Está en la página 1de 55

Capitulo 2

En todas las empresas y organizaciones se marcan una serie de


normas en los procesos de tratamiento de documentos.

Las tareas se asignan a una o varias personas que van a realizar


esos trabajos de forma sistemática.

De acuerdo con estos procesos establecidos, encontramos la


manipulación y el tratamiento de la correspondencia en una
organización.

Distinguimos entre los trabajos que corresponden a:

• La entrada de documentos
• La elaboración
• La salida
Una vez que la empresa recibe la correspondencia empieza el
proceso de distribución o reparto.

En cada caso se realizan las siguientes tareas:

• Recepción y clasificación
• Apertura y comprobación
• Registro
• Distribución
Una vez que llega la correspondencia a través de los
servicios de reparto, lo habitual es que el personal se
encargue de su distribución en los diferentes
departamentos.
No toda la correspondencia que llega puede ser abierta por la
persona que se encarga de ello. Cuando llega una carta
certificada, o con expresiones como privado, confidencial,
reservado, personal, a la atención de… no se abre sino que se
entrega cerrado a la persona a la que va dirigido.

Del resto de los sobres se extrae el contenido, se comprueba si


los datos son correctos y se registran como documentos de
entrada.

Cuando se lee el contenido de un documento hay que tener en


cuenta que nuestro código deontológico nos obliga a guardar
secreto de todo lo que conozcamos a través de nuestro trabajo.
Es uno de los procesos más importantes en la recepción de la
correspondencia,

El correo se debe registrar conforme a las normas internas de


cada entidad, a través de los medios convencionales o
informáticos de que se disponga.

Estampar un sello en cada documento indicando


un número y poniendo la fecha de recepción
Consiste en:

Anotar el número y fecha , así como un extracto


de la información y el destinatario en el Registro
de entrada de correspondencia
Sea cual sea el número de hojas del documento, a efectos de registro,
cada envío tiene un solo número de entrada. Este se registrará en la
parte superior de la primera página del documento.
Modelo de Registro de entrada de correspondencia

Registro de entrada de correspondencia

Nº Remitente Clase de Departamento


Fecha Anexos Asunto
Registro envío destinatario
Nombre Localidad
123/xx 12/4/xx ARP S.A. Segovia Carta Catálogo Temporada Compras
otoño
124/xx 12/4/xx Antonio Valladolid Fax Curriculum Recursos
Pérez Vitae Humanos
Tanto en organismos públicos como en empresas privadas se lleva un
control exhaustivo de los registros de entrada de la correspondencia,
debido al volumen grande y a la facilidad que ofrece el registro de
entrada para localizar ciertos documentos, fecha en la que llegó o
empresa que lo remite.

Una vez registrados, todos los documentos se distribuyen en los


diferentes departamentos a los que va dirigido o puede interesar
su contenido.

Si un mismo documento afecta a más de un departamento,


debemos hacer fotocopias del mismo y dejar constancia en el
registro del número de copias realizadas.

Se entrega entonces el original al responsable de uno de los


departamentos.

Este registro se hará en el apartado de observaciones.


Personas que la elaboran

La correspondencia la elabora el personal administrativo


adscrito a cada departamento de la empresa.

De esta forma, en las empresas no solo existe una persona o


departamento responsables de la correspondencia, sino que
cada una de las cartas o documentos originados para el envío
salen de cada uno de los departamentos o áreas de la
empresa.

Número de copias

Las entidades deben hacer copia de la correspondencia que


envían. El original se remite al destinatario y la copia se
archiva convenientemente.
Al utilizar sistemas informatizados, no es tan necesario dejar una
copia física, pero si es aconsejable hacer una copia de seguridad
de los archivos con los que se trabaja diariamente.

Actualmente se cuenta con aplicaciones informáticas de gestión


documental que nos ayudan a la organización de los documentos
almacenados en el ordenador.

Firma de la correspondencia
Documento definitivo: una vez corregido e incorporadas todas las
correcciones. Se finaliza con la firma de la persona responsable
del mismo.
Firma del día: toda la correspondencia que se presenta para
firmar. Se guarda en una carpeta específica, diferente al resto
de carpetas
Jefes de departamentos: firmarán la mayor parte de las cartas
como responsables del asunto.
Los asuntos importantes o que van dirigidos a órganos superiores,
como gerencia o dirección general, deben ser firmados por la
máxima autoridad.

Una vez firmada toda la correspondencia está lista para su envío


Para proteger nuestros envíos debemos empaquetarlos
adecuadamente, utilizando el material de embalaje más
idóneo.

