I.

INTRODUCCION

Las empresas están sujetas a cambios y al dinamismo que le imponen las nuevas
tecnologías en un mundo globalizado, el éxito o el fracaso de las empresas
comerciales dependerán de que tan pronto pueden reaccionar y adaptarse a los
cambios.

Un papel importante lo juega dentro de las actuales empresas, el gerente o

administrador financiero, quien tiene la responsabilidad junto con los demás
directores y gerentes de buscar las mejores alternativas y herramientas de apoyo
para maximizar las ganancias y se competitivas para poder mantenerse en los
mercados.

Uno de los rubros más importantes de una empresa lo constituyen los inventarios
y entre ellos más los productos terminados o disponibles para la venta. En as
empresas comerciales los inventarios de productos terminados adquieren
importancia capital, son el arma de guerra para competir en los mercados y
mientras más bajo sea el costo mayor poder de negociación se tendrá para
adversar a la competencia.

En la presente investigación se desarrollará un Sistema de Control de Inventario

para la empresa “Maderfins. Esta empresa presenta serios problemas operativos y
administrativos debido a que no existe un inventario contable, generando
descontrol; además de pérdidas de productos.

El Sistema de Control de Inventario se constituye pues, en un esfuerzo sistemático

aplicado al área de contabilidad. En este sentido, la presente investigación está
dirigida al diseño de un sistema de control de inventario en la empresa
“Maderfins”. Dicho sistema está conformado por un plan de organización, métodos
y procedimientos adaptados a la empresa, de tal manera que se garantice un
control de los productos existentes para la venta.
 II. PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

La empresa “Maderfins” está ubicada Matagalpa ciudad Darío dicha empresa se

encarga de distribuir productos de plástico y fabrica muebles de madera.

Actualmente esta empresa presenta serios problemas operativos y administrativos

debido a que no presenta un control de inventario, generando pérdidas de
productos.

En función de lo expuesto anteriormente se formuló la propuesta de realizar un

inventario de todos los productos existentes en la empresa.
 III. ANTECEDENTES

Esta empresa “Maderfins” no posee un sistema de control de inventario, por la

que esto ha generado pérdidas del cual no se verifica si el producto es de
entrada o salida. Por lo que nosotros proponemos hacer un inventario de la
materia prima para dar respuesta a dicha necesidad.
 IV. JUSTIFICACIÓN

La creciente necesidad de tener información más conveniente y oportuna.

Actualmente se han abocado a los procesos automatizados los cuales tienden a
convertirse en una herramienta importante trayendo a favor un mejor
desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos, lo que genera un mejor
servicio.

La base de toda empresa comercial es el control de los productos que entran y

salen. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios
son el aparato circulatorio de una empresa.

Hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la justificación de
desarrollar un sistema automatizado para esta empresa es la de registrar y
controlar los productos, para dar así una respuesta inmediata a los que soliciten
información, en el momento en que lo requieran evitando pérdida de tiempo

El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se

busca la optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real
la información administrativa

Todo lo anteriormente expuesto permitirá al personal que labora en la empresa

prestar un mejor servicio, ya que la respuesta en el registro de la información será
realizada en el menor tiempo posible.
 V. OBJETIVOS

5.1 Objetivo General

Proponer un Sistema de Control de Inventario en las Empresa “Madersfins”

5.2 Objetivos Específicos

 Analizar el proceso actual para el control de inventario aplicado en la

empresa “Madersfins”.
 Proponer una Base de Datos que permita llevar el control de inventario en
la empresa “Madersfins”, el cual permitirá realizar un efectivo control en
tiempo real de los productos existentes dentro del almacén o depósito de la
misma.
 VI. MARCO TEORICO

6.1 Definición de Inventario

En el mundo empresarial, el inventario son bienes tangibles que se tienen para

la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en
la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los inventarios en tránsito.

Los inventarios también pueden ser definidos como documento contable, que
muestra una relación detallada de todos los bienes y derechos que posee una
compañía.

Los inventarios, en terminología griega provienen de la palabra inventarium, que

quiere decir ¨catálogo de cosas¨. Refiere al manejo contable realizado en las
empresas para mantener un control de las mercancías y productos, con el fin de
conocer la situación económica en que se encuentra la empresa, estos son
catalogados como activos corrientes. Se divide en: activo, que son los bienes que
generan dinero; pasivo, que refiere a las pérdidas; y capital, que es lo que tiene
realmente la empresa.

