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FUNDAMENTOS PARA EL MEJORAMIENTOInfoenlace

Junio 1998

FUNDAMENTOS PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA PRODUCTIVIDAD

4.1. trabajo en equipo

En un proceso de mejoramiento continuo en la empresa, otro componente


fundamental para el éxito, además del compromiso gerencial y de la actitud
positiva hacia el trabajo lo representa el trabajo en equipo.

Existen muchas definiciones de trabajo en equipo y en todas ellas están


presentes las palabras "cooperación" y "meta común". Es así como por ejemplo se
define trabajo en equipo como un sistema donde todos cooperan para alcanzar una
meta común claramente establecida. También se define trabajo en equipo, como un
grupo de personas interdependientes que coinciden en su objetivo y que para
lograrlo trabajan juntos, experimentando así el beneficio de sus resultados.

4.1.1. Aspectos clave del trabajo en equipo

Existen algunos aspectos clave que permiten que el resultado del trabajo en
equipo sea fructífero, estos son:

A) Objetivos comunes: La gerencia debe definir los objetivos generales de la


compañía y cada equipo de trabajo debe establecer los objetivos de sus proyectos
los cuales deben ser congruentes con el objetivo general. Un propósito claro
permite utilizar más productivamente el tiempo del equipo y la solución de
problemas concretos.

B) Funciones laborales compartidas: En un equipo de fútbol todos cooperan para


alcanzar el objetivo común que es ganar el partido, desempeñando cada quien el
puesto que le fue asignado de una manera eficiente. De igual manera, en un
equipo de trabajo, todos deben de colaborar para alcanzar la meta, cada quien
según el rol que le corresponde.

C) Sentimiento de realización y logro: Muchas veces puede llevar mucho tiempo el


alcanzar una meta y esto puede afectar el nivel de motivación del grupo, de
manera que se recomienda establecer metas parciales que sirvan de aliciente para
seguir adelante.

D) Sentimiento de equipo: Debe generarse el sentimiento de que todos están en el


mismo bote y que para que no se hunda todos deben remar con la misma fuerza.
Todo el equipo debe tener el mismo entusiasmo, dinamismo, espíritu de
cooperación y esfuerzo.

E) Clima informal: Los miembros deben disfrutar el trabajar juntos, esto se


facilita si el sitio de trabajo es agradable. Debe acondicionarse un lugar
especial para reuniones el cual sea privado y cómodo, esto facilita la
comunicación abierta.

Escucha: El trabajo en equipo por su naturaleza interdisciplinaria requiere la


capacidad de escuchar. Para un trabajo efectivo los miembros deben reflexionar
sobre las opiniones de los demás antes de dar la suya propia.

G) Manejo de desacuerdos: Debido también a la naturaleza interdisciplinaria del


grupo, es normal que existan diferencias de opinión. Por tal motivo, se debe ser
flexible y tolerante ante las opiniones de los demás y tratar de entender su
punto de vista antes de entender los nuestros.
H) Consenso: Para llegar a la meta el equipo debe escoger un sólo camino.
Siempre hay diferentes alternativas pero se debe elegir una de ellas; esto
requiere más que unanimidad, unidad aún cuando a veces no se esté de acuerdo.

I) Comunicación abierta: Una actitud positiva es requisito para decir siempre lo


que se piensa en una forma apropiada. Se debe decir realmente lo que se piensa y
no lo que a la gente le gustaría que dijéramos; esto se facilita cuando los
miembros son cooperadores y las respuestas o comentarios no son juiciosas o
acusadoras.

F) Liderazgo compartido: Cada miembro del equipo debe tener muy claras las
necesidades y el rol de sus compañeros, para el logro de las metas. Esto
permitirá el apoyo mutuo de manera que la responsabilidad no recaiga sólo en el
líder. Si una persona falla, la responsabilidad es de todo el grupo.

G) Comunicación con otros niveles: Si el trabajo que realiza el equipo y los


resultados que obtiene no son comunicados, el grupo perderá credibilidad y nadie
tendrá interés en incursionar en este estilo de trabajo. La información debe
proporcionarse a lo largo y ancho de la compañía.