Existen muchos tipos de embalajes, a la hora de elegir uno


u otro tendremos en cuenta tres aspectos:

Protección del contenido


Elegiremos el material o materiales de embalaje que mejor
protejan nuestro envío

Coste del embalaje


Una vez garantizada la protección, elegiremos el de menor coste

Reciclado del embalaje


Debe cumplir la legislación en materia de protección del medio
ambiente
El embalaje está formado por cuatro partes fundamentales:

• Embalaje externo

• Embalaje interno o relleno

• Sistemas de sujeción

• Etiquetado

Existen una gran variedad de productos de embalaje


Embalaje externo

Debe presentar un grosor y calidad idóneos para el


contenido correspondiente. Los tubos se emplean para
enviar documentos de gran tamaño que no deben doblarse.

Acolchadas

Sobres y
Plastificadas
bolsas

De cartón
Cajas postales
Cajas postales,
Estuches
estuches y tubos
Tubos

Estándar
Cajas
Especiales
Relleno o embalaje interno
Su función es conseguir una buena protección contra posibles
golpes y vibraciones

Papel de embalar
Cartón ondulado

Bolas
Film antigolpes

Espuma planchas Relleno Granos

Perfiles
Mallas
Rollo

Burbujas Bolsas

Antiestático
Medios de sujeción

Se usan para asegurar el cierre. Pueden ser cintas


personalizadas con el logotipo o marca de la entidad. Para
facilitar su colocación se utilizan precintadoras y flejadoras.
También se utilizan cantoneras para evitar que el roce del
fleje pueda romper el embalaje.

Precintadora con cinta


de embalar

Sujeción Flejadora

Bridas
Etiquetado

Para identificar al destinatario y al remitente. Se pueden


utilizar cintas o películas adhesivas para proteger las
direcciones y distintos tipos de etiquetas de aviso sobre la
posición de transporte o alertando sobre el contenido.

Etiquetas adhesivas

Película protege
Etiquetado
direcciones

Etiquetas de aviso
Tipos de embalajes
De todos los tipos de embalajes para empaquetado podemos
destacar:

• Sobres de cartón: son de cartón robusto. Los hay de


diferentes medidas. Tienen un cierre adhesivo que facilita
el correcto etiquetado. Se usan para enviar libros, CDs,
catálogos, folletos etc.
• Sobres acolchados: contienen una capa de burbuja, para
protegerlos de los impactos, la humedad o la suciedad.
Son muy resistentes.
• Embalaje de libros: en este tipo de embalaje se utiliza
cartón ondulado sencillo, fácil de montar que ofrece una
buena protección en los cantos. Los hay de distintas
medidas.
• Tubos de envío: se trata de tubos cilíndricos o en forma
de trapecio hechos de un cartón duro protegidos con
tapas de plástico muy adecuados para el transporte,
además de ser reutilizables.
• Bolsas portadocumentos: son de plástico resistente, muy
adecuadas para el envío de documentos, facturas,
albaranes, certificados etc.
• Papel engomado: es bastante adecuado para el transporte y
el almacenaje. Son papeles que se humedecen en el
momento de su uso adhiriéndose sobre la superficie a
embalar, se trata de un producto ecológico de muy buena
adherencia y de fácil aplicación.
• Bolsas multiusos: están fabricadas en polietileno con un
cierre a presión. Son reutilizables, facilitan el almacenaje
de piezas pequeñas como tornillos, botones etc. también se
pueden utilizar para productos alimenticios.
Materiales para embalajes

Existen diferentes materiales de embalaje en función del


producto, del tipo de material y del medio de transporte.

