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2018

Versión 0.4
17 de Diciembre

ESTÁNDAR DE LA CADENA DE CUSTODIA BONSU


ESTÁNDAR DE CADENA DE CUSTODIA BONSUCRO

1. INTRODUCCIÓN
1.1. Bonsucro
Bonsucro es una iniciativa internacional de múltiples partes interesadas sin ánimo de
lucro dedicada a reducir los impactos ambientales y sociales de la producción de caña
de azúcar al tiempo que reconoce la necesidad de que sea viable económicamente. La
misión de Bonsucro es lograr que el sector de la caña de azúcar mejore constantemente
y que se compruebe su sostenibilidad por medio de acciones colaborativas en el sector
y del trabajo para mejorar continuamente los tres pilares de la sostenibilidad: viabilidad
económica, social y ambiental. El objetivo de Bonsucro es lograr esta misión brindando
los requisitos para la sostenibilidad del cultivo de la caña de azúcar y de todos los
productos derivados de ella por medio de un enfoque de múltiples partes interesadas.
Bonsucro también se propone asegurar la integridad de la implementación de los
Estándares de Cadena de Custodia y de Producción de Bonsucro ejecutando el
Protocolo de Certificación.
1.2. Objetivo del Estándar de la Cadena de Custodia (CoC)
El objetivo del Estándar de la Cadena de Custodia (CoC) es asegurar que los informes
de conformidad puedan rastrearse a los distintos puntos de la cadena de suministro.
Las organizaciones que se someten al proceso de certificación de Bonsucro deben
cumplir con el Estándar de la CoC. Los organismos de certificación y los auditores
también deben usar el estándar al momento de realizar auditorías de certificación y
vigilancia (seguimiento). Por último, puede servirle al público en general del sector de la
caña de azúcar y a cualquier parte interesada.1
1.3. Alcance
Este estándar aplica a cualquier operador económico que compre, maneje y/o comercie
material en conformidad con Bonsucro, quien desee realizar cualquier reclamación
sobre el estado del material o la representación del material. Para más detalles:

 Cualquier empresa que tome posesión de productos certificados por Bonsucro.


 Cualquier empresa que venda productos certificados de Bonsucro.
 Cualquier compañía que desee realizar un reclamo contra la compra de
productos certificados por Bonsucro.
 Las fábricas, comerciantes, refinerías, mayoristas y fabricantes (cualquier
entidad que utilice un producto certificado por Bonsucro como materia prima)
necesitan una Certificación de Cadena de Custodia.
 Los minoristas y terceros independientes (como instalaciones de
almacenamiento y transporte) no necesitan una certificación de Cadena de
Custodia independiente.
El estándar describe los requisitos para garantizar la trazabilidad del material en
conformidad con Bonsucro mediante la implementación de un modelo de cadena de
suministro de balance de masa. Cualquier organización que desee realizar una
reclamación con respecto al material certificado por Bonsucro deberá tener un
certificado CoC válido.
Nota: Las organizaciones que deseen cumplir con los requisitos de EU-RED para el
suministro de biocombustibles o biolíquidos derivados de la caña de azúcar a la Unión
Europea deberán cumplir los requisitos establecidos en el estándar separado Bonsucro
EU-RED CoC. Existen diferencias importantes en el procesamiento para calificar para
EU-RED que deben ser consideradas por todas las organizaciones.
1.4. Historia del documento
En septiembre de 2018, por recomendación de la secretaría de Bonsucro, la junta
directiva acordó dar inicio al proceso de revisión del Estándar de la CoC para el Balance
de masa y su Guía. La junta indicó a la secretaría que procediera con el procedimiento
para la revisión de estándares de acuerdo con el Código ISEAL de Buenas Prácticas
para Establecer Estándares. La secretaría convocó a un representante de cada tipo de
miembro para conformar el grupo de trabajo de revisión de estándares (SRT). El SRT
se reunió de forma remota en octubre y diciembre de 2018. A la SRT se le dio la tarea
de redactar la nueva versión del Estándar y Guía de la CoC para el Balance de masa.
Todas las minutas de las reuniones están disponibles para el público en la página web
de Bonsucro.
2. DEFINICIONES
Referencias normativas para definiciones relativas a:
ISO 9000:2005; ISO 14001:2004; ISO IEC Guide 17000:2004; EU RED (2009/28/EC);
EU FQD (2009/30/EC); CEN/TC383
Remanente: el saldo positivo del producto certificado por Bonsucro al final del período
de inventario, que se transfiere al siguiente período de inventario. El saldo positivo al
final del período de inventario se calcula como el saldo al inicio del período de inventario,
más el volumen total de material y créditos certificados por Bonsucro adquiridos durante
el período de inventario menos el volumen total de material y créditos certificados por
Bonsucro vendidos durante el período de inventario (teniendo en cuenta los factores de
conversión relevantes, si corresponde).
Sistema de Control Interno (ICS): Un conjunto de reglas, procedimientos y estructuras
organizativas desarrollado y mantenido por la organización certificada que garantiza que
se cumplan los requisitos de CoC Bonsucro.
EU-RED: Directiva de la Unión Europea sobre la promoción del uso de energía de
fuentes renovables (Directiva sobre energías renovables, 2009/28 / CE).
Área de suministro de caña: Área que un ingenio define como la tierra en producción
de caña para los fines de certificación.
Balance de masa: sistema para monitorear desde el área administrativa el
material/producto entrante y saliente certificado a lo largo de la cadena de suministro.
Permite la mezcla de estos materiales/productos con materiales no certificados en
cualquier etapa de la cadena de suministro, siempre que las salidas del
material/producto certificado no excedan las entradas del mismo.
Sitios múltiples: Más de una ubicación, ya sea dentro de una sola entidad legal o entre
entidades legales que están relacionadas a través de una estructura de propiedad (por
ejemplo, un grupo empresarial común). Tales ubicaciones pueden ser refinerías,
almacenamiento u otras unidades de procesamiento. Un sitio de una entidad legal
incluida deberá ser designado como responsable del mantenimiento de la
administración central de los requisitos de CoC, incluida la contabilidad de balance de
masa utilizando un Sistema de Control Interno (ICS).

