LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Desde épocas remotas se utilizó la organización de escritos como método para conservar evidencias
de los sucesos y acontecimientos que enmarcaron la historia, se puede decir entonces que la
organización de estos escritos viene ligada al surgimiento de la escritura, es decir desde el siglo XII,
las culturas antiguas comenzaron su incursión en los escritos como testamentos, doctrinas, planos
y mapas que se resguardaban en lugares secretos y protegidos para su conservación. De allí que con
estas evidencias se puede dar fe que si existieron tribus o antepasados y cuáles eran sus creencias,
leyes y tradiciones.

En la actualidad los archivos son áreas de vital importancia tanto para las empresas que los producen
como para el público que lo consulta, son soportes físicos y/o magnéticos que evidencian ciertos
acontecimientos que han sucedido anteriormente, depende también del orden y clasificación que
se le dé a estos documentos, podrán ser consultados o servir de evidencia a futuras generaciones.

El área encargada debe procurar seguir un orden ya establecido y normatizado para su correcto
funcionamiento, de ahí que se deben guiar por lo estipulado en Colombia por la ley general de
archivos.

También debe ser manipulado por personas idóneas con los conocimientos adquiridos para su
respectivo orden, una persona de archivo debe poseer ciertas actitudes básicas fundamentales para
que permita el desarrollo de los procesos organizacionales, entre ellas destaco las siguientes: Orden,
responsabilidad, cordialidad, concentración, prontitud y buena presentación personal; dentro de los
conocimientos que debe poseer la persona encargada del área están: qué es un archivo, que función
cumple, la importancia de los archivos, las clases de archivo y su clasificación y el ciclo vital de los
mismos, cumpliendo con estos conocimientos los procesos administrativos fluyen de manera
eficiente.