REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
U.N.E.F.A
NÚCLEO CARABOBO, EXTENSIÓN GUACARA

INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES REALIZADAS EN LA

EMPRESA “AUTO SEAT DE VENEZUELA, S.A.”
MUNICIPIO GUACARA, ESTADO CARABOBO

TUTORA ACADÉMICA TUTOR INSTITUCIONAL

Lcda. Elvia Avelinda Joropa Olivo Lcda. Luz María León Valderrama
Cédula de Identidad: V-8.906.146 Cédula de Identidad:V-10.260.897
ESTUDIANTE:
APELLIDOS Y NOMBRES: Torres Perdomo, María Andreina
CÉDULA DE IDENTIDAD: V-24.995.515
CARRERA: Licenciatura en Administración y Gestión Municipal

Guacara, Mayo 2019

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
 VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
U.N.E.F.A
NÚCLEO CARABOBO, EXTENSIÓN GUACARA

PROPUESTA DE UN PLAN DE ACCIÓN PARA EL CONTROL DE

ARCHIVO DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL, EN EL DEPARTAMENTO
DE GESTIÓN HUMANA DE LA EMPRESA “AUTO SEAT DE VENEZUELA,
S.A.”, MUNICIPIO GUACARA, ESTADO CARABOBO.
Informe de pasantías presentado a la Universidad Nacional Experimental
Politécnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, como requisito parcial
para optar al Título de Licenciada en Administración y Gestión Municipal.

TUTORA ACADÉMICA TUTORA INSTITUCIONAL

Lcda. Elvia Avelinda Joropa Olivo Lcda. Luz María León Valderrama
Cédula de Identidad: V-8.906.146 Cédula de Identidad: V-10.260.897
ESTUDIANTE:
APELLIDOS Y NOMBRES: Torres Perdomo, María Andreina
CÉDULA DE IDENTIDAD: V-25.995.515
CARRERA: Licenciatura en Administración y Gestión Municipal

Guacara, Mayo 2019

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
 DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
U.N.E.F.A
NÚCLEO CARABOBO, EXTENSIÓN GUACARA

APROBACIÓN DEL INFORME TUTOR INSTITUCIONAL

Quien suscribe, Licda. MSC. Luz María León Valderrama, titular de la

Cédula de Identidad No V-17.315.720, en mi carácter de Tutora Institucional
de las Prácticas Profesionales desarrolladas por la bachiller: TORRES
PERDOMO, MARÍA ANDREINA, titular de la Cédula de Identidad No V-
25.995.515, en la EMPRESA AUTO SEAT DE VENEZUELA, S.A.,
MUNICIPIO GUACARA, ESTADO CARABOBO, durante el período del
25/02/2019 AL 24/05/2019, considero que de acuerdo a los requisitos
exigidos por la institución, la Bachiller reúne los méritos suficientes para ser
APROBADA, con una calificación de _______ puntos.

En Guacara, a los veinticuatro (24) días del mes de Mayo de 2019

__________________________
Licda. MSC. Luz María León Valderrama
Tutora Institucional
C.I. V-17.315.720
Sello de la institución

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VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
 DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
U.N.E.F.A
NÚCLEO CARABOBO, EXTENSIÓN GUACARA

APROBACIÓN DEL INFORME TUTORA ACADÉMICA

Quien suscribe, la Licda. ELVIA AVELINDA JOROPA OLIVO, titular de la

Cédula de Identidad No V-8.906.146, en mi condición de Tutora Académica
designada por el departamento de Prácticas Profesionales, adscrito a la
División Académica de la UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
(UNEFA), hace constar que el informe final presentado por la Bachiller:
TORRES PERDOMO, MARÍA ANDREINA, titular de la Cédula de Identidad
No V-25.995.515, como uno de los requisitos parciales para optar al título de
LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN MUNICIPAL, reúne las
condiciones y méritos suficientes para ser APROBADA, con una calificación
de _______ puntos.

En Guacara, a los veinticuatro (24) días del mes de Mayo de 2019

_________________________________
Licda. ELVIA AVELINDA JOROPA OLIVO
Tutora Académica
C.I: V-8.906.146
DEDICATORIA
 Quiero expresar mi gratitud a Dios, quien con su
bendición llena siempre mi vida, por su amor incondicional y por
darme la dicha de poder alcanzar esta grandiosa meta y poder disfrutar de
mis objetivos logrados.

Por el esfuerzo, dedicación, paciencia, por su amor,

confianza y por todo lo que me ha dado a lo largo de mi

carrera y de mi vida, gracias a ustedes he logrado llegar
hasta aquíí y convertirme en lo que soy. Ha sido de gran
orgullo y privilegio ser su hija. Este proyecto va dedicado a
mis padres, en especial a mi querida y hermosa madre María
Alejandrina por cumplir ese rol tan importante de ser madre gracias por el
apoyo, motivación día a día y los consejos para seguir adelante y sus buenos
deseos para que mis metas se cumplan.

Finalmente a mis hermanas Omaira y Oneida por su cariño

y apoyo incondicional, durante todo este proceso y por
estar conmigo en todo momento gracias

María A. Torres P.
 AGRADECIMIENTO

A mi dios, por regalarme su bondad, amor y bendiciones

por estar conmigo en cada día de mi vida, fortaleciéndome
de su gracia y poder para lograr mis metas.

Merece reconocimiento especial mi Madre, que con su

esfuerzo y dedicación me ayudo a culminar mi carrera
universitaria y me prestó el apoyo suficiente para no decaer
cuando todo parecía complicado e imposible

A la UNEFA Guaraca, estado Carabobo, a todos mis

profesores y en especial a mi tutora Elvia Joropa quien con la
enseñanza de sus valiosos conocimientos me hicieron
crecer día a día.

A mis grandes compañeros, amigos y colegas Yennian La

Cruz y David Carrasco quienes me apoyaron en toda mi

carrera universitaria, sin dudar de mi capacidad.

A la empresa AUTO SEAT DE VENEZUELA, S.A., a la Licda Luz León y

al Mons. Gabriel Henríquez, por abrirme las puertas de la empresa darme la
oportunidad de realizar mis prácticas profesionales.

