedades.
34
CAPÍTULO VI
6. RESPONSABILIDADES
35
6.5. CESACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA UNAT Y ENTES
FISCALIZADORES
36
CAPÍTULO VII
7. BAJA DE BIENES
7.1. RESPONSABILIDADES
37
c) Los que por su antigua construcción, incapacidad, escaso rendimiento
o por ser antieconómicos o ruinosos en relación con los nuevos
sistemas, práctica o procedimientos no estén en uso desde hace
mucho tiempo, o pueden considerarse obsoletos o anticuados.
d) Por inadecuados o desproporcionados, no puedan usarse para lo que
fueron destinados y más bien constituyan un estorbo.
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c) Si los bienes dados de baja son susceptibles de venta, el Subdirector
Administrativo y Financiero procede al trámite para su
comercialización.
d) Si se determina que los bienes deben ser destruidos, se da traslado
de la resolución de baja al almacenista, para que proceda a la
respectiva destrucción.
e) Los bienes dados de baja, pertenecientes a la UNAT, no podrán ser
donados a particulares, ni entidades con o sin ánimo de lucro y por lo
tanto deben ser comercializados o destruidos, según sea el caso, de
acuerdo con lo establecido con el artículo 355 de la Constitución
Política de Colombia.
4
Decreto 855 de 1994 – Artículo 14
5
Ley 80 de 1993 – Artículo 24 – Literal a)
39
Las formas de comercialización de los bienes dados de baja, podrán ser las
siguientes:
7.5. DESTRUCCIÓN
40
b) El almacenista procederá a coordinar la destrucción, la cual finaliza
con el acta respectiva, practicada en el sitio de la misma y firmada por
las personas que intervienen.
c) En la destrucción deben participar el grupo de almacén e inventarios,
el Jefe de Recursos Físicos y el delegado de la Subdirección
Administrativa y Financiera.
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CONCLUSIONES
42
BIBLIOGRAFÍA
- Es.wikipedia.org/wiki/almacén.
- www.uptc.edu.co.
- www.mercadotecnia/tema 1
- Decreto 855 de 1994 – Artículo 4.
- Ley 80 de 1993 – Artículo 24 – Literal a)
- Constitución Política de Colombia.
- Ley 610 del 2000.
- Ley 1150 de 2007.
43