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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROCESO GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

SUBSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

6 de Marzo de 2019
GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................ 4
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 4
3. RESPONSABLES ................................................................................................................... 5
4. DEFINICIONES ..................................................................................................................... 5
5. MARCO NORMATIVO.......................................................................................................... 7
6. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LOS CENTROS DE FORMACIÓN .......................................... 8
6.1. Distribución de Recursos para los Centros de Formación .............................................. 8
6.2. Continuidad del Beneficio del Apoyo de Sostenimiento: ............................................... 8
7. PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA ....................................................... 9
8. REQUISITOS PARA SER BENEFICIARIO DEL APOYO DE SOSTENIMIENTO ......................... 10
9. INSCRIPCIÓN EN LA CONVOCATORIA ............................................................................... 11
9.1. Inscripción de aprendices ............................................................................................. 11
9.2. Seguimiento a las inscripciones .................................................................................... 12
10. DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE .................................................................................. 13
10.1. Soportes y Expediente Físico .................................................................................... 13
10.2. Expediente Digital..................................................................................................... 14
10.3. Actualización de Expediente Físico y Expediente Digital .......................................... 14
11. CALIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LOS APRENDICES INSCRITOS ................................ 15
11.1. Importancia de priorizar a todos los aprendices inscritos ....................................... 15
11.2. Criterios de Priorización ........................................................................................... 15
11.3. Estados de priorización............................................................................................. 16
12. EMPATE Y CRITERIOS DE DESEMPATE .......................................................................... 17
12.1. Criterios de desempate ............................................................................................ 17
13. ADJUDICACIÓN DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO ........................................................ 18

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Guía de Apoyos de Sostenimiento

13.1. Adjudicación de Apoyos de Sostenimiento .............................................................. 19


13.2. Asignación de la Resolución ..................................................................................... 20
13.3. Digitalización de la Resolución ................................................................................. 20
14. OBLIGACIONES DE LOS APRENDICES BENEFICIARIOS................................................... 20
15. CAUSALES DE APLAZAMIENTO O CANCELACIÓN DEL APOYO DE SOSTENIMIENTO .... 22
15.1. Causales de Aplazamiento ........................................................................................ 22
15.2. Causales de Cancelación ........................................................................................... 22
16. REPORTE DE NOVEDADES............................................................................................. 25
16.1. Pagos no meritorios y responsabilidad del Centro................................................... 25
16.2. Reembolso de pagos no meritorios .......................................................................... 25
17. REEMPLAZO DE CUPOS DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO............................................ 26
18. TRÁMITE Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO ................ 27
19. RESPONSABILIDAD DE LOS CENTROS DE FORMACIÓN Y LOS SUBDIRECTORES ........... 29
19.1. Responsabilidad de los Subdirectores de Centro ..................................................... 29
19.2. Responsabilidad de los Delegados para Gestión de Apoyos de Sostenimiento
en los Centros de Formación .................................................................................................... 30
19.3. Responsabilidad de los Asesores de Emprendimiento del Centro de Formación .... 32
19.4. Responsabilidad del Grupo de Apoyo Mixto ............................................................ 33
20. ANEXOS ......................................................................................................................... 33

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

1. OBJETIVO
Esta Guía de Apoyos de Sostenimiento tiene como objetivo establecer las orientaciones
necesarias para la oportuna y efectiva ejecución de las actividades relacionadas con la
adjudicación de Apoyos de sostenimiento, para beneficio de los aprendices matriculados en
programas de formación titulada que realicen su proceso de inscripción en la convocatoria y
que cumplan con los requisitos, con el fin de favorecer su permanencia en formación y
reducir la deserción.

2. ALCANCE
Esta guía está dirigida a la Dirección de Formación Profesional y a los Centros de Formación,
responsables de asignar los cupos de aprendices a beneficiar desde cada Centro de
Formación y ejecutar los recursos de Apoyos de Sostenimiento que se les adjudique una vez
cumplidos los requisitos y condiciones establecidas en la normativa vigente.

El presente documento inicia con la aprobación y distribución de cupos (aprendices) y


recursos para los Centros de Formación desde la Dirección General hasta la adjudicación del
apoyo al aprendiz que cumpla con los requisitos y resulte beneficiario, el registro de la
información de desembolsos a los aprendices y las novedades que puedan afectar el mismo
durante el tiempo del beneficio registradas por cada Centros de Formación.

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3. RESPONSABLES

En la Dirección General, el Director de Formación Profesional quien establece los


lineamientos y directrices para la operación de estos apoyos de sostenimiento a nivel
nacional.
En los Centros de Formación:
 Subdirectores de Centro
 Coordinador Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas.
 Servidores públicos encargados de la gestión de apoyos de sostenimiento en los
Centros de Formación, designados por los Subdirectores de Centro.

