Hoja de Vida de Indicadores Proceso

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE XXXXXX
PROCESO J01 PRESUPUESTO

HOJA DE VIDA DE INDICADORES POR PROCESO
DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Tipo de indicador Proceso

Código del Indicador J01.001 Nombre del indicador Tiempo de elaboración del presupuesto
Tablero de indicadores NO
Permite verificar el tiempo que invierte la Secretaría de Educación en la

Medir el tiempo utilizado por parte de la SE en la elaboración del proyecto de Pertinencia del
Objetivo del indicador elaboración del presupuesto para la siguiente vigencia antes de presentarlo a la
presupuesto Indicador
Asamblea Departamental o Concejo Municipal
a. Fecha de envió del oficio en el que se envía por última vez el proyecto de
presupuesto al Ente Territorial para su verificación e inclución al presupuesto del
Definición de variables
Unidad de medida Días Departamento y este no es devuelto para correcciones
de la Fórmula
b. Fecha del oficio en el que el Ente Territorial solicita a la SE la elaboración del
presupuesto de educación
De acuerdo a las fechas establecidas por el Ente Territorial para la elaboración y

presentación del presupuesto se debe tomar la carta u oficio en el que el Ente
Fórmula para su (Fecha del último envío proyecto presupuesto al ET - Fecha oficio de solicitud Aspectos Territorial solicta su elaboración a la Secretaría de Educación determinando la
Cálculo del presupuesto por parte del ET) metodológicos fecha en que fue recibida y la fecha del último envío al ET por parte de la SE para
su incorporación al presupuesto del departamento sin que se soliciten de nuevo
correcciones
Oficios de envío del proyecto presupuesto al ET y oficio de solicitud del Periodicidad / Fechas
Fuente de los datos Anual
presupuesto - Archivo de gestión Financiera de medición
Responsable del
Responsable de
Profesional Universitario de Financiera seguimiento del Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
generar el indicador
indicador
Línea de base Meta Rangos de evaluación

SEGUIMIENTO AL INDICADOR Página 2 de 2
% Observaciones del
Fecha Meta Logro Acciones de mejoramiento requeridas Responsable Fecha Limite Estado Acciones
Logro Resultado

Cantidad de veces que se presenta el proyecto de presupuesto al ET para
Código del Indicador J01.002 Nombre del indicador
aprobación Tablero de indicadores NO
Permite establecer la adecuada planeación de los recursos en el presupuesto de

Verificar el número de veces que la SE realiza cambios al proyecto de Pertinencia del
Objetivo del indicador acuerdo a los lineamientos establecidos por el Ente Territorial verificando el
presupuesto para su aprobación Indicador
número de veces que este solicita cambios a este
Definición de variables a. Cantidad de oficios en los que el Ente Territorial devuelve el proyecto de
Unidad de medida Cambios
de la Fórmula presupuesto a la SE para la realización de cambios antes de su aprobación
De acuerdo a los oficios enviados por el Ente Territorial solicitando cambios en el

proyecto de presupuesto se debe verificar el número de veces que este es
Fórmula para su Aspectos
Número de oficios de remisión del proyecto de presupuesto al ET envíado nuevamente al ET hasta su aprobación para la inclusión del proyecto de
Cálculo metodológicos
presupuesto al del Departamentos para la presentación ante la Asamblea
Departamental o Concejo Municipal
Periodicidad / Fechas
Fuente de los datos Oficio de envío del proyecto de presupuesto al ET - Archivo de gestión Financiera Anual
de medición
Responsable del
Responsable de
indicador

% Observaciones del
Logro Resultado

Código del Indicador J01.003 Nombre del indicador Porcentaje de apropiación > 30 días
Permite establecer la apropiación de los recursos financieros de acuerdo al