• Materiales naturales: es el embalaje más tradicional, son


recipientes o envases como cestos de grandes dimensiones
fabricados con bambú, palma, mimbre o fibra de coco. No son
adecuados debido a su flexibilidad y poca rigidez, se
deforman con facilidad y son poco higiénicos.
• Cartón: es un material macizo, liso, con estrías o canales en
la superficie. Hay gran variedad de diseño, tamaño y
resistencias. Facilitan el etiquetado de las cajas. Se puede
imprimir en el exterior publicidad de la empresa remitente.
Es un material limpio y manejable pero poco resistente a la
humedad.
• Madera: se fabrican cajas y cajones de diferente grosor y
tamaño, son muy rígidas y facilitan el apilamiento y el
transporte. Pueden ser recicladas.
• Fibras naturales y sintéticas: son utilizadas en sacos o bolsas.
Reciben el nombre de mallas, tienen una capacidad que puede
ir desde los 5 hasta los 15 kilos. Se utilizan para embalar
productos resistentes como frutas, hortalizas y verduras. Con las
mallas se pueden usar distintos tipos de colorido y textura según
sus utilidades.
• Plásticos: es uno de los materiales más utilizados para la
fabricación de embalajes. Se pueden encontrar en diferentes
tamaños y formas, tienen la ventaja de que son muy rígidos,
resistentes a los golpes, reutilizables y adecuados para
apilarlos.
• Capas de papel y plástico: su principal función es cubrir o
forrar las cajas de madera y evitar que el producto se dañe. Son
de bajo costo y muy cómodas para el transporte.
• Espuma de poliestireno: al ser un material inocuo, es muy
adecuado para envasar productos que propicien el desarrollo de
microorganismos. Muy utilizado para la protección en el
transporte y comercialización de productos. Favorece el tiempo
de conservación de los productos gracias a su aislamiento
térmico. Resisten golpes y vibraciones.
Procedimientos
Hay muchos procedimientos posibles para el embalaje y
empaquetado de la correspondencia. A parte de los
enumerados anteriormente podemos contar con:

• Envasado unitario: va directamente al consumidor final.


Se utilizan bolsas de plástico cerradas, bandejas cubiertas
con un plástico que en ocasiones irán al vacío o
perforadas dependiendo del producto.
• Envasado de transporte: Nos ayuda a una mejor
manipulación manual y es muy utilizado en contenedores
con cajas de cartón, madera o pasta rígida. Uno de los
envases más utilizados son las cajas de cartón o de pasta
de madera.
• Envasado de unidades de carga: más utilizado para
palés. Facilita la carga y descarga de materiales de
grandes dimensiones.
Los distintos departamentos hacen llegar al departamento
encargado de la correspondencia, todas aquellas cartas o
documentos que desean enviar a sus clientes, proveedores,
etc.
Tareas antes de proceder al envío

Entre las tareas que se realizarán con la correspondencia antes


de proceder a su envío está la comprobación de la dirección y
el nombre del destinatario, que cuenta con la firma y que se
acompañan los documentos que figuran en el anexo.

• Ensobrado y plegado: si se utilizan sobres de ventanilla, la


dirección del destinatario tiene que verse a través del
mismo, en otros casos se imprime la dirección en el sobre o
se utilizan etiquetas adhesivas.
• Franqueo y expedición: si enviamos la correspondencia a
través de una empresa de mensajería, los sobres deben ir
cerrados. La empresa pasará una factura con los gatos de
envío. En el caso de que se utilice el servicio de Correos, el
pago se hace en sellos, franqueo concertado o máquinas de
franquear. La expedición consiste en el depósito de los
envíos en buzones o en las oficinas de Correos.
Libro de registro de salida
Tras la comprobación se procede al registro en el Registro de
salida de correspondencia que es similar al libro de registro
de entrada.

En los organismos públicos este libro es de uso obligatorio.

En la mayoría de las empresas, este registro no cuenta con


ningún sello ni fecha, sino que simplemente se anotan los
documentos que salen sin asignarles ningún número. Algunos
de los datos que aparecerán en él serán:

• Fecha de salida.
• Destino
• Fecha de redacción del documento
• Clase de envío: carta, impreso, pauqete…
• Anexos, en el caso de que acompañe alguno
• Asunto o pequeño resumen del contenido
• Origen o departamento del que procede
• Observaciones.
Las empresas utilizan distintos medios para el envío de la
correspondencia y paquetería

Servicio de Correos
Correos es un servicio público de relevante importancia para
las comunicaciones externas de la empresa. Se encarga de la
recogida, el transporte y la entrega de la correspondencia.

Para utilizar sus servicios se deben pagar unas tasas que se


materializan en sellos o franqueo automático. El precio
depende del destino, el tamaño, el peso y la modalidad de
envío.

