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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS

LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA

Vicerrectorado planificación y desarrollo social programa de ingeniería,


arquitectura y tecnología en informática.

Barinas Estado Barinas

DISTRIBUIDORA VENEZUELA BARINAS C.A. (DIVEBA C.A)

¡Apoyando a los pequeños y grandes productores de alimento


venezolanos!

Diseño de Formularios

Profesora: Bachilleres:

Leída Román Adrianny becerra C.I:26.102.769


Carmen Gutierrez C.I:25.644.816

Libia Adriana RosalesC.I:25.642.911

Lennys Contreras C.I:22.985.135

Luis Gomez C.I:22.981.295

Maylin Silva C.I:25.460.808

Barinas, Julio de 2017


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INDICE

Pág.:

INTRODUCCION 3

FORMULARIOS 4

TIPOS 4

IMPORTANCIA 5

OBJETIVO 5

CARACTERISTICAS 5

PARTES DE UN FORMULARIO 6

DISEÑO DE FORMULARIOS 6

ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL 8

FORMULARIOS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION 9

FORMULARIOS DEPARTAMENTO DE DEPÓSITO 13

FORMULARIOS DEPARTAMENTO DE VENTA 17

FORMULARIOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO 21

CONCLUSION 26

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 27
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INTRODUCCION
Recursos humanos para la organización, se establecen mediante una
representación de descripción y determinación de cargos, que mediantes de Los
formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y no
están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer
e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado,
ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas
diseñados con un alto grado de perfección. Por otra parte el objetivo de la
investigación es diseñar los formularios por cada departamento para agilizas el
sistema de control de la organización DISTRIBUIDORA VENEZUELA
BARINAS, C.A. que tiene como la misión de la distribución de alimentos de
consumo masivo y ¡Apoyando a los pequeños y grandes productores de alimento
venezolanos!.
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FORMULARIOS

Son formas impresas que contienen una información fija o de


concepto (la que ya viene impresa) y otra información variable (la que se
escribe sobre la forma)para ser utilizados en una actividad determinada.

Su uso está orientado a la simplificación del trabajo en las


organizaciones, aunque a veces se abusa de ellos, generando una gran
cantidad de papelería y archivos, problema que debe ser solucionado con
una eficiente administración de los mismos.

Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la


transmisión, registro y control de la información relacionada con las
operaciones de la Organización.

TIPOS DE FORMULARIOS

Existen diferentes tipos de formularios, de acuerdo a las necesidades


de los usuarios:

 Breves: que se utilizan para registrar poca información


(Talones,Tickets,etc).
 Eventuales: Se utilizan para casos especiales (encuestas,
investigaciones).
 Pilotos: sirven para probar un futuro formulario.es la corrida de prueba
del definitivo.
 Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha
decidido su implantación.
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IMPORTANCIA

 Presentar la información que se requieran en situaciones similares y


en una secuencia lógica.
 Ahorrar escritura manual o mecánica (y por ende tiempo) con la
impresión previa de títulos e instrucciones para su uso.
 Proveer un medio económico de información escrita en copias
múltiples.
 Asegurar que la información se suministre en la forma debida

OBJETIVO

 Promover a la organización de toda la información requerida para la


ejecución de sus operaciones.
 Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan
en la organización.
 Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
 Mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y por
consiguiente la simplificación del mismo.

CARACTERISTICAS

 Agilizan cualquier proceso administrativo.


 Su presentación motiva al usuario en forma positiva o negativa.
 Es un vehículo o medio portador de datos, que genera una o varias
informaciones.
 Simplifica ordena el trabajo, facilitando la anotación y el uso de datos.
 Deja constancia de la ejecución total operacional de un proceso.
 Es una fuente permanente de consulta, investigación, estudio y
análisis de actividades y procesos.
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 Sirve como instrumento de control, por cuanto establece la correcta


ejecución de las operaciones.
 Contiene datos que agrupados o consolidados configuran una
información básica para la toma de decisiones.