Cadena de Custodia: Secuencia de responsabilidades y control de productos o


materiales a medida que avanzan a través de cada paso en la cadena de suministro
correspondiente (Fuente: norma ISO CoC draft, 2015).
Sistema de Cadena de Custodia: conjunto de medidas diseñadas para implementar una
cadena de custodia, incluida la documentación de estas medidas.

Características de sostenibilidad: las características de sostenibilidad Confirman y


describen el cumplimiento de los criterios ambientales, sociales y económicos de
Bonsucro para el envío de caña de azúcar, azúcar, bagazo y cualquier otro producto
derivado de la caña de azúcar, residuos de caña de azúcar o residuos de caña de
azúcar.

Documento: Información y su soporte documental.


Nota 1 – El soporte puede ser papel, magnético disco óptico o electrónico, fotografía o
muestra de referencia, en medio magnético o una combinación de ellos;
Nota 2 – Adaptado de ISO 9001:2000; ISO 14001:2004
Entidad certificadora: por ejemplo, Entidad Evaluadora de la Conformidad que realiza la
auditoría
Nota 1 – Una entidad acreditadora no es una entidad evaluadora de conformidad
(ISO/IEC 17000:2004)
(Fuente: Adaptado de ISO/IEC 17011:2005).

Envío: cantidad (por ejemplo, tanda, lote, carga) de masa del producto con información
adjunta en la que se especifica el contenido del producto en términos de kilogramos (o
toneladas de azúcar o litros/m3 de etanol) y característica de sostenibilidad.
Factores de conversión: proporción entre el material entrante y el saliente. Los
factores de conversión serán específicos de las instalaciones y deben ser
documentados de forma precisa y completa en el sistema de balance de masas.
Instalación O Sitio: una sola unidad funcional de una organización o una combinación
de unidades situadas en una localidad, que se distingue geográficamente de otras
unidades (adaptado del proyecto de estándar iso de coc, 2015 y eu-red).

