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*PLANEACIÓN

El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance
y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

Determinación del factor de estudio


Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir con su
cometido.

Este procedimiento fi ja los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una
exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un
proyecto de estudio sólido y completo.

Fuentes de estudio

Fuentes internas

Órganos de gobierno
Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, y como tal conoce con exactitud sus
condiciones generales de operación.

Nivel directivo
Nivel encargado de defi nir las normas generales de acción y el marco estratégico.

Nivel medio
Nivel responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto táctico.

Área afectada
Unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona correctamente, lo que se detecta
por síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos,
elevación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etc., factores que determinan
la necesidad de realizar ajustes organizacionales.

Otras unidades administrativas


Áreas que por su naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad
donde se origina algún factor o problemática que repercute en el funcionamiento de la organización.

Unidades de mejoramiento administrativo


Órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e
implementar medidas de racionalización administrativa.

Comisiones, comités, equipos y grupos de trabajo


Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen con
objeto de elevar los niveles de desempeño y calidad del trabajo.

Recursos de información
Herramientas informáticas que permiten el acceso y revisión tanto de aspectos administrativos,
como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y sistemas de información que sirven
como soporte al estudio.

Fuentes externas
Normativas
Son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que la organización debe cumplir
de manera obligatoria. Entre las más representativas se destacan:

• Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar acciones y sancionan normas
regulatorias y de calidad.

• Instituciones ofi ciales que dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento para
enmarcar sus acciones.

• Instituciones que actúan como grupos de fi liación, corporativos o sectoriales que interrelacionan
las acciones de sus integrantes.

Competidores
Organizaciones que interactúan en el medio con la organización materia del estudio;

Proveedores
Generadores de bienes o servicios que suministran insumos necesarios a la organización, por lo que
la conocen operativamente.

Clientes o usuarios
Instancia que aporta elementos de juicio representativos sobre el comporta miento de una
organización, pues son quienes reciben los productos o servicios (o ambos) que ésta genera.

Organizaciones líderes en el campo de trabajo


Instituciones cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de infl uencia, por lo cual tienen
la imagen y el reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones.

Organizaciones de otros campos de trabajo


Instituciones que se desenvuelven en un contexto o sector de actividad distinto, cuyas prácticas
administrativas constituyen un marco de referencia enriquecedor.

Definición del objetivo del estudio


Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con
claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico.

Una vez definidos la orientación y los factores de calidad que se esperan del estudio, la secuencia
lógica para su desarrollo requiere de una investigación preliminar o “reconocimiento”. Esto implica
revisar tanto la génesis de la organización como la literatura técnica y legal, además de establecer
el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.

Lineamientos para orientar la investigación


Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificar los
factores que requieren de atención.
• Jerarquizar las prioridades en función del fi n que se persigue.
• Describir de manera detallada la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.
• Interrelacionar las unidades administrativas y vincularlas con el entorno.
• Especificar el tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requie ren para aportar
elementos de apoyo al estudio.
• Estimar el tiempo y recursos humanos, materiales, fi nancieros y tecnológicos necesarios para
cumplir el objetivo del estudio.
Contenido de la investigación
La investigación preliminar exige que se examinen, por lo menos, los siguientes aspectos:
• Información referente a tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, ofi cios, circulares y otras
disposiciones que regulan la creación y funcionamiento de la organización.
• Información sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catálogos de formas,
estudios técnicos anteriores, estadísticas del desempeño, condi ciones de trabajo que incluyan
espacio, mobiliario y equipo, recursos de todo tipo asignados a estructura, estudios económicos y
de mercado, inversiones destinadas a la investigación y desarrollo de estudios organizacionales y,
en general, toda clase de documentación relacionada con el factor de estudio.
• Información de otras organizaciones del mismo o diferente giro.

Preparación del proyecto de estudio


Luego de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el
documento de partida a fin de ponerlo en práctica, que debe quedar integrado por los elementos
siguientes:

Propuesta técnica que, a su vez debe incluir:


– Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar.
– Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura
orgánica y territorial.
– Justificación: demostrar la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que el mismo
reportará a la organización.
– Antecedentes: detallar todos los estudios o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.
– Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
– Estrategia: ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.
– Acciones: iniciativas o actividades necesarias para implementarlo.
– Recursos: todos los requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para de
sarrollarlo.
– Costo: estimar global y específi camente los recursos fi nancieros que demanda su ejecución.
– Resultados: benefi cios que se espera obtener para mejorar el funcionamien to de la organización,
el posicionamiento de sus productos y/o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las
relaciones con el entorno.
– Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de
apoyo.

Programa de trabajo, que debe considerar:


– Identificación: nombre del estudio.
– Responsable(s): unidad o equipo que se encargará de su implementación.
– Área(s): universo estudiado.
– Clave: número progresivo de las unidades administrativas, programas o proyectos.
– Actividades: pasos específi cos que deben efectuarse para captar la información.
– Fases: defi nir el orden secuencial para realizar las actividades.
– Calendario: fechas para iniciar y terminar de cada fase.
– Representación gráfi ca: describir el programa mediante cuadros e imágenes.
– Formato: presentar y resguardar el programa de trabajo.
– Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
– Periodicidad: fechas dispuestas para informar avances.

