3.

4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Programa de Formación: Código: 51130033

Administración Documental en el Versión: 1
Entorno Laboral

Estudiante: Liliana Anaya Suarez

EVIDENCIA 3. Documento “Paralelo Clases de Documentos” De acuerdo con los

conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un
paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el
uso de cada documento.

DESARROLLO

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito
que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que
presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición,
también encontramos que los documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar
encontramos los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo
lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier
otro tipo de soporte para guardar una información concreta.
Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y
administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e
integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en
cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los
documentos son los mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una
gestión determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde son
considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman el
patrimonio histórico documental del país1.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información
producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o
acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de
gestión, central e histórico.

1
http://www.eumed.net/rev/cccss/13/adga.html
 DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO

Determinado por el lugar donde se

encuentra toda la información
Es toda aquella información que es
producida o recibida en una entidad
generada, recibida, almacenada, enviada o
(pública o privada) de acuerdo a sus
acumulada en un medio electrónico.
actividades o la ejecución de sus
funciones

SIMILITUDES DIFERENCIAS

Documento de Archivo:

Comparten los mismos objetivos, los cuales El valor documental se determina de acuerdo a
son el mantener y preservar la información su autenticidad.
de manera organizada y preservada.
En ambos casos se debe contar con el El contenido de los documentos debe
personal idóneo para su manipulación al permanecer con sus soportes, esto permite que
igual que con los equipos para su se mantenga la integridad de la información
mantenimiento. que reposa en el documento.
El proceso de clasificación documental se
desarrolla de igual forma para ambos tipos.

Se deben realizar archivos para su Documento Electrónico:

clasificación.

Su contenido solo puede ser leído mediante un

dispositivo electrónico, ya sea iPac, ordenador
o móvil.
Su autenticidad depende del hardware o
software utilizado para su creación, además
que solo se podrá mantener si se conserva en
su estructura original.