En forma generalizada el inventario es el conjunto de existencia que se tienen con

el objetivo de satisfacer la demanda al más bajo costo posible. Indistintamente,
cada autor adapta el concepto de inventario a determinadas formas de reflejar la
situación de los recursos de la empresa.

6.2 Tipos de inventarios

Los inventarios son importantes para las empresas en general y varían

ampliamente entre los distintos tipos de giro y aunque usualmente no aparecen
por separado cada tipo de inventario en el balance general de la empresa, es
importante entender la naturaleza de cada uno.

Por lo que debemos tener en cuenta que en una empresa comercial existen doce
tipos de inventarios clasificados de acuerdo al periodo en que se realicen en los
siguientes tipos:

a) Inventario Inicial: Es el inventario realizado al inicio de un periodo de

producción, donde se registra todos los bienes de la empresa. Este se
 realiza al inicio del año fiscal -el 1 de enero-. El inventario inicial refleja el
saldo de la empresa antes de que inicie las compras, la producción o antes
de que se venda el inventario existente. Este se calcula con la información
de los registros contables de la empresa. Con su realización, se puede
determinar luego del inventario final cuales fueron las ganancias o pérdidas
de la empresa.
b) Inventario Periódico: Es el que se lleva a cabo cada determinado tiempo
llevando un conteo físico, para conocer con claridad la cantidad de
inventario que la empresa posee en un periodo determinado. Con este
conteo físico la empresa conoce el costo de venta, y el inventario exacto
que posee. Se lleva a cabo al término de cada periodo, ya sea mensual,
semestral o anual. El costo de venta que se generó en un periodo se
calcula realizando un juego de inventario, donde se suman las compras al
inventario inicial, y luego se resta el inventario final y las devoluciones en
compras. Una de las desventajas de este inventario es la pérdida del
inventario por falta de un control constante.
c) Inventario Final: Es el inventario realizado al final o cierre del ejercicio
económico, por lo general se realiza el último día del año fiscal; y sirve
para determinar la nueva situación del capital. Con este se realiza un
inventario físico de las mercancías o productos con su correspondiente
valoración.
d) Inventario Perpetuo: Es el inventario que de manera actualizada
demuestra la cantidad de artículos existentes en el almacén de manera
detallada. Este lleva un registro de las mercancías en existencia y de las
que han sido vendidas con su respectivo valor, por lo tanto lleva un control
de las salidas y entrada de mercancías. Este inventario es muy empleado
al momento de realizar balances provisionales, mensuales o trimestrales.
e) Inventario Intermitente: Es el inventario realizado varias veces al año.
f) Inventario Físico: Es el inventario real, que consiste en el conteo, peso y
medida de todos y cada uno de los artículos existentes en el almacén. Este
conteo puede ser de materias primas a transportar para su transformación,
o de productos para la venta.
g) Inventario en Tránsito: Es el inventario utilizado con el fin de mantener
las operaciones de producción que ligan a la empresa con los proveedores
y clientes. Estos muestran los materiales que han sido pedidos por la
empresa y que aún no se han recibido. Estos se utilizan a la hora de
moverse el material de un lugar a otro.
h) Inventario Máximo: Es el inventario utilizado para pronosticar la demanda
en la producción. En algunos artículos este inventario puede ser muy alto a
causa del enfoque de control de masas utilizado. Este se calcula con
relación a los meses de demanda y su variación del excedente.
i) Inventario Mínimo: Es el inventario utilizado para determinar la cantidad
mínima que se tendrá que mantener en el almacén.
j) Inventario en Línea: Es el inventario que está en proceso de ser
procesado en la línea de producción.
 k) Inventario Agregado: Es el inventario aplicado cuando se administra la
producción de un solo producto. Aquí los artículos deben ser agrupados en
familia o según su importancia económica.
l) Inventario de Mercancía: Es el inventario que contiene todos los bienes
que le pertenecen a la empresa, quienes los compran para vender sin
hacerle modificaciones. En este tipo de inventario se crea una cuenta con
las mercancías listas para ventas, y en otra cuenta por separado se
especifica las mercancías que tienden ciertas condiciones o características
peculiares, como son las mercancías que están en transmites, mercancías
bajo consignación, etc.