Prediagnóstico
– Marco de actuación: precisar la fecha e instrumento jurídico de creación de la organización.
– Cambios en la composición jurídica: especifi car las modifi caciones al instrumento de creación.
– Contexto: determinar la naturaleza, dimensión, sector y giro industrial en el que opera la
organización.
– Competencias centrales: identifi car las capacidades distintivas sobresalientes.
– Enfoque de trabajo: orientar las acciones hacia funciones, procesos o su combinación.
– Vínculos con el medio: defi nir las relaciones con grupos de interés.
– Desempeño: conocer los principales logros alcanzados y obstáculos detectados.
Autorización para realizar el estudio
En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa
responsable de su ejecución para que éste lo evalúe y, en su caso, lo apruebe.

Integración del equipo de estudio


Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable prever que la responsabilidad de las acciones
no se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a un coordinador general, auxiliado
por un equipo técnico conformado por el (los) líder(es) de proyecto y asistentes o analistas, quienes
deben encargarse de todas las fases de ejecución para homogeneizar el contenido y presentación
de la información.

De acuerdo con lo anotado, la estructura del equipo técnico quedaría de la manera siguiente:

Coordinador general
Es conveniente que conozca bien la organización y tenga experiencia en la materia. Asumir la
coordinación del equipo de trabajo requiere que su capacidad de respuesta se traduzca en resultados
y su liderazgo mantenga a su gente en un nivel de desempeño acorde a las necesidades del estudio.

Líder de proyecto
Como parte del mando del equipo y vínculo entre el coordinador general y los analistas, debe
propiciar que el trabajo se realice en un clima de entendimiento y comunicación fluida.

Asistente o analista de proyecto


Forma parte del personal de primera línea, por lo que en él recae la responsabilidad directa de tratar
con las áreas e instancias que intervienen en el estudio.

Capacitación del equipo


Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse, no sólo en lo que respecta al manejo de
medios de investigación que se emplearán para obtener la información, sino en todo el proceso que
se seguirá para preparar el estudio.
*RECOPILACIÓN DE DATOS
Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos. En esta
etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente
sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, pues
se incurrirá en interpretaciones erróneas y se aplicarán medidas de mejora inoperantes.

Requisitos básicos que deben reunir los datos


Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se eviten dilaciones y
un uso irracional de recursos, tienen que ser:
1. Específicos.
2. Completos.
3. Correctos.
4. Pertinentes.
5. Congruentes.
6. Susceptibles de validarse.

Actitud del equipo responsable de la recopilación


El personal destinado al estudio de investigación debe carecer de prejuicios u opiniones
preconcebidas. En especial, en la etapa de recopilación de datos es recomendable que los asistentes
o analistas adopten una conducta amable y discreta a fi n de procurarse una imagen positiva en las
unidades o áreas de estudio, lo que facilitará su tarea y estimulará la participación activa de la fuerza
de trabajo.

Técnicas de recopilación de datos


La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe adecuarse a las
características del estudio que se pretenda realizar.

Investigación documental
Se deben seleccionar y analizar los escritos que contengan datos de interés relacionados con el
estudio, para lo cual es necesario revisar estudios previos, información técnica, normas nacionales
e internacionales, bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, circulares, oficios, actas de
reuniones y todo documento que aporte información relevante a la investigación.

Observación directa
Este recurso es de gran utilidad para el equipo técnico responsable del estudio, pues le permite
conocer no sólo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la cultura organizacional
predominante en las áreas donde se desarrolla el trabajo diario. A partir del análisis de los datos
recabados es aconsejable conversar con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas
áreas para complementarlos o afinarlos.

Consulta a sistemas de información


Es el acceso a redes de comunicación, intranet y extranet, que sirven de soporte a la organización y
por medio de las cuales se manejan datos e información relevantes para el estudio de una
organización.

Cuestionario
Este recurso se utiliza para obtener los datos deseados en forma homogénea. Está constituido por
series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separa das por capítulos o temáticas
específicas. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante, la calidad de los datos que se
obtengan depende tanto de su estructura y forma de presentación como de la forma en que se
aplique.

Para preparar los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos siguientes:
1. Realizar un recuento de documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticos
existentes para determinar el número y alcance de las preguntas.
2. Establecer un objetivo por pregunta.
3. Validar el orden y la secuencia que se seguirá.
4. Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como
prueba previa o pretest. Para defi nir la estructura del cuestionario, es necesario establecer los
campos de distribución básicos:

1. Espacio correspondiente para los datos de registro, tales como la ubicación o adscripción de las
personas que los llenarán, información del área, del responsable de su manejo, así como la fecha
de aplicación.

2. Preguntas o ítems.
3. Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa abajo de cada pregunta.
4. Espacio para respuestas, que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta.
5. Espacio para anotar las observaciones generales.

