Por: Alvaro Lunar & Gyogi Mitsuta, CMRP, CORM ARGYMICA & ACADEMIA DE CONFIABILIDAD La correcta gestién de inventarios es un punto central para toda organizacién, debido al impacto que esta tiene en los objetivos de las empresas y los costos que se incurren por descuido o segui- ‘miento de esquemas errados. En este articulo nos planteamos sefalar algunos de los errores mas ‘comunes que nos hemos encontrado en muchos de nuestros servicios a clientes, para orientarles hhacia su identificacién, control y reconducién hacia mejores practicas de gestién que permitan ge- rnerar mejores y oportunos resultados. Eitema de inventario de Par- 4.) suPoNer Los TIEMPOS DE REPOSICION DE INVENTARIO tes y repuestos, tiene rele- vancia critica en la industria fn general, particularmente (G2) PENSAR QUE EL NIVEL DE INVENTARIO ES SOLO UNA ESTIMACION en aquellas con alta cantidad de activos productivos como la manufacturera y el sector (\) FALTA DE DISCIPLINA CON LA POLITICA DE INVENTARIO energético, por ejemplo. En estos casos aumenta fa Pree (q}) DESCONOCER LA CLASIFICACION DE LOS ARTICULOS cupacién de enfrentar un evento que implique el re- emplazo de una pieza frente (S) FALTA DE INDICADORES PARA LA TOMA DE DECISIONES a una averia o falla y esto impacte en la produccién, por no contar con el repues- (¥,) CREER QUE SE TIENE UN MUY ALTO NIVEL DE SERVICIO to requerido para ese mo- mento. Por supuesto, las (‘S)) FALTA DE CAPACITACION DEL PERSONAL implicaciones de este esce- nario conllevarian a impor- tantes pérdidas econémicas, (3) SUB UTILIZACION DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS conforme se extienda este tiempo de reposicién. (9) INADECUADA DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS 1x0 INEFICIENTE CONTROL DE ACCESOS AL INVENTARIO Ciertamente, en el mercado existen herramientas y metodologias, que ayudan o prometen ayudar a los encargados de la gestién a minimizar la probabilidad de caer en estos escenarios, pero, si no se evitan estos errores tradicionales en la ges- tién de inventario, sin importar las herramientas utilizadas, siempre ser posible incurrir en costos por tener articulos en exceso en el inventario o en el peor de los casos, atin después de estos andlisis, no tener lo que necesariamente se busca en ese momento.orc Ont) @ P 1. SUPONER LOS TIEMPOS DE (S) REPOSICION DE INVENTARIO Una de las variables muy influyentes dentro de la gestion de inventario, es el tiempo de reposicién para cada renglén, es necesario conocer cuanto tiempo puede pasar para que un producto sea abastecido nuevamente por el proveedor. El conocer el tiempo de respuesta de los proveedo- res nos da luces de la cantidad de articulos que se deben tener en el inventario para asi evitar caer en “stock out”. Siempre es recomendable realizar es- tudios de confiabilidad en los tiempos de respuesta de los proveedores, para garantizar que los lapsos. determinados sean los correctos y cumplidos por ellos, éCudntos trabajos tenemos planeados o re- programados por no tener disponible un repuesto? Suhestimar ol tiempo de repasicién implicard que en presencia de un evento donde se requiera el rengl6n, este podria no estar disponible conforme ala tasa estimada de demanda de retiro, pudién- dose incurrir en las indeseadas pérdidas de tiem- o y produccién. Por el contraria, una sobrestima- cién de este tiempo, nos traerfa un incremento innecesario del inventario y nos coloca en nuestro punto de partida, Se re eeu ed suministro, tanto en condiciones normales como en las de urgencia, Para ello, sin duda la sdlide eee nce See ee ee ee Re eer cca pee Re oe ecu cadena de suministro, con un apropiado nivel de conocimiento y acuerdo con sus proveedores es Geos Por otra parte, este indicador es fundamental para realizar las estimaciones a través de los pri cipales modelos de determinacién de niveles de inventario, por lo que poco nos serviria un gran andlisis cuantitativo, si los datos que se deben desprender de nuestros controles basicos, solo estén basados en nuestras “mejores aproximacio- 2. PENSAR QUE EL NIVEL DE INVENTARIO ES SOLO UNA ESTIMACION Ciertamente tener una buena definicién de la demanda de un articulo a través del tiempo es un dato importante que nos evita las molestias de tener faltantes en casos de eventos y en contraposicién tener grandes cantidades de articulos que no serén utilizados por largo tiempo. Cual- quiera de los dos escenarios conllevaria a costos que pu- dieron ser evitados; sin embargo, existe una usual