A todo el personal del departamento de Talento Humano, en especial a

Mirian González, quien me brindó su apoyo, sus consejos y su amistad.
 María A. Torres P.
INDICE GENERAL

Pág.
PORTADA……………………………………………………………..….…. i
CONTRAPORTADA………………………………………………………… ii
CARTA DE APROBACIÓN TUTOR INSTITUCIONAL…………………. iii
CARTA DER APROBACIÓN DE TUTOR ACADEMICO….……………. iv
DEDICATORIA……………………………………………………………… v
AGRADECIMIENTO…………………………………………………….…. vi
ÍNDICE GENERAL……………………………………………………..…... vii
ÍNDICE DE FIGURAS…………………………………………….………... ix
INTRODUCCIÓN………………………………………………….…...…… 00
PARTE I: PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA………………….…… 00
Razón social………………………………………………………….……. 00
Ubicación Geográfica……………………………………………………. 0
Reseña Histórica………………………………………………………….. 0
Misión y Visión ……………………………………………………………. 0
Objetivos de la empresa…………………………..…………………….. 0
Valores de la empresa………………………………………………….… 0
Descripción del departamento donde se desarrolló la práctica 00
profesional……………………………………………………………….…
Funciones del departamento………………………………………..…… 00
PARTE II: SITUACIÓN ACTUAL………………………………………… 0
Área de atención………………………………………………..…………. 0
Objetivo general y objetivos específicos………………..…………….. 0
Método utilizado…………………………………………….…………….. 0
Fases de la investigación………………………………..……………….. 0
PARTE III: PLAN DE ACTIVIDADES…………………….……………..
Diagrama de Gantt…………………………………………..…………….. 0
PARTE IV: LOGRO DEL PLAN DE ACTIVIDADES…………………… 0
PARTE V: CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE LAS 0
PRACTIVAS PROFESIONALES………………………………..……….
PARTE VI: CONCLUSIONES………………………….………………... 00
PARTE VII: RECOMENDACIONES…………………….………………. 00
Referencias bibliográficas……………………………….………………. 00
Anexos……………………………………………………..……………….. 00
a) La propuesta…………………………………….…………………. 00

ÍNDICE DE FIGURAS

Fig. Contenido Pág.

1 Organigrama de la Organización………………………… 00
 INTRODUCCIÓN

Es importante tener conocimiento acerca de la gestión y conformación

de archivos de una organización y uso de la información que contienen, ya
que las organizaciones día tras día se enfrentan a cambios constantes en
todos los ámbitos. Por esta razón, el volumen de documentación que se
genera es muy alto en distintas áreas, en la mayoría de los casos, es un gran
trabajo tratar de poner control, lo que afecta significativamente el desempeño
de dichas organizaciones; ya que no basta contar con la información
digitalizada, sino poder tenerla en físico al alcance de la mano y utilizarla
para lograr objetivos en el menor tiempo posible, y de manera más agilizada
minimizando los costos.

El ciclo de recuperación por el cual está atravesando la empresa Auto

Seat de Venezuela S.A., Municipio Guacara, estado Carabobo, ha generado
cambios internos en cuanto al desarrollo de sus actividades, en muchas de
las unidades organizativas que la componen, donde se han implementado
diversas metodologías, con la finalidad de busca de una mejora constante
para esta empresa, perteneciente al estado venezolano.

Por lo tanto, durante el período de pasantías en el Departamento de

Gestión Humana de la empresa Auto Seat de Venezuela S.A., Municipio
Guacara, estado Carabobo, se determinó la problemática existente en el
área de archivo, de la conformación, organización y control de todas las
diversas carpetas utizadas en el departamento de Gestión Humana, incluso
en los expedientes del personal, el cual no se cuenta con un instructivo de
normas y lineamientos que guíen la gestión y permita el control interno del
archivo y la actualización de la documentación que deben contener, no
existe un sistema estándar para el proceso de organización, control y archivo
de los documento; existe dispersión y extravío de documentación; no existe
una base de datos que centralice las gestiones del área de archivos y el
espacio para instalar los mismos es reducido.

En tal sentido, el presente informe de pasantías es un estudio que se

apoya en una investigación de campo, descriptiva y documental, en el
Departamento de Gestión Humana de la empresa Auto Seat de Venezuela,
S.A., Municipio Guacara, estado Carabobo. La recolección de datos para el
diagnóstico se realizó mediante la observación directa, la aplicación de
entrevistas no estructuradas al personal, así como la consulta en diversas
fuentes de información. Está enmarcada en la línea de investigación sugerida
por la UNEFA “Estado, Gerencia y Sociedad” (ESGESO). Y está
estructurado de la siguiente manera:

Parte I: Abarca toda la información referente a la empresa Auto Seat de

Venezuela S.A., Municipio Guacara. Reseña histórica, la misión y visión,
valores, políticas y funciones del departamento donde se desarrolló la
práctica profesional y organigrama.

Parte II: Presenta la situación actual de la empresa o área de atención

que requiere ser atendida por el pasante, en donde se establecen las
funciones de la Coordinación de Recursos Humanos, así como se dan a
conocer los objetivos general y específicos de la investigación; la
metodología utilizada, técnicas e instrumentos para realizar el diagnóstico y
las bases teóricas relacionados con el objeto de estudio, así como las bases
legales dando paso a la propuesta.

Parte III: En esta parte se describen todas las actividades realizadas en la

empresa durante el periodo de pasantías, mediante el diagrama de Gantt y la
descripción detallada por semanas.
Parte IV: Se detallan los logros del plan de actividades, especificando y
resaltando cada una de las actividades realizadas durante las prácticas
profesionales.

Parte V: Se exponen los conocimientos teóricos-prácticos adquiridos

durante el desarrollo de las prácticas profesionales además, todas las
habilidades obtenidas mediante el desenvolvimiento de las prácticas
profesionales en el Departamento de Gestión Humana de la empresa Auto
Seat de Venezuela S.A., Municipio Guacara, estado Carabobo.

Parte VI: Finalmente las conclusiones donde se expresa un breve

resumen de la propuesta planteada.

Parte VII: Finalmente Se generan las recomendaciones pertinentes a la

universidad, a la empresa y a los futuros pasantes. Por último, se reflejan
las referencias bibliográficas y se presenta la propuesta derivada de la
investigación y los anexos.

PARTE I

DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
Razón social

Auto Seat de Venezuela, S.A. – RIF: J-30425450-4

Ubicación geográfica

Carretera Nacional Guacara-Los Guayos, Urbanización Industrial Pruinca,

parcela # 41, Municipio Guacara, Estado Carabobo.

Reseña histórica

En 1970 nace auto tapicería candelaria, ubicada en la parroquia

candelaria de la ciudad de Valencia, Estado Carabobo. Su fundador fue el
Sr. Antonio González. En un principio sus actividades estaban orientadas
hacia la reparación en general de tapicerías automotrices, posteriormente se
transforma bajo un concepto formal, brindando sus servicios a
ensambladoras tales como Ford Motors Venezolana, Chrysler de Venezuela,
entre otras.

