Guía para el buen Dirigente

Deportivo
Orientaciones y Consejos

Esta guía, adaptada de Juan Juanjarry, presenta la descripción y

orientación del perfil del dirigente deportivo, las funciones y cargos
directivos de la organización, y actividades esenciales de la
organización como son las asambleas.

Dirección de Deportes Ilustre Municipalidad de Los Andes

Agosto del 2015
INTRODUCCIÓN
La organización deportiva es una de las
formas más eficaces para impulsar el
desarrollo deportivo de un grupo de personas
o de una comunidad. La organización nos
permite alcanzar objetivos que
individualmente nunca podríamos alcanzar.
En este proceso, los dirigentes, quienes
asumen el reto de ponerse al frente de un
grupo organizado, cualquiera que sea el
deporte que practiquen, tomando una gran
responsabilidad para sí mismos porque
ponen en sus manos las expectativas de los
demás.
En esta guía se presentan algunas
orientaciones básicas para un correcto
desempeño como dirigente en el quehacer de
la organización deportiva.
Hay que prepararse para ser buen
dirigente
Hoy, las exigencias para las organizaciones
deportivas han aumentado
considerablemente, tanto en lo que se refiere
a las actividades y responsabilidades que
asumen, como a la calidad de relaciones y
gestiones que se ven obligadas a atender.
Esto plantea la necesidad de prepararse y
conocer el trabajo que se desarrollará al
frente de la organización.
Gran parte de dirigentes, especialmente en
las zonas rurales, adolecen de conocimientos
elementales y capacidad mínima para asumir
sus funciones como tales, y muchos aún no
consideran necesario capacitarse para ser
dirigentes y se justifican diciendo "la carga se
arregla en el camino" o "yo no nací para
dirigente". Obviamente no siempre sucede
así, pues generalmente las organizaciones
tienen muchas dificultades para consolidar
sus objetivos.
Este manual básico pretende orientar de
manera sencilla, en los temas más comunes
del trabajo del dirigente deportivo, a fin de
que éste pueda contar con una guía práctica
de consulta y aplicación en su labor diaria. Lo
valioso del manual es que servirá como
herramienta de mano y, aun cuando el
dirigente adquiera destreza y experiencia,
siempre será útil en su trabajo.
El dirigente que está bien preparado y tiene
integridad mejorará su productividad
(mayores conocimientos, mejor gestión y
resultados), su liderazgo (mayor credibilidad,
confianza e influencia en los demás) y su
imagen social (prestigio y reconocimiento
social). Estos beneficios se extienden al
plano familiar y se reflejarán en una mayor
integración de sus miembros.
Ser dirigente es una responsabilidad.
¿POR QUÉ EXISTE EL DIRIGENTE
DEPORTIVO?
Toda forma organizada tiene necesariamente
una cabeza que dirige y orienta su propio
desarrollo. El cuerpo humano no podría
realizar ninguna acción si no estuviera
organizado y bajo el mando del cerebro. Una
comunidad de animales moriría si no tuviera
líderes que la dirijan y cuiden. Una familia sin
sus jefes (padre y madre) vivirá a la deriva y
perderá el sentido de familia. Una empresa
sin directorio y gerentes quebrará sin
remedio. Una organización deportiva sin
dirigentes marchará sin rumbo y no tendrá
utilidad alguna.
El dirigente representa a un grupo de
personas que buscan objetivos comunes, y
para esto, se constituyen en una determinada
forma de organización deportiva (según la
Ley del Deporte 19.712) como por ejemplo el
Club Deportivo, la Asociación, la Federación
Deportiva.
Esta representación debe tener
necesariamente dos requisitos:
a) Que el grupo de personas quiera ser
representado. Que crean, confíen, y elijan
democráticamente al dirigente. Sólo así el
grupo estará dispuesto y apoyará en forma
activa las acciones que se realicen a favor de
todos.
b) Que el dirigente quiera representar y
trabajar por el interés común de la
organización deportiva, que tenga ideales de
cambio y que asuma al grupo como a su
propia familia.
En suma, el dirigente deportivo, trabajando y
haciendo trabajar a su grupo, es el generador
de progreso y bienestar para su club y para
su comunidad.
¿QUÉ HACE EL DIRIGENTE DEPORTIVO?
