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NATURALEZA DE LA TOMA DE DECISIONES

1.- LA CIENCIA ADMINISTRATIVA Y LA TOMA DE DECISIONES.

Antes de entrar en lo que significa la relación de la administración y la toma de


decisiones debemos conocer algunas definiciones importantes.

Empresa.- Isaac Guzmán Valdivia dice: La empresa es la unidad


económica – social en la que el capital, el trabajo y la dirección se
coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos
del medio humano en la que la propia empresa actúa.1

La administración.- nos referiremos a algunas definiciones.

Harold Koontz y Heinz weihrich, definen como el proceso de diseñar y


mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que colaboran en
grupos, cumplen eficientemente los objetivos seleccionados. Sin embargo,
habrá que ampliar esta definición básica:

 Un administrador desempeña las funciones gerenciales de


planear, organizar, integrar el personal, dirigir y controlar.
 La administración se aplica en toda organización.
 La administración concierne a los administradores de todos los
niveles de la organización.
 El objetivo de todos los administradores es el mismo: generar
un valor agregado.
 La administración tiene que ver con la productividad, lo que
significa eficacia y eficiencia.

Planeación.- La planeación consiste en elegir misiones y


objetivos, y en encaminar acciones para materializarlos. Requiere
tomar decisiones, lo que significa elegir líneas futuras de acción
entre varias alternativas.

Organización.- La organización es la parte de la administración


que consiste en establecer una estructura intencional de papeles
o roles para la integración de una corporación. Es deliberada
pues se asegura de que se asignen todos los trabajos necesarios
para alcanzar los objetivos y de que, se espera, se asignen a
quienes pueden ejecutarlos mejor.

1
M. Sc. Lic. VILLEGAS Ch. Víctor Hugo, INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Primera
Edición, Industria Gráfica Zulver Bolivia, Pág. 71
2

Integración de personal.- Consiste en integrar y mantener


ocupados los puestos de una estructura organizacional. Para este
fin, se determinan las necesidades de los trabajadores, se hace
un recuento del personal actual y se reclutan, seleccionan,
colocan, promueven, evalúan y capacitan o desarrollan
candidatos o titulares actuales.

Dirección.- Consiste en influir en las personas de modo que


contribuyan a las metas de las organizaciones y grupos. En
particular se relaciona con el aspecto de trato personal de la
administración.

Control.- Es medir y corregir el desempeño de individuos y


organizaciones para asegurarse que los hechos se ajusten a los
planes. Consiste en medir el desempeño en relación con las
metas y los planes, señalar las desviaciones de los estándares y
corregirlas.2

Bernal Torres César dice, La administración es entendida como el proceso


racional de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de
producción, mercadeo, finanzas, desarrollo del potencial humano, etc., que
realizan las organizaciones, de modo que se lleven en forma eficiente y
eficaz con el propósito de generar un mayor grado de competitividad.

Eficiencia.- La eficiencia se define como la capacidad de obtener los


mayores resultados con la mínima inversión, o sea como “hacer bien las
cosas”. Dado que las organizaciones tienen recursos escasos es necesario
preocuparse por aprovecharlos de modo eficiente, por ello muchos
directivos buscan la forma de disminuir los montos de inventario, reducir los
tiempos de fabricación de los productos o de prestación de los servicios,
aprovechar las competencias de los trabajadores, etc. Es decir, la eficiencia
procura optimizar el uso de los recursos.

Eficacia.- La eficacia es la capacidad de lograr las metas de y en la


organización. Se define como “hacer las cosas correctas”, es decir, las
actividades de trabajo con los que la organización alcanza sus objetivos. En
este sentido, la eficacia consiste en que las personas realicen las
actividades que llevan a las organizaciones a lograr resultados. Así, la
eficiencia concierne a los medios para realizar las cosas, mientras que la

2
KOONTZ Harold y WEIHRICH Heinz, ELEMENTOS DE ADMINISTRACIÓN un enfoque internacional y de
innovación, McGRAW-HILL/Interanericana Editores S.A. Mexico, Pág. 22, 43 y 44
3

eficacia relacionada con los fines, con la consecución de las metas de las
organizaciones.3

La administración como ciencia, técnica y arte.

