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Autoría

Nelly M. Guashpa * Anthony J. Mayta** Bryan M. Yambay***

Universidad Técnica de Cotopaxi (Latacunga-Ecuador)

nellyguashpa@gmail.com

RESUMEN

Las microempresas que se dedican a decoraciones de eventos generalmente no cuentan con una
tecnología que oferte sus servicios o facilite sus actividades, Los usuarios cuya motivación son
las temáticas para decorar su evento, se caracterizan por requerir gran cantidad de información y
ser consumidor de las nuevas tecnologías, este es el caso de la microempresa Jah event´s que no
cuenta con un sistema de información y alquiler de artículos (sillas, mesas y carpas) para un
evento social o privado. Todos sus servicios son generados en papeles llegando a ser sus
procesos muy demorosos. El presente estudio está enfocado a desarrollar una página Web para
mejorar la gestión de información, servicio, reserva y alquiler de artículos de eventos, con ello
satisfaciendo las necesidades de un cliente.

El usuario realiza varias actividades en el cual permite la automatización de procesos que se


están realizando manualmente, mejorando el control y servicios de los mismos para ello se
realiza la página web mediante líneas de código y una interfaz amigable con el usuario, siendo
una importante forma de comunicación entre el cliente y la microempresa. La gestión de
información es el resultado de las temáticas decorativas; las decoraciones mediante globos y
flores para cualquier evento está determinado por los servicios que ofrece Jah Event’s; la
información para la reserva de un local, está registrada en la plataforma con la capacidad que
tiene; El alquiler de artículos para eventos, ha permitido dar un realce a los eventos que sean
realizados.

Palabra Clave Eventos, Reservaciones, Tecnología, Usuario, Microempresa


INTRODUCCION

Hace tan sólo unos años sólo los gobiernos y las empresas multinacionales eran capaces de
comercializar globalmente. Hoy la tecnología permite a las compañías más pequeñas o hasta
emprendimientos unipersonales convertirse en empresas “micro multinacionales”, vendiendo
productos, servicios e ideas transnacionalmente. (Luciana P, 2012)

Las microempresas utilizan un método tradicional para gestionar todo tipo de transacciones con
sus clientes, desde la recepción del pedido hasta el despacho, perdiendo así mucho tiempo en la
atención de clientes. Los sistemas de información bajo el ambiente web se han vuelto
rápidamente frecuentes a nivel mundial, por ello las empresas desean ampliar su mercado
aprovechando este medio información. El 75% de microempresas que se dedican a la
organización de eventos sociales no cuentan con un aplicativo web personalizado dificultando
los procesos de atención, los que realizan actividades a través de una hoja de cálculo, no cumple
con los requerimientos o necesidades de las microempresas y sus clientes, dificultando así el
crecimiento de la institución.

Como consecuencia, al llegar el cliente a solicitar un servicio, la demora es hasta 10 minutos que
una atención promedio de 2 a 3 minutos, porque la información no se encuentra organizada o
actualizada, teniendo que ser buscada manualmente.

Por otra parte el 25% de microempresas que se dedican a la organización de eventos sociales se
dan a conocer por medio de páginas, sitios o aplicaciones web con el fin de que cualquier
persona vinculada a la microempresa pueda acceder a dichos servicios desde su hogar, lugar de
trabajo o cualquier punto en el que se encuentre teniendo conexión a internet.

El objetivo de nuestro estudio es desarrollar e implementar una página web para mejorar la
gestión de información acerca de las diferentes temáticas de decoraciones y los eventos
decorados, mediante la plataforma web también existe la gestión de servicios, donde se detalla
los diferentes servicios que oferta la microempresa, así como se puede realizar la reserva del
local y alquilar artículos de eventos, mediante el cual será de mucha utilidad para la
microempresa debido a que brindara la información necesaria para un cliente que desee ser
beneficiario de los servicios que ofrece Jah Event’s.