La escasa preparación de un dirigente es una
seria limitante para una buena gestión. El no
conocer sus funciones, el no tener liderazgo
para evitar peleas y desacuerdos, la poca
capacidad de gestión, la débil autoridad para
cumplir y hacer cumplir las normas y
acuerdos, la baja capacidad de convocatoria,
etc. son característicos de un mal dirigente.
Cuando una persona ingresa a una
organización, sabe que a través de ella podrá
conseguir un objetivo o beneficio que por sí
sola no podría lograr.
Por ello está dispuesta a cumplir con las
normas establecidas a participar activamente
en su organización, a contribuir
disciplinadamente con sus aportes, a apoyar
a sus dirigentes, a fortalecer la solidaridad y
el trabajo colectivo, y a sancionar la
corrupción y la irresponsabilidad.
La tarea principal del dirigente deportivo es
procurar que se logren los objetivos y
beneficios de todos los miembros de su
organización, aprovechando al máximo las
virtudes y recursos de cada uno de ellos.
En este sentido, el dirigente debe cumplir las
siguientes grandes funciones:
- Representar eficazmente a su organización
- Conducir a la organización al cumplimiento
de sus objetivos.
- Cumplir y hacer cumplir las normas
establecidas.
- Manejara responsablemente los recursos
económicos.
- Planificar las acciones que llevarán al logro
de los objetivos.
- Relacionar a su organización con otras
entidades.
- Gestionar proyectos y toda forma de apoyo
a su organización.
¿Qué no debe hacer nunca un dirigente?
- Aprovecharse del cargo
- Hacer mal uso de los fondos
- Usar la "coima" o el “tráfico de influencias”
como forma de lograr beneficios personales o
institucionales.
- Maltratar a los socios o usuarios de la
organización.
- Dejar las cosas para "mañana"
- Comprometerse y no cumplir
- Llegar tarde a las reuniones y compromisos
Un dirigente que comete estas u otras faltas
perderá la confianza y la credibilidad de sus
dirigidos, no podrá lograr los objetivos
comunes de su organización, y destruirá la
imagen y fuerza de la misma.
Además, será señalado como deshonesto,
autoritario y abusivo, malversador, coimero,
impuntual, irresponsable, etc. lo cual dañará
también a su familia y lo convertirá en un
indeseable.
LOS TRES PILARES QUE GUIAN EL
TRABAJO DE UN BUEN DIRIGENTE SON:
¿Y usted practica estos principios?
LOS CARGOS SON PARA SERVIR ¿CÓMO
CUMPLIRLOS?
Ejerciendo las funciones y cumpliendo las
obligaciones propias de su cargo, con
eficiencia, responsabilidad, honestidad, y con
una clara disposición de servicio. Para ello
debe conocer su labor. Es decir, la funciones
del cargo directivo que le toque desempeñar.
A continuación se presenta la descripción y
funciones básicas de cada cargo directivo.
PRESIDENTE (A):
Es el representante legal y principal de la
organización, es elegido por voto universal y
de acuerdo al estatuto. Sobre él recaen las
responsabilidades subsecuentes.
Debe ejercer sus funciones en bien de la
organización toda, sin considerar detractores
o partidarios.
- Dirige la gestión de la organización:
conduce las asambleas, firma y autoriza los
documentos del directorio central, propone,
planifica y organiza el trabajo.
- Firma conjuntamente con el tesorero
cheques y otros documentos de carácter
económico que sirvan para pagar a terceros,
y para adquisiciones o compras en beneficio
de la organización.
- Firma en representación de la organización
documentos de contratos, convenios,
autorizaciones, compromisos, etc. ante otras
organizaciones o entidades.
- Convoca al directorio a reuniones ordinarias
y extraordinarias:
a) Declara abierta la sesión
b) Aprueba la tabla
c) Permite a los participantes presentar sus
opiniones
d) Dirigir las votaciones, teniendo él el voto
de desempate si se requiriera
e) Defender las normas generales y
particulares por las que se rige su institución
f) Determina con anterioridad los tiempos
máximos para las intervenciones de los
socios en las asambleas.
- Coordina el trabajo de los demás miembros
de la dirigencia.
- Propone e inicia cambios y mejoras en la
gestión, y presenta el informe anual y el
balance económico de su gestión.
- Vigila el cumplimiento del estatuto y demás
normas internas.
- Otros que el estatuto le autorice.
