Plan de gestión de configuraciones – Configuration Management Plan

14. SEPTIEMBRE 2016

Este plan describe la manera de documentar las diferentes versiones de partes o productos, de
manera que sea posible tener una visión global de qué versión de cada ítem se ha utilizado en cada
caso.

En una producción en serie (la cual no es un proyecto) la administración de configuraciones

consistirá normalmente en una base de datos que contiene la versión de cada una de las partes que
ha sido suministrada en el producto final. Esto nos permitirá saber cómo actuar en caso de fallos o
averías del sistema. También es imprescindible en caso de que se detectes errores sistemáticos y
sea necesario reemplazar una tirada de piezas en concreto.

En un proyecto, la administración de configuraciones cobra especial importancia en investigación

y desarrollo. Tanto en la ingeniería durante la cual se comience con el testeado de partes del
sistema final como en la fase de creación y testeado de prototipos. En estas fases se hRelacioplan

o
amente necesario identificar claramente qué versión de qué pieza está siendo utilizada en cada
prototipo para localizar fácilmente los posibles errores y la configuración final necesaria.

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Plan de Gestión del Proyecto - Project Management Plan - Plantilla
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14. noviembre 2016

En "Planificación"

Plan de Gestión del Proyecto - Project Management Plan

Plan de Gestión del Proyecto - Project Management Plan
12. septiembre 2016

En "Planificación"
Plan de gestión de cambios – Change Management Plan
19. SEPTIEMBRE 2016
El plan de administración de cambios se ocupa de las variaciones en las condiciones del proyecto.
Estas variaciones se pueden dar en varias partes del proyecto, como son principalmente:

Alcance. Cambios en las características del producto o servicio a entregar

Plazo. Cambios en los plazos de entrega
Coste. Cambios en el presupuesto o precio final
Como ya vimos anteriormente, un cambio en uno de estos factores tendrá repercusión en al menos
uno de los dos restantes. Es importante, antes de acordar un cambio, comprobar cuál es esa
repercusión en los otros factores y documentarla debidamente para que el
cliente/espónsor/stakeholders sean consciente de las mismas.

El plan de administración de cambios describirá la manera en que los mismos son propuestos,
aceptados o rechazados, implementados y documentados en nuestro proyecto.

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Plan de gestión de alcance – Scope Management Plan

20. SEPTIEMBRE 2016
El plan de gestión de alcance describe la manera en que será documentado y administrado el
alcance y los cambios en el mismo. Definir correctamente el alcance supone ocuparse de lo que se
va a entregar, pero también de clarificar qué es lo que no incluye el proyecto, es decir, también es
necesario definir qué no se va a entregar.

Los cuatro capítulos principales de este documento serán:

Preparación de la Declaración del Alcance (scope statement). Esta parte explica cómo se va a
preparar el documento correspondiente.
Desarrollo de la estructura del proyecto. Detalla de qué manera se desglosarán y analizarán las
actividades necesarias para cumplir el objetivo del proyecto, todas las cuales pertenecen al
alcance.
Control del alcance. Cómo pretendemos controlar que estamos cumpliendo con el alcance
acordado y cómo vamos a tratar los cambios en el mismo.
Aceptación de la entrega. Explica cómo se va a acordar la correcta entrega de los resultados el
proyecto y de qué manera se va a comprobar y documentar la misma.
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Plan de gestión de requisitos – Requirements Management Plan

23. SEPTIEMBRE 2016
El plan de gestión de requisitos se utiliza para documentar la información necesaria para gestionar
eficazmente los requisitos del proyecto desde la definición hasta la entrega hasta la entrega. Este
documento contendrá al menos los siguientes capítulos:

Requisitos internos. En esta parte de pueden definir los requisitos de alto nivel dados por la
Dirección.
Supuestos / restricciones. Explicación de las limitaciones del proyecto, las cuales van a reducir de
alguna manera los requisitos que pueden ser considerados.
Definición de requisitos. Describir el enfoque y las herramientas que el proyecto va a utilizar para
definir los requisitos del proyecto. Una correcta descripción de los requisitos del proyecto
promueve el desarrollo correcto y eficiente del proyecto.
Supervisión de requisitos. Describir el enfoque y las herramientas y procesos que se van a utilizar
para controlar los requisitos y el estado de los mismos a lo largo del proyecto.
Control. Describe las actividades de revisión, incluyendo los objetivos de las mismas, las
responsabilidades, los plazos y procedimientos. La validación y verificación son parte esencial de
este proceso de control de requisitos.
Gestión de cambios. Describir el proceso por el cual se presentan los problemas y cambios,
revisados y resueltos. Esto debe incluir el proceso de negociación de los cambios de requisitos con
los clientes y los procesos contractuales, las actividades y las restricciones.
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Plan de gestión del programa – Schedule Management Plan