Miembros de Bonsucro certificados: Miembros de Bonsucro que han sido certificados


de acuerdo al Estándar de Productores de Bonsucro y / o el Estándar de Cadena de
Custodia de Bonsucro.
Organización: entidad legal o grupo de entidades legales con uno o más sitios, que
buscan o poseen la certificación CoC Bonsucro. En caso de que la organización tenga
un certificado CoC Bonsucro, también se conoce como Titular del Certificado o Titular
del Certificado CoC Bonsucro.
Periodo de inventario: Un período constante durante el cual se concilian los datos de
sostenibilidad y los productos físicos certificados por Bonsucro.
Producto final: producto al que no se le hacen más modificaciones (incluyendo
reempaque).
Proveedor: previo propietario legal del producto en la Cadena de Custodia.
Trazabilidad: la capacidad de rastrear el historial, la aplicación, la ubicación o la fuente
(s) de un producto a lo largo de la cadena de suministro (adaptado de ISO 9001).

3. Descripción del Sistema


3.1. Elementos del Sistema de Certificación Bonsucro
El Sistema de Certificación de Bonsucro consiste en cuatro elementos principales:
1. El Estándar de Producción de Bonsucro contiene los principios y criterios para
lograr una producción sostenible de caña de azúcar y de todos los productos
derivados de ella con respecto a las dimensiones económicas, sociales y
ambientales. Bonsucro ha desarrollado documentos de orientación para
miembros que brindan más información sobre cómo cumplir con el Estándar de
producción de Bonsucro.
2. El Estándar de la Cadena de Custodia de Bonsucro (CoC) Presenta los
requisitos para las actividades de balance de masas. El estándar incluye
referencias a operaciones de crédito, sin embargo, esto está fuera del alcance
de este estándar.
3. El Estándar de la cadena de custodia de Bonsucro EU-RED (EU-RED CoC)
el cual es un estandar separado del estándar “genérico” de la cadena de custodia
de Bonsucro y contiene requisitos específicos para que los productos de caña
de azúcar califiquen para los mercados de biocombustibles y biolíquidos EU-
RED.
4. Protocolo de Certificación de Bonsucro: Bonsucro ha desarrollado un Protocolo de
Certificación para los auditores en el que se enumera el proceso y los procedimientos
para dar una certificación según los Estándares de Bonsucro. Esto incluye:

1) Reglas y requisitos para que Entidades Certificadoras independientes auditen


con respecto a los estándares de Bonsucro, y 2) procedimientos de autoría para
que Entidades Certificadoras independientes verifiquen la conformidad con los
Estándares de Bonsucro.
Juntos, estos cuatro elementos conforman el Sistema de Certificación de Bonsucro.
Como tales, estos documentos individuales siempre deben usarse uno en relación con
el otro.
3.2. Modelos de Cadena de Suministro
Bonsucro sigue un enfoque de balance de masa para rastrear el material certificado por
Bonsucro en la cadena de suministro, asegurando que en cada punto de la cadena de
suministro los volúmenes certificados de Bonsucro coincidan con los volúmenes de las
entradas certificadas por Bonsucro.
Este estándar establece los requisitos para el balance de masa.

En el balance de masas, el volumen de la salida certificada por Bonsucro se equilibra con


un volumen físico de la entrada certificada por Bonsucro. Esto permite el seguimiento de
Bonsucro de los productos derivados de la caña de azúcar certificada a lo largo de toda la
cadena de suministro desde el campo hasta el ingenio (incluido el transporte), a través de
varios pasos de producción (por ejemplo, procesamiento de conversión, fabricación,
transformación) para almacenamiento, transporte y comercio hasta e incluyendo el
fabricante del producto final.
Para el balance de masa, los requisitos de la Cadena de Custodia se aplicarán a todas las
organizaciones a lo largo de la cadena de suministro que:
a. tomen propiedad legal y
b. Manejen físicamente los productos certificados por Bonsucro en una ubicación bajo
el control de la organización, incluidos los contratistas subcontratados.
Después del fabricante del producto final, cuando el producto se ha colocado en su forma
y paquete final, no hay requisitos adicionales para la certificación CoC. Esto significa que
los minoristas y distribuidores de productos terminados no necesitan la certificación de
Cadena de Custodia.
3.3. Unidad de Certificación
Una organización tiene dos opciones para elegir su unidad de certificación.
Estas son:
1. Sitio único: una parte funcional única de las operaciones de una
Organización o una combinación de partes situadas en una localidad, por
ejemplo. Ingenio de caña de azúcar, terminal, procesamiento de alimentos,
almacenamiento, tanques. Los ingenios solo pueden ser unidades de un solo
sitio.