Correos ha distribuido el territorio nacional en diferentes


códigos postales formados por cinco números que sirven para
clasificar los repartos y los envíos.
Algunos de los servicios que nos ofrece son:

Enviar documentos
Cartas y documentos Servicios Adicionales
Carta ordinaria: es la modalidad más utilizada. • Recogida a domicilio
Peso máximo: 2 kg • Petición de devolución,
Plazos de entrega: de 1 a 3 días hábiles, modificación o corrección de dirección
dependiendo de si la entrega es local, provincial o
nacional. De 2 a 4 días en Europa en el resto de
destinos depende del país.
Se pueden enviar en formato electrónico desde la
Oficina Virtual
Carta certificada: se utiliza para remitir envíos • Aviso de recibo
importantes que requieren una mayor seguridad y • Petición de devolución,
garantía de entrega. modificación o corrección de dirección
Su entrega queda garantizada bajo la firma del • Valor declarado
destinatario o persona autorizada. • Reembolso
Mismos peso máximo y plazos de entrega • Recogida a domicilio (con contrato)
Se le adhiere una pegatina para su identificación y • Entrega en propia mano (según
firma del destinatario país)
• Seguimiento online
Carta certificada internacional: Mismas
características que la anterior pero para envío
internacional.
Enviar documentos
Envíos urgentes Servicios Adicionales
Postal Exprés. Garantiza, en el ámbito • Seguimiento online y telefónico
nacional, la entrega en un máximo de 48 • Aviso de recibo
horas a domicilio y bajo firma. • Reembolso
En el ámbito internacional el plazo es de 2 • Seguro
días para los envíos dirigidos a las • Recogida a domicilio de los envíos (con
principales ciudades europeas y de EEUU. contrato)
• Expediciones: conjunto de envíos a un
El peso máximo es de 20 kg,
mismo destinatario
Carta urgente: Mismas características • Aviso de recibo (para cartas
que las cartas pero con carácter urgente. certificadas)
Plazos de envío: un día hábil en el caso de
España y tres en el de Europa
Peso máximo: 350 gr.
Siempre se entregan en el domicilio del
destinatario y pueden tener carácter
certificado bajo firma
Correo urgente internacional (CUI): para envío de documentos con carácter
urgente y seguimiento informatizado a las principales ciudades de Europa.
Plazos de entrega:
• Capitales y grandes ciudades europeas: 2 días hábiles
• Resto de Europa: 3 días hábiles
Enviar documentos
Notificación administrativa: se trata de una • Aviso de recibo
variedad de la carta certificada con aviso de recibo, • Petición de devolución,
que utilizan exclusivamente las entidades modificación o corrección de
administrativas y judiciales, para tener constancia dirección
de que se ha realizado la entrega de sus • Recogida a domicilio (con
comunicaciones de carácter general. contrato)
Si no se consigue la notificación en el domicilio del • Reembolso
destinatario, se hace constar junto con el día y la • Clasificación de envíos
hora en que se intentó y se vuelve a probar una • Digitalización de documentos
segunda vez dentro de los 3 días siguientes. • SMS enviado al notificado
Si el resultado sigue siendo negativo se deja aviso • También se pueden realizar de
de recogida al destinatario para que pase a forma telemática a través del
recogerlo por Correos en el plazo de una semana servicio de Notificaciones
Telemáticas Seguras
Correo digital: permite enviar una carta o • Aviso de recibo (cartas
tarjeta postal desde el ordenador. Se puede certificadas)
configurar la carta o postal a partir de documentos
propios (Word o pdf) o componiéndolo online, y
Correos se encarga de imprimir en blanco y negro o
color, ensobrar y depositar en el buzón.
Enviar documentos
Telegrama Servicios adicionales
Telegrama: envío urgente de mensajes a domicilio • Seguimiento online y
y bajo firma. telefónico
Plazo de entrega: en el mismo día para envíos • Acuse de recibo
depositados en oficina antes de las 13:00 y destinados • Reembolso
a localidades con Unidades de Reparto Especial. A la • Seguro
mañana del día hábil siguiente para el resto de los • Admisión telefónica de
envíos. telegramas
• Envío online
Telegrama internacional e internacional • Certificación de texto y
