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MANUAL DE OJS

ROL DE GESTOR

UTP-Ridda2. 2018
© Manual de OJS, Rol de Revisor por Dalys Saavedra y Danny Murillo.
Universidad Tecnológica de Panamá (UTP)
Esta obra está licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-
CompartirIgual 4.0 Internacional. Para ver esta licencia:
https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.es

Fuente del documento UTP-Ridda2:


http://ridda2.utp.ac.pa/handle/123456789/3765
Repositorio Institucional de Documentos Digitales de Acceso Abierto

Contenido
FUNCIONES DEL GESTOR ................................................................................................ 3
INICIAR SESIÓN ..................................................................................................................... 3
EXPLORADOR DE ARCHIVOS .......................................................................................... 4
SECCIONES DE LA REVISTA ............................................................................................. 5
FORMULARIO DE REVISIÓN ........................................................................................... 6
CABECERA ..................................................................................................................... 9
PLANTILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO ........................................................................ 10
HERRAMIENTAS DE LECTURA ....................................................................................... 11
CONFIGURACIÓN ......................................................................................................... 12
Paso 1. Detalles: ................................................................................................................. 13
Paso 2. Políticas: ................................................................................................................. 16
Paso 3. Envíos: .................................................................................................................... 20
Paso 4. Gestión: .................................................................................................................. 23
Paso 5. Apariencia:.............................................................................................................. 27
ESTADÍSTICAS E INFORMES .......................................................................................... 31
USUARIO/AS ............................................................................................................... 32
USUARIOS/AS INSCRITOS A LA REVISTA ............................................................................... 33
ASIGNAR UN ROL EN ESTA REVISTA A UN USUARIO/A DE ESTE SITIO.................................... 33
MOSTRAR LOS USUARIOS/AS SIN ROL ASIGNADO................................................................ 34
CREAR UN USUARIO/A NUEVO ............................................................................................ 34
FUSIONAR USUARIOS/AS .................................................................................................... 35

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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FUNCIONES DEL GESTOR


• Maneja el sistema de publicación completo.
• Configurar la revista e inscribir a los usuarios.
• Crear nuevas secciones y editar plantillas de correo electrónico.
• Puede observar las estadísticas que el sistema genera sobre las revistas.

INICIAR SESIÓN
Ingresar a la página del Portal de Revistas UTP (http://revistas.utp.ac.pa), ir a la sección de
iniciar sesión e introducir su nombre de usuario y contraseña. El usuario con el rol de gestor
debe estar previamente creado por el administrador del sitio.

Llegará a la página de inicio del gestor tras iniciar sesión y pulsar en el enlace Gestor/a de
la revista que aparece en su página principal de usuario/a.

Cuando hacemos clic sobre Gestor/a de la revista encontrará una lista de opciones dividas
en 3 secciones: Páginas de gestión, Usuarios/as, Roles.

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EXPLORADOR DE ARCHIVOS
En la sección Páginas de gestión, encontrará un enlace que dice Explorador de archivos el
cual es una herramienta avanzada que permite ver y manipular directamente los archivos y
directorios asociados a una revista. Además de los directorios correspondientes a los
archivos de artículos y números de la publicación, también se muestran las plantillas de
maquetación cargadas durante la configuración de la revista.

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Para subir un archivo realice el siguiente procedimiento: haga clic sobre el botón
Seleccionar archivo, una vez localizado el archivo a subir, presionar sobre el botón Cargar
archivo, inmediatamente notará que en la caja de texto aparecerá la ruta del archivo adjunto.
Para eliminar simplemente haga clic sobre la palabra ELIMINAR.

SECCIONES DE LA REVISTA
Las revistas que usan el OJS pueden incluir diversas secciones (por ejemplo, Artículos,
Reseñas, Investigación, etc.). Es necesario crear al menos una sección para cada revista
(todas empiezan con una sección titulada "Artículos" que aparece de manera
predeterminada, pero puede ser editada). Si no desea que el título de la sección sea visible
a los lectores, omítala de la Tabla de contenidos (esta opción puede ser útil en el caso de
introducciones y editoriales, por ejemplo).

Para crear una sección haga clic sobre el enlace CREAR SECCIÓN allí se visualizará un
formulario que contiene datos obligatorios que son resaltados al final con un asterisco (*).
Llene el formulario con los datos de la nueva sección y marque las opciones pertinentes.

Haga clic en cada caja de texto y digite la información requerida. De igual manera se
encuentran unas casillas (Check box) para marcar según sus preferencias.

