Unidad 41 / Escenario 82

Lectura Fundamental

Herramientas
Etapas de un plan
en lade
Nube
comunicación
estratégica

Contenido

1 Herramientas en la nube

2 Herramientas para el almacenamiento en la nube

3 Herramientas para la toma de notas

4 Herramientas para la comunicación

5 Herramientas para la gestión del tiempo

6 Herramientas para la gestión de la información

7 Herramientas para procesamiento de información en la nube

8 Ejemplificación de la temática

Palabras clave: Herramientas, almacenamiento en la nube, gestión del tiempo, toma de notas, gestión
de la información, comunicación.
1. Herramientas en la nube

En esta lectura se expondrá sobre otras Herramientas para la Productividad diferentes a los
encontrados en los paquetes de ofimática. Las herramientas de las que se hablará son muy
importantes por su practicidad y presencia en la nube. Hablaremos de herramientas para el
almacenamiento en la nube, herramientas para toma de notas, Herramientas para la comunicación,
herramientas para la gestión del tiempo y herramientas para el procesamiento de información.

2. Herramientas para el almacenamiento en la nube

La computación en la nube es un paradigma en el cual se ofrecen servicios de computación

a través de internet. Anteriormente, se mencionaron suites de ofimática ofrecidas de manera
gratuita en la nube (Google Documents, y Office Online). Ahora hablaremos del almacenamiento
de los documentos y archivos generados por esas aplicaciones. También se puede almacenar en
la nube otros tipos de archivos, además existen opciones de almacenamiento en la nube que son
independientes de suites de ofimática. El objetivo de estas herramientas es brindar un espacio
en internet, limitado por la capacidad de la cuenta, donde se almacenen los archivos del usuario
(documentos, imágenes, fotos, música, etc.). Los archivos pueden ser accedidos por el usuario
desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet y la aplicación adecuada. Las siguientes
son las herramientas más conocidas para almacenamiento de información en la nube.

2.1 Dropbox

Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Dropbox, la cual se crea en www.
dropbox.com, hay dos tipos de cuenta, la personal que es gratuita y tiene capacidad limitada y
la empresarial que tiene un esquema de suscripción y el costo va de la mano de la capacidad.
La cuenta gratuita ofrece 2 Gb ampliable hasta 16 GB (se puede ampliar haciendo invitaciones
a nuevos usuarios que se hagan efectivas). Dropbox tiene opciones de pago que usan el
sistema de suscripción (anual o mensual). Tiene aplicaciones de sincronización en los sistemas
operativos Windows, OSX, Linux, Android, IOS además de poderse usar vía web.

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2.2 Google Drive

Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Google, en específico una cuenta en
Gmail (correo electrónico de google) y automáticamente se van guardando los documentos
generados en aplicaciones como Google Docs, Sheets, y Slides; así como los documentos que
desee subir desde su PC a la cuenta de Google Drive. La capacidad de almacenamiento gratuita
es de 15 GB. Tiene aplicaciones de sincronización para Windows, OSX, Linux, Android, IOS
además de poderse usar vía web.

2.3 Microsoft OneDrive

Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Microsoft y automáticamente se van
guardando los documentos generados en aplicaciones de Office Online, además se puede guardar
archivos del usuario. La capacidad de almacenamiento gratuita es de 5 GB. Tiene aplicaciones de
sincronización para Windows, OSX, Linux1 , Android, IOS además de poderse usar vía web.

2.4 Box

Para poder usar este servicio debe crear una cuenta en box, la cual se crea en www.box.com.
La capacidad gratuita es de 10 GB, el tamaño máximo por archivo es de 250 MB (para la versión
gratuita). Tiene aplicaciones de sincronización para Windows, OSX, Linux2 , Android, IOS además
de poderse usar vía web.

2.5 iCloud

Para poder usar este servicio debe tener una cuenta llamada AppleID. La capacidad gratuita es
de 5 GB. Tiene aplicaciones de sincronización para Windows, OSX y IOS además de poderse
usar vía web. En la Tabla 1 se muestra una comparación de las principales Herramientas para el
almacenamiento en la nube.

1 Aplicaciones no oficiales
2 Aplicaciones no oficiales

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 Tabla 1. Comparación de las Herramientas para el almacenamiento en la nube

Apple
Dropbox Microsoft OneDrive Google Drive Box
iCloud

Microsoft, outlook. Google,

Cuenta Dropbox Box AppleID
com, Hotmail, msn Gmail

Capacidad de
2 GB 5 GB hasta 15 GB 10 GB 5 GB
cuenta gratis

Límite de tamaño 250

No No No No
de archivo MB

Fuente: elaboración propia

3. Herramientas para la toma de notas

El objetivo de estas herramientas es permitir tomar rápidamente notas, ideas, apuntes, etc., para
poder utilizarlos posteriormente en un entorno más productivo.