También se pueden clasificar según su función en:

a. Inventario de Reserva: También llamado inventario de seguridad, se lleva

a cabo para compensar los incrementos no esperados por la compra, y los
riesgos inesperados de paros de la producción.
b. Inventario de Desacoplamiento: En este tipo de inventario se realizan
dos operaciones o procesos adyacentes donde la sincronización en sus
tasas de producción no es sincronizable, llevando a que cada operación se
realice según lo planeado.
c. Inventario de Ciclo: Se muestra cuando las mercancías o productos
comprados o producidos resultan ser mayores que las necesidades de la
empresa. Este es tomado en cuenta al momento de la persona dejar de
lado la compra, la producción, o el transporte de una unidad a la vez; y opta
por trabajar por lotes, por ello los inventarios tienden a acumularse.
d. Inventario Estacional: También llamado inventario de previsión, sucede
cuando la empresa en temporada baja incrementa la producción para
satisfacer la demanda alta, creando cierta acumulación de productos o
mercancías.

6.3 Sistema de Inventario

Un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles que supervisa los

niveles de inventario y determina cuales son los niveles que deben mantenerse,
cuando hay que reabastecer el inventario y de qué tamaño debe ser el periodo. Un
sistema de inventario proporciona la estructura de organización y las políticas
operativas para mantener y controlar los bienes en existencia. El sistema es
responsable de pedir y recibir bienes: determinar el tiempo para colocar el pedido
y seguir el rastro de lo que se ha pedido, de cuanto se ha pedido, y de quien lo ha
pedido. El sistema también debe de dar seguimiento, para responder a preguntas
como: ¿Recibió el pedido el proveedor? ¿Ya se envió? ¿Están correctas las
fechas? ¿Se han establecido los procedimientos para reordenar o devolver
mercadería no deseada?

Sistema de Inventario Perpetuo: en el sistema de inventario perpetuo, el negocio

mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros
muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros
perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales
o provisionales. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo
de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar
el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de

inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el
sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como
las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden
tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar
por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Sistema de inventario periódico: en el sistema de inventario periódico el negocio

no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al final del
periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los
costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Esta es la cifra de
inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el
costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como
sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real de inventario. El sistema
periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario
que tienen un costo unitario bajo.

Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para

garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar
el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de
controlar el inventario mediante la inspección visual.

6.4 Modelos de Inventarios

Los modelos de inventario se centran en determinación de una política de

inventario óptimo, que indique cuando debe reabastecerse un inventario y en
cuánto. El objetivo es minimizar el costo total de inventario por unidad de tiempo.
Existen modelos de inventarios de cantidad fija y de periodo fijo.
 Modelos de
Inventarios

Cantidad Fija Perido Fijo

Deterministico Probabilistico Deterministico Probabilistico

Son modelos de cantidad fija, aquellos en los cuales la cantidad a comprar es la

misma cada vez que se hace un pedido, estos modelos son también de revisión
continua puesto que se actualiza la posición del inventario cada vez que hay
movimiento de este. Los modelos de periodo fijo son aquellos en, los cuales el
tiempo entre pedidos es el mismo, es decir se hacen compras cada quince días,
tres meses, entre otros. Este tipo de modelo está relacionado con visitas del
proveedor de manera frecuente y en la oportunidad de su visita se hacen los
pedidos.

Los modelos de cantidad fija y periodo fijo también se clasifican de acuerdo al

comportamiento de la demanda, como lo son, los modelos determinísticos y
probabilísticos. Los modelos determinísticos son aquellos en los cuales la
demanda es determinística y los modelos probabilísticos, son aquellos en los
cuales la demanda sigue una determinada función de densidad de probabilidades.
 VII. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DEL TEMA

El propósito del tipo de estudio o investigación es señalar el tipo de información

que se necesita, así como el nivel de análisis que deberá realizar. También
ayudará a definir el contenido. Al definir el tipo de estudio, debe tenerse en cuenta
los objetivos y las hipótesis planteadas anteriormente. Los niveles de conocimiento
científico son:

 Estudios exploratorios: Le permite al investigador formular hipótesis de

primer y segundo grado, las cuales pueden ser relevantes en el nivel más
profundo del estudio propuesto; se considera una etapa de inicio en la
investigación. En la práctica es más difícil, pues la iniciación en el
conocimiento científico.
 Estudios descriptivos: En el caso del estudio descriptivo, se identifican
características del universo de investigación, se señalan formas de
conductas y actitudes del total de la población investigada, se establecen
comportamientos concretos y se descubre y comprueba la asociación entre
variables de investigación. De acuerdo con los objetivos planteados, el
investigador señala el tipo de descripción que se propone realizar. Los
estudios descriptivos acuden a técnicas específicas en la recolección de
información, como la observación, las entrevistas y los cuestionarios.
 Estudios Explicativos: implican esfuerzos del investigador y una gran
capacidad de análisis, síntesis e interpretación. Tienen un conocimiento
profundo del marco de referencia teórico al igual que una excelente
formulación y operacionalización de la hipótesis de trabajo.