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Puede elegir un editor/a en la sección Editores/as de sección, marque el nombre deseado,


definido previamente, y luego haga clic sobre el botón “asignar editor”, si desea cambiarlo
o eliminarlo de nuevo haga clic en el nombre y en el botón “des‐asignar editor”.
El objetivo de los Editores/as de sección es acelerar el flujo de trabajo y ahorrarle tiempo al
editor; sin embargo, habrá casos en los que los editores de revista prefieran ver todos los
artículos recibidos. De ser así, basta con eliminar al editor de sección mediante el
enlace Eliminar. Finalmente, guarde los cambios efectuados, haciendo clic en el botón
guardar.

FORMULARIO DE REVISIÓN
Conforme a la configuración predeterminada, los evaluadores tendrán un formulario de
texto en el que escribirán sus comentarios sobre el artículo revisado, con un campo de texto
para autores y editores, y un campo separado exclusivo para editores. Sin embargo, al usar
los formularios de revisión podrá crear formularios en línea que incluyan diversas preguntas
previamente programadas a fin de guiar a sus evaluadores y obtener comentarios más
acordes a determinados elementos.

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Para crear un nuevo formulario de revisión seleccione Crear un formulario de revisión.


Introducir los datos solicitados y para finalizar clic sobre el botón guardar.

Una vez guardado, aparecerá en el listado de formularios de revisión, se deberá hacer clic
sobre el enlace Editar para ir añadiendo los elementos al formulario.

En la Pestaña Elementos del formulario debemos empezar a diseñar nuestro formulario,


añadiendo los elementos correspondientes. Para ello hacemos clic sobre el enlace Crear
un nuevo elemento.

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Redacte la pregunta en el campo Elemento. Luego, elija un tipo de elemento a partir del
menú desplegable: cuadro de texto para una sola palabra, cuadro de texto para una sola
línea, cuadro de texto extendido, casillas de verificación, botones de selección o cuadro
desplegable.

Si elige botones de selección o casillas de verificación tendrá la opción de Añadir selección.


Para añadir selecciones a los elementos del formulario deberá hacer clic sobre Crear
elemento nuevo. Para finalizar clic sobre el botón guardar.

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Todos los elementos creados pueden editarse, borrarse o reorganizarse. Los elementos
adicionales (es decir, las preguntas) se añaden al pulsar en Crear elemento nuevo.
Recuerde que también puede copiar la pregunta en otro formulario de revisión en caso de
tener más de uno.
Una vez terminado de realizar el formulario de revisión, el mismo puede editarse o
eliminarse, una vez seguro que el formulario está completo entonces se procede a la
activación, para ello se deberá hacer clic sobre el enlace Activar.

CABECERA
Se usa para mostrar el equipo editorial de la revista. Si desea utilizar los mismos roles que
vienen por defecto en OJS bastará con activar la primera opción que indica “Hacer que OJS
muestre las personas que pertenecen al Equipo editorial según el rol que tienen asignado”.
Por otro parte si desea crear un organigrama más exacto de los miembros de la revista y

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su cargo, entonces deberá marcar la segunda opción que indica “Establecer que el gestor/a
de la revista cree títulos e incluya a las personas dentro de cada uno de ellos”.

PLANTILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO


Con el fin de agilizar el proceso de comunicación, el Portal de Revistas UTP ofrece un total
de 93 plantillas de correo electrónico que se pueden personalizar en este apartado.
Prácticamente están recogidas todas las posibles opciones de comunicación de la revista
con y entre autores, revista, editores, revisores, etc. Para editar una plantilla basta con
ubicar la plantilla a modificar y hacer clic sobre el enlace Editar.

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HERRAMIENTAS DE LECTURA
Permite configurar qué queremos que visualice el usuario cuando lea un artículo (resumen,
citas, metadatos, correo del autor). Además permite compartir contenido por medio
de Addthis.

Marque la casilla "Habilitar herramientas de lectura..." a fin de activarlas para su revista.

También puede configurar las herramientas que estarán a disposición de sus lectores. Tal
vez prefiera experimentar con ellas para determinar cuáles serán de utilidad para su público
lector.

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En "Herramientas de artículos relacionados" encontrará un menú desplegable de áreas


temáticas. Elija el tema que más se acerca al de su revista para contar con herramientas
de lectura propias de la disciplina en cuestión. Por ejemplo, si selecciona "Humanidades"
no verá las opciones de búsqueda correspondientes al índice PubMed de ciencias de la
salud.