3.1 Evernote

Para poder usar este servicio se necesita una cuenta en Evernote, la cual se crea en www.
evernote.com. La aplicación Evernote usa la metáfora de tener cuadernos y dentro de los
cuadernos notas (clasificación jerárquica), las notas pueden tener etiquetas para una
clasificación no jerárquica. Es decir, una nota puede tener varias etiquetas independientemente
del cuaderno en el que estén. Cada nota puede tener, texto, imágenes, videos, etc.

3.2 Google Keep

Para poder usar este servicio se debe tener una cuenta en Google. La aplicación Keep usa
una metáfora en la cual hay notas (post it) pegadas en un tablero; no por esto deja de ser muy
potente. Cada nota puede tener, texto, imágenes, videos, etc.

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3.3 Microsoft OneNote

Para poder usar este servicio se necesita una cuenta de Microsoft. La aplicación OneNote usa
una metáfora de blocs de notas, cada nota puede tener, texto, imágenes, videos, etc. Es muy útil
en tabletas y portátiles que usan lápiz o stylus como método de entrada ya que la aplicación
tiene reconocimiento de texto a mano (escritura normal).

3.4 Apple Notes

Las notas creadas en Apple Notes son exclusivamente de texto. Se requiere tener una cuenta
creada en appleid.apple.com. En la Tabla 2 se muestra una comparación de las principales
Herramientas para la gestión de notas.

Tabla 1. Comparación de las Herramientas para el almacenamiento en la nube

Microsoft Google
Evernote Apple Notes
OneNote Keep

Microsoft, outlook. Google,

Cuenta Evernote
com, Hotmail, o msn Gmail
AppleID

Notas
Metáfora interfaz Cuadernos Cuadernos Notas planas
rápidas

Multimedia Sí Sí Sí No

Windows Windows
Sistema Windows OSX,
OSX, OSX, Android, OSX, IOS
operativo Android, IOS
Android, IOS IOS
Fuente: elaboración propia

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4. Herramientas para la comunicación

Se aborda el tema de herramientas para la comunicación, fuera de las mencionadas

en la primera semana, las cuales son utilizadas dentro del aula virtual del Politécnico
Grancolombiano. Como lo habíamos mencionado en la primera lectura, se pueden diferenciar
tres categorías: comunicación asincrónica, comunicación sincrónica basada en el PC y
comunicación sincrónica basada en el teléfono inteligente.

4.1 Herramientas para la comunicación asincrónica

La principal herramienta de comunicación asincrónica es el correo electrónico. Los principales

proveedores de correos electrónicos en la nube son:

• Google Gmail

• Microsoft Outlook.com (antiguo Hotmail)

• Yahoo! Mail

4.2 Herramientas para la comunicación sincrónica basada en el PC

En esta categoría se tienen sistemas de voz sobre IP (VOIP), video llamadas y chat. Las
principales aplicaciones son:

• Skype, para poder usar este servicio se necesita una cuenta de Microsoft o una cuenta
de Skype. También está disponible para dispositivos móviles.

• Hangouts, para poder usar este servicio se necesita una cuenta de Gmail en google.
Tiene la opción de hacer videoconferencias. También está disponible para dispositivos
móviles.

• FaceTime, iMessage, para poder usar estos servicios se necesita una cuenta de AppleID.
Son exclusivas para dispositivos de Apple. FaceTime tiene la opción de hacer llamadas
de audio y video llamadas. iMessage se encarga de la parte de chat. También están dis-
ponible para dispositivos móviles.

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4.3 Herramientas para la comunicación sincrónica basada en el teléfono
inteligente.

En esta categoría se tienen sistemas de voz sobre IP (VOIP) y chat. Aunque se pueden usar en el
computador y vía web, las aplicaciones van amarradas a un número telefónico. Las principales
aplicaciones de esta categoría son:

• Whatsapp

• Telegram (gratuita)

• Line (gratuita)

En la Tabla 3 se muestra una comparación entre las Herramientas para la comunicación

mencionadas.

Tabla 3. Comparación entre las principales herramientas de comunicación

Tipo de
Cuenta App PC App móvil App Web
comunicación

Gmail Google A No Sí Sí

Outlook.com Microsoft A Si Sí Sí

Yahoo! Mail Yahoo A No Sí Sí

Microsoft /
Skype S Si Sí Sí
Skype

Hangouts Google S No Sí Sí

Facetime AppleID S Sí (OSX) Sí No

Imessages AppleID A/S Sí (OSX) Sí No

Número
Whatsapp A/S Sí Sí Sí
celular
Número
Telegram A/S Sí Sí Sí
celular
Número
Line A/S No Sí Sí
celular
Fuente: elaboración propia

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5. Herramientas para la gestión del tiempo

Existen varias aplicaciones para la gestión de tiempo que incluyen Calendario; por ejemplo,
Google Calendar, Microsoft Calendar, iCal (Apple). También existen herramientas para la gestión
de tareas (listas de actividades por hacer), entre las cuales están:

• Wunderlist, para poder usar este servicio debe crear una cuenta en https://www.
wunderlist.com/

• Gtasks, para poder usar este servicio debe crear una cuenta en Google, se puede acceder
a este servicio siguiendo el enlace https://mail.google.com/tasks/canvas

• Reminders, para poder usar este servicio debe crear una cuenta en AppleID. Se puede
acceder este servicio a través del enlace https://www.icloud.com/#reminders

• Outlook.com tiene una sección de tareas, para poder usar este servicio debe tener una
cuenta de Microsoft.