El caso de estudio se ha focalizado en información de las temáticas decorativas con las que
cuenta la microempresa. La plataforma web contiene una galería de fotos para dar a conocer el
resultado de las decoraciones para los eventos que han sido realizados para dar confiabilidad a
los clientes.

En las siguientes secciones, como primer punto describiremos el área de estudio de la


investigación con su método adoptado para el cumplimiento de la meta, posteriormente se detalla
cada funcionalidad que tiene la página web.

MÉTODO

El presente estudio se enfocó en realizarse de forma investigativa, debido a que la información


recopilada está basada en la realidad y no en percepciones. Además los resultados obtenidos
mediante la investigación nos ayudó a acercarnos a los deseos y necesidades que tienen los
clientes de la microempresa.

Un evento “Es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales,


ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales 23 puede tener
diferentes finalidades”. EVENTOS, REUNIONES Y BANQUETES, Luis Mesalles, Barcelona,
2003.

“Los eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por razones de
asociarse en un determinado entorno geográfico, en colectivos y grupos. Son un hecho
económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico”.
EVENTOS, Guadalupe Maure.

I. Origen

El origen de los eventos se remonta a Tyre, una ciudad fenicia del Mediterráneo (según los
documentos bíblicos de Ezequiel) pero fue en Delfos, una ciudad de la antigua Grecia, que se
comenzaron a celebrar las primeras ferias. Éstas contaban con una frecuencia anual y surgieron
de un modo espontáneo generado por la necesidad o ley natural de unir “la oferta” con “la
demanda”, además de la necesidad de conectarse entre individuos.

Existen términos propios en la industria de los eventos (¡sí! porque la organización de eventos es
una de las llamadas industrias sin chimeneas que, al igual que la del turismo y la gastronomía,
genera millones de dólares en su facturado). Uno de éstos es el vocablo feria que proviene del
latín feriae (que significa vacaciones, porque precisamente visitar una feria era tan agradable
como irse de vacaciones), el objetivo de su celebración (era... y ¡es!) la venta de bienes y
servicios.

Otro término es exposición, también del latín expositio (que significa exponer), el cual había sido
usado en 1649 con el significado de mostrar, pero fue en 1773 cuando el diccionario de la
Academia Inglesa se decidió por exhibición (pues precisamente se trataba de exhibir productos
y/o servicios) y lo diferenció del término feria, pues en ésta no sólo se exhiben productos y/o
servicios, también se venden (división que subsiste hoy día y marca la verdadera diferencia entre
una feria de una exposición).

Fueron entonces las ferias y exposiciones los primeros eventos que registró el mundo, pero
recién en el 1939 fue Waters (autor del libro Historia de las Ferias y Exposiciones) quien dio su
definición estableciendo que, “las ferias y exposiciones son las formas más perfectas de
transacción comercial que jamás hayan existido“. Hasta el momento podemos decir que los
griegos fueron quienes comenzaron a introducir éstas actividades (como a su vez sus respectivos
conceptos). Los romanos tomaron de los griegos ésta modalidad extendiéndola por toda Europa a
medida que iban construyendo su imperio. (Ley de Prop. Intelectual 11.723 – Rep. Argentina)
II. Materiales

El material base que se ha utilizado para la centralización y publicación de esta información,


ha sido determinada por varios autores en sus artículos que detallaremos a continuación.

Para el desarrollo de la página web se utilizó distintas herramientas de desarrollo una de ellas
es sublime tex que es buen gesto de código HTML con múltiples facilidades de trabajar
como es el auto completado de código, también para poder subir la página a un servidor se
utilizó Eclipse que así mismo es un gestor de código HTML con la ventaja de subir a un
servidor.

Para el diseño de la página existe plantillas ya diseñadas que son gratuitas para poder
personalizar el sitio acorde a los requerimientos del propietario, en el diseño de la página
para el almacenamiento de los datos se implementó PHP que es una herramienta muy útil
para poder enlazar con la base de datos que está alojada en My SQL, es un gestor de base de
datos donde se guardara las reservas realizadas por los clientes entre estas dos herramientas
es posible guardar datos desde la página web.

