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Código: PROCEDIMIENTO DE ACCIONES

Versión: 02 PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y


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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar


las acciones correctivas, preventivas y de mejora orientadas a eliminar las causas
de las No Conformidades reales y potenciales y a atender las oportunidades de
mejora generadas en el marco del Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

2. ALCANCE

Inicia con la documentación del hallazgo por las diferentes fuentes de identificación,
y finaliza con la evaluación de la efectividad de las acciones implementadas.

3. DEFINICIONES

3.1. Acción Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Es decir, la
acción correctiva actúa sobre las causas de no conformidades que han ocurrido.

Nota: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse,
mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

3.2. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

3.3. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener


evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión
en que se cumplen los criterios de auditoría.

3.4. Adecuación: Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones,


etc., para cumplir los requisitos. Para efectos del SIG en el Ministerio, se considera
adecuado, cuando corresponde a los requerimientos legales (Leyes, Decretos,
Sentencias, resoluciones, procedimientos internos y norma de calidad). La acción
correctiva o preventiva se puede normalizar, volverse sistemática y documentarse.

3.5. Conveniencia: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las
metas y políticas organizacionales. (En el Ministerio el referente para la gestión de
los procesos está entre otros el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan estratégico y
de Acción Institucional).
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3.6. Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una
corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. (No requiere análisis de
causa, mitiga el efecto, pero no elimina la causa)

3.7Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

3.8. No Conformidad (NC): No cumplimiento de un requisito.

3.9. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan


los resultados planificados. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872/03
como una medición de resultado.

3.10. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

3.11. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los


resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

3.12. Hallazgo: Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en


la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de
auditoria. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar:

No conformidad Real: Incumplimiento de un requisito técnico, legal o


funcional. Se constituye, cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

No Conformidad Potencial: Hecho o situación que podría generar el


incumplimiento de un requisito.

Oportunidad de Mejora: Hecho o situación que puede ser potencializado para


incrementar el grado de satisfacción de los clientes o de las partes interesadas.

3.13. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que


interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.

3.14. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u


obligatoria.

3.15. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la


adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para
alcanzar unos objetivos establecidos.

3.16. Reformular: Definir una(s) nueva(s) acción(es) para resolver las causas del
hallazgo, de manera que sustituya la(s) inicialmente prevista(s), la reformulación
puede ser resultado de un nuevo análisis de causas.
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3.17. Reprogramar: Determinar un nuevo plazo para la ejecución de la actividad.

3.18. Verificar: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que


se han cumplido los requisitos especificados.

4. GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Cuando las no conformidades sean por la fuente de “Auditorías Internas o Externas”


se debe dejar la misma redacción del hallazgo en el formato de “Registro de
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”, el mismo consecutivo del hallazgo y
la fecha de la auditoria. El seguimiento a las Ac/Ap/Am, resultado de las auditorías,
se realiza bajo el procedimiento de Auditorías Internas del proceso Evaluación
Independiente.

Las fuentes utilizadas en el ministerio para identificar/ detectar un hallazgo son:

Auditorías internas
Auditorías externas
Control de Procesos (análisis de indicadores)
Administración del riesgo (Mapa de Riesgos)
Revisión por la Alta Dirección

Cuando los responsables de ejecutar las acciones propuestas pertenezcan a


diferentes dependencias, se debe concertar la formulación de estas bajo la
coordinación del responsable del proceso en el que se identificó el hallazgo.

Los plazos establecidos para la ejecución de las acciones de mejora deben ser
razonables y definidos acorde con la dimensión de las acciones formuladas.

El reporte de avance para las acciones de mejora propuestas se debe realizar


antes de la fecha de terminación de la actividad, para evitar su reformulación.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. Documentar el hallazgo el cual se debe de hacer en el Formato de Acciones


Preventivas, Correctivas y de Mejora, de acuerdo con las diferentes fuentes de
identificación Acción preventiva, Correctiva o Mejora
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5.2. Reportar el hallazgo con la identificación del problema en la sección 2 del


formato de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

5.3. Identificar las causas que generaron o podrían generar la situación


descrita en el hallazgo, diligenciando la sección 3: DESARROLLO DE POSIBLES
CAUSAS del hallazgo del formato de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora
El ejercicio de identificación de las causas debe realizarse con el apoyo de
las personas tienen relación con la no conformidad y que puedan aportar a la
identificación de la causa (s) raíz del problema (Análisis Causa – Efecto, Lluvia de
ideas, 5 por qué, entre otros).

5.4. Formular el plan de mejoramiento para eliminar las causas de la no


conformidad real o potencial o para atender la oportunidad de mejora diligenciando
la sección 4: Plan de Mejoramiento del formato de Acciones Preventivas,
Correctivas y de Mejora.

5.5. La reprogramación o reformulación debe realizarse como mínimo 8 días antes


del vencimiento. Realizar el seguimiento a la eficacia de los planes de mejoramiento,
registrando en la sección 5: Seguimiento y Revisión del Plan de Mejoramiento,
del formato de Acciones Preventivas, Correctivas, y de Mejora

5.6. Generar conclusión de seguimiento e informes del estado actual de las


acciones preventivas, correctivas y de mejora en la sección 6 del Formato de
Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

6. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

6.1 Una vez recibida un formato de Ac/Ap/Am con el aval de la Gerencia y su


correspondiente código, se cuenta con máximo 10 DIAS HÁBILES para determinar
las causas y definir las acciones a implementar.

7. ANEXOS

Formato De Acciones Corretivas, preventivas y Mejora

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