VICEPRESIDENTE (A):
- Reemplaza al presidente en ausencia de
éste y asume sus mismas funciones.
- Apoya y refuerza el trabajo del presidente,
dinamiza el trabajo interno de la
organización.
- Otros que el estatuto le autorice.
SECRETARIO (A):
- Es el (la) ministro de fe de los actos de la
institución, llevando los registros de lo
decidido por el directorio o la asamblea.
- Es responsable de preparar las reuniones y
su tabla.
- Fomenta la participación y la transparencia
de los actos de la gestión de la directiva de
turno.
- Se encarga de fortalecer y apoyar el trabajo
que realizan los dirigentes de las diferentes
áreas o cargos de la organización.
- Redacta la correspondencia oficial de la
organización.
- Registra y lleva los registros de los
asociados.
- Redacta y autoriza las actas de asambleas
generales y las de la Junta Directiva de la
organización.
- Lleva correctamente los libros y archivos de
la organización.
- Supervisa el cumplimiento de los estatutos y
los planes de trabajo.
- Vigila el cumplimiento de las presentaciones
de informes, el trabajo de comisiones y otras
responsabilidades acordadas por asambleas
generales y reuniones del directorio y
asignadas a directivos o miembros de la
organización.
- Redacta las comunicaciones y
publicaciones oficiales de la organización.
- La imagen corporativa frente a la
comunidad se encuentra a cargo del
secretario.
- Otros que el estatuto le autorice.
TESORERO (A):
- Es responsable de llevar el manejo directo
o con apoyo profesional de la contabilidad de
la organización, estableciendo los
procedimientos financieros apropiados a su
rol.
- Controla los ingresos monetarios y
económicos que tiene la organización y toda
la documentación que los sustente (cobrar
las cuotas ordinarias y extraordinarias
otorgando los recibos correspondientes).
- Firma conjuntamente con el presidente
cheques, pagarés, letras, etc. y otros
documentos de carácter económico. También
autoriza y/o realiza movimientos bancarios de
todo tipo si la organización lo requiere.
- Anualmente deberá presentar el balance a
la comisión revisora de cuentas, para
posteriormente informar al directorio y a la
asamblea general.
- Prepara el presupuesto general de la
organización.
- Paga (en caso que proceda) al personal
rentado que tiene la organización.
- Cooperar total y efectivamente con la
comisión revisora de cuentas y las
eventuales auditorías.
- Debe ser manifiestamente honesto
En las reuniones se requiere del tesorero/a:
a) Que presente informes financieros y de
contabilidad puestos al día.
b) Presentar presupuestos de gastos para la
aprobación
c) Que comente la viabilidad financiera de los
proyectos
- Otros que el estatuto le autorice.
Los/las Directores/ras:
Las funciones de este cargo dependen de los
objetivos de la organización y el número de
directores electos.
El director(a), en el caso de ser electo uno
solo,reemplazará en caso de enfermedad,
permiso, ausencia o imposibilidad transitoria
al secretario o tesorero con sus atribuciones
correspondientes.
En el caso de ser electos más de uno, deben
tener responsabilidades asignadas según
sean los intereses de la organización:
a) Director/a de Marketing
b) Director/a a cargo del aspecto Técnico
deportivo
c) Director/a a cargo de inventario y
mantención de activos fijos
(ej. Multicancha, implementación deportiva,
camarines)
f) Director/a a cargo de relaciones públicas
- Otros que el estatuto le autorice.
¿CÓMO ES UN BUEN DIRIGENTE?
El dirigente es el motor que impulsa a la
organización para alcanzar sus objetivos,
que se traducirán en bienestar para sus
asociados. Esta responsabilidad requiere una
sólida preparación del dirigente, a fin de
responder a las exigencias de trabajo que la
organización necesita. En resumen, un buen
dirigente es aquel que ha desarrollado tres
capacidades fundamentales:
a) Capacidad de gestión, es decir, tener
habilidad para: organizar el trabajo, dirigir a
las personas, relacionar a su organización
con otras instancias, buscar y lograr apoyos
para su organización.
b) Capacidad de resolución, estar
preparado(a) para enfrentar y resolver las
dificultades que presentan en el desempeño
de su cargo. Para ello es necesario tener:
conocimiento sobre el asunto a resolver,
estar dispuesto a buscar soluciones y no
profundizar los problemas y desacuerdos,
creatividad para encontrar alternativas,
confianza en sí mismo, sentido de justicia y
equidad.
c) Conocimiento, esta es una condición
fundamental para que el dirigente se
desempeñe con éxito, él debe conocer bien
sus funciones y las de los demás directivos y
personas de la organización, las normas
legales y los procesos que vive la
organización. Así mismo, el dirigente debe
estar informado de lo que pasa en su
contexto, es decir, de los temas, asuntos y
procesos relacionados con su trabajo y la
organización, también sobre la situación
política, económica y social del país, la
comunidad o sector poblacional etc.