Medir el valor apropiado en el presupuesto por la emisión de CDPs con vigencia Pertinencia del
Objetivo del indicador presupuesto aprobado y verificar que cantidad de estos se encuentra apropiado
mayor a 30 días Indicador
para su utilización en un tiempo superior a 30 días
Definición de variables a. CDPs expedidos por el área Financiera con vigencia mayor a 30 días
Unidad de medida Porcentaje
de la Fórmula b. Valor total del presupuesto aprobado
De acuerdo a los CDPs emitidos, se debe establecer el valor de estos que tiene
Fórmula para su Aspectos como fecha su utilización para un periodo mayor a 30 días, de igual forma se
(Total valor CDPs expedidos > 30 días / Total presupuesto) * 100
Cálculo metodológicos debe tener en cuenta el presupuesto aprobado con el fin de establecer que
proporción del presupuesto se encuentra apropiado para este periodo de tiempo
Fuente de los datos Cuadro de control CDPs expedidos - Presupuesto Mensual
de medición
Responsable del
Responsable de
indicador

% Observaciones del
Logro Resultado

Código del Indicador J01.004 Nombre del indicador CDP Expedidos
Permite ver en porcentaje que cantidad de CDPs son emitidos de acuerdo a las
Pertinencia del
Objetivo del indicador Determinar la eficacia en la expedición de CDP solicitudes que se reciben, con el fin de poder evaluar la planeación de los
Indicador
recursos
a. Cantidad de CDPs expedidos durante el periodo a evaluar

Unidad de medida Porcentaje b. Total de solicitudes de CDPs recibidas en el área financiera durante el periodo
de la Fórmula
a evaluar
De acuerdo a los CDPs expedidos y las solicitudes de emisión de estos, se debe

(CDP expedidos / Solicitudes de CDP Recibidas) * 100 calcular el porcentaje con el fin de establecer las razones por las cuales se dejan
de emitir CDP en los casos en que aplique
Fuente de los datos Cuadro de control CDPs expedidos, oficios de solictud de CDPs - Presupuesto Mensual
de medición
Responsable del
Responsable de
indicador

% Observaciones del
Logro Resultado

Código del Indicador J01.005 Nombre del indicador Tiempo promedio de emisión CDP
Permite establecer el tiempo en días que se toma el área Financiera para la

Pertinencia del
Objetivo del indicador Medir el tiempo en días promedio de emisión de CDPs emisión de CDPs, estableciendo causas de demoras en los casos en que aplique
Indicador
y poder tomar las medidas correctivas para estos casos
a. Fecha en la que se aprueba y se emite el CDP

Unidad de medida Días b. Fecha en que se recibe la solicitud de CDP para su aprobación
de la Fórmula
c. Total de CDPs expedidos en el periodo a evaluar
De acuerdo a las fechas en que se reciben las solictudes de CDP y la fecha de

( ∑ (Fecha emisión CDP - Fecha solicitud CDP)) / ∑ CDPs Expedidos emisión del mismo, realizar la comparación con el fin de establecer el tiempo
promedio en días que se demora el área en el trámite de CDPs
Fuente de los datos Cuadro de control CDPs expedidos, oficios de solictud de CDPs - Presupuesto Mensual
de medición
Responsable del
Responsable de
indicador

% Observaciones del
Logro Resultado

Código del Indicador J01.006 Nombre del indicador Tiempo promedio de emisión RP
Permite establecer el tiempo en días que se toma el área Financiera para la

Pertinencia del
Objetivo del indicador Medir el tiempo en días promedio de emisión de RPs emisión de RPs, estableciendo causas de demoras en los casos en que aplique y
Indicador
poder tomar las medidas correctivas para estos casos
a. Fecha en la que se emite el RP

Unidad de medida Días b. Fecha en que se recibe la solicitud de RP para su emisión
de la Fórmula
c. Total de RPs expedidos en el periodo a evaluar
De acuerdo a las fechas en que se reciben las solictudes de RP y la fecha de

( ∑ (Fecha emisión RP - Fecha solicitud RP)) / ∑ RPs Expedidos emisión del mismo, realizar la comparación con el fin de establecer el tiempo
promedio en días que se demora el área en el trámite de RPs
Fuente de los datos Cuadro de control RPs expedidos, oficios de solictud de RPs - Presupuesto Mensual
de medición
Responsable del
Responsable de
indicador

% Observaciones del
Logro Resultado

Código del Indicador J01.007 Nombre del indicador Modificaciones al presupuesto
Permite establecer el cumplimiento al presupuespuesto aprobado de acuerdo al

Verificar el cumplimiento en la gestión del areá en la programación y ejecucipón Pertinencia del
Objetivo del indicador número de modificaciones que se realizan a este y así poder ver la efectividad en
del presupuesto aprobado Indicador
la planeación de los recursos
Definición de variables a. Modificaciones al presupuesto de acuerdo a los decretos de modificación para