CIENCIA TÉCNICA ARTE


1.Valor (Verdad) 1. Valor (Utilidad) 1. Valor (aplicación)
2. Conjunto de 2. Conjunto de reglas e 2. Conjunto de
principios instrumentos aptitudes
3. Imputable 3. Cambiable 3. Renovable
4. Los medios se 4. Los principios se 4. Los principios se
descubren. crean perfeccionan
5. Teoría o 5. Práctico y de 5. Ejecución creadora
especulativa realización
“DUDA” “CERTEZA” “HABILIDAD”

La ciencia, el arte y la técnica por tanto coordinando se pueden alcanzar y


lograr sus objetivos como se observa en el anterior cuadro.

La decisión.- La decisión es la elección de un camino entre dos o más


opciones de una alternativa, para alcanzar un propósito u objetivo,
minimizando los riesgos.4

La ciencia administrativa, consiste fundamentalmente, en la dirección de una


empresa, institución, ente u organización.

Tiene como propósito principal la acción, una acción completamente racional y


deliberada. Pero ante todo, la administración está concentrada en la elección de
los fines, formas y medios (qué, cómo, con qué) que se precisan para llegar a
determinados resultados, naturalmente, bajo principios éticos y códigos morales y
además está impulsada por ambiciones y deseos; por tanto, la administración está
íntimamente ligada a dos actividades básicas: La elección y la acción y, queda
comprometida con las futuras consecuencias de la acción.

Consecuentemente, las principales funciones de la ciencia administrativa pueden


agruparse en dos procesos fundamentales:

 El proceso de tomar decisiones (racionales)


 El proceso de ejecutar o desarrollar acciones

3
BERNAL Torres César A. INTODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
Enfoque Global e Integral Editorial Pearson Educatión México S.A. de C.V., 2007 Pág.44 y 45
4
M. Sc. Lic. VILLEGAS Ch. Víctor Hugo, INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Primera
Edición, Industria Gráfica Zulver Bolivia, Pág. 7 y 95
4

El primero, determina el qué se debe hacer y el cómo se debe hacer, mientras


que el segundo pone la decisión en acción y vigila el proceso.

Todo lo anterior muestra claramente, que la toma de decisiones es la generadora


de toda actividad de la ciencia administrativa y por tanto constituye, el núcleo de la
actividad administrativa.

Finalmente, aquel que administra, adquiere conocimientos de todas las ciencias;


es decir, de las ciencias naturales, las ciencias sociales e inclusive las artes.5

2.- PROBLEMAS Y ENFOQUES PARA LA SOLUCION.

Antes de hacer una elección y una acción, los administradores han tenido que
enfrentar a un PROBLEMA U OPORTUNIDAD. Y por ende definimos primero
¿qué es un problema?

Se define como, “una desviación de algún estándar o nivel de desempeño


deseado”. En otros términos, un problema consiste en desear alcanzar una
situación distinta a la de su estado inicial o sea, ocurre cuando hay diferencia
entre una situación real y la situación deseada:

El problema debe ser bien tipificado adecuadamente ya que algunos indican que
un problema bien enunciado ya está medio resuelto.

Sin embargo existen muchos factores que afectan en la identificación, análisis y


definición de los problemas:

 Ignorar la información pertinente.


 Identificar erróneamente las causas o los problemas mediante la
información
 Pasar por alto la etapa de reconocimiento en su totalidad, tratar de
solucionar el problema antes de estar claramente definido.
2.1.- PROBLEMAS COMUNES.

Según George Terry y Stephen Franklin, están agrupadas en veinte áreas de


problemas comunes. Estas son:

1) COSTOS; mejor utilización de la información de los costos.


2) TOMA DE DECISIONES; propiedad de las técnicas actuales.
3) ENTRENAMIENTO DE EMPLEADOS; conveniencia de cambiar o no el
entrenamiento de supervisores.
4) FINANCIAMIENTO; planeación de las futuras necesidades.

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Lic. FERNÁNDEZ Burgoa Oscar, Apuntes de Gerencia Operativa (ADM-460)
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5) DISTRIBUCION DE LA INFORMACION; proporcionar información verbal y