En 1973 es adquirida por el Sr. León Vaisberg, teniendo como visión

proveer de manera exclusiva la tapicería requerida por las principales
ensambladoras. En 1974 se conforma legalmente bajo la razón social de
AUTACA, S. A., estableciéndose en la Zona Industrial Carabobo de la ciudad
de Valencia, Estado Carabobo, en un local aproximadamente de 5.000 Mts 2,
con una estructura organizativa piramidal constituida por un total de 19
trabajadores. Dos años más tarde (en 1976), se incorporan nuevos clientes
a la cartera de trabajo como por ejemplo Honda de Venezuela, Renault,
General Motors, entre otras. En 1980 Autaca, SA, se traslada a una sede
propia, ubicada en la Zona Industrial Pruinca, Municipio Guacara, Estado
Carabobo. Dando paso a la creación de nuevas empresas en el grupo para
consolidarse al ramo automotriz como son: Asientos Moldeados de
poliuretano, S.A. (AMUSA) y Asientos Metálicos, C.A (ASIMECA). Las
nuevas dotaciones de la empresa fueron tres naves industriales techadas,
con una infraestructura de 9.050 Mts2.

Para el año de 1992, la directiva establece un compromiso de mejorar el

sistema de calidad, adoptando la gestión de calidad como herramientas
básicas, lo que condujo a recursos humanos a un plan de mejora, abocado a
las áreas de entrenamiento bajo la filosofía de calidad total y CEP (Control
Estadístico de Proceso). La operatividad de la planta sufrió una ampliación
física, reubicación y organización de los procesos, se adquieren nuevos
equipos. Existió una asociación con empresas foráneas para obtener
asistencias en cuanto a tecnología y materiales; y hubo un nombramiento de
un equipo de mejora continua.

En 1995 en la búsqueda de penetrar en nuevos mercados competitivos,

se inicia un Joint Venture con Johnson Controls Internacional (JCI), quien es
el mayor proveedor a nivel mundial de partes de tapicería automotriz de
óptima calidad. En Marzo 1997, Autaca, SA, adopta la razón social de 3-A
Johnson Controls Andina, C.A., la cual está dividida en 5 unidades de
negocios, conocidas como: Planta Estructuras Metálicas (ASIMECA) de
3.456 Mts2, ubicada en Tejerías, en ella se elaboran todas las piezas
metálicas necesarias para el ensamblaje del producto final.

En la Planta Moldeados (AMUSA) con un área de 3.456 Mts2 ubicada en

la Carretera Nacional Los Guayos, Zona Industrial Las Garcitas, se realiza el
proceso de elaboración de todas las piezas de poliuretano (goma espuma)
utilizadas para el relleno de las piezas ensambladas. La Planta Forros
(AUTACA) ubicada en la Carretera Nacional Guacara, Zona Industrial
Pruinca, parcela N° 41 se dedica a la fabricación de los forros utilizados en
la elaboración de los asientos y butacas. Las Unidades de Negocios Ford
y Unidades de Negocios Chrysler, ubicadas en la Carretera Nacional Los
Guayos, Zona Industrial Las Garcitas, realizan el ensamblaje de las piezas
elaboradas por las diferentes plantas, según los requerimientos de cada uno
de los clientes a los cuales pertenece cada unidad de negocios.

Posteriormente en el año 2009 modifico su nombre pasando a ser Auto

Seat de Venezuela S.A. esta última modificación generó una fuerte diferencia
entre el patrono original y sus trabajadores, lo que trajo como consecuencia
el cierre de la fábrica por parte de sus propietarios. A su vez, los
trabajadores iniciaron una serie de protestas que motivaron la intervención
de la empresa por parte del Ministerio del Poder Popular Para el Trabajo, los
Trabajadores y las Trabajadoras. La empresa Auto Seat de Venezuela, S.A.,
fue objeto de expropiación forzosa, según se evidencia en decreto 7.699 de
la Gaceta Oficial de la República Bolivariana N° 39.520, en fecha 29 de
Septiembre de 2010. Los meses que precedieron al decreto de expropiación
la fábrica paso a ser administrada por la Corporación de industrias
Intermedias de Venezuela (CORPIVENSA), quien en conjunto con los
trabajadores agiliza todos los procesos de actividad de la fase productiva.

Misión

Auto Seat de Venezuela, S.A. tiene como misión suministrar productos y

servicios competitivos que superen las expectativas de nuestros clientes,
como razón de ser de nuestro negocio, siendo constantes y consistentes en
nuestra política de mejoramiento continuo, maximizando la rentabilidad y
garantizando el retorno de nuestros accionistas, asumiendo la
responsabilidad de compromiso con la comunidad, el medio ambiente y el
éxito de nuestra gente.
Visión

Ser líderes en los próximos tres años en el mercado nacional de

fabricación y ensamble de butacas para el sector automotriz, penetrar en
otros mercados a través de la incorporación de nuevos productos, procesos y
servicios.

Objetivos estratégicos de la empresa

Perspectivas de Clientes

Atraer nuevos clientes del mercado para la familia de productos Auto

Seat de Venezuela, S.A.
Ampliar el mercado de productos mediante proyectos de
diversificación.

Perspectiva del Proceso

Implementar el sistema de gestión de Calidad ISO 9001:2008

Preparación de la planta (centro de trabajo) Moldeados / Corte /
Costura /Ensamble.
Mejorar la infraestructura de ASV.
Establecer sistemas QOS, para medición de los procesos y mejora
continua.

Perspectivas Aprendizaje y Desarrollo Organizacional

Desarrollar las competencias del personal que afecta la calidad del

producto y servicio.
Atraer y desarrollar el mejor talento humano capaz de satisfacer las
necesidades actuales y futuras.
Desarrollar sentido de pertenencia y compromiso

Perspectiva Financiera
 Estrategia de crecimiento y rentabilidad.
Adquirir e implementar un sistema automatizado de control
administrativo.

VALORES

Honestidad: Aplicamos altos valores sociales y morales, que se

reflejan en las actitudes y actividades personales.
Integridad: Somos consistentes entre lo que pensamos, decimos y
hacemos.
Disciplina: Estamos comprometidos con base en normas, reglas y
disposiciones grupales, organizaciones y sociales en relación con las
metas comunes.
Responsabilidad: Mantenemos un alto compromiso con acierto en
todas las actuaciones de la vida familiar, laboral y social.
Respeto por las Personas: Entendemos y manejamos las relaciones
con otras personas dentro de un esquema de reconocimiento y
comprensión de los derechos, motivaciones, fortaleza y limitación del
otro.
Adhesión a las Políticas de la Empresa: Entendemos, acatamos,
comunicamos y actuamos de acuerdo a las directrices que Auto Seat
de Venezuela, S.A. ha fijado para nuestro beneficio y el de la
organización.