¿CUÁLES SON LAS CUALIDADES BÁSICAS
DE UN BUEN DIRIGENTE DEPORTIVO?
Debe desarrollar habilidades y actitudes de
líder para conducir a su organización al éxito,
teniendo objetivos claros y concretos, y
cumpliéndolos con la más alta calidad, para
lograr los mayores beneficios. Esto sólo será
posible si pone en acción, toda la fuerza de
su Fe en sí mismo, es decir, la convicción de
que puede lograr su metas.
El carácter representa la autodisciplina, la
disposición de aceptar responsabilidades y
reconocer errores, la firmeza y la modestia y
la disposición para el sacrificio. Se sustenta
en el valor para enfrentar las dificultades y
tomar decisiones, en la fuerza de voluntad
para insistir en el logro de resultados, y en la
permanente iniciativa para impulsar un
trabajo dinámico.
El conocimiento representa la capacidad
técnica de trabajo y la disposición de
aprender permanentemente. Se sustenta en
el dominio técnico de su trabajo, en conocer
sus fortalezas y debilidades, y en la habilidad
para tratar a los demás; combinando respeto,
capacidad de comunicación y talento para
escuchar.
Dirigentes experimentados señalan que el
buen dirigente debe tener:
¿Qué habilidades cree que le faltan a usted?
¿Y QUE PAPEL CUMPLE EL EJEMPLO?
La expresión más clara y elevada del buen
dirigente es utilizar la fuerza del ejemplo, es
decir, dando siempre la iniciativa de trabajo,
de responsabilidad y de transparencia en el
cumplimiento de sus funciones, es decir,
nunca esperar a que los demás hagan
primero o lo hagan solos.
Si el dirigente quiere que todos paguen sus
cuotas, tendrá que pagar primero él. Si
reclama puntualidad él llegará siempre a la
hora. Si pide esfuerzo a todos, él hará brotar
antes que los demás el sudor de su frente. Si
quiere que los demás sean amables, él
tratará a todos con respeto y cordialidad. El
siempre hace antes lo que quiere que los
demás hagan. En resumen, está convencido
de que:
"LAS PALABRAS CONVENCEN, PERO
LOS EJEMPLOS ARRASTRAN"
¿COMO CONDUCE LA ORGANIZACIÓN UN
BUEN DIRIGENTE?
El trabajo del dirigente es una de las
misiones más nobles y enriquecedoras, por
cuanto obliga a un claro desprendimiento de
sí mismo para servir a los demás, pero al
mismo tiempo es el despliegue de todo el
potencial acumulado a través del
conocimiento y la experiencia personales, en
busca de resultados concretos para su
organización.
Por lo tanto, para que el dirigente pueda
conducir con éxito a la organización, debe
apoyarse en tres columnas:
CAPACIDAD + EFICACIA + RELACIONES
PERSONALES
El dirigente desarrollará capacidad cuando se
prepare para ejercer sus funciones; cuando
prepare planes con alta probabilidad de éxito;
cuando él se informe e informe a los demás
sobre los asuntos relacionados a la marcha
de la organización; cuando organice
adecuadamente el uso de los recursos;
cuando emplee todas sus habilidades para
resolver solo y en grupo los problemas que
afectan a la organización.
Será eficaz cuando utilice eficientemente los
instrumentos de gestión; cuando movilice y
haga participar a todos según sus
responsabilidades y aptitudes; cuando actúe
en forma oportuna y precisa en la solución de
problemas y desarrollo de propuestas.
Será un buen relacionador cuando ejerza un
trato amable y respetuoso con los demás;
cuando relacione exitosamente a su
organización con otras entidades y personas
cuando valore a los otros y sea solidario con
todos.
¿Y CÓMO SE CONSIGUE ESTO?