27. SEPTIEMBRE 2016
El programa es la hoja de ruta de cómo se ejecutará el proyecto. A su vez, si se utiliza
correctamente proporciona una imagen del estado del proyecto en cualquier momento dado. El
propósito del plan de gestión del cronograma es definir el enfoque que el equipo del proyecto
utilizará para crear y gestionar el programa del proyecto. Esto incluye identificar, analizar,
documentar, priorizar, aprobar o rechazar, y la publicación de todos los cambios relacionados con
la programación.
En el plan de gestión del programa se describirá la manera en que se va a crear el mismo, cómo
será fijada una línea base (baseline), cómo se va a actualizar el programa y con qué periodicidad,
cómo será revisado el programa, cómo se realizarán y archivarán los cambios… Además, en el
plan de gestión del programa se definirán los roles y responsabilidades relacionados con todas
estas tareas.

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Plan de gestión de costes – Cost Management Plan

29. SEPTIEMBRE 2016
Los costes son una parte muy importante del proyecto a la que a menudo no se le dedica suficiente
atención. Para evitar que esto nos suceda en el proyecto, es muy importante preparar un plan de
gestión de costes.

En este documento describiremos de qué manera vamos a preparar un presupuesto para las
diferentes actividades y compras asociadas al proyecto, pudiendo básicamente decidir entre un
método descendente (si conocemos el presupuesto total de antemano y básicamente lo hemos de
repartir entre las actividades necesarias) o ascendente (si vamos a calcular el coste de las
actividades por separado para llegar a el presupuesto total necesario). Este cálculo inicial de los
costes formará junto con el programa la línea base de plazos y costes, con respecto a la cual vamos
a ir midiendo el estado y desarrollo de nuestro proyecto.

Además, el plan de gestión de costes se ocupará de definir las tareas asociadas a gestionar y
controlar los costes en el proyecto, así como quiénes son los responsables de realizarlas. Por
ejemplo, podremos definir si se prepararán informes mensuales de costes, si se harán reuniones de
seguimiento con contabilidad, cómo se informará sobre desviaciones en el presupuesto de
adquisiciones, etc.

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Plan de gestión de calidad – Quality Management Plan
6. OCTUBRE 2016
Ya hemos visto anteriormente a qué nos referimos cuando hablamos de la calidad en un proyecto.

El plan de gestión de calidad define de qué manera vamos a planificar y asegurar la calidad en
nuestro proyecto, describiendo las actividades y responsabilidades necesarias para ello. Además,
en este documento se suelen incluir las actividades asociadas a certificación y/o cumplimiento de
normas.

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Plan de gestión de calidad – Quality Management Plan
6. OCTUBRE 2016
Ya hemos visto anteriormente a qué nos referimos cuando hablamos de la calidad en un proyecto.

El plan de gestión de calidad define de qué manera vamos a planificar y asegurar la calidad en
nuestro proyecto, describiendo las actividades y responsabilidades necesarias para ello. Además,
en este documento se suelen incluir las actividades asociadas a certificación y/o cumplimiento de
normas.

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Plan de mejora de procesos – Process improvement Plan

11. OCTUBRE 2016
El plan de mejora de procesos se ocupa del perfeccionamiento de nuestras actividades.
Normalmente nuestra empresa tendrá un proceso básico de mejora continua que se aplica a todos
los proyectos, así que no será necesario ocuparse de un plan de mejora de procesos. Únicamente
encontramos recomendable preparar un plan de mejora de procesos para proyectos de larga
duración y con una cierta repetición que haga que pueda resultar rentable ocuparse de mejorar
dichos procesos entre iteración e iteración.

En caso de que tu empresa no disponga de un plan de mejora continua, entonces recomendamos

encarecidamente que propongas definir ese plan, que se ocupará de la manera de proponer
mejoras, cómo implementarlas, cómo documentar las lecciones aprendidas en los proyectos, cómo
asegurar que se produce feedback entre personas y departamentos, etc.