con- cepcién de asumir que la sola determinacién de esta de- manda y Ios niveles de inventario (maximo y minimo),, con el uso de software de estimacién, serd la accién que contribuiré en mayor medida a solventar los distintos, problemas del inventario, cuando en realidad existen en. este proceso otros factores que influyen directamente sobre cada una de las variables que se utilizan en los calculos. Si bien es cierto que para realizar los calculos con estos softwares se puede recurrir a algunas estimaciones 0 referencias, siguiendo apropiadamente técnicas de ma- nejo de datos, la realidad es que las mejores estimacio- nes con estas herramientas se alcanzan cuando la organi- zacién tiene una buena estructura y disciplinada gestién de su inventario, procura y registros de mantenimiento. Es por esto que tener un verdadero enlace o registros. cruzados en sus sistemas de gestién de los equipos in- tervenidos, los repuestos asociados a estos, las piezas sustituidas o reparadas, impacto del evento, disponibili- dad 0 no en inventario, como del mismo proceso de procura, para cada momento del tiempo, son determi- nantes en alcanzar verdaderas estimaciones de los nive- les de demanda y requerimientos de inventario, re ee eae eRe PRC RCN See aed de las operaciones y mantenimiento de los equipos de planta, con el fin de conocer los tiempos de utili- zacién de determinados repuestos y tener disponi- Seo eee cePenerUnmEr Ort 4 __3.FAtTa DE DISCIPLINA CON LA POLITICA DE INVENTARIO. IS Es frecuente encontrarnos con organizaciones que consideran trivial la decisién de si se almacenan o no los repuestos. Nada més lejos de la verdad, Esta situacin se hace répidamente evidente, cuando le preguntamos a la organizacién, éCual es su politica de inventario?, éCudl es la orientacién del uso del inventario? Las respuestas a estas preguntas, cuando en efecto existen como una declaracién o sentencia dentro de su proceso de gestién de trabajo, deben isién de si se va a almacenar 0 no una pieza o repuesto, pues esta primera des- permitir una primordial orientacién ala de viacién, tendra repercusiones para la empresa que pueden durar muchos afios. Esta es la razén por la cual la decisién mas importante que debe tomar es si debe o no tener una pieza de repuesto. Un error usual en algunas declaraciones de politicas de inventario de repuestos para la industria, es que no lo- gran discriminar si el inventario se orienta solo al man- (ee incorporar repuestos para el mantenimiento mayor o de paradas de planta, aspecto que sin duda representa- ré un bajo nivel de rotacién de estas partes. Por otro lado, esto conlleva @ usar el inventario del manter miento rutinario para cubrir las deficiencias de pla ‘cacién de los trabaios de mantenimiento mayor o de parada de planta. into rutinario, con lo que vemas el mal hdbito de 4, DESCONOCER LA CLASIFICACION DE LOS ARTICULOS Darles el mismo trato a todos los articulos que inte- gran nuestro inventario es un error muy comun en la gestién de inventario, esto representa una visién ses- gada de la clasificacién que conllevara a errores en la toma de decisiones. Coma en muchas otras situaciones al admi cualquier proceso, 1a buena determinacién de priori- dades es fundamental y el establecimiento de crite- rios claros que permitan esta clasificacién sera de suma importancia para sostener consistentemente las decisiones. Cee ec eo ee SO eu ecu Ro Re aan a ec ees SCOR un Oc Sa Ca Cte Sea ay te Le ec ead politica de inventario, apoyados en herramientas de ROCs Cu ace COR ee Ce Cece CO oe eee enc Rei también considerar las posibilidades de planificar la necesidad de la pieza, las posibilidades de reparacién, asi como distintas vias de adquisicién, donde el conoci- miento que aporta la organizacién de procura, es pri- One ae eae eee Oe Cay Cn eee ee er ess Existen una variedad de clasificaciones que se pueden tomar ‘en cuenta, una pudiera ser la clasificacién ABC, mediante la cual puede determinarse cudles articulos representan mayor utilidad dentro del mismo, segin esta clasificacién que se basa en la ley de Pareto, el 20% del inventario representa el 80% de la demanda, conociendo estos articulos demandados ‘tenemos una gufa para enfocar los esfuerzos y la atencién en. nes norma- los articulos realmente reaueridos en las opera les de las plantas, esto es provechoso para evitar tener en grandes cantidades repuestos que tenga una demanda muy baja. Grafico ABC Figura 1.- Curva ABC para clasificacién de inventarios.