2. Sitios Múltiples: más de una ubicación, ya sea dentro de una sola entidad
legal o entre entidades legales que están relacionadas a través de una
estructura de propiedad (por ejemplo, una Grupo Empresarial común). Dichas
ubicaciones pueden ser refinerías, unidades de almacenamiento u otras
unidades de procesamiento u oficinas. Los sitios pueden estar dentro de un solo
país o a través de fronteras internacionales. Un sitio o instalación de una entidad
legal incluida se designará como responsable del mantenimiento de la
administración central de los requisitos de CoC, incluida la contabilidad del
balance de masa utilizando un Sistema de Control Interno (ICS). Los ingenios
no pueden usar la opción de certificación de sitios múltiples.
4. El Estándar de Cadena de Custodia de Bonsucro
PRINCIPIO 1: IMPLEMENTACIÓN DE LA CADENA DE CUSTODIA
Criterio 1.1 La organización debe implementar los requisitos de la cadena
de custodia dentro del alcance identificado.
Indicador 1.1.1: Responsabilidad de Gestión global
La organización debe establecer y documentar su compromiso de implementar
y mantener los requisitos de Bonsucro CoC. El compromiso de la organización
se pondrá a disposición de su personal, proveedores, clientes y otras partes
interesadas.
Indicador 1.1.2: Procedimientos
La organización debe tener procedimientos escritos y / o instrucciones de
trabajo o equivalentes para garantizar la implementación de todos los elementos
de los requisitos de Bonsucro CoC. Esto deberá incluir como mínimo lo
siguiente:
a. Procedimientos completos y actualizados que cubren la implementación de
todos los elementos de los requisitos del modelo de la cadena de suministro.
b. Registros e informes completos y actualizados que demuestren el
cumplimiento de los requisitos del modelo de la cadena de suministro (incluidos
los registros de capacitación).
c. Identificación del rol de la persona que tiene la responsabilidad general y la
autoridad sobre la implementación de estos requisitos y el cumplimiento de
todos los requisitos aplicables. Esta persona deberá ser capaz de demostrar
conocimiento de los procedimientos de la organización para la implementación
de este estándar.
Indicador 1.1.3: Mantenimiento de registros
La organización debe mantener registros e informes precisos, completos,
actualizados y accesibles que cubran todos los aspectos de los requisitos del
Estándar de CoC de Bonsucro. Los tiempos de retención para todos los
registros e informes deben ser como mínimo de cinco (5) años.
Indicador 1.1.4: Entrenamiento
La organización debe tener un plan de capacitación sobre los requisitos del
estándar Bonsucro CoC, el cual está sujeto a una revisión continua. La
organización debe proporcionar la capacitación adecuada para el personal que
realiza las tareas críticas para la implementación efectiva de los requisitos de la
norma de certificación de la cadena de suministro. La capacitación debe ser
específica y relevante para la(s) tarea(s) realizada(s). Se mantendrán registros
de participantes y contenidos.
Indicador 1.1.5: Auditorías internas
La organización debe realizar una auditoría interna anual para determinar si la
organización;
a. Cumple con los requisitos del estándar de CoC de Bonsucro.
b. Implementa y mantiene efectivamente los requisitos del estándar dentro
de su organización.
Para cualquier no conformidad encontrada como parte de la auditoría
interna, se deberán tomar las acciones correctivas correspondientes.