Primero: Querer trabajar en forma
responsable y honesta, y no asumir el cargo
por simple compromiso o, peor aún,
pensando que ese cargo le puede permitir
satisfacer intereses personales.
Segundo: Ser consciente de que nadie nace
sabiendo y que el ser dirigente es una
oportunidad para aprender y ganar
experiencias sirviendo a los demás.
Tercero: Preparándose por medio de la
capacitación, aprendiendo de los demás y
observando y mejorando su propio
desempeño.
Ahora veamos, señor dirigente, algunas
sugerencias que le ayudarán a conducir
mejor su organización:
a) Cuando se comunique con otros o con sus
asociados primero escuche, mire a la otra
persona cuando ésta le hable; luego hable
usted utilizando palabras sencillas y
entendibles; pida aclaraciones y explique
cuantas veces sea necesario si no es
comprendido.
b) Motive a sus dirigidos a participar en el
trabajo estimulando el desarrollo de sus
habilidades y creatividad, reconociendo los
méritos y orientándoles en sus tareas.
c) De siempre el ejemplo en toda acción o
tarea que realicen: sea puntual, inicie primero
el trabajo, sea siempre optimista y siempre
honesto.
d) Informe y dialogue siempre con sus
dirigidos sobre los problemas y logros de la
organización. Pídales su opinión y consejo
cuantas veces sea necesario.
e) Tenga siempre presente las normas
internas de la organización para resolver
cualquier asunto. Aplíquelas por igual para
todos, comenzando por usted.
f) Busque siempre la forma más eficaz de
realizar las cosas, descubra aquello que sea
más rápido, más seguro, más económico y
más útil.
g) Administre bien el tiempo, no lo
desperdicie y respete el tiempo de los demás;
programe los tiempos de inicio y término de
una reunión o acción.
h) Haga las cosas con calidad, es decir, cada
vez mejor, atendiendo mejor y sirviendo
mejor.
i) Sea creativo, mantenga la mente abierta a
todo: observe, oiga, experimente, discuta,
compare, lea, imagine. Vea las cosas de
manera diferente, sea libre para pensar (deje
sus conceptos tradicionales) y haga cosas
nuevas.
j) De siempre las gracias a todos y por todo,
sea amable y cortés con los demás.
k) Reconozca y valore los méritos de sus
dirigidos, hágalo en privado y en público. Si
usted se equivoca, reconózcalo.
l) Busque siempre mejorarse a usted mismo,
póngase retos y metas cada vez mayores, no
se quede estancado.
EL ESTATUTO Y LOS REGLAMENTOS
El Estatuto es la norma general de la
organización y sirve para regular y normar su
vida, por lo que todos sus miembros deben
conocer y utilizar el conjunto de reglas que
allí se establecen. Es obligación de la
dirigencia, entregar copia del Estatuto a cada
uno de los miembros de la organización; y, si
no fuera posible, poner uno o más ejemplares
a disposición de ellos a fin de que saquen
copias por su cuenta.
Las reuniones de capacitación, difusión y
análisis de Estatuto entre todos los miembros
también son necesarias.
El buen dirigente conoce y aplica siempre el
Estatuto, es decir, todas sus acciones están
respaldadas por el Estatuto, tanto para
realizar una gestión, para cumplir y hacer
cumplir sus mandatos, y para sancionar las
irregularidades.
El dirigente es el primero en cumplir las
normas y sujetarse a las sanciones si no las
cumple. Ésta es la única forma de tener
autoridad para exigir el cumplimiento de parte
de los demás miembros de la organización.
Los reglamentos son conjuntos de reglas
establecidas para regular una actividad
específica de la organización. Estas reglas
explican de manera más detallada la forma
en que debe cumplirse una determinada
acción, pero siempre respetando el Estatuto.
Existen varios tipos de reglamentos, siendo
los más conocidos los siguientes:
- Reglamento de funciones, sirve para regular
en detalle, las funciones y atribuciones que
cumplen determinados directivos, personal
administrativo, algunas instancias de la
organización, o algunas comisiones
existentes.
- Reglamento disciplinario, indica las causas
por las que un miembro puede ser
sancionado. Describe las razones por las que
se aplica una amonestación, una multa, una
suspensión, o una expulsión.
- Reglamento electoral, norma los procesos y
formas de elección de dirigentes de la
organización, siendo uno de los reglamentos
más importantes.