PARTES DE UN FORMULARIOS

 Identificación: Es la parte donde se indica el nombre de la entidad


título del formulario, fecha, código.
 Instrucciones: indica cómo se debe llenar el formulario, su
distribución(al final).
 Cuerpo: incluye toda la información necesaria para que el formulario
una vez completado, cumpla su objetivo. Los conceptos dentro del
cuerpo deben estar organizados según lo establezca el procedimiento
para el cual el formulario es diseñado.
 Conclusión: está conformada por todos los datos que validen el
contenido del formulario, tales como firmas y sellos.

DISEÑO DE FORMULARIOS

Esta función comprende los siguientes aspectos:

 Fijación de reglas para el diseño de formularios normalización


(aplicación de normas), distribución de campos, tipos de papel, color,
etc.).
 Revisión de los formularios vigentes, proponiendo las
 modificaciones necesarias para su homogeneización, dentro de las
reglas que se dicten.
 Diseño de nuevos formularios, requeridos por procedimientos nuevos
o modificarlos.
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 Consideración de la dinámica de los formularios (flowcharts), dentro


de los procedimientos que se cumplan en la empresa.
 Determinación de los lugares y métodos de archivos de la
documentación procesada.
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RIF J-26102769-7

ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL

PRESIDENTE

(ADRIANNY BECERRA)

GERENTE

(CARMEN GUTIERREZ)

DEPARTAMENTO
DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRACION DEPÓSITO DE
DE VENTA
(MAYLIN SILVA) (LUIS GOMEZ) MANTENIMIENTO
(ADRIANA
ROSALES) (LENNYS
ASISTENTE CONTRERAS)
ALMACENISTA FACTURACION
ADMINISTRATIVO

CONTADURIA MONTACARGUISTA VENDEDORES SERVICIO


GENERAL

CREDITO Y CHOFERES
COBRANZAS
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RIF J-26102769-7

FORMULARIOS DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACION

________________________________
MAYLIN SILVA

C.I:25.460.808
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RIF J-26102769-7

CONSTANCIA DE TRABAJO

Quien Suscribe, ____________________ venezolana, mayor de edad, titular de la


cédula de identidad Nº ________________, en mi condición de Coordinadora de Recursos
Humanos de la Firma Mercantil DISTRIBUIDORA VENEZUELA BARINAS, C.A.,
identificada con el RIF Nº J-26102769-7, por medio de la presente hago constar que la
ciudadana ______________, titular de la cédula de identidad Nº V-_______________
trabaja para esta Empresa con el cargo:____________________ desde _________ hasta
nuestros días. Devengando un salario integral mensual ____________ El cual desempeña sus
labores. De una manera responsable y productiva.

Constancia que se expide a solicitud de la parte interesada en Barinas a los _____ días del
mes de _________ de 2017.

________________________________
MAYLIN SILVA

C.I:25.460.808
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RIF J-26102769-7

RELACION DE TICKET

RIF Nº RELACION
J-31710083-2 TICKET 2017
CANTIDAD
CEDULA DE
Nº NOMBRE DEL EMPLEADO DE TICKETS TOTAL FIRMA
IDENTIDAD
5100
1 AGUILAR CARLOS 15.384.498 30 153.000,00
2 AQUINO MARIA 19.881.410 30 153.000,00
3 ARAQUE NELWYS 14.933.755 30 153.000,00
4 BALZA YORMAN 22.112.472 30 153.000,00
5 BEDOYA MARIANYELY 26.927.317 30 153.000,00
6 BECERRA ADRIANNY 26.102.769 30 153.000,00
BRICEÑO JORGE Luis 20,101,452 30 153.000,00
7 BITRIAGO MARIA 16.634.425 30 153.000,00
8 DI GREGORI CAMPISI 10.711.564 30 153.000,00
9 CASTAÑEDA JOSE 23.164.315 30 153.000,00
10 CAMACHO DANIELA 27,834,474 30 153.000,00
1.683.000,00

ELABORADO:_____________________

AUTORIZADO:____________________

________________________________
MAYLIN SILVA

C.I:25.460.808
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RIF J-26102769-7