Los resultados de las auditorías internas y todas las acciones tomadas
para corregir las no conformidades estarán sujetas a una revisión por la
dirección al menos una vez al año. La organización mantendrá los
registros e informes de auditoría interna.
c. Las acciones correctivas tomadas como resultado de cualquier no
conformidad identificada en la auditoría interna deberá documentarse,
incluidas las fechas y descripciones de las acciones tomadas para
resolverlas.
El procedimiento para el proceso anual de auditoría interna deberá ser
documentado.
Indicador 1.1.6: Definición de la unidad de certificación.
La organización debe definir y documentar su(s) unidad(es) de certificación. En
el caso de la certificación de sitios múltiples, la organización debe definir y
documentar las entidades legales y los sitios cubiertos por el certificado de sitios
múltiples, incluyendo detalles en el sitio que es la oficina central para administrar
los datos de CoC de Bonsucro. La relación entre los sitios debe ser descrita y
documentada. La organización debe documentar cualquier cambio que pueda
ocurrir en el alcance de la(s) unidad(es) de certificación y notificar a su
organismo de certificación y al secretariado de Bonsucro al menos una semana
antes de que el cambio entre en vigencia.
Indicador 1.1.7: Actividades de outsourcing (subcontratación)
En los casos en que una organización certificada por CoC de Bonsucro
subcontrate actividades a terceros independientes (por ejemplo, subcontratistas
para almacenamiento, transporte u otras actividades subcontratadas), la
organización certificada debe garantizar que el tercero independiente cumpla
con los requisitos del Estándar de CoC de Bonsucro.
Este requisito no se aplica a las instalaciones de almacenamiento
subcontratadas donde la gestión de los productos certificados por Bonsucro y
las instrucciones para los movimientos de los tanques están controladas
directamente por la organización certificada (no por el administrador del parque
de tanques).
Una organización certificada por Bonsucro que incluya la subcontratación
dentro del alcance de su certificado de CoC Bonsucro deberá garantizar lo
siguiente:
a. La organización certificada tiene la propiedad legal de todo el material
de entrada que se incluirá en los procesos subcontratados.
b. La organización certificada tiene un acuerdo o contrato que cubre el
proceso subcontratado con cada contratista a través de un acuerdo
firmado y ejecutable con el contratista. La organización certificada debe
asegurarse de que su organismo de certificación tenga acceso al
contratista u operación de subcontratación si se considera necesaria una
auditoría, incluida toda la documentación necesaria. Si esto no es
posible, el contratista subcontratado deberá obtener un certificado
Bonsucro CoC de forma independiente.
c. La organización tiene un sistema de control documentado con
procedimientos explícitos para el proceso de subcontratación, el cual se
comunica a los contratistas relevantes y se supervisa su cumplimiento.
d. La organización debe registrar los nombres y detalles de contacto de
todos los contratistas utilizados para el procesamiento o manejo físico
de productos certificados por Bonsucro. Un registro actualizado se
pondrá a disposición del organismo de certificación de la organización
en su próxima auditoría.
Indicador 1.1.8: Exactitud del equipo de medición.
La organización debe mantener la precisión de cualquier equipo de medición
utilizado. La calibración se realizará al menos una vez al año.