La organización, a través de sus directivos,
debe elaborar sus reglamentos más
importantes, para esto, nombrará comisiones
encargadas de preparar las propuestas,
luego las distribuirá a todos los miembros
para que den sus aportes y observaciones y,
finalmente, luego de realizar los ajustes
sugeridos, aprobar el reglamento en
Asamblea General (ordinaria o consigna la fecha y hora de inicio. El
extraordinaria).
LAS REUNIONES DE LA ORGANIZACIÓN
La Asamblea General Ordinaria
La asamblea es la base democrática por
excelencia de una organización, donde se
realiza el debate y se toman las decisiones.
Es la reunión de todos los integrantes de la
organización establecida por el Estatuto, que
fija el número de reuniones (una o dos al año
generalmente), la forma de convocatoria, los
encargados de convocar, el porcentaje de
miembros que pueden solicitarla.
La Asamblea General (ordinaria y
extraordinaria) es la máxima autoridad de la
organización.
¿Cómo se convoca?
El Estatuto establece quiénes convocan a la
Asamblea, y la anticipación con que se
convoca (entre 5 y 8 días, incluso 30 días),
pero si no lo hace, debe considerarse un
período de anticipación suficiente y oportuno,
notificándose personalmente y por escrito, a
través de citaciones que indicarán el lugar, la
calidad de ella, si es Ordinaria o
Extraordinaria, fecha, hora y motivo de la
reunión. Se puede reforzar la convocatoria
mediante avisos en carteles, perifoneo, radio,
volantes, y otros.
El secretario de la organización es el
encargado de hacer el llamamiento
¿Cómo se desarrolla la Asamblea?
Tiene 7 etapas:
1. Apertura: El secretario verifica si existe el
quórum reglamentario (generalmente la mitad
mas uno de los miembros hábiles). Se
presidente o quien dirige la Asamblea saluda
y explica el motivo (agenda u orden del día).
2. Lectura del acta anterior: El secretario da
lectura al acta anterior, con el fin de recordar
los puntos tratados y los acuerdos tomados
como una versión correcta de loque
aconteció, deben acogerse las enmiendas,
apuntarlas en el libro de actas. En caso de no
haberse aprobado el acta en la reunión
respectiva, se pondrá a consideración de la
Asamblea y se aprobará, firmándose luego
por el presidente y secretario
respectivamente.
3. Informe de tesorería
4. Informe se secretaría (correspondencia): El
secretario da lectura a las cartas y
documentos enviados y recibidos. Los que
requieran tratarse pueden pasar a la Orden
del Día.
5. Asuntos Particulares a tratar: Los
dirigentes y/o asistentes dan cuenta de sus
tareas encomendadas, así como de temas
relacionados con la tabla. Es conveniente
además, que el presidente o el que dirige la
reunión informe brevemente sobre la marcha
de la organización (problemas y avances)
desde la última Asamblea)
6. Asuntos Generales fuera de tabla: Aquí los
asambleístas pueden solicitar que sean
tratados o solucionados diferentes problemas
de la organización que no figuran en la tabla.
El presidente pondrá a votación el tema, y si
se aprueba por mayoría simple, será
incorporado a debate.
7. Cierre de la reunión: El presidente
recordará las tareas y acuerdos tomados, se
fijará la próxima Asamblea y se harán otros
anuncios que se consideren importantes. Se
consigna la hora de culminación de la
Asamblea.
¿Cómo se desarrolla la Tabla?
- El presidente da lectura a cada uno de los
puntos a tratar y los anota en una pizarra o
lugar visible. Luego se discutirán uno por
uno, tomando acuerdos en cada caso.
- Los puntos o problemas son presentados
por el presidente y ampliados por la persona
más enterada (puede ser un informe técnico
o testimonial para lo que se puede invitar a
otras personas ajenas a la organización, sólo
por este momento).
- El tema o problema se pone a
consideración de los asambleístas,
recogiendo opiniones a favor y en contra.
- Se plantea y escoge las propuestas de
solución más adecuadas.
- Se procede a votar por las alternativas
seleccionadas y se toma como acuerdo la
más votada.
- Se continúa con los demás puntos de la
tabla, uno por uno, hasta acabar con la
agenda.
¿Cómo se llena el acta?