4. DEFINICIONES

 Adjudicación: Actividad de calificar, seleccionar y beneficiar a un aprendiz con


Apoyos de Sostenimiento.
 Aprendiz de Reemplazo: Son los aprendices que cumplen con los requisitos y están
en la lista de elegibles durante la vigencia de la convocatoria, pero que no fueron
adjudicados por límite de cupos; Este puede ser adjudicados en reemplazo de otro
aprendiz adjudicado que por alguna causal de cancelación pierde el apoyo de
sostenimiento o cuando finaliza su formación.
 Apoyo de Sostenimiento: Recurso en dinero que se otorga a los aprendices que
cumplen con los requisitos definidos en este Procedimiento, y de acuerdo a la
disponibilidad de cupos y recursos asignados a cada Centro de Formación.
 Beneficio: Es el apoyo monetario que reciben los aprendices al ser adjudicados con el
apoyo de sostenimiento

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 Elementos de Protección Personal: elementos y vestuario de protección personal,


que se otorga a los aprendices adjudicados con apoyo de sostenimiento, de acuerdo
a las necesidades del programa de formación que adelantan.
 Novedad: Cualquier cambio de situación que presenta un aprendiz en el
cumplimiento de requisitos para recibir el beneficio de apoyos de sostenimiento;
estas deben registrarse oportunamente por el Centro de Formación en el aplicativo
SOFÍA PLUS, y pueden causar la cancelación o aplazamiento del apoyo.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
 Requisito: Necesidad, condición o expectativa establecida, de cumplimiento
obligatorio

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5. MARCO NORMATIVO

 Ley 789 de 2002. Ley por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la
protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo.
Artículo 41. Apoyo de sostenimiento.
 Decreto 4690 de 2005. Por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 789 de 2002.
 Acuerdo 008 de 2009. Por el cual se reglamenta el monto de los apoyos de
sostenimiento, su distribución y los criterios que permiten la operación de las
condiciones para gozar de los mismos.
 Resolución 04017 de 2009. Por la cual se regula la creación y funcionamiento de los
grupos de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones
Corporativas en los Centros de Formación Profesional.
 Resolución 532 de 2013. Por la cual se establece el procedimiento y el cronograma
para la adjudicación de apoyos de sostenimiento a los aprendices SENA.
 Resolución 359 de 2014 por la cual se establecen los lineamientos para la
adjudicación, aprendices SENA
 Acuerdo 007 de 2016. Por medio del cual se aprueban las políticas y objetivos de los
Subsistemas de Gestión que conforman el Sistema Integrado de Gestión y
Autocontrol (SIGA)
 Resolución 196 de 2017. Por la cual se reglamente el Sistema Integrado de Gestión y
Auto Control – SIGA en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

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6. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LOS CENTROS DE FORMACIÓN

6.1. Distribución de Recursos para los Centros de Formación

Con base en el recurso del BPIN “ADMINISTRACIÓN DE CAPITALES PARA APOYOS DE


SOSTENIMIENTO PARA ALUMNOS EN FORMACIÓN”, en la Dirección de Formación
Profesional se elabora una matriz de cálculo donde se evalúa la ejecución de los Centros de
Formación en cuanto a los cupos y recursos de apoyos de sostenimiento asignados en la
vigencia anterior, y los aprendices que pasan con el derecho al apoyo de una vigencia a otra,
para generar la matriz de asignación de recursos por Centro de Formación. Adicionalmente
se define el rubro para el pago de póliza y compra de elementos de protección personal para
aprendices.

El Consejo Directivo Nacional analiza esta matriz de asignación de recursos, y aprueba la


propuesta de la distribución de los cupos y recursos de apoyos de sostenimiento para cada
Centro de Formación, así como la asignación del rubro para pago de póliza y compra de
elementos de protección personal para aprendices.

6.2. Continuidad del Beneficio del Apoyo de Sostenimiento

Los aprendices beneficiarios del apoyo de sostenimiento en la vigencia anterior y que


continúan matriculados en el Programa de Formación en la siguiente vigencia, tienen
derecho al apoyo de sostenimiento, en la nueva vigencia, siempre y cuando cumplan con las
condiciones y requisitos establecidos en el procedimiento vigente.

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7. PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA

El apoyo de sostenimiento tiene como finalidad contribuir a sufragar durante el proceso de


aprendizaje los gastos básicos del aprendiz Sena perteneciente a los estratos 1 y 2, que no
haya suscrito contrato de aprendizaje y formule su plan de negocio, el cual debe ser
coherente con su programa de formación, este apoyo se otorga con el fin de evitar la
deserción y garantizar la igualdad de oportunidades y la equidad, razón por la cual es
importante que los aprendices que buscan ser beneficiarios del apoyo de sostenimiento no
tengan ingresos o subsidios distintos.

Desde la Dirección de Formación Profesional se define por medio de circular el cronograma


de la Convocatoria, y se informa a los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, la
distribución de cupos por Centro de Formación, para la adjudicación de Apoyos de
Sostenimiento a los Aprendices SENA.

Los Centros de Formación deben garantizar la divulgación y promoción de las convocatorias


de apoyos de sostenimiento, por los diferentes medios que tengan disponibles, asegurando
que corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean
revisados por la Oficina de Comunicaciones.

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8. REQUISITOS PARA SER BENEFICIARIO DEL APOYO DE


SOSTENIMIENTO

Son requisitos para ser aprendiz beneficiario del Apoyo de Sostenimiento SENA, los
siguientes:

