IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas que son administrados,

organizados, y conservados para difundir la
Información contenida en ellos, donde los archivos son fuentes primarias de ilustración y
mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en esto podemos encontrar muchas
verdades, versiones, y son muy útiles para una investigación, para la administración pública,
para la ciudadanía, para una difusión cultural y para lograr una mayor eficiencia y
transparencia de la gestión.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben

legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o
Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.
Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas,
cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice son importantes para
las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones

Se destacan por ser Económicos Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado
en las búsquedas de documentación, simples Identifica el contenido de la información de
manera sencilla, funcionales Permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente, exactos La clasificación debe ser precisa en el momento
de archivar para evitar equivocaciones, técnicos Se registra las situaciones en la toma de
decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo.