REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION

UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
CENTRALES “ROMULO GALLEGOS”
ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
CONTADURÍA PÚBLICA

Base de Datos

Bachilleres:
Fraile, María Claudia C.I 27.406.853
Meza, Diana C.I 28.176.257
Farias, Mariangela C.I 28.408.104
Uriarte, Franceliz C.I 30.612.436
Profesor:
Victor Alvarez
Contaduría Pública 3er año, sección “M1”

San Juan de los Morros; Junio del 2019

 ÍNDICE

p.p
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3
BASE DE DATOS .................................................................................................................... 4
CARACTERÍSTICAS .......................................................................................................... 7
COMPONENTES ................................................................................................................. 9
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ....................................... 11
TABLAS DE UNA BASE DE DATOS ............................................................................. 14
CAMPOS DE UNA BASE DE DATOS ............................................................................ 15
CAMPO CLAVE ................................................................................................................ 17
RELACIONES ENTRE TABLAS ..................................................................................... 18
CONSULTAS ..................................................................................................................... 20
APLICACIONES DE LAS BASE DE DATOS ................................................................. 21
CONCLUSIÓN ....................................................................................................................... 24
ANEXOS ................................................................................................................................ 25
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................... 29

2
 INTRODUCCIÓN

En informática se conoce como dato a cualquier elemento informativo que tenga

relevancia para un usuario; por otra parte, base hace referencia al sostén o sustento de
algo. Una base de datos es, por lo tanto, un conjunto datos almacenados de forma
estructurada para su uso y consulta. La informática siempre se ha encargado de
proporcionar herramientas que faciliten la manipulación de los datos, y en las últimas
décadas se han realizado importantes avances en la formalización de los modelos que
definen la estructura organizativa de los datos, permitiendo su almacenamiento,
manipulación y consulta.

La importancia del estudio y comprensión de las bases de datos se basa en el

hecho de que en la actualidad se emplean extensamente que se pueden encontrar en
organizaciones de todos los tamaños, desde grandes corporaciones y agencias
gubernamentales, hasta pequeños negocios e incluso en hogares, y desde las grandes
aplicaciones multiusuario, hasta los teléfonos móviles y las agendas electrónicas que
utilizan tecnología de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y
facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron.
Por ende, estas bases se usan para satisfacer las necesidades de información de
muchas organizaciones e individuos en una variedad de áreas.

Es por ello que el presente trabajo busca dar a conocer los aspectos más relevantes
de las bases de datos, a fin de dar a comprender sus fundamentos.

3
 BASE DE DATOS

El término base de datos surgió en 1963, en un simposio celebrado en California,

USA. En la informática una base de datos consiste en una colección de datos
interrelacionados datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos
y un conjunto de programas para acceder a dichos datos, y manipularlos. En otras
palabras, una base de datos no es más que un conjunto de información (un conjunto
de datos) pertenecientes a un mismo contexto, que están organizados y estructurados
de un modo específico para que su contenido pueda ser tratado y analizado de manera
rápida y sencilla.

Una base de datos puede ser de diverso tipo, desde un pequeño fichero casero para
ordenar libros y revistas por clasificación alfabética hasta una compleja base que
contenga datos de índole gubernamental en un Estado u organismo internacional.
Recientemente, el término base de datos comenzó a utilizarse casi exclusivamente en
referencia a bases construidas a partir de software informático, que permiten una más
fácil y rápida organización de los datos. Las bases de datos informáticas pueden
crearse a partir de software o incluso de forma online usando Internet. En cualquier
caso, las funcionalidades disponibles son prácticamente ilimitadas.

Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la

información, es decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para poder acudir
a ella posteriormente. En ese sentido, la aparición de la electrónica y la computación
brindó el elemento digital indispensable para almacenar enormes cantidades de datos
en espacios físicos limitados, gracias a su conversión en señales eléctricas o
magnéticas.

El manejo de las bases de datos se lleva mediante sistemas de gestión (llamados

DBMS por sus siglas en inglés: Database Management Systems o Sistemas de
Gestión de Bases de Datos), actualmente digitales y automatizados. El sistema de
gestión de la base de datos es una aplicación que permite a los usuarios definir, crear

4
y mantener la base de datos, además de proporcionar un acceso controlado a la
misma.