Para un diseño personalizado de la página se utilizó CSS así tener una mejor visualización el
momento de navegar de la misma manera para una completa personalización se utiliza
javaScrib que es una extensión de java, esta nos sirve para realizar múltiples acciones en la
página como es la utilización de fórmulas de los efectos que se pueden utilizar para el
desarrollo de la página, entre todas están opciones que podemos utilizo, se logró la página
acorde a las expectativas del propietario del local y un correcto funcionamiento.

III. Procedimientos Metodológicos

En el proceso de esta investigación se desarrolla una página web, que contiene un conjunto
de acciones que son:

1. Determinación de información para la decoración de eventos.


2. Servicios que ofrece Jah Event’s.
3. Determinación de la reserva de un local para eventos.
4. Registro de cantidad y precio para el alquiler de artículos para eventos.

Adicional, para representar el presente desarrollo como un caso de estudio, se han


considerado los siguientes aspectos:

• La determinación de aspectos funcionales para el desarrollo del sistema, a través de


las necesidades que tiene el usuario tomando en cuenta sus requerimientos.
• Consideración de la arquitectura, diseño e ingeniería en las funcionalidades de cada
módulo de la implementación del sistema.
• Pruebas de funcionalidad y aceptación de cada uno de los módulos que conforman el
sistema. Considerando la visión del caso de estudio, la aplicación es estructurada en
cuatro módulos de trabajo que se describen en la Figura 1.
Figura 1: Funcionalidades a desarrollar.

Módulo información decoraciones: se detalla las decoraciones de acuerdo a lo que el cliente


desee contratar. (temática niños, jóvenes y adultos).

Gestionar servicios: muestra los diferentes servicios como lo es decoración en globos, flores,
etc.

Gestionar reserva: permite al usuario adquirir una fecha con el decorador de evento, que se
realizara mediante una reservación con un anticipo de tiempo y pago.

Gestionar alquiler de artículos para eventos: de acuerdo a las necesidades del usuario, la
página le presenta una serie de artículos a ser alquilados como lo son sillas, mesas, manteles,
carpas, etc.

Todas las funcionalidades están realizadas debido al análisis de cada una de las necesidades
que tiene un cliente para dar un realce y relevancia a sus eventos.

1) Módulo de información decoraciones


Para el desarrollo de este módulo hemos investigado la población que carece de
información sobre las diferentes entidades que ofrecen el servicio de eventos. Tabla 1

Tabla 1: Calozuma, Kelia (2012).


Las entidades detalladas anteriormente no cuenta con un sistema de información, es por
ello que no dan un realce al servicio que ofrecen.
De esta forma surge la idea para Jah Event’s de crear una página web que tenga
información sobre los servicios que ofrece dicha entidad.
Para esto se ha utilizado una funcion while que es un bucle repetitivo permitiendo guardar
información en la base de datos.
2) Gestionar evento
Para que un cliente pueda personalizar el evento a su gusto se desarrolla en la aplicación
un ambiente donde el usuario pueda visualizar los diferentes servicios que ofrece Jah
Event’s como lo es en decoración. Para esto, ha sido necesario la utilización una función
UL que permite crear un submenú dentro de la opción Evento
En una segunda instancia, se desarrolla en la página una interfaz con las decoraciones
realizadas promocionando el servicio. En la Tabla 2 se detalla los tipos de eventos que
existen.
Tipos de eventos

Tipo Descripción

Eventos Empresariales Dentro o fuera de la empresa para sus


trabajadores.

Ferias y Exhibiciones Al aire libre, con un determinado tema

Congresos y Convenciones En un lugar cerrado con un determinado


tema.

Eventos Sociales Son bodas, bautizos, cumpleaños.