1. Estar matriculado en uno (1) de los programas de formación titulada de oferta abierta
y/o de oferta especial social. No aplica para programas de oferta especial empresarial,
formación virtual y/o a distancia, Ampliación de Cobertura y programas de articulación
con la media.
2. Pertenecer a los estratos 1 o 2. (Demostrable con recibos de servicios públicos y/o
mediante certificación expedida por el órgano competente)
3. Estar afiliado en el Régimen Subsidiado en Salud o ser BENEFICIARIO en el Régimen
Contributivo o regímenes especiales. No podrá ser beneficiario del apoyo de
sostenimiento si es cotizante del régimen contributivo en salud.
4. No tener suscrito contrato de aprendizaje al momento de la adjudicación.
5. No tener vínculo laboral, patrocinio o prácticas que le representen ingresos
económicos.
6. No tener o haber tenido condicionamiento de matrícula durante los tres (3) meses
anteriores a la fecha de adjudicación.
7. No tener otro tipo de subsidio asignado por Alcaldías, Juntas Comunales, organismo del
Estado, ni otro apoyo del SENA. Esto incluye:
o No ser beneficiario del servicio de hospedaje o internado SENA.
o No estar designado en monitorias a la fecha de adjudicación, ni ser designado
durante la adjudicación.
o No ser beneficiario o titular de alguna pensión.
8. No estar referenciado en las bases de datos Jóvenes en Acción e Ingreso Social,
remitidas por Prosperidad Social al SENA, para generación del reporte oficial.

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9. No ser ni haber sido beneficiario de apoyos de sostenimiento en otro programa de


formación.
10. No ser ni haber sido beneficiario de los apoyos de sostenimiento del Fondo Nacional de
Formación Profesional de la Industria de la Construcción - FIC.
11. Realizar su inscripción a la convocatoria de apoyos de sostenimiento.

De igual manera, es requisito cumplir con el rendimiento académico que exige la ley 789 de
2002, en el artículo 41. El Centro de Formación acreditará por medio de SOFIA PLUS el
rendimiento académico para cada uno de los aprendices adjudicados con apoyo de
sostenimiento, es decir que el aprendiz que se encuentre en estado CONDICIONADO no
tendría derecho al apoyo.

9. INSCRIPCIÓN EN LA CONVOCATORIA

9.1. Inscripción de aprendices

Cada aprendiz interesado en inscribirse en las convocatorias de apoyos de sostenimiento,


deberá realizar su inscripción a través de la página de SOFIA PLUS
(http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/), opción Apoyos de sostenimiento
(http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/inscripcion-apoyo-sostenimiento.html) y
deberá tener en cuenta los siguientes ítems:

 Antes de inscribirse, deberá leer cuidadosamente los requisitos previstos en la


presente guía, para saber si cumple con ellos; dichos requisitos serán publicados a

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través de los diferentes medios de comunicación que tengan disponible el Centro de


Formación.
 Verificar previamente que está registrado en SOFIA PLUS con su documento de
identidad vigente. De lo contrario, debe acudir al Grupo de Administración Educativa
para solicitar el registro de la novedad por actualización de documento de identidad.
 Validar que su estado en la ficha sea En Formación; el sistema no acepta
inscripciones en estados como: En Inducción, Condicionado, Retirado, Aplazado,
entre otros.
 Inscribirse en la convocatoria con un único documento de identidad (vigente).
 Registrar su inscripción en las fechas establecidas en la convocatoria vigente.

El sistema SOFIA PLUS no permite la inscripción de aprendices que no cumplen con todos los
requisitos establecidos en esta guía, y les notifica el motivo de la restricción.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento


para la inscripción de los aprendices en SOFIA PLUS.

9.2. Seguimiento a las inscripciones

Los Centros de Formación podrán realizar seguimiento a las inscripciones en tiempo real,
consultando los reportes generados desde SOFIA PLUS, que contienen información detallada
de los aprendices inscritos en su centro.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento


para el seguimiento a la inscripción de los aprendices en SOFIA PLUS.

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10.DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE

10.1. Soportes y Expediente Físico

Los Aprendices inscritos en la convocatoria de apoyos de sostenimiento deberán presentar la


siguiente documentación para la priorización, en las fechas establecidas para la convocatoria,
y deberán actualizarla en caso de ser adjudicados como reemplazos en fechas posteriores a
las inicialmente establecidas para la adjudicación en la convocatoria:

 Fotocopia del Documento de Identidad vigente.


 Fotocopia de un recibo de Servicio Público, de máximo tres (3) meses de expedición,
y/o certificación expedida por el órgano competente; para soportar el estrato
económico.
 Fotocopia del certificado de afiliación de la EPS (Entidad Promotora de Salud) o IPS
(Institución Prestadora de Salud) donde conste que está afiliado al Régimen
Subsidiado en Salud o beneficiario del Régimen Contributivo, de máximo un (1) mes
de expedición.
 Formato de Registro de Condición Socioeconómica (GFPI-F-027 Formato Registro
Condición Socioeconómica_V2)
 Y todo aquel documento que soporte cada uno de los criterios de priorización,
establecidos en esta guía.

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10.2. Expediente Digital

El encargado de la gestión de apoyos de sostenimiento en cada Centro, debe conformar el


archivo digital guardando en un único archivo formato PDF la copia escaneada de todos los
documentos allegados por cada aprendiz.

Cada archivo debe nombrarse con el formato


NombreRegional_CodCentro_AAAAMMDD_NumIDaprendiz.pdf, donde AAAAMMDD
corresponde a la fecha de entrega de los documentos (año mes día).

10.3. Actualización de Expediente Físico y Expediente Digital

Los Aprendices inscritos en la convocatoria de apoyos de sostenimiento deberán presentar


documentos actualizados, al momento de la inscripción y al momento de la adjudicación del
apoyo de sostenimiento si ésta ocurre con posterioridad a las fechas de adjudicación
inicialmente establecidas en el cronograma de la Convocatoria.