4.2. Las 5S
4.2.1. Introducción
Dado los cambios que se están presentando en el contexto mundial, las empresas
se han visto obligadas a mejorar sus niveles de competitividad, a través del
mejoramiento de la productividad. Esta búsqueda desesperada por el mejoramiento,
ha inducido a las compañías, a dejarse llevar por "modas" como Justo a Tiempo,
Calidad Total o Reingeniería, e implementarlos bruscamente, sin detenerse a
pensar si esa es la manera más adecuada de lograr el cambio deseado.

Con el fin de determinar el punto de partida para el mejoramiento de la


productividad, el CEFOF realizó un diagnóstico para determinar los problemas que
impiden el crecimiento de la misma y las causas fundamentales que los producen.
Esta herramienta se aplicó en pequeñas, medianas y grandes empresas. Los
problemas detectados fueron: falta de respeto por el ser humano, falta de visión
a largo plazo, debilidades en producción y tecnología de producción obsoleta.
Las causas encontradas fueron: falta de mejoras continuas debido a la falta de
tecnologías para el mejoramiento, la cual a su vez se debe a la falta de una
administración participativa, que es producto de la falta de confianza mutua
entre trabajadores y gerencia.

Este diagnóstico refleja la necesidad de empezar con un programa que mejore la


relación trabajador-gerencia y que permita que todo el personal participe
activamente del proceso de mejora continua. Lo anterior se logra con el programa
de las 5S.

4.2.2. ¿Qué son las 5S?

El programa de las 5S consiste en actividades de orden y limpieza en el lugar de


trabajo, que por su sencillez permiten la participación de pequeños grupos a lo
largo y ancho de la compañía, los cuales con su aporte contribuyen a incrementar
la productividad y mejorar el ambiente de trabajo.

Las 5S se basan en la creencia de que cada individuo puede contribuir con el


mejoramiento de su lugar de trabajo, en donde permanece una tercera parte de su
tiempo. En el siguiente gráfico se observa un proceso de mejora continua a
través del tiempo, donde las 5S son la base.

Gráfico No. 1. Programas de mejoramiento continuo.


Las 5S son un conjunto de cinco palabras japonesas que inician con la letra "S":
SEIRI: Separar, descartar, despejar.
SEITON: Acomodar, ordenar.
SEISO: Limpiar inspeccionando.
SEIKETSU: Mantener, uniformar, mejorar.
SHITSUKE: Entrenamiento y disciplina.
La idea no es aprender los términos en japonés, sino estar claros en los
conceptos que encierran.

4.2.3. Significados y Propósitos

1. SEIRI
Seleccionar los objetos innecesarios en el lugar de trabajo y descartarlos; lo
que no sirve elimínelo, véndalo, dónelo. De una forma similar debe de actuar en
su forma de pensar, elimine todas las actitudes negativas que no le permiten
crecer, como lo son: los prejuicios, las malas intenciones, los comentarios
innecesarios, la falta de respeto, las dudas y los temores.

Esta tarea no es fácil; el clasificar lo necesario de lo innecesario, requiere


de trabajo en equipo y disposición, ya que se debe tener una mente dispuesta al
cambio y un buen criterio de selección.

Propósitos del Seiri:


Hacer el trabajo más fácil al eliminar obstáculos.
Eliminar la necesidad de cuidar cosas innecesarias, y evitar las pérdidas de
los objetos.
Evitar ser interrumpido por objetos innecesarios.
Prevenir operaciones erróneas o fallas causadas por cosas innecesarias.

2. SEITON
Acomodar los objetos necesarios en buen orden de tal forma que sean fácilmente
accesibles para su uso.
Un lugar para cada cosa.
Cada cosa en su lugar.
Al organizar o acomodar los objetos en una forma sistemática lo que se pretende
es reducir el tiempo de búsqueda haciendo más visible su ubicación. También se
aplica a nuestra forma de actuar y comportarnos, se deben de organizar las
normas de vida y conducta.