SOLICITUD DE VACACIONES

Apellido ________________nombre _________________cedula____________

Fecha de nacimiento ______________fecha de ingreso de la empresa________

Departamento:____________________________________________________

Cargo:___________________________________________________________

N° días solicitados: __________Desde ____________Hasta _______________

Constancia que se expide a solicitud de la parte interesada en Barinas a los


_____ días del mes de _________ de 2017.

__________________ __________________

Firma del solicitante jefe de departamento


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RIF J-26102769-7

FORMULARIOS DEPARTAMENTO
DE DEPÓSITO

________________________________
LUIS GOMEZ

C.I:22.981.295
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RIF J-26102769-7
A U T O R I Z A C I ON

Yo,______________ venezolano, mayor de edad, titular de la cédula de identidad Nº V-


___________ venezolano, mayor de edad, en mi condición de representante de la firma
mercantil DISTRIBUIDORA VENEUELA BARINAS, C.A., identificada con el RIF Nº
J-26102769-7, Registro Mercantil Nº 61 Tomo 16-A de fecha 14/07/2.017; por medio de
la presente AUTORIZO al ciudadano ______________ titular de la cédula de identidad
Nº V-___________________ para que circulen por todo el territorio nacional con el
vehículo de mi propiedad y el cual posee las siguientes características:

SERIAL CARROCERIA: ____________________________

PLACA: ______________ MARCA : ________________

COLOR: _____________ CLASE: CAMION__________

USO: _________________ MODELO: ________________

Autorización que se expide a favor de la parte interesada en Barinas a los


____del mes de _______ 2.017

Atentamente

________________________________
LUIS GOMEZ

C.I:22.981.295
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DEVOLUCION DE MERCANCIA

Causa de devolución

Componentes

entrega duplicado
entrega errónea
pedido erróneo
Calidad

código defectuosos/otro.

daños en el
transporte
n° albarán n° factura
gev Se ruega
especificar el
defecto o motivo.

La dirección de
1090_J
12,345 009786 1 4 S N N entrega era
HO0
equivocada
Se entregó
9070-
34000 009965 5 4 N S N anteriormente el
GFN8
mismo pedido
3468_
87954 009854 1 5 S N N Dirección falsa.
HG65
Empresa: ________________ N° de cliente_______________________

Persona de contacto: _______________________

Teléfono:________________________________

Fecha:___________________________________ firma y sello:


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RIF J-26102769-7
INVENTARIO DE ALMACEN

FECHA:____/_____/____

Código Valo
descripc Unida cantida r Valor
grupo subgrupo Sección ión d d unita total
rio

Elaborado por: jefe de almacén

Apellidos y nombres:_____________ apellidos y nombres:_______________

________________________________

LUIS GOMEZ

C.I:22.981.295
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FORMULARIOS DEPARTAMENTO
DE VENTA

________________________________
ADRIANA ROSALES

C.I:25.642.911
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RIF J-26102769-7
N° ORDEN: 00001

SEÑORES: Barinas 25 de julio 2017

ORDEN DE COMPRA

GRADO DE URGENCIA:

BAJA MEDIA ALTA

De nuestra consideración:
A través de la presente solicitamos tengan bien que enviarnos la mercadería,
que se detalla a continuación rogamos tener en cuenta el grado de urgencia
mencionado. Gracias.
PRECIO UNITARIO
CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION
ACORDADO

En caso de modificaciones en lo solicitado por favor de consultar previamente


antes de enviar la mercancía. De lo contrario. La empresa se reserva el derecho de
devolución con cargo total de gasto de proveedor.