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto

que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan, se
puede describir la siguiente clasificación:

Según la variabilidad de los datos almacenados:

 Bases de datos estáticas: son bases de datos de sólo lectura, utilizadas

primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden
utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del
tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para
inteligencia empresarial.

 Bases de datos dinámicas: son bases de datos donde la información almacenada se

modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y
adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un
ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información
de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Según el contenido:

 Bases de datos bibliográficas: contienen diverso material de lectura (libros,

revistas, etc.) ordenado a partir de información clave como son los datos del autor,
del editor, del año de aparición, del área temática o del título del libro, entre otras
muchas posibilidades. Puede contener un resumen o extracto de la publicación
original, pero nunca el texto completo. Como su nombre lo indica, el contenido
son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de
laboratorio, entre otras.

5
 Bases de datos de texto completo: se manejan con textos históricos o
documentales, cuya preservación debe ser a todo nivel y se consideran fuentes
primarias.

 Directorios: listados enormes de datos personalizados o de direcciones de correo

electrónico, números telefónicos, etc.

 Bases de datos de información hiperespecializada o técnica: pensadas a partir de

las necesidades puntuales de un público determinado que consume dicha
información.

Según los modelos de bases de datos:

Un modelo de datos es básicamente una descripción de algo conocido como

contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los
métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos
de datos no son cosas físicas sino abstracciones que permiten la implementación de
un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y
conceptos matemáticos. Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de
datos:

 Bases de datos jerárquicas: en este modelo los datos se organizan en una forma
similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede
tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que
no tienen hijos se los conoce como hojas. Las bases de datos jerárquicas son
especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de
información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de
gran rendimiento. Una de las principales limitaciones de este modelo es su
incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.

 Base de datos de red: este modelo representa los datos mediante colecciones de
registros, sus relaciones se representan por medio de ligas o enlaces. Este es un

6
 modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la
modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios
padres. Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una
solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad
que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado
que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por
usuarios finales.

 Bases de datos transaccionales: son bases de datos cuyo único fin es el envío y
recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y
están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción
e industrial. Su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad
posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un
problema, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo
de conectividad a bases de datos relacionales.

 Bases de datos relacionales: este es el modelo utilizado en la actualidad para

modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Su idea fundamental
es el uso de relaciones, consideradas en forma lógica como conjuntos de datos
llamados "tuplas". Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que
está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas,
y campos (las columnas de una tabla). En este modelo, el lugar y la forma en que
se almacenen los datos no tienen relevancia, a diferencia de otros modelos como el
jerárquico y el de red. Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de
entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos.

CARACTERÍSTICAS

Una base de datos brinda una buena administración de datos si cumple con las
siguientes características:

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 Redundancia: se refiere a la existencia de información repetida o duplicada en
diferentes tablas dentro de una base de datos. Al reducir ésta al máximo, se
consigue un mayor aprovechamiento del espacio y además se evita la existencia de
inconsistencias entre los datos.

 Consistencia: frecuentemente los problemas de consistencia de datos se deben a la

redundancia de éstos. Es muy probable que surjan incongruencias al almacenar la
misma información en más de un lugar, ya que al modificar, eliminar o agregar un
dato, en esas condiciones, debe realizarse en cada una de las instancias del mismo
con el riesgo de no realizarlo en su totalidad, generando en este caso datos
inconsistentes.

 Integridad: se refiere a que los valores que posean los datos sean validos de
acuerdo a las dependencias funcionales de las tablas. Esto es que cuando una base
de datos incluya información utilizada por muchos usuarios, es importante que no
puedan destruirse los datos almacenados ni las relaciones que existen entre los
distintos atributos.

 Seguridad: implica asegurar que los usuarios están autorizados para llevar a cabo
lo que tratan de hacer. La seguridad de una base de datos se refiere principalmente
al control de acceso, modificación y definición, tanto de los datos como de la
estructura de la base de datos por parte de los diferentes usuarios de la misma.

 Independencia de los datos: los datos no dependen del programa y por tanto
cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.

 Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios: es decir, muchas personas

se pueden conectar ya sea en forma local, o en línea, a manera de ejemplo de una
base de datos local, se podría decir de un sistema de facturación en una empresa,
que puede tener conectadas 10 puntos de venta y acceder a los datos de la base de
datos desde cualquiera de ellas.

8
 Acceso a través de lenguajes de programación estándar: se refiere a la
posibilidad de acceder a los datos de una base de datos mediante lenguajes de
programación ajenos al sistema de base de datos propiamente dicho.