Política integrada de calidad, seguridad y medio ambiente:

En Auto Seat de Venezuela, dedicada al diseño, manufactura, y ensamble

de asientos para el sector automotriz estamos comprometidos en satisfacer
las exigencias de calidad y requisitos particulares de nuestros clientes
internos y externo; para ello promovemos el mejoramiento continuo de los
procesos, capacitamos y alentamos a nuestros trabajadores, además
aseguramos el cumplimiento de los requerimientos legales aplicables y todos
aquellos relacionados en materia de: salud, seguridad y medio ambiente
orientados a la prevención de la contaminación ambiental y los riesgos
laborales de los trabajadores, contratistas y del entorno

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE DESARROLLÓ LA

PRÁCTICA PROFESIONAL:

Departamento de Gestión Humana:

En este departamento se lleva a cabo los procesos necesarios para

dirigir al personal dentro de la empresa, partiendo del reclutamiento,
selección, capacitación, evaluación del desempeño, recompensas, la salud y
el bienestar general de todos los trabajadores, aplicado al acercamiento y
conservación del esfuerzo humano, de los miembros de la organización, en
beneficio del individuo, de la propia Institución y del país en general.
También se encarga de resolver conflictos laborales y llevar a cabo las
negociaciones de convenios colectivos con el comité de la empresa.
 En este departamento la principal función es supervisión y control de
todo el departamento, tomando las decisiones que cada caso amerite.
Fomentando las buenas relaciones interpersonales y aportando soluciones
ante cualquier dificultad. Proyectándose al alcance de las metas y objetivos
establecidos por la empresa.

Gestión del Personal

Consiste en realizar tareas administrativas derivadas de la gestión del
personal, como permisos de salidas, constancias e trabajos, nóminas,
seguro social, contratos, tramitación de sanciones, despidos, control horario,
correspondencias internas y externas, renuncias, informen mensuales e
informes varios.

Reclutamiento de personal:
- Obtener base de Curriculum Vitae para seleccionar candidatos.
- Realizar pruebas de selección que validen condiciones de cada
candidato según el puesto para el cual se postule.
- Se puede abrir un proceso de selección interno (promoción entre
los empleados de la empresa) o externo (buscar nuevos
trabajadores).
- Una vez seleccionado el candidato; pasará a formar parte de la
empresa, hay que llevar a cabo el plan de acogida e incorporación
de nuevos trabajadores para que se adapten adecuadamente al
puesto.

Analista de nómina
- Verifica bonos de alimentación ( fijos y contratados)
- Verifica cálculos de actualización de sueldos, deudas por sueldos
atrasados, descuentos y otros conceptos.
 - Revisa los listados de la pre-nómina para verificar que los datos y
cálculos estén correctos.
- Revisa y analiza la nómina para verificar que los datos y cálculos
estén correctos.
- Suministra a dependencias que lo soliciten información relacionada
con su nómina.
- Supervisa y controla los trámites administrativos que se han de llevar
a cabo para la retención de sueldos con respecto a medidas de
embargo.
- Vela por que se mantenga actualizado el archivo de la unidad.

Nombre del Jefe departamento Gestión Humana:

Lcda. Luz Marina León Valderrama

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

Fig. No. 1
FUENTE: AUTO SEAT DE VENEZUELA, S.A. (2019)

PARTE II

SITUACIÓN ACTUAL
ÁREA DE ATENCIÓN

Las empresas son organizaciones humanas que se distinguen por los

objetivos que se proponen, el éxito de muchas se debe al reconocimiento de
administradores conscientes del papel que desempeñan, es por eso que en
estos días las grandes empresas están considerando a su personal como un
activo valioso, es por eso que en ellas el manejo de documentos en las
oficinas son importantes para la preservación y conservación de los mismos
y para que se mantenga una organización adecuada, utilizando recursos
humanos, materiales, financieros y tecnológicos para la producción de bienes
y servicios.

A nivel mundial, el talento humano constituye un factor clave para el logro

de los objetivos de cualquier empresa; según Chiavenato (2001)
anteriormente se manejaba llamarlo Administración de Recursos Humanos
como respuesta de la globalización de la economía y con tendencia de las
organizaciones exitosas a no administrar personas, sino administrar con las
personas. De allí parte la importancia que tiene el departamento de Recursos
Humanos, Talento Humano, Gestión Humana, o simplemente de Personal, el
cual se dedica a la administración de los trabajadores de la empresa,
llevándose a cabo el proceso administrativo partiendo del reclutamiento,
selección y capacitación, su labor principal es llevar al personal a lograr la
eficacia a través del trabajo en grupo y coordinado.
Es por eso que, las organizaciones, están formadas por documentos
producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las
funciones y actividades que tiene encomendadas es por eso que cada
trabajador debe contar con una carpeta o expediente que resguarde la
documentación de cada uno de ellos durante toda su trayectoria en la
organización, y ofrecer la información veraz y requerida para cada caso.
 En la actualidad, muchas empresas siguen utilizando métodos poco
efectivos para su gestión de documentos, lo que se traduce en una carga
para sus empleados, que no consiguen encontrar, archivar o catalogar los
datos de una forma eficiente. Es así como estas empresas van perdiendo
competitividad con respecto a las que, por el contrario, lo consiguen.

Durante la práctica profesional realizadas en Auto Seat de Venezuela,

S.A., Municipio Guacara, estado Carabobo, se observó la debilidad en el
área de archivos del departamento de Gestión Humana, relacionado a la
acumulación de documentos que deberían ser resguardados en sus
respectivas carpetas en su momento justo, debido a que la misma no cuenta
con técnicas o métodos efectivos que le permita llevar un control y
organización de los documentos y expedientes del personal, no hay
lineamientos que guíen el resguardo de documentos dentro de las carpetas
correspondientes, lo cual dificulta que el proceso administrativo sea
eficiente.

Además, existe dispersión y extravío de la documentación; no existe la

organización e identificación de carpetas, no se lleva a cabo la distribución,
codificación de algunos documentos para ser ubicados y resguardados en
los distintos expedientes, carecen de una base de datos que centralice las
gestiones documentales del área de archivo, lo que impide tener un fácil y
rápido acceso a la información, y por ende, se genera retraso en los trámites
administrativos llevados a cabo dentro de la misma. Es por eso que al
momento de ser requerido alguna información no es posible localizarla
inmediatamente, creando un clima laboral inadecuado en muchas ocasiones.

Ante esta problemática surge la siguiente interrogante; ¿Mediante qué

sistema se puede lograr la optimización de la gestión de archivos que
permita el control y registros de documentos en el Departamento de Gestión
Humana de la Empresa Auto Seat de Venezuela S.A., Municipio Guacara,
estado Carabobo?

Objetivo General

- Proponer un Plan de acción para el control del proceso de Archivo

de las carpetas y expedientes del personal, en el departamento de
Gestión Humana de la empresa Auto Seat De Venezuela, S.A.,
Municipio Guacara, Estado Carabobo.

Objetivos Específicos

- Diagnosticar la situación actual de la entrada, proceso y salida de los

distintos documentos del archivo en el Departamento de Gestión
Humana de la empresa “Auto Seat De Venezuela, S.A.”, Municipio
Guacara, Estado Carabobo.