El estudio realizado al departamento de almacén de Madersfin, se efectuó en un

plazo de dos meses, interrelacionando con la problemática que presenta y así
estudiarla a fin de proponer soluciones que ayuden en su campo laboral.

De acuerdo al problema planteado referido a diagnosticar las fallas en los

inventarios para la compra de mercaderías y proponer un sistema de control de
inventario para establecer una correcta gestión de compra, se incorpora el tipo de
investigación denominada “Investigación Descriptiva”.

7.1 Diseño de la Investigación

El diseño de esta investigación es no experimental, que se define como aquella en

donde se observan los hechos estudiados tal como se manifiestan en su ambiente
natural, y en este sentido, no se manipulan de manera intencional las variables.
7.2 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Podemos definir un instrumento de recolección de datos como el recurso,

dispositivo o formato (en papel o digital) que se utiliza para obtener, registrar o
almacenar información.

Las técnicas que se llevaron a cabo consistirán en la observación y entrevistas no

estructuradas, que permitirán recoger datos a fin de complementar la investigación
científica.

Los instrumentos utilizados en esta investigación consistieron en una libreta de

notas, donde sin una guía prediseñada se observaron las situaciones que se
produjeron en el ámbito estudiado. Además se utilizó la modalidad de la entrevista,
en la cual se realizaron preguntas concretas a la secretaria y al dueño de la
empresa, basadas en los objetivos preestablecidos de este estudio ayudando así
a definir el tema de la entrevista.

7.3 Análisis y tratamiento de la información

Elaboración de procedimientos:
La Investigación se dividió en tres (3) etapas como se describen a continuación:
1. Recolección de Datos: en esta primera etapa de la investigación, se efectuó
la búsqueda de la información relevante sobre la empresa, y por medio de
la observación directa se detectaron las fallas en la organización,
posteriormente se aplicaron las entrevistas no estructuradas las cuales
fueron la motivación para el desarrollo de la investigación.
2. Investigación de Campo: fue el proceso de participación en todas las
actividades que involucran el tema a estudiar, como la elaboración de
órdenes de compras, recepción de mercadería y participación en el
inventariado.
3. Análisis de resultados y presentación de la propuesta: en esta última etapa
se estudiaron los resultados de la investigación de acuerdo a los objetivos
planteados. Además de considerar los elementos necesarios para llevar a
cabo la propuesta, en busca de una mejora en el inventario de la empresa.
 VIII. ANALISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

8.1 Situación Actual de la Empresa

8.1.1 Control Actual del Inventario

En cuanto al control de inventario la empresa no lleva un registro específico hasta

el momento, lo hace de manera empírica enllavando las bodegas, de la cual solo
tiene conocimiento y control el propietario.

Por otro lado, se evidencio que no cuenta con formato de entrada y salida de la
mercadería. Cabe destacar, que debido esto la empresa no posee con un manual
de normas, procedimientos para optimización de los procedimientos en esta área.
El principal problema que se puede percibir es la falta de conocimiento que posee
la empresa y está destinado para la venta, el desorden, falta o carencia de control
en los productos.

8.2 Aplicación del Sistema de Control de Inventario a la Empresa Maderfins

8.2.1 Determinar el sistema de Inventario que mejor se adapte a le empresa.

La principal motivación para elegir un sistema de inventario es presentar a la

empresa un plan de control y rotación de inventario, que ayude y permita a sus
directivos mejorar el proceso de ingresos y salida de mercadería de la empresa.
Con esta información la dirección estará en capacidad de tomar la mejor decisión
sobre: la cantidad de mercadería a comprar, que mercadería comprar, cada que
tiempo comprar, etc.

Como ya se indicó anteriormente la empresa maneja el inventario de manera

empírica, la bodega y sus puntos de ventas no tienen un orden adecuado en los
cuales se pueda obtener materiales, repuestos, y despachar la mercadería de
manera eficiente y eficaz, esto quiere decir que no cuentan con un inventario, ni
con sus costos reales y esto dificulta el movimiento del negocio, ya que al
momento de requerir un producto para la venta se tiene que consultar con el
dueño el precio de venta.

