INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación
y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de

“Diseño y patronaje”

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto,
debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de
la documentación.

SOLUCION

1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,

modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir
con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l
identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento

es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del
SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del
servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
 Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger
la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A., dedicada

al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
 DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de

formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa.
Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia
en medio digital al proceso de gestión de publicaciones, para su
correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación

la empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar
existencias.

4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas
o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

  Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos

especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando
que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación.
Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.

 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

  Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del

Identifica necesidad de
creación o mejora de
documento.
proceso documento y enviar por
correo a la Directora del
Departamento de
biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
 corrección de estilo par
su respectiva revisión.

2 Corrector de Las correcciones de

Revisa la adecuación de
estilo ortografía y sintaxis se
la documentación
hacen de manera directa
en la documentación en
los casos problemáticos
para la interpretación del
sentido el corrector
enviara sugerencias y
comentarios al líder del
proceso para que
intervenga en el texto
antes de su envió como
versión final l Sistema de
Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el
corrector hará llegar al
líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir
Modifica y envía
La proceso ajustes en partes
documentació nuevamente al
n requiere problemáticas para la
ajustes? corrector
interpretación el líder del
NO proceso hara las
modificaciones en las
partes indicadas por el
corrector y le enviara
nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo.
4 Líder
F-SO-OH-12
del Enviar por correo al
Solicita y justifica
creación, mejora o
proceso
SOLICITUD DE Coordinador de Salud,
CREACION Y
anulación de MEJORA O Seguridad e Higiene en
ANULACION DE
documento. DOCUMENTO el Trabajo con copia a la
profesional de Apoyo del
SG-QHSE el formato
1
 solicitud de creación,
mejora o anulación de
documento F-SO-OH-12
junto con el documento
sometido a
consideración
(Resultado de la revisión
del corrector de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y
1 Apoyo SG- evaluar la necesidad de
QHSE crear, modificar o anular
Revisa solicitud y
el documento.
verifica necesidad
Auxiliar del SG-
QHSE
6 NO Coordinador
Informa al del Si es una solicitud de
Aprobada Área
líder del de Salud, anulación, se registra y el
proceso
Seguridad e proceso termina.
Higiene en el Cuando se considere
Trabajo necesario define la
SI intervención de un
3 experto a fin de
retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que
autorice la creación,
mejora o anulación.
7 Auxiliar del SG- Se diligencia la parte 2
Registra Aprobación En La SolitudQGHSE
De del registro Solicitud de
Creación, Mejora O Anulación De Creación, Mejora o
Documentos Anulación del
Documento F-SO-OH-
12, marcando la casilla
de aprobado,
Diligenciando la fecha de
implementación del
cambio.
8 Profesional de Para el caso de creación
Apoyo SG- de documentos se
Codifica y/o actualiza la versión
QHSE realiza la respectiva
codificación y para
Auxiliar del SG- mejora se actualiza la
QHSE versión.
9 Coordinador del Al editar los documentos
Área de Salud, se deben registrar las
Emite y Aprueba documentoSeguridad e firmas de elaboro, reviso
Higiene en el y aprobó, si aplica. El
Trabajo. Coordinador del Área de
Salud Ocupacional
Profesional de informa al líder sobre la
Apoyo SG- aprobación del
QHSE. documento.

Auxiliar del SG- Una vez firmados los

QHSE documentos se
identifican con Copia No
Controlada, se graban en
PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan
en el aplicativo
disponible.
10 Profesional de Se publican los nuevos
Retira de Intranet los Apoyo SG- documentos en la
documentos obsoletos QHSE Intranet.

Al documento físico se le
coloca el sello de
original, se archiva en la
carpeta del proceso que
corresponda y se
destruye la versión
anterior.
11 Actualiza Listado Profesional de Actualizar Listado
Listado Maestro
Maestro Control Apoyo SG- Maestro Control De
de Control de
de Documentos QHSE. Documentos F-SO-OH-
Documentos
13
Auxiliar del SG-
QHSE
2
2
12 Coordinador del Se comunica al líder que
Área de Salud, el documento se
Seguridad e encuentra liberado y se
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario que Higiene en el autoriza su uso.
realizo solicitud. Trabajo.

13 Líder del Informar los cambios de

Aplica documento en el Proceso la documentación a los
proceso correspondiente participantes del
3 proceso.

FIN Socializa el contenido de

los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.

5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso

Identificar los registros a Gestión en con apoyo del
controlar
Salud, Coordinador del Área
Seguridad e de Salud, Seguridad
Higiene en el e Higiene en el
Trabajo. Trabajo identifican
los registros
Líderes de incorporados en el
procesos Sistema de gestión
en Salud, Seguridad
 e Higiene en el
Trabajo.

3 Líderes de Enviar por correo al

NO procesos Coordinador de
Hay
Solicitud 1 Gestión en Salud,
SI Seguridad e Higiene
en el Trabajo con
copia a la Profesional
de Apoyo del SG-
QHSE el formato
solicitud de Creación,
Mejora o Anulación
de documento F-SO-
OH-12 junto con el
documento sometido
a consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y
Revisar solicitudes o
necesidades de registros Gestión en evaluar la necesidad
Salud, de crear, modificar o
Seguridad e anular el documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de
Gestión
Informa al en anulación, se registra
Aprobación líderSalud,
del y el proceso termina.
de solicitud
proceso
Seguridad e
o necesidad
de registros Higiene en el Cuando se considere
Trabajo. necesario define la
intervención de un
experto a fin de
retroalimentar el
documento antes de
su aprobación final.

Según corresponda
se presenta al
Consejo Directivo
 para que autorice la
creación, Mejora o
anulación.

6 Coordinador de El Coordinador de
Se autoriza y controla los
registros Gestión en Gestión en Salud,
Salud, Seguridad e Higiene
Seguridad e en el Trabajo
Higiene en el actualiza los registros
Trabajo. que se generaron
cambios o nuevos
documentos
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-
QHSE.
7 Coordinador de Coordinador de
1
Gestión en Gestión en Salud,
Establecer criterios de Salud, Seguridad e Higiene
control de registro Seguridad e en el Trabajo
Higiene en el establece criterios
Trabajo. sobre los registros del
SG.QHSE.
8 Coordinador de Actualizar Listado
Actualización del Listado
Listado Maestro Gestión
Maestro de en Maestro Control de
Salud,
Control de Documentos F-SO-
Documentos
Seguridad e OH-13
Higiene en el
Trabajo.
9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder
proceso y/o funcionario que Gestión en que el documento se
realizo solicitud. Salud, encuentra liberado y
Seguridad e se autoriza su uso.
Higiene en el
1 Trabajo.
10 Líder del Informar los cambios
1
proceso de la documentación
a los participantes del
proceso.
Aplica documento en el
proceso
Socializa el contenido
correspondiente
de los documentos a
fin de garantizar su
debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
CREACION, Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
MEJORA O Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
ANULACIONNDE en el Trabajo/ Líder Aplicativo del Sistema.
DOCUMENTOS del Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
MAESTRO Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
CONTROL DE Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS en el Trabajo/ Aplicativo del Sistema.
Profesional de
Apoyo.