- Determinar los mecanismos de organización, clasificación, selección y

actualización de archivo de los documentos y expedientes del
personal en el Departamento de Gestión Humana de la empresa
“Auto Seat De Venezuela, S.A.”, Municipio Guacara, Estado
Carabobo.

- Diseñar un plan de acción que permita optimizar la gestión de

archivos de documentos, en el Departamento de Gestión Humana de
la empresa “Auto Seat De Venezuela, S.A.”, Municipio Guacara,
Estado Carabobo.

Método Utilizado
 De acuerdo a la problemática existente en Departamento de Gestión
Humana, de la empresa Auto Seat de Venezuela, S.A., Municipio Guacara,
Estado Carabobo, fue detectada por medio del método observación directa
participante ya que permite obtener conocimiento acerca del
comportamiento del objeto de investigación tal y como éste se da en la
realidad, es una manera de acceder a la información directa e inmediata
sobre el proceso, fenómeno u objeto que está siendo investigado. La
observación fue el primer método científico empleado, durante mucho tiempo
constituyó el modo básico de obtención de la información científica. De
acuerdo con Tamayo (2007), este método forma parte cualitativa de la
observación, porque ayuda a conocer mejor lo que ocurre en el
entrenamiento, y se caracteriza por el hecho de que la persona que observa
recoge los datos en el medio natural y está en contacto con los propios
sujetos observados”

De acuerdo a lo expuesto, a través de las prácticas profesionales, la

pasante se incluye para observar y formar parte del grupo, conociendo así el
problema que requiere su atención, mediante la participación en cada una de
las actividades, constituyendo un elemento fundamental para evaluar la
problemática en sus diferentes ámbitos y generar así un aporte que permita
el logro de los objetivos específicos de la investigación.

Asimismo, la técnica de la entrevista no estructurada, la cual Arias (2006)

define como una técnica basada en un diálogo o conversación cara a cara,
entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente
determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la
información requerida. De esta manera se realizan entrevistas a los
empleados de la empresa, para conocer y determinar la situación
problemática a solucionar, pudiendo enfocar la propuesta que se deriva de la
investigación.
 De la misma manera, es un proyecto factible, que según Arias,
(2006), se trata de una propuesta de acción para resolver un problema
practico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha propuesta
se acompañe de una investigación, que demuestre su factibilidad o
posibilidad de realización. Ya que al optimizar la gestión de archivos,
permitirá solucionar el problema logrando el manejo adecuado de las
carpetas y los expedientes del personal en el Departamento de Gestión
Humana de la empresa Auto Seat de Venezuela, S.A., Municipio Guacara,
Estado Carabobo, el cual es indispensable, ya que este sustenta información
importante acerca de la trayectoria de cada trabajador. Por lo antes
señalado, la propuesta permitirá solucionar el problema logrando que la
ejecución de los procesos administrativos dentro de ésta área sean eficaces.

Bases Teóricas

Una vez definido la situación actual y el objetivo general y específicos

que determinan los fines de la investigación, es pertinente establecer
referencias bibliográficas. Según Acuña (2002) afirma: "Todo proyecto de
investigación debe contener una sección dedicada a los elementos básicos
que conforman la estructura teóricas de la misma". Lo cual quiere decir que
todo trabajo de investigación debe estar sustentado con teorías que avalen
las terminologías utilizadas en dichos proyectos, para permitir la inclusión de
ideas nuevas que se relacionen con el tema planteado. Según Arias (2012)
las bases teóricas implican un desarrollo amplio de los conceptos y
proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para
sustentar o explicar el problema planteado.

Proceso Administrativo
 Es una secuencia de actos o pasos regidos por un conjunto de reglas,
políticas y actividades establecidas en una empresa u organización, con la
finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus
recursos humanos, técnicos y materiales. Según Chiavenato (2000) el
proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para
lograr los objetivos organizacionales. Dentro de un análisis más profundo se
puede entender a la administración como disciplina y como proceso. Como
disciplina es un organismo acumulado de conocimientos que incluye
principios, teorías y conceptos. La Administración como proceso comprende
funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para
lograr los objetivos de la organización.

Estrategia

Es un plan para dirigir un asunto, que se compone de una serie de

acciones planificadas que ayudan a tomar decisiones y a conseguir los
mejores resultados posibles. Y está orientada a alcanzar un objetivo
siguiendo una pauta. Según Quinn (2002) las estrategias nacen
conscientemente sin que alguien se lo proponga o lo proponga dentro de las
organizaciones. En todo caso, es un conjunto de pasos que permiten el
alcance de los objetivos, de manera sistemática y racional. Se compone de
una serie de acciones planificadas y de una serie de acciones planificadas
que ayudan a conseguir los mejores resultados.

Plan de Acción

Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos

departamentos y áreas. El plan de acción propone una forma de alcanzar
los objetivos estratégicos que ya fueron establecidos con anterioridad. El
plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su
cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún
mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables
puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto.

Los planes de acción son instrumentos gerenciales de programación y

control de la ejecución de los proyectos y actividades que se deben llevar a
cabo para dar cumplimiento a las estrategias proyectadas en un área
determinada, y deben contener el desarrollo de las tareas específicas.

Archivos

La principal actividad de los archivos es lograr el control del buen

funcionamiento de su contenido, el mantenimiento de la identificación de
carpetas, la recepción y resguardo de documentación, y actualización,
teniendo en cuenta que al finalizar el año fiscal, debería existir un equilibrio
entre ingresos y salidas.

Según Sánchez (1999),

Los archivos no es sólo el lugar donde se custodia la documentación,
sino también es un lugar donde se organiza y todo ello con la finalidad
de servir a los usuarios, por lo tanto requiere de unas instalaciones
adecuadas para estos fines y una dotación de personal adecuada para
poder llevarlas a cabo, pues de lo contrario el archivo en la práctica no
va más allá de un almacén de documentos.

Es un conjunto organizado de información conformado por documentos,

que no requieren un tamaño específico. Cada archivo es diferenciado por
una codificación. Un archivo es un registro que a su vez están compuestos
por una serie de caracteres que se generan por dicha información de datos
obtenidos. Según Elzevir (2010:15) dice que “es un conjunto de documentos
recibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privada y
destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona.”
 Cabe destacar, que el archivo es aquel que consta de una serie de
documentos personales que se obtienen por parte del personal que labora en
la empresa, generados en un periodo de control que el funcionario del
departamento debe mantener. Es decir, de cara a una buena organización
del archivo para que la función de la información pueda ser conservada
durante un tiempo definido.

Las actividades principales de los archivos es mantener el control y buen

funcionamiento de la documentación dentro de las carpetas o expedientes, la
identificación de las mismas y su integración en el cuadro de clasificación del
archivo; es decir, esta clasificación obedece a la categoría de los grupos:
obreros, empleados, ejecutivos de alto nivel, entre otros. De igual manera, la
recepción y clasificación de la documentación a ser resguardada en su
interior y registro, teniendo en cuenta que al finalizar el año debería existir
un equilibrio entre ingresos y salida.