escrita adecuada y completa a todo el personal.
6) REGISTRO DE INVENTARIOS; Mejoras para reducir las pérdidas de
inventarios.
7) MERCADO; Esfuerzos para averiguar lo que desean los compradores.
8) MORAL; Determinar lo que los empleados piensan de su compañía.
9) UBICACIÓN DELA PLANTA; Construir o rentar.
10) PRECIOS; Evaluación de los precios actuales.
11) PLANEACION DE LA PRODUCCION; Mantenimiento de inventarios
adecuados de materias primas.
12) PRODUCTOS Y SERVICIOS; Desarrollo que satisfaga adecuadamente los
requisitos del mercado y de la empresa.
13) CONTRL DE CALIDAD; Mantenimiento económico de normas más altas
de calidad.
14) RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN; Encontrar y atraer los mejores
empleados prospectivos.
15) EFECTIVIDAD DE LAS VENTAS; Reducir el tiempo requerido para
procesar un pedido.
16) REPORTES; Mejoramiento en el formato y estilo de redacción.
17) RESPONSABILIDAD SOCIAL; contribuir con talento administrativo en los
proyectos designados a mejorar las relaciones sociales
18) SUPERVISION; Guiar y dirigir los esfuerzos de los empleados y otros
recursos para satisfacer la producción y trabajo manifestado.
19) ADMINISTRACION DE SUEDOS Y SALARIOS; Mejorar lo equitativo del
plan actual.
20) ELIMINACION DE DESPERDICIOS; Medios para reducir los desperdicios.

2.2.- ENFOQUES PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS.


Existen por lo menos cinco principales enfoques:

a. El enfoque Rutinario.- se basa en los siguientes modos.


I. Por medios tradicionales, lo que siempre se ha estado haciendo
cada vez que se enfrenta a un problema.
II. Procedimientos de operación estándar, lo que le dicen al
administrador lo que tiene que hacer bajo determinada condiciones
prescritas.
III. Guiarse por la orden del superior, seguir la orden de un superior.
b. El enfoque Científico.- Establece un proceso sistemático científico de siete
pasos:
1) Establecer los objetivos de decisión.
2) Clasificar los objetivos por su importancia.
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3) Desarrollar acciones alternativas.


4) Evaluar las alternativas con los objetivos establecidos.
5) Seleccionar la alternativa que mejor logre los objetivos.
6) Explorar la decisión provisional para futuras consecuencias
adversas.
7) Adoptar la decisión final.
c. Enfoque Decisional.- este enfoque es uno de los más comunes y
populares de todos los enfoques, y menciona que para lograr un resultado
deseado o sea que es esencial que el resultado deseado sea enunciado
primero y luego el problema y el resultado está relacionado con los costos
menores.
d. Enfoque Creativo.- Es producto de la creatividad del administrador y que
no es necesario seguir pasos estrictamente racionales. Y se caracteriza
por:
 Enfatizar el factor del comportamiento humano en la toma de
decisiones.
 Dar libertad a los gerentes
 Minimizar los mal entendidos respecto a las metas finales
 Reconoce la toma de decisiones como cuasi y temporal en vez de
una situación completa y final de un problema.
e. Enfoque Cuantitativo.- comparación de varias acciones, y se la puede
hacer a través de modelos matemáticos, constituyendo valores para las
variables obteniendo resultados para evaluar de acuerdo con los requisitos
del problema.

3.- ELEMENTOS DE UN PROBLEMA DE DECISIÓN:

Cuando las personas o ejecutivos toman una decisiones, es porqu8e desean


lograr algo, ese algo constituye el o los objetivos que están en función de la
disponibilidad de recursos con que cuentan. Entonces como primer elemento de
un problema de decisión, constituyen los OBJETIVOS que deben ser claramente
identificados y adecuadamente jerarquizados.

Objetivo: significa el fin al que se desea llegar, la meta que se pretende lograr. El
objetivo es lo que impulsa al individuo a tomar decisiones o perseguir sus
aspiraciones, el propósito.

Objetivo es sinónimo de destino, meta, como el punto de mira de un arma, el


blanco, o como el fin específico al que hay que llegar.

Una meta es el fin hacia el que se dirigen las acciones o deseos.


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Por otra parte, existen algunos factores que afectan al logro de los objetivos, los
mismos que se encuentran fuera del alcance del individuo que decide, estos
factores en el campo de la teoría de decisiones se conocen como los Estados
Naturales o Estados de la Naturaleza, por consiguiente constituyen un segundo
elemento de un problema de decisión.

Sin embargo, cualquiera sea el tipo de organización formal o nivel jerárquico en el


que se presenta un problema de decisión, tendrá siempre como elementos
genéricos las siguientes:

 El o las personas responsables de la Decisión.


 Uno o varios objetivos establecidos de antemano por quienes tienen la
responsabilidad de decidir.
 Existe el contexto del problema, lo cual está definido por un cierto conjunto
de Estados Naturales.
 La existencia de diversos cursos de acción factibles, del cual la persona
que decide escogerá el más adecuado.
 La existencia de un conjunto de consecuencias que resultará de la
combinación de los cursos de acción con los Estados Naturales.
 La existencia de un cierto grado de incertidumbre relacionado con el acto
de elegir la alternativa más conveniente, o sea, la persona que decide no
tiene un noción precisa acerca de cuáles pueden ser los resultados
asociados con su curso de acción elegido.