Propósitos del Seiton:


Prevenir las pérdidas de tiempo en la búsqueda y transporte de objetos, las
cuales son actividades que no generan valor agregado y producen retrasos en
los tiempos de entrega.
Asegurar que lo que entra primero sale primero, base de la prevención de
pérdidas por deterioro, debido a la vida útil de algunas materias primas
para la producción. Aquí es recomendable aplicar un término de la
contabilidad los inventarios PEPS (Primeros en entrar, primeros en salir).
Hacer el flujo de producción estable y fácil de trabajar, esto con el fin de
evitar retrocesos y además organizar un buen rol de trabajo para eliminar
los tiempos de demora.
Establecer procedimientos e instrucciones que faciliten la ejecución de las
operaciones.
Establecer sistemas de control visual que permitan tanto a nivel del
personal de la empresa como a nivel externo, ubicar fácilmente los lugares y
los objetos, así como también entender los procesos productivos y los
procedimientos existentes.

3. SEISO
Limpiar completamente su lugar de trabajo de tal forma que no haya polvo en el
piso, en las máquinas y en los equipos. Con esta práctica se disminuirán
problemas como averías de las máquinas, contaminación, etc.

Propósitos de Seiso:
Facilitar la elaboración de productos de calidad.
Combinar la limpieza con la inspección de manera que se detecten fallas a
tiempo.
Hacer del lugar de trabajo un sitio seguro y confortable.

4. SEIKETSU
Establecer y mantener en todo momento un alto estándar de orden y limpieza en el
lugar de trabajo. Como se puede apreciar estamos introduciéndonos en la cuarta
"S" que está más dirigida a iniciar el mantenimiento del ambiente de trabajo,
logrando así mejorar el aspecto laboral, reducir la contaminación, disminuir los
accidentes y también los costos.
Seiketsu nos induce a buscar la estandarización para evitar que el nivel
alcanzado decaiga.

Propósitos del Seiketsu:


Prevenir el deterioro de las actividades de: Seiri, Seiton y Seiso.
Minimizar o eliminar las causas que provocan la suciedad y un ambiente de
trabajo no confortable.
Proteger al trabajador de condiciones peligrosas.
Estandarizar y visualizar los procedimientos de operación y mantenimiento
diario.
Hacer a los trabajadores felices dándoles la oportunidad de mostrar su
talento y creatividad.

5. SHITSUKE
Entrenar a la gente para que continúe con disciplina y autonomía, las buenas
prácticas de orden y limpieza. La gente debe practicar las 5S porque reconoce
que son para su propio beneficio; y no porque se le solicita que lo hagan. Esto
es un proceso que requiere tiempo, pero sobre todo mucho esfuerzo y constancia
de quienes son responsables del proceso de implantación.

Propósito de Shitsuke:
Hacer a las personas más disciplinadas y con buenos modales, en otras
palabras se necesita fomentar nuevas costumbres y valores dentro de la
empresa, se debe hacer énfasis en eliminar los paradigmas antiguos y
adquirir otros más productivos.
Cumplir con las reglas de la empresa y de la sociedad.
Tener un personal más proactivo.

4.2.4. Factores claves para el éxito de las 5S

Se ha logrado determinar que existen cuatro factores claves para el éxito de las
5S:
Compromiso de la Gerencia.
Comenzar las 5S con capacitación
Involucrar a todo el personal.
Repetir el ciclo continuamente.

Compromiso de la Gerencia: nada se logrará si la gerencia no se compromete,


participa activamente en el programa y lucha por comprometer a su gente.

Comenzar las 5S con capacitación: es muy importante que antes de empezar a


practicar las 5S en la organización, todos conozcan en qué consisten y entiendan
los objetivos del programa.
Involucrar a todo el personal: esta aventura es de todos, se debe de realizar un
trabajo en equipo donde todos estén identificados con el programa y luchen para
mantenerlo. El objetivo principal es aumentar la participación del personal.

Repetir el ciclo continuamente: La idea no es sólo mantener el nivel alcanzado


sino mejorarlo. Cada vez que se repite el ciclo de despejar, organizar, limpiar,
mantener y entrenar con disciplina, se debe de pensar que es como una escalera,
siempre existe un escalón que hay que superar.