PLAZO DE ENTREGA:_______ FIJADO EL PRESUPUESTO: SI NO

________________________________
ADRIANA ROSALES

C.I:25.642.911
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RIF J-26102769-7

RECIBO DE COBRO

FECHA:_____/_____/_____ N°REC-0000056

Recibi de:__________________________________________________________

La suma de:________________________________________________________

___________________________________________________________bolivares

Por concepto de:____________________________________________________

En efectivo ________cheque N° ________________Transferencia:____________

Elaborado por:__________ autorizado:___________ recibí conforme:________

________________________________
ADRIANA ROSALES

C.I:25.642.911
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N°0000019

SOLICITUD DE QUEJAS Y RECLAMOS

NOMBRE
DESCRIPCI TIPO
DEL
N° FECHA ON DEL DE ATENDIDO SOLUCION
SOLICITANT
RECLAMO DAÑO
E

Tipos de daños:

PD=problema de diseño ER=error de cálculo MI=material inapropiado


MO=mala operación AC=accidente M=mantenimiento CD=cambio de diseño
M=modificaciones.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRES:_______________ _________________ __________________

FECHA:__________________ _________________ _________________

_______________________________
ADRIANA ROSALES

C.I:25.642.911
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FORMULARIOS DEPARTAMENTO
DE MANTENIMIENTO

________________________________
LENNYS CONTRERAS

C.I:22.985.135
22/11

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RIF J-26102769-7
N°000020

SOLICITUD DE PERMISOS

Apellido ________________nombre _________________cedula____________


Departamento:____________________________________________________
Cargo:___________________________________________________________
N° días solicitados: __________Desde ____________Hasta _______________

MARQUE EL TIPO DE PERMISO


Citas medica: ____ Citación judicial ______ Cumpleaños: ______
Día de la madre _____ Día de la secretaria (quienes tienen título y desempeñe
funciones secretaria.______ Día del profesional (según lo establecido en ley)____
Días adicionales por maternidad (6 días calendario)______ Fallecimiento(conyugue,
hijos padre/madre 5 días hábiles; hermanos, abuelos o suegros 3 días)______ Otros
especifique _______
Solicitud que se expide a solicitud de la parte interesada en Barinas a los _____ días
del mes de _________ de 2017.

__________________ __________________
Firma del solicitante jefe de departamento
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RIF J-26102769-7

FOLIO:__________

FECHA:____/____/____

SOLICITUD DE PRODUCTOS DE LIMPIEZA

USO DEL SOLICITANTE PARA USO DE MANTENIMIENTO


ID PRODUCTO CANTIDAD EXISTENCIA SALDO
1
2
3
4
5

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

NOMBRES Y FIRMA_______ NOMBRES Y FIRMA________NOMBRES Y FIRMA________

CARGO____________ CARGO___________________ CARGO____________________

FECHA__________ FECHA_______________ FECHA_______________


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RIF J-26102769-7
N°00002

PLAN DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

NOMBRES_____________CODIGO____________UBICACION____________

SEMANA FRECUENCIA
MES OBSERVACION
1a 2a 3a 4a MEN TRIM. SEM. ANU.
ENERO
FEBRERO
MARZO

ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

SIMBOLOGIA:
L=lubricación I=inspección IT=insoeccion de tornillería M=mecanico R=reparación
MGA=mantenimiento general anual E=eléctrico A=aseo MPS=mantenimiento parcial
EE=electrónico C=cambio N=neumático IG=inspección general.
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Observación:
Los mantenimientos se realizaran teniendo en cuenta las inspecciones generales y estado o condición
de las partes o elementos, asi como la vida útil recomendada

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

NOMBRES Y FIRMA____________ ____________________ ____________________

CARGO______________ ____________________ ____________________

FECHA_______________ ____________________ ___________________


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CONCLUSIÓN

Considerando la importancia de los formularios, es la base o instrumento


sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información
relacionada con las operaciones de la Organización, ya que la mayor parte de las
funciones de ésta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de
esos procesos no solo está interrelacionados entre sí, sino que también se relacionan
con los objetivos de Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se
generan en la organización DISTRIBUIDORA VENEZUELA BARINAS, C.A..
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REFERENCIAS

http://www.ehu.eus/lia/lia99/video2/MaterOYMUPV.pdf

http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-
formularios.shtml#ixzz4nnXgE7Sv