El encargado de la gestión de apoyos de sostenimiento en cada Centro, debe conformar el


archivo digital actualizado, siguiendo las mismas indicaciones de conformación del
expediente digital inicial, guardando en un único archivo formato PDF la copia escaneada de
todos los documentos allegados por cada aprendiz: con el formato
NombreRegional_CodCentro_AAAAMMDD_NumIDaprendiz.pdf, donde AAAAMMDD
corresponde a la fecha de entrega de los documentos actualizados (año mes día).

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11.CALIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LOS APRENDICES INSCRITOS

11.1. Importancia de priorizar a todos los aprendices inscritos

Es importante para el Centro calificar y priorizar a todos los aprendices inscritos en las fechas
establecidas para la convocatoria, no podrán ser priorizados después y quienes no lo sean no
podrán continuar con el proceso de adjudicación posteriormente.

Con los aprendices priorizados, SOFIA PLUS constituye la lista de elegibles de cada Centro de
Formación, que luego podrán ser utilizados en asignación de reemplazos o nuevas
adjudicaciones, durante la vigencia de la convocatoria, con el fin de asegurar la ejecución de
la totalidad de recursos asignados al Centro para Apoyos de Sostenimiento.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento


para la priorización de los aprendices en SOFIA PLUS (Módulo Calificar y Adjudicar –
Funcionalidad: Calificar y Priorizar Asignación Apoyos)

11.2. Criterios de Priorización

Para efectos de adjudicar los apoyos de sostenimiento a los Aprendices del SENA y, teniendo
en cuenta que la disponibilidad de recursos no permite el cubrimiento total de la población
que cumple los requisitos, se atenderá de forma preferencial y prioritaria a los aprendices
que cumplan los requisitos para ser beneficiario del apoyo de sostenimiento descritos en el

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numeral 8 sobre REQUISITOS PARA SER BENEFICIARIO DEL APOYO DE SOSTENIMIENTO de


esta guía, y que presenten una situación de mayor vulnerabilidad respecto de otros
aprendices inscritos en la convocatoria.

Para esto, los Centros de Formación deberán calificar y priorizar en SOFIA PLUS a todos los
aprendices inscritos en la convocatoria, según los criterios de priorización descritos a
continuación y disponibles en SOFIA PLUS.

PRIORIDAD DE ASIGNACIÓN PUNTOS


1. Aprendiz víctima del conflicto armado (Ley 1448 de 2011 – Decreto 4800 de 15
2011)
2. Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos naturales 15
3. Aprendiz en situación de discapacidad 15
4. Aprendiz que vive en área rural 15
5. Aprendiz residente fuera del municipio a más de 30Km de ubicación del 10
Centro de Formación, siempre y cuando se deba desplazar a la sede principal
diariamente
6. Aprendiz padre o madre cabeza de familia 10
7. Aprendiz que vive en estrato socioeconómico 1 10
8. Aprendiz que vive en arriendo 5
9. Aprendiz líder vocero de su programa 5
PUNTAJE TOTAL POSIBLE DE PRIORIZACIÓN 100

El mayor puntaje de prioridad que puede obtener un aprendiz es el equivalente a la suma de


los valores numéricos de todas las variables establecidas: máximo 100 puntos.

11.3. Estados de priorización

El resultado de la priorización, clasifica a los inscritos en cuatro estados:

 CUMPLE, CON PUNTAJE DE PRIORIZACIÓN: Aprendices que cumplen con los requisitos y
tienen una condición de priorización, es decir, tienen puntaje de priorización; estos

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aprendices quedarán en la lista de elegibles, en orden descendente de mayor a menor


según el puntaje de priorización.
 CUMPLE, SIN PUNTAJE DE PRIORIZACIÓN: Aprendices que cumplen con los requisitos y
no tienen ninguna condición de priorización, es decir, NO tienen puntaje de priorización;
quedarán en lista de elegibles con puntaje cero, pero podrán ser adjudicados.
 NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS: Aprendices que entregan la documentación
requerida y no cumplen con los requisitos de la convocatoria: la documentación
entregada por el aprendiz evidencia incumplimiento de alguno de los requisitos para ser
beneficiario; estos aprendices no quedarán en lista de elegibles ni podrán ser
adjudicados con apoyos de sostenimiento.
 NO ENTREGÓ DOCUMENTACIÓN: aprendices que no entregan documentación, y que por
lo tanto, no quedarán en lista de elegibles ni podrán ser adjudicados con apoyos de
sostenimiento.

12.EMPATE Y CRITERIOS DE DESEMPATE

La adjudicación se hará en estricto orden descendente de puntuación, hasta agotar los cupos
y recursos asignados al Centro de Formación. Sin embargo, se considera empate cuando
varios aprendices tienen el mismo valor total de puntos en el Centro de Formación. Si los
cupos asignados al Centro de Formación alcanzan para todos los aprendices priorizados, se
adjudica a todos y no habrá necesidad de desempate.

12.1. Criterios de desempate

En caso de empate en el (los) último(s) cupo(s) disponible(s) para adjudicación, se debe


acudir a los siguientes criterios de desempate:

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1. Se utilizará como primer criterio de desempate, seleccionar a quienes hayan obtenido


mayor puntuación en los cuatro primeros ítems de la prioridad de asignación indicados
en el numeral anterior.