Esto quiere decir, clasificar el archivo muerto, o archivo de personal

inactivo, lo cual permitiría descongestionar el espacio previsto para este fin,
ya que los documentos tienen un ciclo vital, en virtud de la normativa vigente,
con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos
que superen los cinco años de antigüedad.

La Gestión Documental

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de

normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo
tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo
plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

El archivo del personal del Departamento de Gestión Humana, prestara

los servicios como unidad de resguardo y conservación de los
documentación que forma parte del fondo documental de la empresa esta
garantiza mediante una serie de lineamientos, el fácil acceso y recuperación
de la documentación solicitada. Y podrá capacitar al personal, para un
correcto manejo de la documentación, y así brindar un mejor servicio a los
usuarios.

El Expediente

Son documentos donde reposa toda la información, datos y soportes

suministrados por el trabajador durante toda la trayectoria laboral dentro de
la organización.

Según Arias y Heredia. (1999:27)

Se ingresara con todos aquellos documentos que forman el historial del

trabajador en la organización, estará compuesto por una carpeta con su
solicitud de empleo, copia de contrato de trabajo, aviso de alta al
sindicato, seguro social, el registro federal de causante, los aumentos
de sueldo, evaluación de desempeño amonestaciones, entre otros. Es
recomendable que a fin de no olvidar detalles de la contratación cuente
con una lista de verificación de todos ellos (quizá impresa en la carpeta)
con objeto de tener el expediente completo con una verdadera del
empleado.

El expediente es una herramienta vital para el departamento de Gestión

Humana, ya que es donde se archivan los soportes de la información que la
empresa posee de cada uno de sus trabajadores.
Tipos de Documentos

Dentro de los tipos documentales los más importantes se describen a

continuación:

- Textuales: transmiten manuscritos o impresos la Información

mediante la escritura, ya sea
- Icónicos: utilizan la imagen para representar la información: mapas,
planos, gráficos, fotografías, diapositivas.
- Sonoros: reproducen sonidos, incluidos en cintas magnetofónicas,
casetes, discos de vinilo, discos compactos, etc.
- Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, tales
como películas, cintas de video, DVD, etc.
- Multimedia: generados por procedimientos informáticos incluyen
texto, imágenes, sonido y video, tales como los CD-ROM y los DVD,
páginas Web, etc.

Fuster (1999) define el documento de archivo como toda expresión

testimonial en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita,
textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en
cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica,
sonora, en imagen o electrónica, generalmente en ejemplar único.”

Un documento de archivo en sentido general, es un instrumento de

carácter contemporáneo que es creado por las personas dentro de las
organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del
tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá
tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

En otro orden de ideas, encontramos los documentos sueltos, que no

tienen sentido o tienen muy poco, su razón viene dada por pertenecer a un
conjunto, la unidad archivística o expediente, y por las relaciones
establecidas entre sí.

Documento jurídico

Torres (2007), “…proporciona a los órganos competentes en la instrucción

y resolución de un procedimiento, datos, valoraciones y opiniones necesarios
para la formación de las correspondientes decisiones.”

Documento administrativo

Para Fernández (1999), el documento administrativo, “….nace con una

función administrativa o jurídico-administrativo que les es inherente, con un
carácter temporal que viene condicionado por la necesaria permanencia en
la oficina donde se produjo o gestiona.”

Documento digital

Lozano (2009) cita al Sistema Nacional de Archivo de Australia, donde

definen que “…Los documentos digitales son los documentos creados,
comunicados y mantenidos por medio de la tecnología informática, estos
pueden ser “de origen digital”, es decir creados con el uso de la tecnología
informática o pueden haber sido convertidos en soporte digital desde su
formato original a través de escáner, procesadores de textos.”.

Documento electrónico

Cruz (2006), lo define como “…Conjunto consistente de datos registrados en

un soporte, o bien un fragmento de información registrada generada, reunida
o recibida desde el comienzo, durante el seguimiento y hasta la finalización
de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un
contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba de esta
actividad.”

Optimización

Se refiere a buscar mejores resultados, más eficacia o mayor eficiencia

en el desempeño de alguna tarea.

Bases Legales

Según lo que establece Paella y Stracruzzi (2010) las bases legales o

fundamentación legal de una investigación se refiere a la normativa jurídica
que sustenta el estudio desde la carta magna, las leyes, resoluciones y
decretos emanados por el estado Venezolano.”(pag.55). Por tal motivo, este
informe desde el punto de vista cualitativo destaca la disposición que tiende
hacer énfasis en las bases legales que sustentan a la misma, en este
sentido.

Constitución de la república bolivariana de Venezuela (2000). Gaceta

Oficial Nº 5.453 extraordinario, del 24 de marzo de 2000

Artículo 58: la comunicación es libre y plural y comporta las los

deberes y responsabilidades que indique la ley. Toda persona tiene
derecho a la información oportuna, veraz e imparcial, sin censura, de
acuerdo con los principios de esta Constitución, así como el derecho
de réplica y rectificación cuando se vean afectados directamente por
informaciones inexactas o agraviantes. Los niños, niñas y adolescentes
tienen derecho a recibir información adecuada para su desarrollo
integral.
 Este artículo se vincula con la investigación, ya que está referido a la
forma de acceder a la información y documentación, así como el
cumplimiento de los derechos fundamentales de los ciudadanos,
establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Ley Orgánica de Administración Pública (2014). Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela Nº 6.147

ARTICULO 146: En cada órgano o ente de la administración pública

habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar,
desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al archivo central
de la nación, según sea el caso los documentos expedientes gaceta y
demás publicaciones.

Por consiguiente, lo antes citado en el artículo se relaciona con el

presente informe se encuentra enmarcado en la normativa legal venezolana,
y de esta forma estipula que se deben crear instrucciones que puedan
agilizar las gestiones en cuanto a la organización, conservación y acceso a
la documentación de un archivo.