urgente: para envíos internacionales copia certificada
Plazo de entregar: según el país de destino • Carácter urgente, con
prioridad en la transmisión
Telegrama online: permite preparar el y entrega a domicilio (en
contenido del telegrama, subir un fichero con países que lo admiten) para
múltiples destinatario y enviarlo a través de Internet Telegrama internacional
urgente
Enviar documentos
Burofax/Fax Servicios Adicionales
Burofax: envío urgente y bajo firma de • Acuse de recibo (solo en España y
documentos relevantes que tienen Andorra)
carácter de prueba frente a terceros • Copia certificada.
El envío se realiza con plena validez legal,
desde el propio ordenador a través de
Correos online o bien acudiendo a
cualquiera de las oficinas de Correos.
Plazo de entrega: en el mismo día para
envíos depositados en oficina antes de las
12:45 y destinados a localidades con
Unidades de Reparto Especial. A la
mañana del día hábil siguiente para el
resto de los envíos
Burofax internacional: para envío
internacional
Plazo de entrega: según el país de
destino
Fax: Envío desde Oficinas de Correos de documentos a terminales de fax situados en
cualquier lugar del mundo
Enviar paquetería
Paquetería urgente Servicios Adicionales
Postal Exprés: para envío de paquetería con • Seguimiento online y
entrega garantizada en 48 horas bajo firma telefónico
Hasta 20 kg • Prueba de entrega
• Reembolso
EMS postal exprés: para envíos internacionales • Seguro
Hasta 30 kg • Recogida a domicilio
Paquetería nacional
Paquete azul: Envío a domicilio de paquete o • Seguimiento online y
documentos voluminosos telefónico
Plazos de entrega: 3 a 5 días en España • Aviso de Recibo
Hasta 20 kg • Reembolso
Necesariamente va certificado para su entrega bajo • Valor declarado
firma en el domicilio del destinatario. De no • Recogida a domicilio (con
encontrarse se deja aviso de llegada para pasar a contrato)
recogerlo en un plazo de 15 días en la oficina de
Correos más cercana
Paquete postal: mismas características que • Aviso de recibo
Paquete Azul pero la entrega se hace al destinatario • Reembolso
bajo firma en las oficinas de Correos donde • Recogida a domicilio (con
permanece hasta 20 días naturales para que puedan contrato)
recogerse bajo firma. • Entrega a domicilio a petición
Plazo de entrega: 4 a 5 días hábiles en España del destinatario
Hasta 20 kg
Paquetería internacional Servicios Adicionales
Envío al extranjero de mercancías y objetos • Seguimiento online y
certificados, entregándose al destinatario bajo telefónico
firma. • Seguro
Modalidades de paquete internacional: EMS • Aviso de recibo
Postal Exprés, económico, prioritario, Prisma y • Reembolso
Prepagado internacional. • Valor declarado (según
Plazos de entrega: según países países)
Hata 30 kg según países y modalidad • Recogida a domicilio (con
contrato)
Valijas
Una valija es una cartera especial en la que se • Clasificación de envíos (con
transporta correspondencia. contrato)
El servicio está destinado a empresas que
necesitan intercambiar correspondencia periódica
entre un punto y varios destinos de España.
Cada contrato se personaliza, y pueden elegirse
los días y horarios de recogida y entrega más
convenientes para el cliente
Libros y publicaciones Servicios Adicionales
Libros: envío nacional e internacional • Recogida y entrega a domicilio
de libros, material fonográfico y
videográfico con un peso máximo de 2
kg
Plazo de entrega: entre 2 y 6 días
hábiles
Publicaciones: envío nacional e internacional de periódicos y revistas con un
peso máximo de 2 kg, y una tirada mínima de 1000 ejemplares por edición
Plazo de entrega nacional: entre 2 y 6 días hábiles
Envíos publicitarios
Publicorreo: Envíos de marketing directo (muestras, catálogos o circulares
informativas) con un volumen mínimo de 500 unidades y un peso máximo de 500
gramos.
Publibuzón: Envíos de publicidad de hasta 100 gramos mediante buzoneo, sin
constar la identidad del destinatario, con un volumen mínimo de 100 envíos por
remesa y un peso máximo de 100 gramos
Servicios adicionales
Los servicios de envío se complementan con otros servicios
adicionales:

Aviso de recibo: sirve para dejar constancia de que el envío ha


sido entregado al ser firmado por el destinatario o persona
autorizada. El impreso, una vez cumplimentado, se pega detrás de
la carta y es devuelto al remitente para confírmale que se ha
realizado la entrega.
Certificado: tiene la misma finalidad que el Aviso de recibo pero
se caracteriza porque durante todo el trayecto de la
correspondencia, Correos efectúa un seguimiento verificando que
es entregado al destinatario al ser firmado por éste. En caso de
pérdida Correos paga una indemnización al remitente.
Reembolso: consiste en el cobro de una venta a distancia a la
entrega de la mercancía. El destinatario para poder llevarse la
mercancía de la oficina de Correos debe abonar el importe
consignado en la documentación que acompaña al envío.
• Valor declarado: se trata de una garantía adicional que
permite asegurar los envíos de objetos de valor por si se
pierden o sufren algún daño. El remitente indica a Correos el
valor del contenido y en caso de pérdida recibe la
indemnización correspondiente al valor que ha declarado.
Cuanto mayor es el valor declarado, mayor es el coste del
envío.
• Oficina virtual: los envíos que se pueden tramitar online
se gestionan a través de la Oficina Virtual accediendo
mediante un nombre de usuario y una clave.

Las tarifas

El importe de cada envío depende de:


• Tipo de producto: carta, carta urgente, certificada, paquete postal…
• Peso y tamaño: cuando se sobrepasan unos valores predeterminados,
se incrementan los precios proporcionalmente
• Destino: nacional, internacional, local, etc.
• Servicios Adicional: aviso de recibo, certificado, valor declarado, etc.
Los servicios que prestan las empresas de mensajería y
paquetería privadas son una alternativa al servicio de
Correos para documentación y pequeña paquetería urgente.

Tienen la ventaja de que adaptan su horario de recogida y


entrega al cliente y no tienen una franja horaria de reparto
como ocurre con Correos.
Los servicios más comunes son:

Modalidades de envío
Depósito en El cliente entrega o deposita el envío en la oficina de la empresa de
oficina mensajería y el destinatario lo recoge en la sucursal de la localidad
de destino.
Es el sistema más barato pero no evita los desplazamientos
Entrega en Es un servicio puerta a puerta en el que el empleado de la empresa
mano de mensajería recoge y entrega el envío a domicilio.
Su precio es más elevado pero su distribución es más cómoda y
segura
Entrega Son muchas las modalidades que varían de unas compañías a otras,
urgente las más comunes son:
• Mismo día (de hoy para hoy)
• Servicio 24 horas (de hoy para mañana):la entrega se suele
hacer antes de las 19 h. del día siguiente
• Servicio 48 horas: de hoy para pasado mañana
• Servicio urgente: entrega antes de una determinada hora del día
siguiente.
Entrega en Los plazos para las entregas a Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla
las Islas oscilan de uno hasta once días, dependiendo del medio de
transporte contratado según sea aéreo o marítimo
Entrega En otros países por medios terrestres, aéreos o marítimos. Las
internacional compañías agrupan los países por zonas. El tiempo de entrega en
las principales ciudades europeas de de 24 horas, 48 para EE.UU y
sobre 96 horas para el resto.
Modalidades de envío
Envíos con Para los documentos que necesitan ser devueltos al remitente
retorno de modo inmediato

Mercancías Transporte de productos farmacéuticos, de mercancías a


delicadas temperatura controlada, de animales, etc.

Servicio de El servicio consiste en la recogida y entrega de valijas entre


valijas sucursales de una misma entidad.
Puede ser solo de entrega, solo de recogida o de entrega y
recogida.
Lo utilizan las empresas que tienen muchos envíos entre sus
delegaciones. Suelen ser envíos diarios a destinos finos. La
frecuencia de los envíos se pacta previamente con el cliente.
Algunas empresas ofrecen embalajes especiales para
garantizar la entrega en buenas condiciones.
Servicios Adicionales
Confirmación de El remitente recibe una copia del albarán de entrega o
entrega o recogida firmado por el destinatario. Además muchas
recogida empresas de mensajería confirman también la entrega o
recogida al remitente por e-mail o SMS
Digitalización y Acceso a los comprobantes o albaranes de entrega una vez
archivo de digitalizados, a través de la página web de la compañía de
comprobantes de mensajería. Al servicio se accede mediante un nombre de
usuario y una clave.
entrega
Seguimiento A cada envío se le asigna un número individual de
individualizado expedición para identificar y realizar el seguimiento hasta
mediante su llegada a destino. Tanto el cliente como el destinatario
pueden utilizar el número para controlar el envío a través
codificación de la página web de la compañía.
Tramitaciones Servicios de tramitación en organismos oficiales como la
oficiales Jefatura de Tráfico, presentación del IVA, etc.