2. En caso de que los recursos aún no alcancen para todos los ganadores del desempate en
el punto anterior, los adjudicatarios serán escogidos dentro de ellos a través de
cualquiera de los siguientes dos métodos:

 Por sorteo: en el cual estarán presentes el Subdirector del Centro, el Coordinador de


Formación Profesional o quien haga sus veces, y dos líderes de los aprendices,
quienes suscribirán el Acta respectiva.
 Por Visita Domiciliaria: el Grupo de Bienestar al Aprendiz, deberá realizar una visita
domiciliaria donde corrobore la situación de los aprendices que están empatados y
según criterio del profesional en trabajo social, emitirá un Acta donde se indique y
justifique la adjudicación del apoyo.

Para cualquier caso de desempate, el Centro de Formación debe dejar las respectivas
evidencias de las actividades realizadas, en archivo físico y en archivo digital, mediante el
documento en PDF denominado REGIONAL_CodCentro_Desempate_AAAAMMDD.pdf
(donde AAAAMMDD corresponde a la fecha en que se documenta el desempate).

13.ADJUDICACIÓN DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO

La fase de adjudicación del apoyo de sostenimiento consta de tres actividades: adjudicación,


asignación y digitalización de la resolución, las cuales deben realizar los Centros, dentro de
los días dispuestos en el cronograma de la convocatoria. Fuera del cronograma de una
convocatoria, esto es, dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes.

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Estas actividades deben registrarse en SOFÍA PLUS con el Rol de Bienestar Apoyos.

13.1. Adjudicación de Apoyos de Sostenimiento

El usuario con el Rol de Bienestar Apoyos debe seleccionar en la funcionalidad del aplicativo
(CALIFICAR Y ADJUDICAR  Adjudicar Apoyos de Sostenimiento) los aprendices por adjudicar
con el apoyo, teniendo como soporte el resultado de la priorización y el número de cupos
asignados por la Dirección de Formación Profesional para la convocatoria y generar el
reporte y Resolución de adjudicación a través de SOFIA PLUS.

Dicha resolución debe ser firmada por el Subdirector de Centro como ordenador del gasto,
radicada en el Grupo de Administración de Documentos y publicada en el Centro de
Formación.

Cuando no se encuentre el Subdirector en propiedad y para cumplir con las fechas


establecidas, la resolución de adjudicación puede generarse manualmente y ser firmada por
el Subdirector encargado.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento


para la adjudicación del apoyo en SOFIA PLUS: Módulo Calificar y Adjudicar  Funcionalidad:
Adjudicar Apoyos de Sostenimiento.

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13.2. Asignación de la Resolución

El usuario con el Rol de Bienestar Apoyos debe asociar en la funcionalidad del aplicativo
(APOYOS DE SOSTENIMIENTO  Asignar Resolución Sostenimiento) el número de radicación
de la resolución al código de resolución asignado por el sistema.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento


para la asignación de la resolución en SOFIA PLUS: Módulo Apoyos de Sostenimiento 
Funcionalidad: Asignar Resolución Sostenimiento.

13.3. Digitalización de la Resolución

El usuario con el Rol de Bienestar Apoyos debe cargar a través de la funcionalidad del
aplicativo (CALIFICAR Y ADJUDICAR  Digitalizar Resolución de Adjudicación) la resolución
firmada por el subdirector del Centro de Formación en formato PDF.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento


para la digitalización de la resolución en SOFIA PLUS: Módulo Calificar y Adjudicar 
Funcionalidad: Digitalizar Resolución de Adjudicación.

14.OBLIGACIONES DE LOS APRENDICES BENEFICIARIOS

A partir del momento en que los aprendices resulten adjudicados con el Apoyo de
Sostenimiento, deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Mantener buen rendimiento académico durante su formación.


2. No tener condicionamiento o cancelación de la matrícula.

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3. Reportar oportunamente al Centro de Formación cualquier novedad de cambio de


documento o de cuenta bancaria.
 Entregar certificación bancaria actualizada con los datos para desembolso.
 Los aprendices que pasado un año de adjudicación del apoyo de sostenimiento y no
reporten datos bancarios o reporten datos bancarios incorrectos (número de
cuenta, entidad bancaria, tipo de cuenta), pierden el derecho a los desembolsos que
tengan pendientes.
4. Informar por escrito al Subdirector de Centro su decisión de renunciar voluntariamente
al Apoyo de Sostenimiento, cuando así suceda.
5. Informar oportunamente sobre la suscripción de contrato de aprendizaje, de trabajo o de
prestación de servicios, o monitoria, o adjudicación con Apoyos de Sostenimiento FIC, o
cualquier otro tipo de apoyo, a la persona encargada del seguimiento en el Centro de
Formación.
6. Prestar durante su etapa lectiva un servicio de gestor de 40 horas mensuales
relacionadas con su formación; para el caso de los meses de Enero y Diciembre deben
prestar 20 horas.
7. Entregar el informe mensual con sus respectivas evidencias sobre el apoyo prestado
como gestor entre los días 20 y 25 de cada mes, al encargado del seguimiento de Apoyos
de Sostenimiento en el Centro de Formación.
8. Durante su etapa productiva, realizar entrega mensual de las evidencias del avance de su
proyecto productivo al encargado de la unidad de emprendimiento.
9. Suscribir el pagaré en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no
meritorios.
 En caso de recibir desembolso de dineros no meritorios, debe realizar los trámites
pertinentes para el reembolso de este dinero, a través del botón electrónico de
pago que se encuentra en la página web del SENA, en la opción Servicio al

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Ciudadano  Trámites: Pagos en Línea.


http://www.sena.edu.co/Paginas/Inicio.aspx

Es responsabilidad del encargado de la gestión de Apoyos de sostenimiento en el Centro,


hacer el seguimiento y registro de novedades correspondientes al cumplimiento de estas
obligaciones, de acuerdo a lo descrito en el numeral 16 sobre REPORTE DE NOVEDADES.