Luego de realizar cualquier cambio, para finalizar haga clic en el botón Guardar.

CONFIGURACIÓN
El gestor de revista configura la revista, mediante cinco pasos la cual no es necesario llevar
a cabo toda la configuración en una sola sesión: es posible llenar los formularios y
guardarlos, y volver al menú Configuración para seguir con el resto de las tareas o hacer
modificaciones en cualquier momento.
La configuración está disponible para el gestor de revista por medio de la página de gestión
de la revista. Para hacer la configuración deberá hacerlo a través de la sección de Páginas
de gestión, luego seleccione configuración y prosiga a realizar los 5 pasos necesarios para
crear una revista. Llene tantas de las secciones en los cinco pasos como sea posible, pero

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recuerde que puede volver y agregar detalles conforme cuente con ellos. Es común
encontrar opciones preseleccionadas en el caso de funciones comunes.
Puede empezar rápidamente por llenar primero la información más importante (nombre de
la revista, persona principal de contacto, etc.) y dejar los detalles para después.

Paso 1. Detalles:
En esta sección deberá detalles generales de la revista, incluyendo el nombre, abreviaturas,
dirección postal, y el ISSN impreso y digital.

Adicional deberá introducir datos como contacto principal de la revista, el contacto para
asistencias técnicas.

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La Identificación del correo electrónico hace referencia a la comunicación interna. Esta firma
aparecerá en la parte final de todos los correos enviados por el sistema. Usted también
puede proporcionar una dirección de rebote donde se enviarán los correos que no se
pudieron entregar.

Las secciones de la 1.5 a la 1.7 es información que una vez configurada aparecerá en la
sección Acerca de la Revista del sitio web.

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La sección Indización en buscadores es opcional y permite añadir metaetiquetas HTML


ocultas a las páginas web de la revista. La información precisa en este apartado puede
incrementar su visibilidad en buscadores como Google.

Historia de la revista es una sección de la página Acerca de... se despliega la historia de la


revista.

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Para finalizar haga clic en el botón guardar y continuar para salvar los datos introducidos.

Paso 2. Políticas:
El segundo paso de la configuración permite estipular los diversos aspectos de las políticas
que regirán la revista: alcance de la revista, políticas de dictaminación, directrices para
autores, etcétera.

En esta sección se describirá la política de evaluación por pares y los procedimientos para
lectores/as y autores/as que seguirá la revista. Le permite elegir el mejor método de revisión
de pares para la revista.

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Las Indicaciones para la revisión se pondrán a disposición de los revisores llegado el


momento de la dictaminación. Es importante que su redacción sea clara y detallada, paso
por paso.

El proceso de revisión está seleccionado por defecto, sin embargo, puede evitar este
proceso interno de OJS y confiar en los procesos de revisión adjuntos al correo.

OJS permite la configuración de un gran número de opciones de revisión, incluyendo el


tiempo que deben tomarse los pares evaluadores para completar su labor, enviar
notificaciones a los pares evaluadores, usar un sistema de evaluación para los pares
evaluadores y configurar un acceso de un solo clic para los pares evaluadores. Este acceso
les permite a los editores enviarles a los pares evaluadores un correo con una URL segura,
que los lleva a la sección exacta, sin tener que crear una cuenta o un registro.

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La declaración de privacidad aparecerá en la sección Acerca de la revista del Portal de


revistas UTP.

Si desea incluir a todos los coautores cuando el editor envíe un mensaje de notificación al
autor, deberá marcar la casilla.

Puede añadir más información a la sección Acerca de la revista del Portal de revistas UTP.

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Los LOCKSS es una fuente de solución para archivar las revistas en línea. Para asegurar
la preservación de su revista, siga los pasos subrayados en esta sección. OJS generará
hasta un mensaje de correo para enviarle a las bibliotecas participantes.

Si se cuenta con una base de datos de evaluadores por pares se podrá agregar un URL de
Base de datos que permite seleccionar revisores sin tener la necesidad de tenerlos
suscritos en el Portal de Revistas.

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Para finalizar haga clic en el botón guardar y continuar para salvar los datos introducidos.

Paso 3. Envíos:
Estas directrices aparecerán en la página "Acerca de la revista" y estarán a disposición de
posibles autores para su consulta antes de enviar un artículo.

La lista de comprobación de envío, se le pedirá a los autores garantizar el cumplimiento de


las condiciones que se encuentran en la lista de comprobación de envío. Los envíos de los

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autores no serán aceptados hasta que verifiquen que cumplen todas las condiciones. La
lista de comprobación de envío puede editarse según las características de la revista,
utilizando los botones Añadir un elemento de la lista de comprobación o Eliminar.