Mailing Entrega de impresos, catálogos o revistas dentro de los 2 o


6 días siguientes a su recepción por la compañía de
mensajería.
Manipulación y Manipulación y preparación de los envíos para su posterior
preparación de expedición.
envíos
Servicios Adicionales
Envases y Son muchos los tipos de envases y embalajes que ofrecen
embalajes las distintas empresas: sobres burbuja, bolsas de plástico
impermeables, cajas de cartón de distintos tamaños…
Seguros Indemnización al cliente en caso de pérdida o siniestro
del envío con arreglo a la normativa vigente.
Algunas compañías ofrecen al remitente la posibilidad de
contgratar un seguro complementario que cubra hasta el
100%, previa declaración de su valor real
Prefacturación o Permite realizar simulaciones de cuanto costaría el envío
cálculo de tarifas según las distintas modalidades de servicio que presta la
empresa de mensajería, introduciendo los datos
necesarios: origen y destino, tipo de envío, peso, etc.
Consulta de A través de la página web de la compañía accediendo
facturación con número de usuario y contraseña
El correo electrónico es un servicio en red que permite enviar
y recibir mensajes y archivos a través de Internet

Dirección o cuenta de correo


Conjunto de palabras que identifican a las personas que
se comunican
Proveedor de correo

Elementos Entidad que ofrece el servicio


Correo web
Servicio que ofrecen casi todos los proveedores de
correo. Permite enviar y recibir correos usando solo un
navegador web

Cliente de correo
Programa para gestionar los mensajes
Ventajas del correo electrónico

Asincrónico.
Inmediato
Económico
Fácilmente accesible
Se puede enviar a varias personas a la vez
Permite enviar cualquier tipo de archivo
Ecológico
Facilidad de archivo

Inconvenientes del correo electrónico


El destinatario tiene que tener acceso a Internet
Se requieren unos conocimientos mínimos de uso de
internet y aplicaciones ofimáticas
No permite el envío de archivos físicos
Es fácil de falsificar
Se recibe SPAM
Propagación de virus
Todas las entidades deben cumplir la normativa en materia de
seguridad y confidencialidad en los sistemas de comunicación u
en la manipulación de la correspondencia y paquetería,
aplicándola con rigor en el registro, la distribución y la
manipulación de la información.

La Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter


Personal (LOPD) hace referencia a:

• Secreto profesional
• Destruir periódicamente los documentos confidenciales: “los
datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan
dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad
para la cual hubieran sido recabados o registrados”
Responsabilidad y sanciones
Tanto los responsables de los ficheros como los encargados
de su mantenimiento, están sujetos al régimen sancionador
que establece la Ley

Cómo destruir la documentación

Las entidades recurren a máquinas destructoras de


documentos que no solo trocean el papel sino también
cualquier otro tipo de soporte (CD, DVD, etc)

También existen empresas que se dedican a la destrucción


confidencial de documentos en centros especiales de
triturado o “in situ”
En el ámbito empresarial, cuando hablamos de archivo, nos
estamos refiriendo al conjunto de documentos que se
guardan conforme a una normas y criterios establecidos y en
un lugar determinado

Las funciones principales del archivo son:

• Guardar, almacenar y proteger la documentación


• Administrar una localización rápida y eficaz de los
documentos
• Crear un centro de información que sirva como base para
consultar la documentación
• Cumplir con la normativa legal con respecto a la
documentación.
Preparación
• Comprobar que no falta ningún documento
• Verificar que están ordenados correctamente
• Se separan las copias y demás documentos que no estén
relacionados con el asunto
• Se quitan las grapas y clips innecesarios
Clasificación
Proceso de Se establece un sistema de clasificación
archivo
Codificación
Se escribe en el documento el nombre, número, marca o
código identificativo según el tipo de clasificación que se
haya elegido

Colocación
Se ubican los documentos en sus respectivos
contenedores
Control de archivo
En relación con el agua y el fuego
• Mantener el archivo en lugares que no estén revestidos
con materiales inflamables
• No guardar en la zona de archivo materiales inflamables
• Conservar las instalaciones eléctricas y sanitarias en
perfecto estado
En relación con la contaminación ambiental
• Mantener el archivo en lugares secos
Medidas de • Evitar la incidencia directa de la luz tanto natural como
artificial
control
En relación con el manejo
• No utilizar cintas adhesivas y evitar el uso de
elementos metálicos
• Evitar rociar con productos químicos
• Utilizar carpetas o cajas para su protección
• No fumar, comer o beber durante su manejo
En relación con la seguridad
Restringir el acceso al archivo a personas no autorizadas
para evitar la sustracción de documentos
Documentación mercantil
Debe conservarse durante seis años
Documentos de carácter interno
No se está obligado a guardarlos, se pueden
Periodo de guardar por prudencia si siguen teniendo
conservación utilidad

Documentos relacionados con el


patrimonio empresarial (escrituras, actas
notariales, estatutos…)
Se conservarán de manera indefinida
Control de los archivos informáticos
La modernización tecnológica de las organizaciones tanto
públicas como privadas está reduciendo significativamente
los documentos en papel que son sustituidos por documentos
electrónicos que igualmente deben ser archivados y
conservados.