Unidad de medida Modificaciones
de la Fórmula traslados, adiciones y oficio o CDP de reducciones
Cantidad de decretos de modificación aprobados por Asamblea Departamental o De acuerdo a la cantidad de decretos de modificación aprobados y oficios de
Consejo Municipal + oficios o CDPs de reducciones aprobados por el CDPs de reducciones aprobados establecer el número de veces que este ha sido
Gobernador o Alcalde modificado
Decretos de modificación aprobados y oficio o CDP de reducciones - Archivo de Periodicidad / Fechas

Fuente de los datos Semestral
gestión Financiera de medición
Responsable del
Responsable de
indicador

% Observaciones del
Logro Resultado

Código del Indicador J01.008 Nombre del indicador Cumplimiento en la entrega de informes de ejecución presupuestal al MEN
Pertinencia del Permite verificar el cumplimiento, en los tiempos establecidos para este fin, que
Objetivo del indicador Verificar el cumplimiento en el envío de los informes requeridos por el MEN
Indicador presenta la Secretaría de Educación en la presentación de informes al MEN
a. Fecha límite establecida por el MEN para la recepción de los informes que debe
Unidad de medida Días presentar la SE
de la Fórmula
b. Fecha real de envío de los informes al MEN por parte de la SE
De acuerdo a las fechas programadas para el envío de informes u oficios

Fórmula para su Aspectos recibidos para este fin del MEN y la fecha real de envío, se debe establecer la
Fecha limite de envío al MEN - Fecha de envío
Cálculo metodológicos cantidad de días que se demora la Secretaría de Educación en el envío de esta
información
Oficio de solictudes de informes del MEN, Oficios de envío informes al MEN - Periodicidad / Fechas
Fuente de los datos Semestral
Archivo de gestión Financiera de medición
Responsable del
Responsable de
indicador

% Observaciones del
Logro Resultado

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Permite verificar el tiempo que invierte la Secretaría de Educación en la

De acuerdo a las fechas establecidas por el Ente Territorial para la elaboración y

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Tipo de indicador Proceso

Permite establecer la adecuada planeación de los recursos en el presupuesto de

De acuerdo a los oficios enviados por el Ente Territorial solicitando cambios en el

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DEFINICIÓN DEL INDICADOR

Tipo de indicador Proceso

Permite establecer la apropiación de los recursos financieros de acuerdo al

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DEFINICIÓN DEL INDICADOR

Tipo de indicador Proceso

a. Cantidad de CDPs expedidos durante el periodo a evaluar

De acuerdo a los CDPs expedidos y las solicitudes de emisión de estos, se debe

Línea de base Meta Rangos de evaluación

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DEFINICIÓN DEL INDICADOR

Tipo de indicador Proceso

Permite establecer el tiempo en días que se toma el área Financiera para la

a. Fecha en la que se aprueba y se emite el CDP

De acuerdo a las fechas en que se reciben las solictudes de CDP y la fecha de

Línea de base Meta Rangos de evaluación

SEGUIMIENTO AL INDICADOR Página 2 de 2

DEFINICIÓN DEL INDICADOR

Tipo de indicador Proceso

Permite establecer el tiempo en días que se toma el área Financiera para la

a. Fecha en la que se emite el RP

De acuerdo a las fechas en que se reciben las solictudes de RP y la fecha de

Línea de base Meta Rangos de evaluación

SEGUIMIENTO AL INDICADOR Página 2 de 2

DEFINICIÓN DEL INDICADOR

Tipo de indicador Proceso

Permite establecer el cumplimiento al presupuespuesto aprobado de acuerdo al

Definición de variables a. Modificaciones al presupuesto de acuerdo a los decretos de modificación para

Decretos de modificación aprobados y oficio o CDP de reducciones - Archivo de Periodicidad / Fechas

Línea de base Meta Rangos de evaluación

SEGUIMIENTO AL INDICADOR Página 2 de 2

DEFINICIÓN DEL INDICADOR

Tipo de indicador Proceso

De acuerdo a las fechas programadas para el envío de informes u oficios

Línea de base Meta Rangos de evaluación

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