4.2.5. Principales objetivos del programa de 5S

Puede decirse que en síntesis los objetivos del programa de 5S son:


Inculcar en la gente un pensamiento de kaizen (mejoramiento continuo).
Desarrollar cada vez mejores grupos de trabajo, fomentando la participación de
los colaboradores.
Preparar a los gerentes y los supervisores para un liderazgo práctico
Mejorar la infraestructura de las áreas de trabajo, para introducir
posteriormente otras tecnologías más avanzadas de mejora continua.

4.3. INGENIERÍA INDUSTRIAL

La Ingeniería Industrial mediante el manejo adecuado de los materiales y la


optimización de tiempos y movimientos en el ambiente industrial, aunado a los
diferentes modelos matemáticos, y específicamente a los modelos de probabilidad
y estadística que permiten medir el quehacer industrial, ha permitido
desarrollar herramientas capaces de reproducir, controlar y evaluar
constantemente la realidad industrial, donde el protagonista de esta realidad es
el elemento humano, como factor primordial del proceso productivo.
En otras palabras, la Ingeniería Industrial (I.I.) es usada en el puesto de
trabajo para determinar la apropiada utilización de los recursos y el diseño de
sistemas que mejoren la calidad del producto, servicio, operaciones, etc.

Según la compañía Toyota, las técnicas de I.I. deben ser usadas para eliminar
los desperdicios, las inconsistencias y los sobreesfuerzos del lugar de trabajo
con el fin de generar productos y servicios de excelente calidad, entrega a
tiempo y a bajo costo. Además, la calidad debe ser lo primero porque ella vende
y no los productos.

Desperdicios

La compañía Toyota estableció los siguientes siete desperdicios:


sobreproducción, espera, transporte, movimiento, proceso, inventario y defectos.
Estos desperdicios podrán eliminarse o reducirse al máximo mejorando las
operaciones.

Sobreesfuerzos
Estos se muestran en los lugares de trabajo por una sobrecarga de trabajo,
tiempos de entrega excesivamente cortos o actividades irracionales.

Inconsistencias o desbalances
Se reflejan en programas no balanceados, calidad dispersa, y velocidad de
proceso variada.

4.3.1. Nuevo Rol del Ingeniero Industrial

Como se puede apreciar, es imposible pensar en un sistema productivo donde no


intervenga la mano del hombre, pues todo es diseñado, fabricado, ensamblado y
puesto en marcha por el ser humano, el recurso más importante, que en conjunto
con los materiales, la maquinaria y los métodos (formas de hacer las cosas),
conforman los elementos básicos para considerar en la administración industrial.

El romper con barreras de tradicionalismo y sectorización del conocimiento para


determinados grupos, democratizando las herramientas de I.I. para que puedan ser
utilizadas por la mayoría de las personas que participan en la actividad
industrial, es una urgente necesidad que permitirá el desarrollo de cada
individuo. El desarrollo de la organización depende directamente del desarrollo
individual del trabajador, por lo tanto el sistema productivo será más
competitivo cuando logre productos más competitivos, y sólo las diferentes
técnicas tanto de motivación y de desarrollo del individuo, así como de diseño
de procesos y puestos de trabajo, permitirán un verdadero bienestar en los
trabajadores que se traducirá en utilidades de la empresa.

El mejoramiento continuo de la productividad se inicia, como ya se ha señalado,


con una actitud positiva hacia el cambio, es decir una posición o necesidad de
cambio para el beneficio del equipo de trabajo, donde no se debe olvidar hasta
las necesidades básicas y elementales de cada individuo, como por ejemplo sus
necesidades fisiológicas, y hasta las de autorrealización, que pueden conducir
al éxito en la labor que se desempeñe, tal y como ilustra H. Maslow, en su muy
interesante pirámide de necesidades:

La motivación es un elemento vital para la aplicación objetiva de la I.I., pues


las fuerzas internas que impulsan al individuo a determinado objetivo, y que
modifican el equilibrio humano (homeóstasis) tal y como se aprecia en la Figura
2, pueden modificar totalmente el diseño de un proceso o de un puesto de
trabajo, de tal forma que se producen variaciones sustanciales en la toma de
decisiones.

El conocimiento de todo lo que se hace y la participación de todos los


involucrados en la actividad producirá un impacto positivo en el mejoramiento de
la productividad. Es por ello que, se plantean dos aspectos importantes sobre
las funciones del ingeniero industrial:
1. Capacitador y facilitador en el lugar de trabajo.
2. Investigador y diseñador.

4.3.1.1. Capacitador y facilitador


El trabajador es el que mejor conoce los problemas que ocurren en el puesto
donde labora debido a que tiene que afrontarlos día con día. Él podría brindar
buenas ideas para resolver esas situaciones; sin embargo, la deficiencia de
conocimientos técnicos crean en él una barrera que obstaculiza la formulación de
mejoras.

Por otro lado, bajo el esquema de administración tradicional el jefe de


producción o el profesional dedica prácticamente todo su tiempo y esfuerzo a
resolver los problemas cotidianos que se presentan, es decir, a "apagar
incendios" en la planta, por lo que se está sub-utilizando todo su potencial.

En este punto el ingeniero industrial debe fomentar actividades prácticas para


el mejoramiento del lugar de trabajo mediante su función de capacitador y
facilitador de los conocimientos técnicos requeridos por los operarios. Pero el
concepto va más allá, puesto que no sólo les enseñará sino que debe ser
responsable de dar seguimiento a los proyectos que los grupos de trabajo decidan
efectuar; iniciando así el trabajo en equipo entre ingenieros y operarios con el
fin de incrementar la productividad de la compañía.

Es importante iniciar la capacitación con conceptos básicos, tales como, la


productividad, el enfoque científico para la solución de problemas y las
actividades de 5S que permiten un cambio positivo hacia el trabajo.
Posteriormente, se continúa con las herramientas del estudio del trabajo
(métodos y tiempos) las cuales permiten realizar paso a paso un análisis de la
situación en que se encuentra el puesto de trabajo en ese preciso momento, para
luego tratar de establecer mejoras o posibles soluciones. Finalmente, se
entraría en la etapa de diseño del proceso con técnicas tales como la
distribución de la planta, manejo de materiales o balances de líneas.

4.3.1.2. Investigador y Diseñador

Es vital que las empresas logren crear nuevos productos y/o servicios orientados
a satisfacer a sus clientes, por lo que es necesario contar con un departamento
o grupo multidisciplinario de trabajo encargado de investigación y desarrollo.

El fin primordial de este equipo de mejoramiento es unir fuerzas con personal de


diferentes áreas utilizando herramientas más avanzadas, algunas de las cuales se
mencionan a continuación:
a. Análisis del valor e ingeniería del valor.
b. Modelos de simulación.
c. Investigación de operaciones.
d. Administración de la producción.
e. Despliegue de la función de la calidad (QFD).
f. Sistemas de administración de la información.

La discusión y apropiada coordinación entre los involucrados es necesaria para


que el sistema opere convenientemente. De esta manera el gerente de producción
podrá dedicarse a labores mucho más valiosas, innovadoras, visionarias y
creativas que permitirán a la empresa ser más competitiva en esta era de la
globalización.

4.3.2. Estudio del trabajo

El estudio del trabajo diario involucra una gran cantidad de técnicas para
analizar todos y cada uno de los elementos específicos del proceso como se puede
apreciar en la Figura 3, con el objetivo de eliminar lo innecesario, es decir,
todo el desperdicio, sobreesfuerzo e inconsistencias, que conducen a desmejorar
la productividad; centrando esfuerzos en donde realmente se agregue valor al
producto, optimizando los recursos productivos para entregar al cliente lo que
desea en el momento y cantidad esperada al mejor costo.
La entrega de lo que el cliente desea en el momento oportuno (JIT), donde el
tiempo es la variable que relaciona prácticamente toda la actividad, conduce a
la necesidad de la valoración del ritmo de trabajo de acuerdo al desempeño de
operarios calificados, por lo tanto la normalización de la actividad y la
definición de tiempos estándares de producción es tarea del que esté involucrado
con I.I. en la empresa.
Tal como se muestra, este tiempo se compone de una gran cantidad de elementos,
para los cuales existen modelos que reproducen la realidad vivida en planta y
que no requieren de grandes conocimientos en probabilidad y estadística. Estos
modelos permiten el control real del trabajo para poder mejorarlo
posteriormente, ya sea mediante muestreos o cronometrajes.