 Independencia del hardware: estar disponible para ser instalados en múltiples

plataformas de hardware.

COMPONENTES

1. Datos: son hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado
implícito. Los datos dentro de una base de datos están integrados y son
compartidos: son integrados puesto que la base de datos es la unificación de varios
archivos con redundancia parcial o totalmente eliminada, y son compartidos que
los datos pueden ser acezados concurrentemente por diferentes usuarios.

2. Tabla: son el objeto principal de una base de datos, es un conjunto de filas y

columnas bajo un mismo nombre que representa el conjunto de valores
almacenados para una serie de datos de un asunto en particular. Por ejemplo, la
información de todos los clientes de una base de datos se almacenarán en una tabla
llamada “Clientes”.

3. Campo: es cada una de las columnas de una tabla, que identifica una familia de
datos. Por ejemplo, el campo fecha de nacimiento representa las fechas de
nacimiento de todos los clientes que contiene una tabla “Clientes”.

4. Registro: corresponde a cada una de las filas de la tabla. También se llaman tuplas.
Por ejemplo en la siguiente tabla “Clientes”, observamos dos registros, que
corresponden a la información sobre los clientes Juan García y Fernándo Martínez.

5. Claves: es un conjunto de atributos que representan un valor único de cada fila de

la relación, lo cual quiere decir que no podrá haber en una relación más de una fila
con el mismo valor único.

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6. Índice: es una estructura que almacena los campos clave de una tabla,
organizándolos para hacer más fácil encontrar y ordenar los registros.

7. Consultas: se utilizan para visualizar, modificar y analizar datos de formas

diferentes. Permiten dar respuestas a las preguntas que se pueden plantear acerca
de los datos almacenados.

8. Informe: es un listado ordenado de los campos y registros seleccionados en un

formato fácil de leer. En este, se recopilan los datos de las tablas o consultas para
permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más
importantes. Se usan para visualizar, formatear y resumir datos, pueden ofrecer
detalles sobre registro individuales, resúmenes de varios registros o ambos,
también pueden crear etiquetas para corre o afines.

9. Formularios: son ventanas que permiten trabajar de manera cómoda sobre el

contenido de varias tareas simultáneamente. Permiten crear una interfaz de usuario
en la que se puede introducir, modificar, consultar y borrar registros de una tabla.
También permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los
datos de la base de datos. A menudo contienen botones de comandos y otros
controles que realizan distintas tareas.

10. Macro: es una herramienta que permite automatizar tareas frecuentes, se pueden
utilizar en formularios, informes y controles. Una macro consta de acciones, la
mayoría de acciones requieren de argumentos.

11. Módulos: es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que

se almacenan juntos como una unidad, permiten agregar funcionalidad a la base de
datos y son utilizados por formularios, informes, entre otros. Pueden ser módulos
de clase o módulos estándar: los módulos de clase se adjuntan a formularios o
informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el
formulario o el informe al que están adjuntos; y los módulos estándar contienen
procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto.

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 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

Ventajas

 Acceso rápido a los datos: permiten tener acceso inmediato a los datos que se
alojan en ella. La información puede ser acezada, modificado, borrada y agregada
en cualquier momento debido a que las bases de datos, corren siempre, no se
detienen.

 Consistencia de datos: eliminando o controlando las redundancias de datos se

reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está
almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y
está disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado
y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de
garantizar que todas las copias se mantienen consistentes.

 Aumenta la productividad: usar una base de datos permite acceso a los datos de
forma instantánea, esto se traduce en mayor velocidad para realizar las tareas
relacionadas a la manipulación de la información, sea copiarla, eliminarla o
simplemente leerla. Los usuarios que manejan base de datos se ven más
productivos, rápidos y eficientes.

 Permiten ingresar datos ilimitados: las bases de datos virtuales no tienen límite
alguno prácticamente, siempre hay discos duros más grandes, cpus, y memorias
más rápidas para procesar los crecientes datos de una base de dato.

 Compartir datos globalmente: el acceso remoto a la información que se almacena

en las diferentes bases de datos permite a los usuarios de una empresa, sistema o
servicio acceder de forma remota a sus datos personales, de la empresa, productos
o negocios. Esto es vital para lograr tener acceso globalizado a los datos.