Los avisos de derecho de autor/a aparecerá en la página "Acerca de la revista". También


tiene la opción de solicitar que los autores manifiesten su acuerdo con la notificación de
copyright antes de proceder a enviar su artículo y la opción de añadir una licencia Creative
Commons al sitio web de la revista.

La sección de Conflicto de intereses nos permite exigir a los autores y revisores que
presenten una declaración de conflictos de interés. Deberá marcar las casillas
correspondientes si desea aplicar estas opciones.

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Seleccionar cuidadosamente las disciplinas pertinentes, el sistema de clasificación y las


palabras clave favorece que otras personas encuentren nuestros artículos. Este formulario
permite seleccionar de entre varios formatos de indexación, añadir ejemplos relevantes
para orientar a los autores y brindarle un enlace a un sistema de clasificación por tema.
Marque las casillas correspondientes para las cuales desea aplicar opciones de indexación.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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Puede solicitar el envío de una notificación por correo electrónico a la persona principal de
contacto de la revista o a otra dirección cada vez que un autor lleve a cabo el proceso de
envío de un artículo. Para ello marque la casilla según corresponda en su revista.

Puede configurar un asistente de marcado de citas para que sus editores, editores de
sección y correctores de originales lo usen durante el proceso de edición de artículos. Para
habilitar esta opción haga clic en la casilla correspondiente.

Para finalizar haga clic en el botón guardar y continuar para salvar los datos introducidos.

Paso 4. Gestión:
Aquí podrá configurar la política de acceso abierto de la revista, controlar el registro de los
usuarios en el sitio y saber para qué funciones se registraron, y habilitar la bitácora de
acciones de usuarios y correo electrónico.

En el acceso a contenidos de la revista usted puede decidir entre el acceso totalmente


abierto o las suscripciones como método para controlar el acceso a ciertos o todos los
contenidos. Si elige el acceso por suscripción se creará la función de gestor de
suscripciones a fin de crear y gestionar suscripciones, definir tipos de suscripción y políticas
de suscripción.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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Usted también puede restringir el acceso al Portal de Revistas a través del inicio de sesión
de los usuarios. Marque las casillas según corresponda en la gestión de su revista.

Adicional puede aún más restringir el acceso al sitio y los artículos mediante el uso de la
herramienta Registro de usuarios, además de decidir cómo se permitirá a los usuarios que
se registren por cuenta propia. La ventaja de seleccionar estas opciones consiste en que
cualquier persona que desee leer los contenidos tendrá que registrarse, lo que proporciona
estadísticas confiables respecto al público lector.

También se podrá configurar el calendario para la publicación de una revista y que formato
darle al mismo. Para ello marque las casillas correspondientes del formato y la
configuración de los datos de punto de partida para las publicaciones de los volúmenes.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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Los identificadores de objetos digitales (DOI) han ganado terreno en el ámbito de las
publicaciones especializadas en línea y el Portal de revistas está diseñado para darles
cabida. También hay una opción de número de página para las revistas, útil en el caso de
publicaciones impresas que inician una presencia en línea. Para ambos casos marque las
casillas correspondientes.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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Los avisos nos permiten comunicar las noticias sobre nuevas políticas, indexaciones,
noticias entre otros.

El correctores/as de originales es la persona que edita los artículos recibidos con el fin de
mejorar su gramática y claridad, trabaja de la mano con el autor para asegurar que todo
esté correcto en cuanto a la parte textual del articulo a publicar. Se puede asignar un
corrector/a de originales o puede ser el propio editor quien se encargue de esta parte.
Seleccione la casilla según corresponda en su revista.

El maquetador/a es la persona encargada de transformar las versiones corregidas de los


textos recibidos en galeras en HTML, PDF. Seleccione la primera opción si cuenta con un
maquetador o puede ser el propio editor quien se encargue de esta parte. Seleccione la
casilla según corresponda en su revista.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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El corrector/a de pruebas lee cuidadosamente las galeras en los diversos formatos de


publicación de la revista (al igual que el autor). El corrector de pruebas (y el autor) registran
los errores de tipografía y formato a fin de que maquetador/a los corrija. Seleccione la
primera opción si cuenta con un corrector de pruebas o puede ser el propio editor quien se
encargue de esta parte. Seleccione la casilla según corresponda en su revista.

Para finalizar haga clic en el botón guardar y continuar para salvar los datos introducidos.