Para que los cuestionarios aporten elementos de juicio valiosos, es conveniente considerar los
criterios siguientes:
1. Utilizar preguntas introductorias claras y amables para atraer la atención del entrevistado.
2. A medida que se avance en la aplicación del cuestionario, formular preguntas precisas en relación
con el tema central.
3. Incluir preguntas fi ltro para ubicar el contexto de los puntos clave. Asimismo, prever posibles
“saltos de pregunta”, en función del conocimiento y manejo del tema, para garantizar la continuidad
en la recopilación de datos.
4. De acuerdo con la profundidad o algidez del tema, incluir preguntas accesibles para obtener
respuestas concretas de manera gradual.

Cédula
Las cédulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos ya que están conformadas
por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y
división de su contenido para su revisión y posterior análisis, además de que abren la posibilidad de
ampliar el rango de respuesta.

Entrevista
Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una persona con el fi n de interrogarla en
forma meticulosa para obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el más
completo, pues el entrevistador, debido a que tiene un estrecho contacto con el entrevistado, además
de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. La entrevista debe dirigirse a
directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de tareas, así como
a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.

Supervisión del trabajo


Para tener la seguridad de que se respetan las líneas de acción defi nidas, es necesario verifi car
que
se lleven a cabo los pasos siguientes:
1. Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo.
2. Aclaración oportuna de dudas.
3. Control del tiempo invertido en relación con el estimado.
4. Revisión de los avances y, cuando se requiera, efectuar los ajustes necesarios.
5. Llevar un registro de los logros y obstáculos que se encontraron.
6. Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los integrantes del equipo.
7. Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen
los criterios acordados.
8. Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.
Integración de los datos
Una vez que se cuenta con los datos de las áreas que participan en el estudio, deben ordenarse y
sistematizarse a efectos de poder preparar su análisis.

Resguardo
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que los datos que se obtengan se incorporen
a
equipos de cómputo para salvaguardarlos y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden:
i) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarlos en función de la división del trabajo.
ii) Crear bases de datos o programas específi cos.
iii) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específi cas del proyecto.
iv) Combinar recursos (1, 2 y 3) para optimizar resultados.

Clasificación
Para facilitar su análisis, los datos pueden dividirse en dos grandes rubros:
Antecedentes
Se debe tomar en cuenta la reglamentación que regula la realiza ción del trabajo, cómo la han
aplicado las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido en su desempeño.

Situación actual
Por lo que toca a este punto, es recomendable considerar los aspectos siguientes:

Objetivos
Corroborar la existencia de objetivos en el área o áreas de estudio; en caso afi rmativo, verifi car su
congruencia con los objetivos generales de la organización.
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Estrategias
Comprobar la existencia de estrategias en los diferentes niveles jerárquicos, así como su efecto en
la organización.

Estructura orgánica
Conviene revisarla cuidadosamente para establecer si satisface las necesidades del trabajo.

Recursos presupuestales asignados a estructura orgánica


Analizar el monto del presupuesto destinado a cubrir las percepciones de la plantilla de personal,
considerando tabuladores autorizados y costo de los servicios relacionados con las plantillas.

Normas y políticas administrativas


Precisar si se han emitido y plasmado en documentos, así como si son conocidas por el personal y
responden a las necesidades de la organización.

Instrumentos jurídico-administrativos
Estudiar manuales, reglamentos, circulares, ofi cios, entre otros documentos, a fi n de conocer la
fundamentación jurídica vigente para orientar el trabajo.

Funciones
Detectar hasta qué grado el personal sabe cuáles son sus funciones y qué puestos las realizan.

Procedimientos
Verificar su existencia, características, aplicación y resultados obtenidos de su uso.

Procesos
Precisar las acciones que realiza la organización desde la entrada de insumos hasta la obtención de
resultados.
Infraestructura tecnológica
Revisar las condiciones de los sistemas de información, soporte técnico, relaciones e interacción
ambiental.

Equipo
Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las actividades, su uso y
condiciones,así como si es suficiente, apropiado y se encuentra bien distribuido.

Condiciones de trabajo
Observar la distribución del espacio, mobiliario existente, fl ujo del trabajo, condiciones de ventilación,
temperatura, ruido, iluminación y color que prevalece en las áreas, y todos aquellos aspectos que
apoyen u obstaculicen las labores del personal.

Ambiente laboral
Resulta de suma importancia conocer las relaciones humanas existentes para determinar la cultura
organizacional que prevalece. Este factor es de utilidad para el desarrollo del estudio ya que permite
atenuar la resistencia al cambio y conseguir la colaboración del personal.
Entre otros aspectos, es importante establecer las relaciones intra e interdepartamentales, liderazgo
y flujo de la comunicación formal e informal.

Controles
Es conveniente conocer la naturaleza, sistemas, niveles, proceso, áreas de aplicación, herramientas
y sistemas de gestión de la calidad que se utilizan para evaluar el desempeño organizacional.

Relaciones con el entorno


Conocer la opinión y/o contar con información de los grupos de interés de la organización.