 Centralizar la información: las bases de datos permiten tener los datos

centralizados en un solo lugar, puede ser un servidor, varios servidores o en

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 diferentes tipos de nube informática. Hoy en día las diferentes oficinas, centrales y
sucursales pueden compartir información de un miso negocio que está centralizada
en diferentes servidores o servicios de información.

 Reducción del espacio físico: gracias a que se pueden alojar todos los datos en
medios y dispositivos de almacenamiento digital, se reduce considerablemente el
espacio para almacenar de manera tradicional.

 Mantenimiento fácil: hacer mantenimiento de base de datos, depuración de

registros o cualquier otra tarea similar es sumamente fácil si se tiene una base de
datos en formato digital, se toma solo segundos o minutos en algunos casos.

 Permiten hacer respaldos: décadas antes para hacer un respaldo de la base de datos
necesitabas copiar todo manualmente de una hoja a otra, o como muy adelantado
podías hacer una fotocopia del documento. Hoy en día los datos se pueden
resguardar gracias a copias de seguridad que pueden correr en intervalos minutos,
horas, días, semanas o meses, y puedes almacenar esos backups durante el tiempo
que necesites.

 Son portables: unas de las mayores ventajas de la base de datos informática es que
puede portarse a donde quieras. Tan solo debes poner a correr una copia de
seguridad, y puedes mover esa copia hacia otros servidores. Las bases de datos de
antaño no permitían moverse fácilmente, pues tenias que trasladar decenas o
cientos de cajas con papeles, tomaba tiempo, esfuerzo y trabajo físico
inimaginable.

 Son dinámicas: toda base de datos moderna es dinámica, ante todo, a diferencia de
las bases de datos viejas en papel, que no permitían mucha modificación, una vez
que escribías algo ya estaba listo y no podía borrarse. Las bases de datos modernas
permiten modificar datos, eliminar, insertar, seleccionar y leer datos de forma
natural, sin limitaciones, haciendo que su naturaleza sea dinámica.

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 Desventajas

 Pueden crecer mucho: a medida que se agregan datos, la estabilidad de la misma

se vuelve más crítica. Muchas veces se necesitara ampliar el espacio en el disco
duro, así como también la memoria RAM o accesos simultáneos de los usuarios a
medida que crece la demanda. Si la base de datos se vuele muy grande puede que
incluso se necesite cambiar el motor de la base de datos, ya que quizás el actual no
permita mejorar los datos de forma tan eficiente y fluida.

 Suba de costos: al aumentar la demanda, tamaña y uso de la base de datos, también

puede que se necesite cambien el equipamiento de los servidores. Esto hará que se
incrementen los costos, sobre todo cuando el crecimiento es tal que se requiere de
la instalación de clúster y replicación de datos a nivel de software y hardware.

 Actualizaciones: las bases de daos, sus clientes y servidores requieren de

instalación de actualizaciones constantes. También los lenguajes en que se
escriben las sentencias que permiten a un cliente conectar con un servidor pueden
cambiar de una versión vieja a una nueva, haciendo que las instrucciones queden
inoperativas, y por lógica la información no se maneje de la misma manera. Por
ello es vital mantener tanto servidor como cliente y aplicaciones actualizadas.

 Pueden fallar críticamente: cuando un servidor de base de datos falla los datos que
hace un momento estaban disponibles ahora no están, no se puede acceder a ellos.
Las fallas criticas en bases de datos pueden darse por falla de hardware, software o
ataque hacker. Por eso siempre es vital tener respaldos de toda la información.

 Ataques remotos: las bases de datos siempre son y serán presa de ataques remotos
por parte de hackers, crackers, troyanos y virus maliciosos. Estos eventos pueden
suceder en que el atacante ingrese al servidor de base de datos, o la base de datos,
o a la base de datos principal y robe, modifique o elimine información critica
ubicada en ese medio.

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 TABLAS DE UNA BASE DE DATOS

En base de datos, una tabla son objetos fundamentales de una base de datos,
consiste en filas y columnas donde se alojan toda la información o los datos. Cada fila
de una tabla se llama "registro", donde se almacena la información, se incluyen datos
sobre algo o alguien. Cada registro está formado por uno o varios campos, que son las
columnas de la tabla, estas contienen un único tipo de información que aparece en
cada registro.

Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila)
contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene
otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben
designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o
algún otro tipo.