Justificación

El proceso administrativo dentro del departamento de Gestión Humana

de la Empresa Auto Seat De Venezuela, S.A.”, Municipio Guacara, Estado
Carabobo, es un pilar fundamental ya que garantiza la estabilidad, eficiencia,
productividad y buen funcionamiento de la misma, por medio de este
proceso se llevan a cabo todas las actividades de planificación, organización,
dirección y control de todo el personal; de modo que es el paso primordial
para que se logre el objetivo dentro de la organización.
 Durante el periodo de las prácticas profesionales se evidenciaron ciertos
aspectos administrativos, específicamente en el área de archivo, el cual se
pudo observar significativamente una debilidad notoria en la entrada,
proceso y salida de los documentos. Por esta razón, despierta el interés en
la pasante de elaborar una propuesta que permita a los empleados conocer
los principios generales que rigen la organización de archivos, mejorar el
resguardo de la información que se genera en el departamento, así como la
facilidad del acceso a la información en el momento que se requiera, de
manera rápida y oportuna, y que les sirva de apoyo en la gestión diaria para
la actualización pertinente de los documentos del Departamento de Gestión
Humana, de la empresa Auto Seat de Venezuela, S.A., Municipio Guacara,
Estado Carabobo,

Es importante resaltar que todo plan de acción puede estar muy bien
elaborado, pero si no se cumple o si no se supervisa éste pierde su eficacia y
objetivo, que en relación a la problemática ya antes expuesta, puede
representar acumulación y extravió de documentos, para ello se requiere de
un seguimiento apropiado y la retroalimentación de las normas.
Finalmente se debe brindar una inducción que permita capacitar al personal
para un correcto manejo de acuerdo a las normas de acceso al área de
archivo, uso y manejo de carpetas y de expedientes del personal, el fácil
acceso y recuperación de la documentación introducida y solicitada.
PARTE III PLAN DE ACTIVIDADES
 PARTE IV

LOGROS DEL PLAN DE ACTIVIDADES

A continuación se describen las actividades del cronograma de

actividades realizadas en el Departamento de Gestión Humana, en la
empresa Auto Seat de Venezuela, S.A., Municipio Guacara, Estado
Carabobo.

Semana 1 y 2: 25 de Febrero al 08 de Marzo

Actividad: Proceso de socialización e inducción acerca del proceso de

documentación. En esta etapa de inicio a las prácticas profesionales se dio
la presentación de la pasante al grupo de profesionales que conforman la
empresa Auto Seat de Venezuela, S.A., Municipio Guacara, estado
Carabobo, destacando la función que cumple cada miembro dentro de la
organización, de la misma manera se realizó recorrido por todas las
instalaciones y adaptación del ámbito laboral.

Asimismo, se dio inicio a archivar documentos del personal en sus

respectivos expedientes, pero solo los que contaban con códigos asignados
por la empresa para cada trabajador.

Semana 3 y 4: 11 de marzo al 22 de marzo

Actividad: Realizar clasificación y orden de los documentos del área de

Gestión Humana.
 En estas semanas el presidente de la empresa, Monseñor Gabriel
Henríquez, en conjunto con la Licda. Luz León, gerente del departamento de
Gestión Humana en reuniones con todos los pasantes procedió a la breve
explicación de ciertas actividades que se realizan en la empresa. Asignando
como tarea la realización de la cartelera con motivo a las fechas patria del
mes. De la misma manera, se le dio continuidad a la foliación de carpetas
para la verificación de datos y análisis de actividades.

Semana 5 y 6: 25 de marzo al 05 de abril

Actividad: Revisar, organizar y actualizar los documentos del contenido de

los expedientes del personal previa identificación y codificación.

En esta etapa se verificó, a través de un conteo de los expedientes para

su posterior clasificación, se detectó que en el área de archivo hay 170
expedientes presentes, clasificados en categorías como: personal planta
Guacara, planta los guayos, pasantes activos, personal contratado y
personal egresado y alguna organización por su código o cédula.

Semana 7 y 8: 08 de abril al 26 de abril

Actividad: Clasificar e identificar mediante etiquetas los expedientes y

carpetas en el área de archivo.

Consistió en observar cada una de las actividades llevadas a cabo en el

Departamento, por lo que es necesario tener conocimiento administrativo
tales como: registro de las asistencias diarias, reclutamiento y selección de
recurso humano a través de técnicas establecidas, redactar oficios según la
acción presentada, recaudación de documentos para creación de
expedientes de personal, y entre otras.
 Es importante destacar que en la empresa Auto Seat de Venezuela, S.A.,
la clasificación de los expedientes del personal se maneja a través de un
método de codificación el cual no se lleva a cabo de la mejor forma, por esa
razón se da inició a la elaboración de 80 etiquetas para la rotulación e
identificación de las capetas con características iguales, pero diferenciadas
por color según la ubicación en los estantes.

Semana 9 y 10: 29 de abril al 10 de mayo

Actividad: Organización y control de los expedientes del personal.

Esta actividad consistió en la colocación de las etiquetas, creadas por la

pasante, las mismas poseen las mismas cualidades diferenciadas por color,
cambio de nombres que están mal colocados, y también se colocaron la
identificación de los estantes.

Se realizaron constancia de trabajos para los empleados, constancia

para aperturas de cuenta y manejo de la computadora para la creación de
las normas que se establecerían en el archivo como guía instructiva.

De igual manera se recibió una inducción acerca del uso del programa de
Excel dictado por el gerente del departamento de compras.

Semana 10 y 11: 13 al 24 de mayo

Actividad: Reorganizar la documentación de expedientes de los

trabajadores (Documentos Probatorios)

Se realizó una limpieza en general al archivo con apoyo del personal de

mantenimiento, adecuando el lugar para los estantes colocándolos en una
mejor ubicación tomando en cuenta la iluminación eléctrica y desplazamiento
del personal al momento de la búsqueda de cualquier documento.

Se procedió hablar con el encargado del área de producción la señora

Luz Farfán y dejando por escrito la debilidad que había en cuanto a la
necesidad de sustituir uno de los estantes de tal modo que no se encontraba
en condiciones aptas para la reorganización de las carpetas.

Semana 12: 27/05 de mayo al 31/05 de mayo

Actividad: Elaborar instrumento de control de entrada y salida de

expedientes y carpetas del archivo.

Finalmente se concretó con la elaboración y culminación del instructivo de

normas para ser aplicado en el archivo, se efectuó la inducción a todo el
personal que conforma el departamento de gestión humana para así poder
finalizar la propuesta establecida por la pasante.

Al mismo tiempo, la elaboración de cartelera de información para los

comunicados de la documentación que no consigna el personal, Foliación
cada una de los documentos de las series y su series documentales,
previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior
derecho, con un lápiz de mina negra y blanda, en forma legible, sin
enmendaduras, empezando por la documentación para finalmente ser
archivados.
 PARTE V

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS

Durante el tiempo programado para la realización de la práctica

profesional, realizadas en el Departamento de Gestión Humana de la
empresa Auto Seat de Venezuela, S.A., se pusieron en práctica todos los
conocimientos teórico-prácticos adquiridos en la Universidad y los adquiridos
en la empresa:

Conocimientos técnicos

- Manejo de programas bajo ambiente Windows (Excel, Power Point y

Word).
- Manejo y uso de fotocopiadora y escáner.
- Manejo de equipos y materiales de oficina

Conocimientos teóricos-Prácticas

- Adquisición de conocimientos de las técnicas de archivos.