Tabla 2: Tipos de eventos


Para el desarrollo de nuestro aplicativo solo se ha tomado en cuenta los Eventos
Empresariales, Sociales y decoración con globos podemos hacer diferentes adornos que
siempre quedan bellísimos, puedes darle un toque elegante a la distancia que los pongas,
ya sean para los eventos que quieras festejar.
3) Gestionar reserva
Permite al usuario reservar un local para el evento que desee realizar mediante una
reservación con un anticipo de tiempo y pago.
Con esta funcionalidad disponible en la página tanto al propietario como al cliente cera de
mucha ayuda reduciendo tiempo y dinero, en la forma de pago se lo puede realizar por
distintas maneras dando a conocer al cliente que es de forma bien segura ya que no será
engañada o estafada.
Para ello se creó dos tablas en una base de datos en donde la primera crea el código para
enlazar la base de datos y la segunda se la crea para guardar datos ingresados por el
usuario.
4) Gestionar alquiler de artículos eventos
De acuerdo a las necesidades del usuario, la página le presenta una serie de artículos a ser
alquilados como lo son sillas, mesas, manteles, carpas, etc. De esta manera el cliente con
las demás funcionalidades podrá personalizar el evento al 100% para tener una mayor
aceptación en el mercado.
Para la implementación de todas estas funcionalidades se implementó en la página web
campos donde el cliente ingresara acorde a la petición del evento la fecha y hora, toda esta
información de almacenara en una base de datos, como es la herramienta de gestor MY
SQL.
RESULTADO
Los resultados del caso de estudio planteado han sido obtenidos considerando la
información de varias fuentes bibliográficas logrando así obtener la información más
importante y detallándola en la pagina web.
1) Módulo de información decoraciones

En esta funcionalidad el cliente tiene una opción para adquirir la información necesaria
de como desea decorar su evento, así como Tips, Productos, Animadores y más.

La indagación de información ha logrado tener varia información en este caso se detalla


los Tips que se debe tener en cuanta al momento de realizar u organizar un evento, por
ejemplo que se va a realizar, cuantos invitados hay, etc.

2) Gestionar evento
Permite identificar los diferentes servicios que tiene Jah Event’s como lo es bodas,
eventos corporativos que se muestran a continuación. El mayor realce lo da a los
servicios es la decoración con globos. Por motivos de espacio no se puede presentar
todos los servicios, pero se muestra el principal con un video.
3) Gestión de reserva
Gracias a la página desarrollada se pudo saber que el propietario de la microempresa
tuvo mejores resultados ya que facilitaba el tiempo para comunicarse con sus clientes
llevando consigo un itinerario. A su ves se detalla los campos que deben llear los
clientes para pder ser atendidos.
CONCLUSION

El desarrollo de la página web para la microempresa Jah Event’s que se dedica a la


decoración de eventos, ha sido entregado a su propietario, después de unas series de
pruebas con ello ha logrado conseguir el agrado del propietario teniendo todas las
expectativas de la página acorde al servicio que ofrece el local para su clientela. En el
proceso de evaluación de pruebas la página pudo alcanzar los resultados que se esperaba.

La creación de un aplicativo web sencillo le proporciona al usuario confianza, lo que


produce que éste lo use regularmente y cumpla con el servicio de contrato de servicio
para eventos.

El desarrollo del proyecto le permitirá a futuro tener un control de toda la parte


administrativa de la microempresa JAH EVENTS en forma digital es una herramienta
informática que le permita la optimización de procesos y de recursos en la entrega de sus
servicios a la comunidad.

Se debe tener claro el manejo de la funcionalidad de los paquetes desarrolladores de


programas y sistemas a nivel de la web, herramientas que permitirán hacer el sistema
eficaz donde los usuarios no tengan problema durante la manipulación.

El manejo de las interfaces diseñadas se realizó en base cada usuario para facilitar el
acceso rápido a la información mediante consultas y demás funciones