Las tablas conforman la estructura principal de una base de datos, se podría decir
que se trata de los cimientos de la estructura, y donde cada tabla contiene la
información que se utiliza en el resto de objetos de la base de datos: consultas,
formularios, informes, etc., por ello siempre se debe iniciar el diseño de una base de
datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto.

Utilizar tablas de base de datos permite organizar y agrupar los datos según las
características o los principios comunes, son estructuras útiles y a menudo fáciles de
interpretar para relacionar datos e información de manera pertinente. Por ejemplo,
una tabla es útil a la hora de organizar actividades o cronogramas, pero también sirve
para llevar cuentas y cálculos financieros. Una tabla puede ser empleada para algo tan
sencillo como organizar la información familiar o cuestiones complejas como llevar
la contabilidad de una empresa.

Tipos de tablas

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 Tablas persistentes: son aquellas que permiten que los registros sean eliminados o
borrados manualmente y tenemos de tres tipos:

 Base: Es donde se encuentra toda la información de todos los registros sin

que se haga ninguna validación adicional.
 Vista: Es una relación que se hace en referencia a una fila o columna
especifica.
 Instantáneo: Es todo registro que se puede ver de manera inmediata con
solo una referencia.
 Tablas temporales: son aquellas tablas que son eliminadas automáticamente por el
motor de base de datos.

CAMPOS DE UNA BASE DE DATOS

En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en

particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información en
una base de datos que se encuentra integrado en la tabla y que nos aporta información
acerca de ella; un campo o un conjunto de ellos forman un registro. Vienen siendo los
componentes que proporcionan la estructura a una tabla, no puede haber una tabla sin
campos.

Estos campos determinan el carácter de la información que almacenan y se

identifican mediante un “nombre de campo”. Por ejemplo, en una tabla donde se
almacenen los datos de alumnos, un campo imprescindible sería el nombre del
alumno, otro sería el curso o grupo al que pertenece, también podríamos incluir la
fecha de nacimiento y así hasta completar toda la información que deseamos
almacenar sobre el alumno.

Tipos de campos

 Texto: En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y

números, así como números que no requieran cálculos, como los números de

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 teléfono o códigos postales. Este campo puede soportar un máximo de 255
caracteres, aunque el tamaño se puede controlar en la propiedad Tamaño del
campo.

 Memo: Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud, como notas o
descripciones. También puede llevar combinación de texto y números. Puede
soportar hasta 65535 caracteres.

 Numérico: Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en
todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias (para este
tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario), utilizaremos la
propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico especificado.

 Fecha/Hora: Sirven para almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de

fecha y hora desde el año 100 hasta el 9999. Los formatos se establecerán en la
propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo.

 Moneda: Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios.
Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15
dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

 Autonumerico: Este tipo de campo almacena exclusivamente números

secuenciales (en incrementos de uno), o números aleatorios insertados
automáticamente por Access cuando se agrega un registro.

 Si / No: Son campos que solo contienen uno de dos valores, como: Si/No,
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

 Objeto OLE: En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados
en otros programas, como imágenes, sonidos u otros. Incluso se puede insertar
documentos de Microsoft Word u hojas de cálculo de Microsoft Excel mediante el
protocolo OLE.

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 Hipervínculo: Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un
hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación de red local, o una
dirección URL para acceder a una página Web.

 Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla
o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al introducir los datos de
manera manual en una tabla, se inicia un asistente que permite definirlo de manera
automática.

CAMPO CLAVE

En cualquier base de datos los registros incluidos en sus diferentes tablas deben
estar perfectamente identificados y de esto se encargan las claves o llaves. Un campo
clave no es más que un dato o columnas de información que se encuentran integrados
en una tabla que nos define e identifica de forma única cada registro de la misma.
Estos registros le añadirán rapidez a la tabla a la hora de realizar consultas, tanto de
actualización como de selección.

Estos campos claves no pueden tener valores nulos y siempre debe tener un índice
único. Lo que es una condición sumamente importante ya que asegura que se podrán
referenciar de manera particular a cada uno de los registros (filas) contenidos en la
tabla.

Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más
de un campo. Existen dos tipos de claves:

 Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave
principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro
almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de
identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un
código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla
Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente.

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 El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes.
Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone
de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por
ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento
como la clave principal de una tabla sobre contactos. Para obtener más
información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.

 Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave
contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra
tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un
número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una
tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla
Pedidos.