Se tiende a la “oficina sin papeles” y a un nuevo concepto el


de la “e-administración”

La tecnología digital se encuentra en continua evolución


tanto a nivel de software como de hardware. Esto hace que
par controlar su acceso y conservación se deban tener en
cuenta tres aspectos:

• La selección de formatos adecuados


• La selección de soportes adecuados
• La selección de lugares adecuados
Formatos adecuados

El formato elegido debe ser legible durante le mayor tiempo posible.


Conviene elegir formatos abiertos sin restricciones legales de uso, como
por ejemplo TIFF y PDF, en lugar de formatos cerrados controlados por
intereses privados como por ejemplo DOC. Además interesa que se
puedan migrar con facilidad hacia los nuevos formatos que vayan
apareciendo.

Soportes adecuados
No solo debemos fijarnos en la obsolescencia de los formatos que los
vuelve incompatibles con las nuevas aplicaciones, sino también en su
degradación física. Conviene hacer varias copias de seguridad en
distintos soportes, también conviene evolucionar las copias
trasladándolas hacia los nuevos soportes conforme van apareciendo.

Lugares adecuados
Los lugares de almacenaje de los materiales digitales deben:
• Estar protegidos de la luz, el polvo y los campos magnéticos
• Mantenerse a unos 20ºC y un 40% de humedad
• Guardarlos en cajas que los protejan de posibles daños físicos
Sistema de clasificación de los documentos

Tanto la correspondencia convencional como la electrónica


y la paquetería se organizan según unos criterios fijados.

Cada organización aplica un método acorde con sus


necesidades, intentando que sea fácil de comprender y de
manejar por las personas que vayan a trabajar con él.

Los principales sistemas de clasificación son: Alfabético,


Numérico, Geográfico, Cronológico y Por materias
Internet es una red de redes que nos permite conectar varios
ordenadores entre sí de forma descentralizada a través de un
conjunto de protocolos denominados TCP/IP

Es considerado uno de los principales medios de comunicación


masiva. Permite la transmisión de datos, audio, imágenes,
vídeos o cualquier otro tipo de información codificable desde
un ordenador a otro y desde una parte del mundo a cualquier
otra.

También contamos con otros servicios disponibles en la red


como el acceso remoto a ordenadores, el correo electrónico,
el intercambio de archivos, el sistema de transferencia de
archivos y las conversaciones online.
La página web
Una página web es el nombre de un documento o
información electrónica adaptada para la World Wide Web
(WWW) y a la que se puede acceder mediante un navegador
para mostrarse en un monitor de ordenador o en un
dispositivo móvil.

El conjunto de páginas pueden formar un sitio web. Las


páginas suelen estar asociadas bajo un dominio común, para
que se pueda acceder fácilmente desde una misma
dirección en Internet.

Hoy en día todos los organismos públicos y grandes


empresas tienen su propia página web a través de la cual no
solo podemos obtener información corporativa para
conocerles mejor, sino que también podemos acceder a sus
catálogos de bienes y/o servicios y realizar operaciones
comerciales y trámites administrativos.
Los portales
Un portal de Internet es un sitio web que tiene como característica
funcionar como cuenta única de entrada al usuario de forma fácil.
Ofrece el acceso a recursos y servicios relacionados con un
determinado tema. La principal función del portal de Internet es que
está enfocado a resolver las necesidades de información específica
de una temática determinada.

Los portales incluyen enlaces, buscadores, foros, documentos,


aplicaciones, compra electrónica etc.

Los portales pueden utilizarse como intermediarios entre


compradores y vendedores, herramientas para el aprendizaje, envío
de correo electrónico, portales de búsqueda o publicidad.

Existen portales genéricos u horizontales, especializados o verticales


y también mixtos o diagonales que aúnan las características de los
portales genéricos y especializados.
La transferencia de archivos
La transferencia de archivos de ficheros o FTP nos
permite trabajar en la red de redes con archivos que
pueden se pueden copiar, borrar o modificar desde
nuestro ordenador encontrándose almacenados en un
determinado servidor.

Los archivos se pueden transferir entre ordenadores, o


entre un ordenador y un servidor remoto de múltiples
formas:

• Correo electrónico
• Dentro de una red local (Intranet)
• A través de mensajería instantánea o redes sociales
• Desde servicios de transferencia de archivos
dedicados como FTP o HTTP