15.CAUSALES DE APLAZAMIENTO O CANCELACIÓN DEL APOYO DE


SOSTENIMIENTO

El apoyo de sostenimiento asignado a un Aprendiz se debe suspender o cancelar en los


siguientes casos:

15.1. Causales de Aplazamiento

1. Cuando el Aprendiz beneficiario solicite aplazamiento o interrupción de su formación: en


este caso, se suspende el pago del apoyo de sostenimiento por el término del
aplazamiento o interrupción de su formación, sin que este pueda superar la vigencia
presupuestal respectiva caso en el cual se cancelará el apoyo de sostenimiento, a
excepción de la novedad de “MATERNIDAD”.
2. Cuando el aprendiz beneficiario no defina su alternativa de etapa productiva, deberá ser
aplazado en el sistema por un tiempo máximo de Un (1) mes; si transcurrido este tiempo,
el aprendiz no inicia el desarrollo de un proyecto productivo deberá cancelarse el apoyo
de sostenimiento.

15.2. Causales de Cancelación

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1. Cuando el aprendiz se retire del programa de formación profesional para el cual se


matriculó.
2. Cuando el aprendiz beneficiario solicite traslado de un programa de formación a otro,
mientras este adjudicado con el Apoyo de Sostenimiento.
3. Cuando el aprendiz solicite traslado de un Centro de Formación a otro. Esto por la
disponibilidad de recursos y cupos en el Centro que lo recibe, así como la lista de
elegibles de dicho Centro.
4. Cuando el aprendiz sea sancionado con condicionamiento o cancelación de la matrícula y
éste conste en acto académico suscrito por el Subdirector del Centro de Formación
respectivo, debidamente ejecutoriado.
5. Cuando el aprendiz suscriba contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de
servicios, o tenga monitoria o apoyo FIC, o cualquier otro tipo de apoyo.
6. Cuando el aprendiz tenga o se le asigne otro tipo de subsidio concedido por las Alcaldías,
Juntas Comunales, organismo del Estado, o del SENA.
7. Cuando se evidencie inexactitud en la información que dio origen al beneficio.
8. Cuando el aprendiz haya tenido dos incumplimientos injustificados en la entrega de las
evidencias de aprendizaje, o valoración deficiente de las mismas durante el último
trimestre de formación.
9. Cuando el aprendiz no haga entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto
productivo durante la etapa productiva.
10. Cuando el aprendiz gestor que no cumpla con el plan y los tiempos acordados en dicha
función, los cuales son previamente asignados por el Centro de Formación
11. Cuando transcurridos doce (12) meses desde su adjudicación, el aprendiz no reporte
información bancaria o reporte datos bancarios incorrectos para desembolso.
12. Cuando transcurridos doce (12) meses desde un reporte de rechazo bancario, el aprendiz
no reporte información bancaria correcta y actualizada para desembolso.

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

16.REPORTE DE NOVEDADES

Las novedades de actualización de información (cambio de documento de identidad, fin de


formación, aplazamiento, consecución del contrato de aprendizaje, registro de cuenta
bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc.), cancelación y/o aplazamiento deben registrarse de
manera oportuna en SOFÍA PLUS cuando sucedan, del primero al último día de cada mes,
porque afectan el reporte para pagos de dicho mes.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el procedimiento


para el reporte de las novedades en SOFIA PLUS (Módulo Seguimiento  Funcionalidad:
Novedades de Apoyos de Sostenimiento).

16.1. Pagos no meritorios y responsabilidad del Centro

En caso que no se registren las novedades correspondientes a tiempo, y se generen pagos no


meritorios, se adelantarán las investigaciones y se establecerán las responsabilidades a que
haya lugar.

16.2. Reembolso de pagos no meritorios

Cuando se identifique un pago no meritorio, el encargado de la gestión de apoyos de


sostenimiento en el Centro, debe notificar por escrito al aprendiz el valor que debe
reembolsar por el pago o pagos no meritorios, e informarle cómo generar el recibo de pago a
través del botón electrónico de pago que se encuentra en la página web del SENA, en la
opción Servicio al Ciudadano  Trámites: Pagos en Línea.
http://www.sena.edu.co/Paginas/Inicio.aspx

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

17.REEMPLAZO DE CUPOS DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO

Para asegurar la ejecución de recursos, cada Centro de formación debe sostener


mensualmente el número de cupos asignados, y para ello, deberá reemplazar los aprendices
que sean cancelados por aquellos que se encuentren en la lista de elegibles, que está
conformada por los aprendices que se inscribieron en la convocatoria, que fueron priorizados
por el centro y no han sido adjudicados con el apoyo de sostenimiento.

A la fecha del reemplazo, el Aprendiz por adjudicar debe cumplir con todos los requisitos,
condiciones y obligaciones de la convocatoria vigente, para lo cual deberá actualizar su
información y documentos de soporte.

El Aprendiz de reemplazo será beneficiario del apoyo de sostenimiento desde el mes de


adjudicación y por el tiempo que reste para finalizar la formación o hasta cuando incurra en
alguna de las causales de cancelación.