Paso 5. Apariencia:
El quinto y último paso es donde podemos configurar los aspectos de apariencia de nuestra
revista.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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El encabezado se muestra sólo en la página principal y puede adicionarse títulos e


imágenes para destacar a la revista con una imagen y sello propio. En el portal de revista
de la UTP ya está estandarizado por lo que debe mantenerse con la configuración actual.

El contenido de la página inicial de la revista es donde debemos incluir una descripción de


la revista, la misma aparecerá en la en la página principal del Portal de revistas UTP junto
con la imagen de portada de la revista.

Si desea de añadir contenido adicional relevante el cual aparece junto a la descripción en


la página principal de la revista en mención.

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El encabezado de la Revista nos permite colocar en las páginas de la revista un título, una
imagen o un logo distinto del que aparece en la página principal. Ya el portal de revistas
UTP cuenta con un encabezado homogéneo para todas las revistas, por lo cual no debe
cambiarse.

El pie de página de la revista será mostrado en todas las páginas de la revista, en el Portal
de revistas de la UTP muestra todos los sitios en los cuales está indexado dicha revista.

En la barra de Navegación se pueden agregar enlaces pertinentes de la revista para ello


coloque el nombre del Enlace y poster la dirección URL que corresponda.

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La sección de Estilo de la revista incluye 3 grupos de bloque que nos permite adecuar los
elementos de la paginas según nos convenga. El Portal de revista UTP cuenta con un estilo
propio y las secciones de los bloques está configurado para todas las revistas por parte
igual.

En una de las barras laterales de la página de la revista, localizaremos un bloque de


información, el cual muestra información de interés para los lectores, autores y
bibliotecarios de la revista. Esta información puede ser editar según convenga.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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La lista muestra la cantidad de elementos que serán presentados por páginas al momento
de hacer las búsquedas. Estos valores pueden ser modificados según convenga.

Para finalizar haga clic en el botón guardar y continuar para salvar los datos introducidos.

ESTADÍSTICAS E INFORMES
En esta sección se encuentra todo el historial estadístico para la publicación segmentada
por años.

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Adicional se pueden generar informes contemplando intervalos de fechas y tipos de


informe. Al generar estos informes se desplegarán en hojas de Excel.

USUARIO/AS
En esta sección se encuentra la gestión de usuario dentro del Portal de Revista UTP. En la
página de inicio del gestor de revista encontrará la sección USUARIOS/AS con las opciones
para su gestión.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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USUARIOS/AS INSCRITOS A LA REVISTA


Muestra la lista de todos los usuarios registrados en la revista. Aquí podrá editar cualquier
cuneta de usuario, iniciar sesión temporalmente en su nombre a fin de realizar sus tareas
o resolver problemas, eliminarlos de la lista o inhabilitar su cuenta.

ASIGNAR UN ROL EN ESTA REVISTA A UN USUARIO/A DE ESTE SITIO


Es posible asignarle o añadirle a un usuario ya inscrito a la revista un nuevo rol. Para eso
solo es necesario seleccionar del menú desplegable Dar de alta a un usuario/a como el rol
correspondiente y localizar el usuario y hacer clic sobre el enlace Dar de alta a un
usuario/a

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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MOSTRAR LOS USUARIOS/AS SIN ROL ASIGNADO


Muchas veces podemos encontrar usuarios sin función asignada, quizás se deba a que se
haya eliminado accidentalmente su función. Si desea listar los usuarios sin rol asignado
seleccione Mostrar los usuarios/as sin rol asignado en la sección Usuarios. Para asignar
dar de alta a un usuario, seleccione del menú desplegable Dar de alta a un usuario/a
cómo y localice el usuario y haga clic sobre el enlace Dar de Alta a un usuario/a.

CREAR UN USUARIO/A NUEVO


Para crear un nuevo usuario dentro de la revista seleccione Crear un usuario/a nuevo.
Llene el formulario y presione Guardar. También puede optar por enviar un correo-e de
bienvenida al usuario con su nombre de usuario y contraseña.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo
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FUSIONAR USUARIOS/AS
En algunas ocasiones suele suceder que se haya creado dos cuentas de un mismo
usuario con dos direcciones electrónicas distintas. Para estos casos existe la herramienta
Fusionar Usuarios/as que permite unir 2 o más cuentas de un mismo usuario. Localice las
cuentas de un mismo usuario, seleccióneles y haga clic sobre el enlace Fusionar.

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Elaborado por: Ing. Dalys Saavedra, Lic. Danny Murillo