PRINCIPIO 2: VALIDACIÓN Y CONCILIACIÓN DE LOS DATOS DE


BONSUCRO
Criterio 2.1 La organización debe validar y documentar los datos de
Bonsucro.

Indicador 2.1.1: Verificación del estado Bonsucro del proveedor


La organización receptora deberá verificar el estado actual de Bonsucro del
proveedor en el momento de la compra.

Indicador 2.1.2: Verificación de datos del producto entrante certificado con


Bonsucro
En el caso del balance de masa, la organización receptora debe verificar que el
contrato del proveedor, la factura y / o la documentación de respaldo, incluidas
las características de sostenibilidad asociadas de los productos certificados por
Bonsucro, cumplan con los siguientes requisitos:
- Descripción de la materia prima del producto compatible o que cumple con
Bonsucro (residuos o residuos de caña de azúcar o caña de azúcar).
- La masa (kg o toneladas) o volumen (litros o m3).
- Especificación de azúcar (contenido de azúcar en% de sacarosa), melaza para
fermentación (% Brix), o especificación de etanol (contenido de alcohol en% v /
v) o para cualquier otro producto derivado, la medida adecuada de pureza.
- Evidencia que demuestre el cumplimiento con el Estándar de Producción
Bonsucro.
- Información de contacto del comprador y vendedor.
Los datos se ingresarán en el sistema administrativo de la organización
receptora dentro del mes siguiente a la toma de posesión.
Indicador 2.1.3: Tasas de conversión
Una tasa de conversión describe el cambio en la cantidad de un material
específico que se produce debido al procesamiento del material respectivo en
un sitio específico. Las tasas de conversión y los cambios de cantidades
resultantes serán específicos del sitio y específicos del producto. Las tasas de
conversión se basarán en datos reales (por ejemplo, datos de procesamiento o
producción). El peso o volumen de salida después de la conversión se
expresará como 100% de sacarosa, % de Brix o equivalentes de etanol.
Las relaciones de conversión utilizadas deben documentarse y están sujetas a
verificación durante la auditoría.
Las tasas de conversión serán proporcionadas por todos los elementos de la
cadena de custodia cada vez que ocurra un cambio en la cantidad.
En el caso de los certificados multisitio, la Oficina Central designada mantendrá
registros de las tasas de conversión realizadas en cada sitio incluido en el
certificado multisitio y para todos los productos procesados en esos sitios.
Indicador 2.1.4: Mezcla de productos certificados por Bonsucro con
productos fungibles con productos derivados de la caña de azúcar
En todos los casos donde un lote de producto certificado por Bonsucro se
mezcló con otros productos que son fungibles con productos derivados de la
caña de azúcar, los datos de Bonsucro se pueden asignar a cualquier envío
físico tomado de ese lote, siempre que la entrada y salida de los datos de
Bonsucro coincidan (no reclamación excesiva de los datos de Bonsucro).
Indicador 2.1.5: Suministro de producto certificado por Bonsucro.
La organización debe establecer que el contrato de entrega, la factura y la
documentación de respaldo, incluidas las características de sostenibilidad
asociadas de los productos certificados por Bonsucro, cumplen con los
siguientes requisitos:
- Descripción de la materia prima del producto compatible con Bonsucro
(residuos o residuos de caña de azúcar o caña de azúcar).
- La masa (kg o toneladas) o volumen (litros o m3).
- Especificación de la pureza del producto (% de contenido de sacarosa
en azúcar), melazas para fermentación (% Brix) o especificación de
etanol (contenido de alcohol en% v/v) o para cualquier otro producto
derivado, la medida de pureza adecuada.
- Evidencia que demuestre el cumplimiento con el Estándar de Producción
Bonsucro.
- Información de contacto del comprador y vendedor.

Los datos de venta se ingresarán en el sistema administrativo de la organización


dentro del mes siguiente a la cancelación de la propiedad.
Indicador 2.1.6: Periodos de inventario
La organización debe realizar inventarios del balance de entrada / salida del producto
certificado por Bonsucro a intervalos regulares fijos, para cada sitio de operación, con los
intervalos que no excedan los tres meses. El inventario incluirá la verificación del balance
de masa y el balance del saldo de masa (si corresponde), teniendo en cuenta las tasas de
conversión relevantes.

Los períodos fijos de inventario deben ser continuos en el tiempo, es decir, no deben existir
brechas entre los períodos de inventario. Durante cualquier período sin movimiento de
material certificado por Bonsucro se mantendrán balances de masa.
Los períodos de inventario para el período de certificación deben estar claramente
documentados al comienzo del período de certificación por la organización y deben
verificarse durante la auditoría. Para cada período de inventario, se debe documentar y
proporcionar un cálculo de balance de masa que incluya la transferencia de datos de
sostenibilidad al siguiente período (arrastre) durante la auditoría.
El inventario se realizará a nivel de la unidad de certificación (es decir, un sitio único, un
sitio múltiple o un grupo).
Indicador 2.1.7: Balanceo de volúmenes de Bonsucro durante y entre períodos de
inventario
El volumen del producto certificado por Bonsucro recibido debe ser mayor o igual al volumen
del producto certificado por Bonsucro suministrado a los clientes durante un período de
inventario fijo de un máximo de tres meses.
Cuando el balance de entradas y salidas es positivo al final del período de inventario de la
organización, los datos de sostenibilidad para el saldo positivo pueden llevarse al siguiente
período de inventario. Esto se llama trasladar (arrastre).
Indicador 2.1.8. Caducidad de los datos de sostenibilidad de Bonsucro.
Los datos de sostenibilidad ingresados en el sistema de balance de masas de una
organización ya no se adjuntarán a los envíos salientes después de tres (3) años a partir
de la fecha de entrada en el sistema. El traslado (arrastre) se ajustará hacia abajo para
reflejar cualquier fecha de caducidad del material.
Si el certificado CoC de la organización ya no es válido, todos los datos de sostenibilidad
restantes en el sistema administrativo de la organización dejarán de ser válidos.
NOTA: ESTE DOCUMENTO ES UNA ADAPTACIÓN DE LA VERSIÓN ORIGINAL EN INGLÉS,
PARA MAYOR CLARIDAD CONSULAR LA VERSIÓN ORIGINAL.

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