Para tener una mejor idea del sistema que se va a elegir, y con la finalidad de
proponerlo para luego implementarlo en la empresa, hemos desarrollado un
cuadro con los principales aspectos de cada uno de los sistemas, los mismo que
serán de ayuda para definir el modelo a seguir en la empresa:

Lo detallamos a continuación:
 SISTEMAS DE INVENTARIO

Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Permanente o

Perpetuo
 Para iniciar requiere inventario  Para iniciar requiere inventario
inicial conteo físico. inicial conteo físico.

 No mantiene registro continuo.  Registro continuo y al día de

todos los recursos.
 Información después conteo
físico.  Disponible información todo el
tiempo.
 Se apoya en el conteo físico real.
 Alto grado de control.
 Información solo fin de periodo.
 Proporcionada datos para
 No determina valor de estados financieros alertan sobre
mercancías. stock bajo.

 No ejerce un control constante.  Se usa para todo tipo de

artículos.
 Su operación es menos costosa
para la empresa.

 No puede determinar robos,

errores, perdidas de mercancías.

8.2.1.1 Análisis del Sistema Permanente o Perpetuo de Inventarios para la

Empresa

 Para iniciar se requiere inventario inicial conteo físico

Como se analizó con el sistema anterior, de igual manera tenemos que levantar la
información, por lo que la empresa no cuenta con información de inventarios
eficiente.

 Registro continuo y al día de todos los artículos

El tener la información actualizada y rápida, es el fin que buscamos al implantar un
sistema de inventarios, de esta manera la dirección de la empresa puede tomar
las decisiones oportunas sobre compra de artículos.
  Disponible información todo el tiempo
En cualquier momento disponer de la información es un punto muy importante
para la empresa, permisos a sus directivos disponer de los recursos de la empresa
para nuevos pedidos, tomar decisiones, adquirir artículos necesarios, y no realizar
pedidos equivocados.

 Alto grado de control

Cuando existe un buen control, las cosas funcionan bien. El hecho de que
implemente un sistema de inventarios, es porque la principal prioridad es tener la
información segura y confiable. Esto quiere decir que se evita los robos, las
perdidas, etc.

 Proporciona datos para estados financieros

Con esta información los directivos de la empresa pueden tener una idea clara y
precisa del funcionamiento del negocio en cualquier momento.

 Alerta sobre stock bajo

El hecho de tener información real permite a la empresa no realizar los pedidos a
ciegas, sin saber que se tienen y que no. Esto ayuda a realizar las compras con un
criterio, sabiendo lo que existe y lo que no.

 Se usa para todo tipo de articulo

Este sistema es aplicado a todos los artículos de la empresa.

Una vez que se ha hecho el análisis de algunas de las acciones que realiza el
sistema de inventario propuesto para la empresa Maderfins, el sistema que mas
acciones positivas presenta para la empresa es el inventario permanente, ya que
tienen total concordancia con los objetivos trazados y al aplicarlo a la empresa
será de gran ayuda.

8.3 Propuesta para la administración y control de inventario.

La empresa no cuenta con la información necesaria de inventario por lo que es de

suma importancia proponer que se implanten algunos documentos que son
importantes para poder administrar y controlar el inventario.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz es importante porque puede

satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez.

La administración de inventarios tiene como meta, conciliar o equilibrar los

siguientes objetivos:

 Maximizar el servicio al cliente

  Maximizar la eficiencia de las unidades de compra, y
 Minimizar la inversión en inventario.

Para la administración del inventario se debe tener en cuenta cada uno de los
movimientos de mercadería que se realicen; así como también, los registros que
estos generen. El problema de la concordancia es también un punto que se debe
tener muy en cuenta, esto consiste en que lo físico debe concordar con el registro
que se maneje (kárdex o sistema).

La información que se genere por el ingreso o egreso de la mercadería,

devolución de artículos y pedidos a proveedores debe ser una información
confiable, exacta y consistente. Se trata fundamentalmente de instaurar un
eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, de tal manera
que la información esté disponible cuando la gerencia lo requiera para análisis de
la situación de la empresa.

La propuesta tiene el siguiente plan:

 Toma física del inventario actual
 Creación del banco de datos
 Control y documentación de inventario

8.3.1 Toma física del inventario actual

La toma del inventario consiste en contar físicamente cada uno de los productos,
con el fin de dar el dato preciso o exacto de las cantidades de mercadería en
existencia.