Cursos de acción: “pasos a seguir” es también un componente estratégico que


sólo existe mientras estén presentes los competidores. ¿Por qué es el líder el que
debe de formular el pensamiento estratégico?

4. OBJETIVOS, INFORMACION Y DECISIONES:

Los objetivos proporcionan una información para regir el comportamiento de las


personas que toman decisiones. Entonces tanto las personas como las
organizaciones persiguen una variedad de objetivos.

Cuando organizaciones e individuos persiguen objetivos múltiples es necesario


especificar prioridades y jerarquizar los mismos de manera que se utilicen en una
forma óptima los recursos disponibles. Esto significa diferenciar los objetivos
FUNDAMENTALES de los objetivos INSTRUMENTALES.

El conjunto de los objetivos fundamentales de cualquier organización formal se


determina en base a una evaluación de sus oportunidades, recursos y
capacidades para su explotación; es decir, que los objetivos fundamentales
delinean el dominio básico de acción de la organización.
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En cambio los objetivos instrumentales, son los sub-objetivos de los diversos


niveles jerárquicos de la organización y que están relacionados, más
estrechamente con sus aéreas de actividades específicas. Por tanto, los objetivos
instrumentales son los medios para alcanzar los objetivos fundamentales.

La determinación de los objetivos fundamentales y los objetivos instrumentales, en


una organización formal, permiten establecer una red de comunicaciones debido a
que vienen representados por la existencia de información y su transmisión entre
lugares y personas.

Entonces, desde el punto de vista de la red de comunicaciones, toda decisión


consiste en instrucciones que parten de cierto punto y que se dirigen a otros
´puntos de la red. Como resultado, estos otros puntos elaboran, en alguna forma
distinta, la información recibida o bien cambiaran el ritmo de la corriente de la
información que pasa por ellos. Además, la decisión puede dar como resultado el
establecimiento de nuevos puntos de la red.

Luego, la persona que toma decisiones puede verse frente a una cantidad
considerable de información si no sabe escoger los datos que conservan una
relación con sus actividades. Por este motivo la información tiene que ser definida,
clasificada y catalogada esmeradamente; Así mismo surge la necesidad de
diseñar un sistema de información según los requerimientos específicos de
utilización de los niveles jerárquicos de la organización. En consecuencia, a los
ejecutivos les corresponde conocer y solicitar información que necesitan para
llevar a cabo en forma efectiva su importante función de tomar decisiones

5.- VALORES Y ACTITUDES EN LA TOMA DE DESIONES:

Se indicó la necesidad de identificar y jerarquizar los objetivos es decir establecer


una cadena de medios y fines para que el decisor pueda multiplicar esfuerzos y
aprovechar mejor los recursos disponibles.

La orientación básica para establecer los medios y fines es el sistema de


valores personales del decisor que esta hondamente arraigado en su cultura y
su experiencia.

Por tanto el sistema de valores afecta a las actividades del decisor desde la
determinación de estrategias de mayor alcance hasta el trato diario con los
empleados.

Específicamente es el efecto se refleja de la siguiente manera.


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- el sistema de valores influye en la percepción del decisor que posee


situaciones de los problemas que se presenta.

- estos sistemas de valores personales influyen en decisiones adoptadas por


las decisiones,

- influye de manera cómo los individuos observan a otros individuos y a grupos


de individuos.

- Marcan los límites que determinan lo que es y que no es un comportamiento.

- Determinan el grado en que su administrador aceptara o resistirá la presión y


las metas de la organización.

- Los sistemas de valores hacen que un administrador acepte o rechace las


presiones de la comunidad en general.

Por lo anterior una de las importantes observaciones en las decisiones que


toman los administradores , los cuales dependen de los sistemas de valores
personales es su actitud hacia el riesgo es decir que a menudo se afirma que
los beneficios surgen porque el empresario acepta correr riesgos asumidos.
Existen dos actitudes importantes en la relación que son el riego de
preferencia y de rechazo es decir prefieren una actitud cautelosa que se a
prudente ante los resultados anticipados de los cursos de acción mientras que
otras opinan que con buena suerte van a tener resultados buenos por lo que
prefieren asumir riesgos.6

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Lic. FERNÁNDEZ Burgoa Oscar, Apuntes de Gerencia Operativa (ADM-460)