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Plan de Gestión del Proyecto - Project Management Plan
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12. septiembre 2016

En "Planificación"

Plan de gestión de adquisiciones y suministros - Procurement management planPlan de recursos

humanos – Human resource plan
13. OCTUBRE 2016
Nuestra línea base servirá para identificar los recursos necesarios en nuestro proyecto, que son los
que se deberán encargar de realizar las tareas en el plazo requerido. Sin embargo, si ya has
realizado algún proyecto sabrás que muchas veces no es tarea fácil conseguir los trabajadores en el
plazo necesario. Muchas veces, esta obtención y la posterior gestión de recursos resultan en un
caos que es muy perjudicial tanto para el proyecto como para el resto de actividades de la
empresa.

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El plan de recursos humanos asociado al proyecto define las actividades necesarias para planificar,
adquirir, gestionar y liberar recursos. Así, este documento nos obliga a planificar a priori tanto los
recursos como la manera de requerirlos y obtenerlos. Las empresas que se dedican a la realización
de proyectos suelen tener una manera muy clara de obtener recursos y también de establecer
prioridades en los proyectos para decidir de manera transparente a qué proyecto asociar los
recursos en caso de duplicidad. Para empresas más enfocadas a tareas repetitivas en las que se
realizan pocos proyectos, el plan de recursos humanos será muy importante, como lo será el
prepararlo de manera conjunta o al menos con la autorización de los departamentos que nos
deberán prestar recursos a lo largo del proyecto.

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Plan de gestión de comunicaciones – Communications management plan
14. OCTUBRE 2016
Comunicación es una de las labores más importantes y que más tiempo requieren de un gestor de
proyectos. Según el PMI, los jefes de proyecto dedican un 90% de su tiempo a la comunicación.

Después de identificar correctamente a los stakeholders de un proyecto deberemos planificar la

comunicación con los mismos en función de sus diferentes expectativas y de la importancia de los
mismos para el proyecto.

Como recordarás, los stakeholders son los clientes, usuarios finales, componentes del equipo del
proyecto, equipo de gerencia, autoridades… El plan de gestión de comunicaciones nos dirá cómo
planeamos comunicarnos con cada uno de ellos y con qué frecuencia. Algunos ejemplos pueden
ser llamadas telefónicas, reuniones presenciales, emails, informes de proyecto o charlas
informales.

Comunicaciones

El plan de gestión de comunicaciones también deberá definir de qué manera escalar los diferentes
tipos de problemas que puedan surgir, para así lograr una decisión o reacción suficientemente
rápida en caso de ser requerida.

Es recomendable acordar el tipo y frecuencia de comunicaciones con los diferentes stakeholders

una vez hayamos preparado el plan. Así aseguraremos que el plan de gestión de comunicaciones
cumplirá las expectativas de cada uno de ellos. Del mismo modo, este paso creará una cierta
barrera a la hora de cambiar las comunicaciones ya que estas se habían acordado previamente.
Plan de gestión de riesgos – Risk management plan
18. OCTUBRE 2016
Un riesgo es un incidente que puede o no suceder, y que en caso de suceder tendría una
repercusión negativa en el proyecto. Cuando hablamos de riesgos podemos también considerar de
un modo análogo a las oportunidades, ya que también son de naturaleza incierta pero en este caso
tienen una repercusión positiva en el proyecto.

La gestión de riesgos consiste en la pronta identificación de los mismos mediante técnicas como el
brainstorming o análisis de proyectos similares realizados en el pasado. Además, estos riesgos
deberán ser evaluados en función de su probabilidad de ocurrencia y su impacto en el caso de
suceder. Dependiendo del efecto del riesgo, el cual es el resultado de multiplicar la probabilidad
por el impacto, diseñaremos un plan de acción o reservaremos una parte del presupuesto para
contingencias.

Básicamente, el plan de gestión de riesgos definirá las pautas a seguir en nuestro proyecto para
asegurar la correcta identificación y gestión de los riesgos. Idealmente, en el caso de que suceda
algo negativo para el proyecto (por ejemplo, el retraso de un suministro) este riesgo habrá sido
previamente identificado y habremos planeado anteriormente las medidas para contrarrestar el
mismo (por ejemplo, tendremos ya contacto con otros posibles proveedores).