En el conteo de un inventario resulta complejo verificar la exactitud de los datos

con respecto al físico tomado anteriormente, se podría utilizar varios métodos para
determinar las cantidades físicas en existencia, muchos de los cuales requieren la
utilización de un equipo de trabajo.

La empresa Madersnif debe realizar una nueva toma fisica del inventario para
poder generar una base de datos veridica, eficiente y eficaz, en la cual la empresa
pueda confiar. Para la toma fisica deben asignar un bodeguero para que este
realice el conteo de los productos disponibles en la empresa.

A continución se presenta la hoja de control en donde se registraran todos los

movimientos (conteo) de los productos:
8.3.2 Creación y control del banco de datos

Una vez realizada la toma física del inventario, se procederá a crear la base de
datos, para la cual se hace necesaria la existencia de un sistema en el cual se
pueda registrar el inventario que se llevó a cabo con anterioridad.

El propósito del control y documentación de los productos es de utilizar

correctamente los sistemas de información para resolver la problemática que se
enfrenta en el manejo de inventario. Se propone implementar un sistema para el
manejo de los registros referentes a los ingresos, egresos y devoluciones de
mercadería, de tal manera que el inventario físico coincida con los registros del
sistema de control de inventarios. La información que dé como resultado de esta
verificación permitirá comprar los productos solo cuando se los requiera y adquirir
solo lo necesario.

Para este control la empresa deberá adquirir un sistema informático con el que de
manera fácil, eficiente, e inmediata obtenga la información adecuada acerca de lo
que posee la empresa.

8.3.3 Documentación y control de inventario

La empresa debe establecer una estrategia de control y verificación periódica de

sus stocks de inventario, para eso debe de implementar la documentación
necesaria de todas las operaciones relacionadas con los mismos.

A continuación se propondrá algunos formatos de los documentos necesarios para

el control del inventario.

 Orden de compra:
Es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas
mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio,
las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Todos los artículos comprados por una empresa deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.

 Recepción de mercancías
La recepción de las mercancías es por supuesto un paso imprescindible pero no
está exenta de peligros si hay dudas sobre el proveedor. La mercancía entregada
puede presentar riegos potenciales y al aceptarlos se asume el mismo tiempo
parte de responsabilidad legal. La recepción es la aceptación, condicionada o no,
que se realiza al proveedor para que este pueda enviar la factura.
  Stock de inventario o Tarjeta de kárdex
Es un documento en el cual se registran los datos de entrada, salidas y saldos de
la existencia de los distintos tipos de inventarios, anteriormente se utilizaban más
fichas o tarjetas las cuales han sido reemplazadas por los programas o software
que facilita su proceso de control. El siguiente es un modelo para efectos
académicos.
 IX. CONCLUSION

 La empresa Maderfins, es una empresa que ha progresado en base a la

experiencia de sus propietarios, sin embargo no lleva ningún tipo de
fundamento científico en su accionar a nivel administrativo.

 No cuenta ni con un inventario físico verídico, ni con una base de datos del
inventario, por lo que los empleados al momento de requerirla no cuentan
con la información necesaria.

 No existe un control permanente a nivel de inventarios en lo referente a las

entradas y salidas de mercadería.

 No se realiza una constatación física periódica de la mercadería de tal

manera que en varias ocasiones se han presentado pedidos que no se
pueden cumplir debido a que no se encuentran en existencia.

 Con la propuesta de administración de inventario la empresa podrá tener un

control más amplio de las mercaderías. Los formatos propuestos tienen un
diseño de fácil lectura y entendimiento.
 X. RECOMENDACIONES

 Realizar una toma física del inventario.

 La empresa debe llevar kardex en donde se puedan registrar los ingresos,

egresos y devoluciones, y actualizar siempre en el sistema.

 El personal de bodega deberá estar pendiente del método de evaluación

para la clasificación de los proveedores, con el fin de que el material
solicitado este en el momento y tiempo adecuado.

 Aplicar un manual de normas y procedimientos para el ingreso y despacho

de la mercadería.

 Instaurar un sistema de kárdex magnético de tal manera que en el sistema

aparezca de forma inmediata la disponibilidad o no de mercadería.

 Adquirir un sistema informativo eficiente en el cual puedan llevar el control

de los inventarios de manera eficiente.