Los reemplazos de los cupos deben realizarse durante los diez (10) primeros días calendario
de cada mes, y solo se podrá reemplazar el mismo número de cupos disponibles, durante la
vigencia de la convocatoria, por razones presupuestales.

Para realizar los reemplazos, la persona que cuente con el Rol de Bienestar Apoyos en el
sistema SOFIA PLUS en el Centro de Formación, debe cumplir con lo indicado en el Numeral
10.3 sobre Actualización de Expediente Físico y Expediente Digital y con las tres (3)
actividades descritas en el Numeral 13 sobre ADJUDICACIÓN DE APOYOS DE
SOSTENIMIENTO.

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

 Actualización del expediente físico y digital del aprendiz, requiriendo al aprendiz la


documentación actualizada para verificación previa.
 Adjudicación del apoyo de sostenimiento al aprendiz de reemplazo. Dentro de este
proceso también pueden excluir de la lista de elegibles aquellos aprendices que
definitivamente no cumplen con los requisitos para ser beneficiarios, depurando así la
lista de elegibles.
 Asignación de la Resolución en sofia plus.
 Digitalización de la Resolución en sofia plus.

18.TRÁMITE Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS DE APOYOS DE


SOSTENIMIENTO

El desembolso del apoyo de sostenimiento será gestionado por los Centros de Formación, y
se realizará conforme a las siguientes condiciones:

 Cuantía del desembolso: se realizará el desembolso mes vencido en cuantía equivalente


al 50% del SMLMV, excepto en los meses de Enero y Diciembre, en los cuales se recibirá
el 25% del SMLMV, debido a que el apoyo cubre la formación y en estos meses los
aprendices están en formación solo 15 días. En los casos en que se cancelen apoyos de
sostenimiento a Aprendices que no tuvieren derecho a dicho(s) desembolso(s), se
adelantará el procedimiento de cobro previsto en la Resolución 1235 del 2014.

Las novedades deben ser registradas en el momento que ocurran, por cuanto estas
afectan el desembolso a los Aprendices; si el registro de la novedad se realiza entre el

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

primero y el último día del mes, el aprendiz no descargará para desembolso de ese mes,
excepto en dos casos:

Cuando el aprendiz fue cancelado por Fin Formación o Paso a Certificar, si la novedad se
registra antes del 20 del mes, se pagan días. Si la novedad se registró el 20 del mes o
después, se paga el mes completo.

Cuando el aprendiz fue cancelado por Contrato de Aprendizaje y la novedad fue


registrada antes del 20 del mes, no se genera desembolso, si la novedad se registra el 20
del mes o después, se paga el mes completo.

 Fecha de inicio del derecho: la fecha de iniciación del derecho a los desembolsos de
Apoyos de Sostenimiento será a partir del mes en el cual se adjudicó, según resolución
del Centro de Formación, teniendo en cuenta que se cancela mes vencido.

 Generación y verificación del reporte de desembolso mensual: los Centros de Formación,


el primer día de cada mes, a través de la funcionalidad en SOFIA PLUS: REPORTE 
Reporte para Desembolso Mensual, deberán generar el reporte para pago, validando la
cantidad de aprendices, valores a desembolsar, aprendices que descargan para
desembolsos, entre otros. En este reporte descargarán los aprendices que tienen
reportada cuenta bancaria y están activos en el apoyo; sólo a estos aprendices se les
deben realizar los desembolsos.

En el Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares se describe el


procedimiento para generar el reporte para desembolso mensual y su respectivo registro
de información de desembolsos en SOFIA PLUS (Módulo Reportes  Funcionalidad:

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

Reporte para Desembolso Mensual y Módulo Desembolsos  Funcionalidad: Registro de


Información de Desembolso).

 Trámite de desembolsos: con el reporte de desembolso mensual ya verificado y la


resolución de adjudicación, el Centro de Formación deberá tramitar los desembolsos
ante el Grupo de Apoyo Administrativo, quienes deberán gestionar el desembolso de los
apoyos a más tardar en la tercera semana de ese mes.

 Registro de resultado de desembolsos: luego de efectuado el desembolso a los


aprendices, el Grupo de Apoyo Administrativo informará el resultado de los pagos, a la
persona encargada de apoyos de sostenimiento en el Centro de Formación, quien deberá
registrarlos a través de la funcionalidad de SOFIA PLUS: DESEMBOLSO  Registro de
Información de desembolsos. Es importante realizar este proceso mensualmente antes
de terminar el mes, por cuanto si no se registra esta información oportunamente, en el
siguiente reporte de pago los aprendices descargarán con ese mes pendiente de pago,
siendo que ya fue pagado, generando confusiones e inconsistencias en la revisión por
parte de entes de control interno y externos al SENA.

19.RESPONSABILIDAD DE LOS CENTROS DE FORMACIÓN Y LOS


SUBDIRECTORES

19.1. Responsabilidad de los Subdirectores de Centro


El Subdirector del Centro deberá designar una persona responsable para el seguimiento y
control de los apoyos de sostenimiento. La designación de esta persona no exime de

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

responsabilidad al Subdirector del Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control de


los procesos de priorización, adjudicación, cancelación y pago de desembolsos de los apoyos
de sostenimiento.

También es responsabilidad del Subdirector de Centro, garantizar la confiabilidad,


oportunidad y transparencia del proceso y la publicación del listado final de aprendices
beneficiados con el apoyo de sostenimiento, al igual que el seguimiento, reemplazo de
beneficiarios y desembolso del apoyo de sostenimiento, otorgado a los aprendices; así como
de dar a conocer a los aprendices del Centro de Formación el Programa de Apoyos de
Sostenimiento, la convocatoria, los derechos y obligaciones como beneficiario y la ejecución
de los cupos de apoyos de sostenimiento, asignados en cada vigencia por la Dirección
General.

19.2. Responsabilidad de los Delegados para Gestión de Apoyos


de Sostenimiento en los Centros de Formación

La persona designada para Gestión de los Apoyos de Sostenimiento en el Centro deberá:

 Publicar y divulgar ampliamente a través de la web, las carteleras y los medios de


comunicación de que dispongan cada uno de los Centros de Formación Profesional y
Regionales, la convocatoria, los resultados de la priorización y adjudicación de los apoyos
de sostenimiento.

 Disponer del Rol de Bienestar Apoyos en SOFIA PLUS con el cual pueda realizar la gestión
de los apoyos en el sistema. En caso de cambio de esta persona, debe inhabilitarse este
rol para el encargado saliente y asignarlo al nuevo encargado; la reasignación del rol en
el aplicativo es responsabilidad de quien tiene el Rol Administrador de Centro en SOFÍA
PLUS.

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

 Apoyar en el proceso de verificación de cumplimiento de requisitos, calificación,


adjudicación, seguimiento y desembolso de los Apoyos de Sostenimiento en el Centro de
Formación a través de SOFIA PLUS, cumpliendo con las actividades y fechas establecidas.

 Brindar información oportuna y orientar a los aprendices, sobre las convocatorias, los
requisitos, la documentación, las obligaciones como beneficiario, los desembolsos y todo
aquello relacionado con el procedimiento.

 Notificar a los aprendices adjudicados con el apoyo de sostenimiento, sobre sus


obligaciones como beneficiario, las causales de aplazamiento y cancelación, su
asignación como gestor monitor en etapa lectiva, su programación con proyecto
productivo en etapa productiva, procedimiento en caso de reembolsos, solicitud y
notificación oportuna de datos bancarios, y toda aquella información que deba conocer
el aprendiz " Guía Aprendiz Apoyos de Sostenimiento".

o Informar al aprendiz de la obligación de firmar un pagaré en blanco, que respaldará


al Centro en caso de efectuarse desembolsos no meritorios para gestionar la
devolución de los recursos. Para ello, utilizar el GFPI-F-073 Formato Plantilla Pagaré.

o La notificación de estos deberes y obligaciones puede ser escrita, vía correo o a


través de una reunión con acta como evidencia, con los temas notificados, listado y
firma de asistentes.

 Hacer seguimiento a los actos académicos de condicionamiento o cancelación de


matrícula y los demás que afecten la continuidad del apoyo de sostenimiento, para
reportar oportunamente las novedades en SOFIA PLUS.

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

 Hacer seguimiento a los aprendices aplazados en el apoyo de sostenimiento: cuando un


aprendiz permanece aplazado por tiempo superior al establecido en el numeral 15 sobre
CAUSALES DE APLAZAMIENTO O CANCELACIÓN DEL APOYO DE SOSTENIMIENTO,
ocasiona la no ejecución de los recursos asignados al Centro de Formación.

 Registrar oportunamente las novedades, de acuerdo a lo indicado en el numeral 16 sobre


REPORTE DE NOVEDADES.

 Adelantar las acciones pertinentes para el reembolso de pagos no meritorios, como se


describe en el numeral 16.2 sobre Reembolso de pagos no meritorios.

 Gestionar oportunamente los desembolsos ante el Grupo de Apoyo Administrativo y


reportar el resultado de los desembolsos en SOFIA PLUS sin exceder el mes siguiente al
mes de desembolso. (Ejemplo: Gestionar el desembolso del mes de abril, en el mes de
mayo).

19.3. Responsabilidad de los Asesores de Emprendimiento del


Centro de Formación

El Subdirector del Centro de Formación deberá asignar a los asesores de Emprendimiento del
Centro de Formación, la responsabilidad de apoyar y hacer seguimiento a los Aprendices
beneficiarios para la formulación y desarrollo de su proyecto productivo, quienes a su vez
deben reportar el cumplimiento y los avances del mismo entre los días 20 y 25 de cada mes,
al encargado de la gestión de apoyos de sostenimiento del Centro.

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GUÍA DE APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR

19.4. Responsabilidad del Grupo de Apoyo Mixto

El Subdirector del Centro de Formación delegará al Grupo de Apoyo Mixto del Centro de
Formación, la responsabilidad de tramitar y hacer seguimiento a la ejecución presupuestal de
los apoyos de sostenimiento. El grupo de apoyo mixto debe entregar la relación de los pagos
realizados al encargado de apoyos de sostenimiento en el Centro de Formación a más tardar
el día 10 de cada mes con el propósito de realizar el seguimiento respectivo. La información
que se genera con posterioridad a estos pagos es muy importante para la toma de decisiones
de la Dirección de Formación Profesional, puesto que con ella se analiza la disponibilidad de
los recursos presupuestales y se garantiza la ejecución del presupuesto asignado para estos
pagos.

20.ANEXOS

GFPI-M-002 Manual de Usuario Apoyos de Sostenimiento Regulares


GFPI-G-006 Guía Apoyos de Sostenimiento para el Aprendiz
GFPI-F-027 Formato Registro Condición Socioeconómica
GFPI-F-073 Formato Plantilla Pagaré

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