Hay una diferencia muy grande entre un proyecto con una buena gestión de riesgos y uno sin ella.
Una buena gestión de riesgos nos ofrece la posibilidad de actuar adelantándonos a los
acontecimientos, lo cual proyecta la imagen de una buena gestión del proyecto. Además, la gestión
de riesgos nos facilita el cálculo de costes y el cumplimiento del presupuesto, lo cual refuerza la
confianza de la gerencia en nuestra labor como gestor de proyectos.

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Plan de gestión de adquisiciones y suministros – Procurement management plan

19. OCTUBRE 2016
Este plan de gestión contempla las actividades necesarias para la planificación, gestión y cierre de
suministros.

El plan de gestión de adquisiciones y suministros definirá la fase de planificación, necesaria para

identificar los recursos y productos que hemos de adquirir de manera externa, además de quién es
el responsable de coordinar y realizar estas actividades de planificación.

Además de ello, definirá responsabilidades y actividades necesarias para gestionar y controlar los
pedidos, bien sea por parte del departamento de compras o por parte de personal directamente
asignado al proyecto. Normalmente será necesario fijar una manera de informar periódicamente
sobre el estado de los pedidos, la relación con los suministradores, los plazos, la calidad y los
costes. En caso de estimar que alguno de estos factores está volviéndose peligroso, entonces se
deberá acordar previamente cómo se escalará el problema.

Adquisiciones

El plan de gestión de adquisiciones y suministros también deberá ocuparse de cómo se cierran los
pedidos para realizar los últimos pagos, devolver garantías… y así liberar los recursos para
ocuparlos en nuevas actividades.

Es posible que tu empresa tenga ideas claras sobre la gestión, control y cierre de pedidos, pero en
cualquier proyecto será esencial la planificación de los suministros necesarios para el mismo. Por
tanto, el plan de gestión de adquisiciones y suministros es siempre necesario, aunque en mayor o
menor detalle dependiendo del grado de definición de los procesos de la empresa.

Entrada recomendada para continuar leyendo sobre adquisiciones y suministros:

Tipos de contratos y cómo elegir el más adecuado

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Líneas base del proyecto – Project baselines
27. OCTUBRE 2016
Las líneas base del proyecto (baselines en inglés) son el resultado de la planificación inicial y
sirven como punto de orientación para medir el avance del proyecto y ayudar a pronosticar el
resultado final.

Cuando hablamos de líneas base, normalmente nos referimos al programa o diagrama de Gantt
inicial y al desglose del presupuesto. Además y para completar el triángulo de hierro, podemos
considerar como línea base el alcance inicial. Cada vez que hacemos una revisión del proyecto lo
comparamos con dichas líneas base para comprobar si estamos por delante o por detrás de las
mismas en cuanto a plazos y costes. Esto nos ayuda a saber si vamos por el buen camino o no sin
necesidad de volver a calcular todo el proyecto cada vez.

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Las líneas base no se deben entender como algo estable a lo largo del proyecto, sino que se
deberán actualizar cuando haya cambios importantes en el proyecto o si algún riesgo afecta
notoriamente al mismo. En estos casos, las líneas base se actualizarán para mostrar cómo habría
sido la planificación inicial si hubiéramos tenido en cuenta dichos cambios desde el principio. Por
ejemplo, si se acuerda un aumento del alcance junto con un retraso en la fecha de entrega y un
aumento en el presupuesto, entonces la nueva línea base tendrá en cuenta estos cambios. De este
modo, cuando evaluemos el estado actual del proyecto lo haremos enfrentándolo a la nueva línea
base que contiene los nuevos acuerdos realizados durante el mismo. Piensa que si no actualizamos
la línea base, en el caso anterior no tendría ningún sentido comparar el estado del proyecto con la
línea base inicial, ya que esta no contendría los cambios en plazo, costes y alcance acordados.

En cuanto al modo práctico de hacer lo anterior, en los programas de planificación como MS

Project o Primavera tienes la opción de congelar y gestionar diferentes líneas base. Sin embargo,
normalmente los solamente los plazos son gestionados con estos programas. Para los costes
deberás tener un cálculo inicial en Excel o SAP y comparar el mismo con tu nuevo pronóstico de
costes al final del proyecto.
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