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Workflow
Resumen
El módulo Workflow (17) de OnBase es un motor de automatización y sistema de distribución electrónica que permite a las
organizaciones procesar el trabajo de manera más rápida y eficiente. Un sofisticado conjunto de reglas y acciones configurables e
interactivas permiten la automatización rápida de los procesos empresariales sin necesidad de programación personalizada. Con
Workflow, las organizaciones disminuyen el tiempo de procesamiento, incrementan la productividad del personal y mejoran la entrada
de datos, almacenamiento y precisión en la recuperación de documentos a través de una interfaz de usuario simple y flexible.
Beneficios
Facilita el procesamiento de transacciones comerciales al presentar al usuario todos los datos y documentos
relacionados.
Optimiza los procesos empresariales al proporcionar un marco de reglas para distribuir documentos y datos
electrónicamente.
Promueve el registro de responsabilidades al proporcionar un historial detallado y auditable para monitorear la seguridad
y rendimiento de los empleados.
Ofrece una implementación flexible y acceso entre múltiples interfaces e integraciones de líneas de negocios.
Fomenta prácticas empresariales consistentes, al reducir la variabilidad de los procesos y los riesgos relacionados.
Diseño
Una solución de Workflow contiene uno o más ciclos de vida configurables, que consisten en colas con reglas y acciones ejecutadas a
través de la interacción del usuario, o son ejecutadas automáticamente como trabajo de sistema. Todos los tipos de documentos
(independientemente del formato de archivo), objetos de datos de WorkView y las carpetas de Administración de Registros son
elegibles. La distribución predefinida, junto con los documentos y datos relacionados, aseguran que los procesos sean monitoreados
consistentemente. Los ciclos de vida de Workflow muestran el estado de los documentos y procesos en tiempo real. Además, puede ver
los datos históricos y usarlos para generar informes.
Aplicaciones
Reduce costos: La automatización de Workflow libera a los empleados de labores poco productivas, como verificar
manualmente la existencia de todos los documentos y datos relacionados necesarios.
Brinda respaldo a iniciativas de cumplimiento normativo: Los procesos bien definidos pueden administrar la seguridad
y crear pistas de auditoría detalladas. Por ejemplo, el proceso de aprobación de compras puede adherirse a un conjunto
estricto de reglas y registrar con precisión acciones y eventos.
Incrementa las ganancias y mejora el servicio al cliente: Las soluciones de Workflow incrementan la salida sobre procesos
manuales, incrementando así la eficiencia. Tiempos de respuesta más rápidos y procesos con mayor calidad conllevan a una
mejor interacción con los clientes.
Características clave
Más de 185 reglas y acciones predefinidas facilitan la configuración de ciclos de vida de Workflow para automatizar
procesos empresariales
Interfaces flexibles y configurables que pueden ser personalizadas y filtradas según la función del usuario
Notificaciones automáticas por correo electrónico informan al usuario cuando deben ejecutar una tarea en Workflow
Temporizadores configurables proporcionan la automatización y el procesamiento de documentos
Calendarios basados en funciones y el equilibrio de carga aseguran la eficiencia en el procesamiento de documentos por
los usuarios
Interfaz
Workflow brinda una experiencia consistente para el usuario, con múltiples opciones de interfaz incluidos el cliente OnBase
(basado en Core), el cliente Unity (como se muestra anteriormente), el cliente Web y las aplicaciones móviles de OnBase.
OnBase Studio facilita la configuración de los ciclos de vida de Workflow ya que ofrece una experiencia de configuración gráfica.
Mediante el uso de una variedad de reglas y acciones preestablecidas, los usuarios pueden configurar la lógica de manera
interactiva para automatizar los procesos empresariales. Además, OnBase Studio genera, de manera automática, documentos
de prueba y manuales de documentación de los ciclos de vida para los administradores y usuarios finales.