RELACIONES ENTRE TABLAS

En una misma base de datos pueden existir distintas tablas, cada una de ellas
singularizada con un nombre que permite ponerla en relación con otras tablas.

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar un
medio para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se
colocan campos comunes en las tablas que estén relacionadas y se definen las
relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e
informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Además, al relacionar
las tablas, la información puede guardarse ordenadamente y gestionarse con mayor
rapidez.

Se entiende por relación a la asociación o vínculo entre dos o más tablas,

estableciendo alguna interacción entre ellas. Las relaciones son aquellos elementos
comunes que comparten dos grupos de información y que permiten que un mismo
dato no deba ser introducido en dos sitios distintos. Para establecer una relación, los
datos que contienen los campos clave de dos tablas deberán coincidir. Esto se

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consigue, en muchas ocasiones, introduciendo en ambas tablas un campo con el
mismo nombre. En una de esas tablas deberá configurarse como clave principal,
mientras que en la otra, hará la función de "externa". Por ejemplo, para relacionar una
tabla de envíos de material con otra de productos, podría utilizare el campo
improductos, de carácter autonumérico, dicho campo debería aparecer en las dos
tablas.

La relación, por otra parte, podrá ser de tres tipos como se indicará a continuación.

 Uno a uno: Este tipo de relación permite que un registro coincida, como máximo,
con otro de otra tabla. Su uso no es común, ya que establece crear una relación
cuando resulta más fácil agregar la información requerida, toda dentro de la misma
tabla. Para este caso, se tiene una tabla A y una tabla B, donde cada registro de la
tabla A puede estar relacionado con un registro de la tabla B y cada registro de la
tabla B puede estar relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo
suponiendo una tabla con información de Alumnos y una tabla con información de
Carnets de alumno, cada alumno tiene un único carnet de alumno, y cada carnet de
alumno pertenece a un solo alumno.

 Uno a muchos: Es la más habitual. En este tipo de relación, hay una tabla A y una
tabla B, donde cada registro de la tabla A puede estar relacionado con varios
registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con un
registro de la tabla A. Por ejemplo supongamos una tabla con departamentos y una
tabla con profesores, cada departamento constaría de varios profesores y cada
profesor pertenecerá a un único departamento.

 Muchos a muchos: En este caso, se tiene una tabla A y una tabla B, done cada
registro de la tabla A puede estar relacionado con varios registros de la tabla B y
cada registro de la tabla B puede estar relacionado con varios registros de la tabla
B. Por ejemplo supongamos una tabla con información de Alumnos y otra tabla
con Asignaturas. Cada alumno puede estar matriculado en varias asignaturas y
cada asignatura tendrá varios alumnos matriculados.

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 Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

 Coherencia: dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola
tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo,
almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en
lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una
tabla que contenga datos de pedidos.

 Eficacia: registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio
en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más
rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no se usa tablas diferentes
para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y
redundancias en las tablas; en ambos casos, se estará desaprovechando el espacio y
obstaculizando el rendimiento.

 Comprensibilidad: el diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los

asuntos están separados en tablas de manera apropiada.

CONSULTAS

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un
formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se
puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el
formulario o informe. Las consultas son una forma de buscar y recopilar información
de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al
crear una consulta se definen las condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente la información que se desea.

Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para
llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para
obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de
distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su

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enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende
de la tarea que quiera realizarse.

Sin embargo hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y

consultas de acciones:

 Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición
para su uso. Permite ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o
copiarlos al portapapeles. O bien, se puede usar el resultado de la consulta como
un origen de registro para un formulario o un informe.

 Una consulta de acción, realiza una tarea con los datos. Estas se pueden usar para
crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar
datos.

APLICACIONES DE LAS BASE DE DATOS

Las aplicaciones de bases de datos son programas de software cuyo propósito es

insertar y consultar información de una base de datos de manera eficiente. Se utilizan
para buscar, ordenar, calcular, informar y compartir información. Las bases de datos
pueden contener códigos para realizar cálculos matemáticos y estadísticos de los
datos, para así apoyar las consultas enviadas por los usuarios. Estas aplicaciones
proporcionan seguridad, a partir de la restricción del acceso a datos basada en
nombres de usuario y contraseñas. La mayoría de ellas pueden ser personalizadas con
un lenguaje de programación de base de datos que automatice determinados tipos de
trabajo.