- Manejo, actualización y clasificación de expedientes del personal
- Redacción de oficios para distintas ocasiones presentadas como:
autorizaciones, renuncias, solicitudes, constancias de trabajo, entre
otras.
- Manejo de las relaciones interpersonales.
- Actualización de base de datos
 PARTE VI

CONCLUSIONES

Con el desarrollo de este informe de pasantías, basado en la debilidad

observada en el archivo del Departamento de Gestión Humana de la
empresa Auto Seat de Venezuela, S.A., permitió un resultado positivo con el
correcto desempeño y desenvolvimiento de los conocimientos adquiridos
durante la carrera universitaria y de esta manera cerrar el ciclo de formación
académica. El aprendizaje que se obtuvo durante este periodo de las
prácticas profesionales, aporto al cumplimento de los objetivos trazados al
comienzo de una etapa profesional, dejando grandes beneficios tanto al
estudiante como para la Empresa en donde fueron realizadas las pasantías.

Por tal motivo, las actividades realizadas en el departamento

contribuyeron altamente a realizar el diagnóstico del área de archivos, el cual
presentaba debilidades en relación al resguardo de la documentación de los
expedientes del personal, y del archivo en general. Lo cual ocasionaba
pérdida de tiempo y dinero, al ubicar una información requerida por la
gerencia, motivado a que muchas carpetas no estaban bien identificadas, no
estaban en su ubicación correcta, y el área de archivo presentaba mala
distribución del espacio y de los estantes.

En este sentido, la pasante se documento acerca de las técnicas de

archivo, las cuales abarcan desde la identificación de las carpetas, hasta el
orden cronológico que debe llevar la documentación, conjugado con la
normativa de la empresa cuyo requerimiento de codificación de expedientes
es necesario para facilitar el control de la trayectoria de cada trabajador.
Asimismo, se desarrollaron actividades enfocadas en la reorganización de
las carpetas y expedientes del personal, proponiendo un plan de acción que
permitiera optimizar la gestión de archivos, tomando en cuenta aquellos
elementos que sean necesarios para el perfeccionamiento organizacional,
como instructivos para la gestión de archivos administrativos considerados
básicos y elementales como: la entrada, el proceso, la salida y la
retroalimentación de la información documental; ya que este proceso se
deben añadir los formatos que sean necesarios y que permitan optimizar los
procesos de Control y Gestión de archivos.

De igual manera, la estructura y contenido del instructivo brindará el

apoyo y orientación en la consulta y comprensión del proceso técnico que se
quiere implementar en el archivo, de manera que se puede decir que la
investigación permite reconocer la transcendencia de la documentación que
produce cualquier institución, la cual debe garantizar la toma de decisiones
para la resolución de situaciones que pueden transformarse en problemas
en algún momento determinado. Los procesos fluirán con lógica y en
forma sistemática para lograr la información oportuna, veraz, relevante y
pertinente, la gestión documental es una acción clave para lograr la
satisfacción de los empleados, debe ser de calidad y fácilmente controlable,
esto constituye todas las actividades que garantizan el adecuado uso de la
documentación en una empresa.

Para finalizar, es importante mencionar la experiencia tan satisfactoria

que significó realizar mis pasantías en una empresa como Auto Seat de
Venezuela, S.A., donde el ser humano es el eje integral de la organización,
que tiene como norte mantenerse dentro de los estándares de calidad mas
altos del ramo.
 PARTE VII

RECOMENDACIONES

A UNEFA
- Implementar nuevas técnicas de estudio para mejorar la preparación
de los estudiantes en el área de informática.

- Mantenerse a la vanguardia en cuanto a los avances tecnológicos al

igual que implantar sistemas automatizados a los procesos que se
llevan en la institución.

- Seguir promoviendo las actividades del proceso de pasantías en el

parque industrial.

- Vincular a los estudiantes con más actividades de campo, ya que son

de gran provecho mutuo.

A la empresa “Auto Seat de Venezuela, S.A.” (ASIVENCA)

- Evaluar cada proyecto, producto de las prácticas profesionales de los
estudiantes de diferentes universidades, con la finalidad de estudiar su
puesta en práctica, otorgando beneficios a la empresa.

- Mantener abiertas las oportunidades a los pasantes en las diferentes

áreas y departamentos, permitiendo una relación ganar-ganar.
 - Tomar en cuenta la propuesta presentada y lo proporcionen a toda la
organización para que de esta manera se puedan estandarizar los
procesos de archivos.

- Contar con una persona capacitada en el área de archivos, que

asegure el control, orden y conservación de la información de los
expedientes de personal.

A los futuros pasantes.

- Cumplir con el reglamento de prácticas profesionales y con la asesoría
de los tutores.

- Dejar el nombre de la universidad en alto, dando muestras de

disciplina, respeto, responsabilidad y honestidad.

- Ser dinámico, participativo, eficiente y puntual en el desarrollo de las

prácticas profesionales.

- Ser proactivo y sin temor a preguntar.

 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Chiavenato, Idalberto (2004) su obra titulada introducción a la teoría

general de la administración 7°ma Edición de McGraw-Hill. DF. De
México.
Chiavenato, Idalberto (2002). Gestión de talento humano. 5ta edición.
Ediciones McGraw-Hill interamericana, S.A. Bogotá, Colombia.
Gavidia, w. (1993) manual para la elaboración presentación y evaluación
del trabajo en Licenciatura Universidad Central de Venezuela
Heredia, Herrera A. (1991). Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla
Excma. Diputación provincial de Sevilla.
López, Yépez (2004) Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la
Documentación. Madrid .editorial síntesis.
Consejo internacional de archivo. (2000) Norma internacional General de
descripción archivística ISAD (G). Madrid, España.

Fuentes legales:
- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000). Gaceta
Oficial Nº 5.453 (extraordinario), Marzo, 24 de 2000.
- Ley de Archivo Nacional (1945). Gaceta Oficial de la República de
Venezuela.
- Ley orgánica de la Administración Pública. (2014). Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela.
 Anexos

EXCELENTE HASTA AQUÍ.

DEBES COLOCAR AQUÍ LA PROPUESTA O EL PLAN DE ACCION, Y DE
ULTIMO LA RESEÑA FOTOGRAFICA.

REV, MARIA COROMOTO…

Anexo A: Departamento de Gestión Humana

REVISION DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL.

Anexo B: Archivo del Departamento de Gestión Humana

LIMPIEZA Y REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO.

Anexo C: Archivo del Departamento de Gestión Humana

RESTITUCION DE LOS ESTANTES

 ANTES DESPUÉS

Anexo D: Archivo del Departamento de Gestión Humana

ELABORACIÓN DE LAS ETIQUETAS PARA LAS CARPETAS

ANTES
DESPUÉS
 DESPUÉS

Anexo E: Archivo del Departamento de Gestión Humana

ORGANIZACIÓN DE CARPETAS Y ARCHIVO