En ocasiones son registrados estos movimientos en videos, y hasta se ensayan en


escenarios virtuales (simulación en computadora) que facilitan enormemente la
observación, en especial cuando se diseñan procesos con base en diferentes
modelos preestablecidos (investigación de operaciones), para su posterior
evaluación.

4.3.3. Ingeniería de planta


La disposición apropiada y conveniente de las instalaciones físicas, ya sean
existentes o en proceso de construcción, están en función de los objetivos que
busca lo que se denomina distribución de planta para la cual se toman en cuenta
ciertas consideraciones:

Consideraciones económicas (máxima utilidad y menor costo).


Consideraciones de orden técnico (espacio y tiempo).
Consideración de las reacciones humanas (ergonomía y necesidades).

Existen fundamentalmente dos tipos de operaciones, las intermitentes, donde el


flujo de producto es interrumpido ("batch") y las continuas (alto volumen
continuo), donde la producción en serie es el objetivo principal. El gran avance
tecnológico con la automatización de operaciones ha facilitado en algunos casos
el uso de herramientas de I.I. Paralelamente, al incrementarse los niveles de
producción, es importante la formación de equipos de trabajo capacitados en
técnicas de ingeniería básicas para mejorar la productividad.

Existen diversos factores que determinan la distribución de planta, tales como,


materiales, maquinaria, personas, movimiento, inventarios en proceso, servicio,
edificio y mejoramiento. Los seis diseños básicos para una distribución de
planta son:

a. Disposición con componente principal fijo


Donde el material que se va a elaborar no se desplaza por la planta, sino que
permanece en un sólo lugar y todo lo necesario fluye hacia él. Ejemplos:
construcción de buques, aviones, motores gigantes, etc.

b. Disposición por proceso o función


Donde todas las operaciones de la misma naturaleza están agrupadas y los
materiales fluyen a los diferentes procesos. Ejemplos: confección de textiles,
hilados y tejidos.

c. Disposición por producto o en línea


Que se conoce como producción en cadena y se usa para varios productos más o
menos normalizados, como en líneas de embotellado, automóviles, etc.

d. Disposición por grupo (Células autodirigidas)


Donde se asigna a grupos de trabajo todo lo necesario para proporcionar un
producto terminado.

e. Combinadas
Es la disposición más común, donde hay mezcla de las anteriores, para lograr un
producto final de acuerdo con las expectativas del cliente.

f. Disposición en "U"
Que presenta una serie de beneficios:
Tener operarios multifuncionales que acuden a varios puntos de la línea de
producción.
Los materiales y productos fluyen por una misma área de maniobras,
prácticamente el material y el operario (trabajador) se desplazan en
conjunto al siguiente paso.
Hay un mayor control visual del proceso por parte de todos los participantes
de la línea, por lo tanto un mejor control de pérdidas, desperdicios y
anormalidades.
Mejor aprovechamiento del espacio.
Mayor participación e identificación con la línea.
Eliminar cuellos de botella con facilidad, desalojo del sistema.
Reducir inventarios.

Existen modelos simplificados básicos mediante los cuales se diseña la planta


siguiendo la ruta del proceso de producción, considerando la seguridad
industrial y desde luego la ergonomía del sistema, es decir, ajustando el medio
de trabajo al trabajador o identificando la forma de adaptar el operario a su
puesto de trabajo.

Es vital al hablar de I.I. señalar la importancia que tiene la protección de la


naturaleza. Este es un tema importante en todo proceso productivo, incluyendo el
de nuestra vida diaria, por lo tanto el diseño de procesos y equipos debe estar
en función de normativas que busquen minimizar los riesgos al planeta y de
políticas dirigidas a la satisfacción del cliente, de los trabajadores y del
ambiente.