Las bases de datos se utilizan en un sinfín de aplicaciones que diariamente nos

rodean, por ejemplo el buscador de internet Google es una gran base de datos que
almacena la información contenida en todas las páginas webs que rastrea para que
posteriormente mediante herramientas de análisis, cálculo y tratamiento de
información nos ofrece un resultado adecuado en función de la consulta o búsqueda

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realizada. Las transacciones bancarias, la gestión de hospitales, colegios,
supermercados y grandes almacenes, los registros de comunicación entre satélites son
realizadas mediante bases de datos.

El mundo empresarial utiliza bases de datos como puntos claves para su gestión
diaria tanto en los niveles de aprovisionamiento de materiales y producción, gestión
de recursos humanos, área financiera como en el área de ventas, sistemas y
herramientas como el ERP y el CRM serían inviables sin el uso de estas.

Por ejemplo, los sistemas de contabilidad son aplicaciones de base de datos

personalizadas que se utilizan para gestionar información financiera, como
"Microsoft Money", "Quicken”, "QuickBooks" y "Peachtree". Los sistemas de
gestión de relaciones con clientes (CRM) es otro ejemplo de aplicaciones de base de
datos personalizadas pero destinadas a gestionar el marketing, las ventas y las
relaciones de apoyo entre una empresa y sus clientes; están los programas de gestión
de contactos simples, como "ACT" o el administrador de tareas del "Outlook" de
Microsoft que pueden ser personalizados para adaptarse a las necesidades de los
individuos y las pequeñas empresas. "SAP", "Salesforce.com", y "Siebel" de Oracle
son aplicaciones robustas de bases de datos CRM adecuadas para las grandes
empresas.

Muchos sitios web actuales se constituyen también de varias aplicaciones de bases

de datos como componentes principales. Los sistemas de “Bestbuy.com" y
"Amazon.com" utilizan bases de datos para almacenar, actualizar y presentar datos
acerca de los productos a la venta. Estos sitios web también se combinan con
sistemas de base de datos de contabilidad para registrar las transacciones de venta y
con aplicaciones de base de datos de CRM que incorporen la retroalimentación y
ayuden a generar una experiencia positiva para el cliente. "Facebook" es
esencialmente una base de datos construida sobre el sistema de base de datos
"MySQL", y es un buen ejemplo de la creciente utilización de aplicaciones de bases
de datos como base para aplicaciones basadas en Web.

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 Su utilidad es, por lo tanto, práctica, pudiendo estar orientada a distintos fines,
determinados en función de su diseño, pero por lo general se utilizan para realizar
acciones como buscar, ordenar, hacer cálculos matemáticos y estadísticos de los
datos, ofrecer y compartir información.

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 CONCLUSIÓN

Hoy en día las bases de datos han tomado gran importancia mundial, es totalmente
indispensable para las organizaciones puesto que brinda mucha facilidad en el acceso
a la información y una gran capacidad de almacenaje de datos

Las Bases de datos juegan un papel importante en la mayoría de las áreas donde se
utilizan computadores, permitiendo almacenar grandes volúmenes de datos acerca de
la empresa, los cuales son percibidos a través de los usuarios, de la misma manera la
información obtenida de los datos almacenados debe estar en una forma que sirva
para administrar, planear, controlar y tomar decisiones dentro de una organización.

Además permiten obtener más información de forma rápida y exacta. A nivel

organizacional, las bases de datos resultan una ventaja competitiva, una gestión
eficiente de la base de datos que tiene una empresa puede ser la clave de su éxito o
fracaso en el mercado.

Estas representan uno de los grandes aportes que ha realizado la Informática al que
hacer de las empresas. Una base de datos bien gestionada y establecida, puede llegar
a ser un arma que marque la diferencia competitiva entre diferentes empresas.

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 ANEXOS

Ejemplo de bases de datos según la variabilidad de los datos almacenados

Ejemplo de clasificación de las bases de datos según los modelos

25
Componentes de una base de datos

Tipos de claves en los campos de clave

26
 Ejemplo de relaciones entre tablas de uno a uno

Ejemplo de relaciones entre tablas de uno a muchos

Ejemplo de relaciones entre tablas de muchos a muchos

27
Ejemplos de aplicaciones de bases de datos orientadas en sistemas de contabilidad

Ejemplos de aplicaciones de bases de datos orientadas en los sistemas de gestión de

relaciones con clientes (CRM)

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