Tiene las siguientes partes:
- Encabezado: señala el carácter de la
reunión. Ejemplo: "Asamblea general
ordinaria", o "Reunión extraordinaria de junta
directiva".
- Asistentes: si es asamblea general
(ordinaria o extraordinaria) se indica el
número de asistentes, pero si es sesión de
directivos, se indica la relación de los
directivos asistentes.
- Registro del desarrollo de la reunión,
considerando las siete etapas de la asamblea
(apertura, lectura del acta anterior,
correspondencia, informes, etc.)
- Resumen de los acuerdos tomados:
indicando si fueron tomados por unanimidad
o por votación mayoritaria (número de votos
a favor, abstenciones, votos en contra), y
señalando los responsables de la decisión y
de su cumplimiento.
- Circunstancias en las que concluye la
reunión y hora de término. En los casos que
se fije fecha para siguientes reuniones anotar
la fecha y hora.
- Firma de los asistentes.
La Asamblea General Extraordinaria
Es "extraordinaria" cuando se realiza para
tratar los casos de emergencia para la
organización. Todos los miembros deben ser
convocados o citados. Se trata generalmente
un solo punto de agenda, es decir, el asunto
que requiere solución inmediata. Si las
circunstancias lo exigen, pueden incluirse
otros puntos, pero sólo si son de urgencia.
Estas reuniones no reemplazan a las
asambleas ordinarias.
Se convoca en la misma forma que se hace
con la asamblea general, pero señalando
sólo el punto específico de la agenda.
Además, las siete partes en que se desarrolla
la asamblea y el llenado del acta, se
ajustarán también al punto central de la
agenda (no se incorporan otros puntos). Los
acuerdos tomados se centrarán en el asunto
principal de la agenda y cualquier otro
acuerdo no tiene validez.
Todas las demás recomendaciones surgidas
en el punto anterior sobre la asamblea
general son válidas para la asamblea
extraordinaria.
Las Sesiones de Directorio
Son reuniones regulares que realizan sólo los
directivos, con el fin de decidir sobre la
gestión y administración de la organización.
Se desarrollan con un agenda establecida
previamente por el presidente o solicitada por
algún o algunos directivos.
Las sesiones son ordinarias cuando se
realizan cada vez que establece el estatuto
(mensual, trimestral, etc.)
La convocatoria consiste en recordar a los
directivos obligación de concurrir.
Las sesiones son extraordinarias cuando se
realizan fuera de lo previsto para atender
situaciones de urgencia, en este caso, la
convocatoria se realizará por escrito y en
forma personal.
Las etapas de la asamblea, el manejo de la
orden del día, el llenado del acta y las
recomendaciones generales son también
válidas para estas reuniones pero deben
ajustarse a las características de una sesión
de directivos.
OTRAS RECOMENDACIONES
IMPORTANTES
- Antes de la reunión: revisar si todos los
miembros de la organización han sido
convocados; preparar los temas a discutir;
preparar los materiales que se necesiten
(pizarra, papelógrafos, plumones, papel,
etc.).
- Los asistentes deben llegar a la reunión en
forma puntual y los dirigentes llegarán con
mayor anticipación.
- Establecer al inicio de la reunión, las reglas
de participación de los asistentes (normas
para ceder el uso de la palabra, tiempo de
intervención, forma de votación, etc.).
- Mantener la atención de los asistentes
recordando periódicamente la etapa de la
asamblea en la que se encuentran,
resumiendo y ordenando los puntos en
debate.
- El presidente debe tener "muñeca" para no
dilatar innecesariamente las reuniones y
facilitar los acuerdos. Debe manejar el tiempo
de debate, evitando "círculos viciosos" de
discusiones, dando la palabra en el orden en
que se pide, motivando la participación de
todos, manteniendo el orden y la armonía de
la reunión y, respetando las opiniones y
personas presentes.
- Los asambleístas deben opinar sin temor y
expresar sus sentimientos e ideas más
apropiadas aún cuando no sean ideas suyas.
- Asegurar la transmisión adecuada de la papelógrafos, videos, hojas impresas, y
información a los asistentes utilizando otros.),
materiales audiovisuales (pizarra, cuadros,

Autor: Hernán Cadenillas Luna

http://www.mailxmail.com/curso-liderazgo-reuniones/que-hace-dirigente

Aportes y Adecuaciones: Marcelo Urzúa V.

Eduardo Urzúa G.