6. Herramientas para la gestión de la información

Existen varias herramientas para el manejo de la información que se encuentra en Internet. Se

mencionan herramientas para leer contenidos, traducir y para procesar la información.

6.1 Herramientas para “leer después”

Por ejemplo, si no se tiene suficiente tiempo, se puede relegar la lectura para otro momento,
para esto es posible usar aplicaciones para “leer después”, las más conocidas son:

• Pocket (gratuita), funciona en todas las plataformas.

• Instapaper (de pago) solo funciona en IOS, Android y Kindle .

• Readability (gratuita) solo funciona en IOS, Android y Kindle.

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6.2 Herramientas para traducción en la nube

También es importante tener en cuenta que mucha de la información que se encuentra

en internet está en inglés. Por esta razón, es fundamental usar servicios confiables de
traducción (si no se tiene un buen nivel de inglés). Sitios recomendados de traducción
son:

• Google Translate, disponible en https://translate.google.com/

• Linguee, disponible en http://www.linguee.com/

• Word Reference, disponible en http://www.wordreference.com/

Los tres sitios web tienen aplicaciones móviles.

7. Herramientas para procesamiento de información en la

nube

Para procesar la información nueva (entender, aprender y aprehender) se puede hacer

uso de herramientas para la construcción de mapas mentales o conceptuales en la nube.
Algunos de estos programas son: Mind Meister, Cmappers, Mindmapper.

8. Ejemplificación de la temática

A continuación, se presentan casos de la vida real donde se muestra el uso de las

herramientas mencionadas en esta lectura.

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8.1 Caso 1

Cinco estudiantes de Educación Virtual del Politécnico Grancolombiano deben hacer un trabajo
en grupo, para esto se reúnen virtualmente (por Skype o Hangouts), hacen colaborativa y
simultáneamente el trabajo en un procesador de texto online (Word Online o Google Docs). El
trabajo queda almacenado automáticamente en la nube (Microsoft OneDrive o Google Drive).

8.2 Caso 2

Un estudiante asiste a un seminario y lleva una tableta, toma notas con una aplicación para ese
objetivo (Evernote, OneNote o Keep), posteriormente, con las notas hace un mapa mental para
entender mejor la información del seminario (Mind Meister, Cmapper, mind mapper).

8.3 Caso 3

Un estudiante del Politécnico Grancolombiano quiere estar pendiente de todas las actividades
que tiene que presentar en los módulos de educación virtual. Para esto, usa la aplicación
de calendario (Google Calendar o Microsoft Outlook online) para programar las actividades
evaluativas. De manera similar, hace un listado de los temas que debe estudiar para no olvidar
alguno (Wunderlist, Gtask, Tareas de Outlook online).

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Referencias
2018 Cloud. (s. f.). The best cloud storage of 2018. Recuperado 19 de abril de 2018, a partir de
https://www.techradar.com/news/the-best-cloud-storage

7 herramientas para mejorar tu productividad personal. (2014, noviembre 12). Recuperado 19

de abril de 2018, a partir de https://www.recomienza.com/7-herramientas-para-mejorar-tu-
productividad-personal/

Google Keep vs. OneNote vs. Evernote: We name the note-app winner. (2013, marzo 27).
Recuperado 19 de abril de 2018, a partir de https://www.pcworld.com/article/2031818/google-
keep-vs-onenote-vs-evernote-we-name-the-note-app-winner.html

Gordon, W. (s. f.). «Read Later» Apps Compared: Pocket vs. Instapaper vs. Readability.
Recuperado 19 de abril de 2018, a partir de https://lifehacker.com/5894995/bookmark-and-read-
later-apps-compared-read-it-later-vs-instapaper-vs-readability

OneDrive, Dropbox, Google Drive and Box: Which cloud storage service is right for you? (s. f.).
Recuperado 19 de abril de 2018, a partir de https://www.cnet.com/how-to/onedrive-dropbox-
google-drive-and-box-which-cloud-storage-service-is-right-for-you/
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Herramientas para la Productividad

Unidad 4: Herramientas de presentación y herramientas

en la nube

Escenario 8: Herramientas en la Nube

Autor: Blanca Elena Tachá

Asesor Pedagógico: Ingrid Gissell Ospina Posada

Diseñador Gráfico: David A. Rivera Virgüez

Asistente: Daniela Mejía Ulloa

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, es de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la
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