UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTO DOMINGO

(CURSA - UASD)

Facultad De Ciencias Económicas Y Sociales

Asignatura:
Organización y Métodos (ADM-336)

Tema:
Manuales Administrativos

Presentado Por:
Gisely Altagracia Lantigua Estévez EE-3683
Yismel López 100322578
Crismairy Valdez Peña 100347180

Sección:
30

Entregado A:
Marlin Plácido Marmolejos

República Dominicana,
Santiago de los Caballeros
Noviembre 29, 2018
Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las
organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus
productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender
adecuadamente todos estos aspectos, y más. Estas circunstancias obligan a usar manuales
administrativos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en
forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación,
dirección y evaluación administrativas eficientes.

Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del cual se
analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño, elaboración,
presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes.

Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de
toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar
regular.

Concepto

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de
una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para
que desempeñe mejor sus tareas.

Objetivos

 Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
 Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que la componen.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de
instrucciones y criterios de actuación.
 Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
 Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el
personal.
 Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
 Fortalecer la cadena de valor de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del
personal.
 Servir como una fuente de información para conocer la organización.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Tipos de Manuales

Por su naturaleza o área de aplicación

 Microadministrativos

Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo
general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.

 Macroadministrativos

Son los documentos que contienen información de más de una organización.

 Mesoadministrativos

Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El

término Mesoadministrativos se usa normalmente en el sector público, aunque también
puede emplearse en el sector privado.

Por su contenido

De organización

Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación,

atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales. Cuando
corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de manera opcional
pueden presentar el directorio de la organización.

De procedimientos

Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y

secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización.

De gestión de la calidad

Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el
cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad, responsabilidad y
autoridad del sistema de gestión de la calidad.

De historia de la organización

Estos manuales son documentos que refieren la historia de la organización, es decir, su

creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición. Este tipo de conocimientos
proporciona al personal una visión de la organización y su cultura lo que facilita su adaptación
y ambientación laborales.

De políticas
También conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como
marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una
organización.

De puestos

Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación,

relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

De técnicas

Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas
técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.

De operación

Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente
especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

De sistemas

Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información,

administrativos, informáticos, etc., de una organización.

Por su ámbito

Generales

Son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza,
sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal.

Específicos

Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa de una

organización; por convención, incluyen la descripción de puestos.

Enfoque

Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de

organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad, que son los de uso más
generalizado en las organizaciones.

Contenido de los Manuales

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Identificación

Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:

• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Denominación y extensión del manual.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de páginas.
• Sustitución de páginas.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
• Clave de la forma; en primer término se deben escribir las siglas de la organización; en
segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en
tercero, el número consecutivo del formulario y, en cuarto, el año.

Índice o contenido

Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

Prólogo, introducción o ambos

El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la

organización. La introducción es una breve explicación del contenido del documento, como su
estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

Antecedentes históricos

Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se

indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

Legislación o base legal

Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se
recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados,
leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. En cada caso debe respetarse la
secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).

Atribuciones

Transcripción textual y completa del artículo, cláusula, considerando o punto que explica las
facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan su quehacer. Para este efecto, debe señalarse el título completo del
ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).

Estructura orgánica

Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus

relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder a la
representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades
administrativas como a su nivel jerárquico de adscripción. Conviene codificarla en forma tal
que sea posible visualizar con toda claridad los niveles de jerarquía y las relaciones de
dependencia, como en el ejemplo que se presenta a continuación:
1.0 Director general
1.0.1 Asesoría
1.0.2 Auditoría interna
1.1 Gerencia general
1.1.1 Gerente divisional “A”
1.1.2 Gerente divisional “B”

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización o bien de alguna de

sus áreas, la cual muestra qué unidades administrativas la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad,
supervisión y asesoría.

Misión

Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus
acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Es recomendable que el texto de la misión
mencione la razón de ser de la organización en términos de propósitos específicos, resultados
esperados y compromisos por cumplir.

Funciones

Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que
forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones
encomendadas a la organización. Es conveniente que en la presentación de las funciones se
tomen en cuenta los siguientes aspectos:

• Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura orgánica.
• Que sigan el orden que se estableció en la estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.

Descripción de puestos

Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa,
que incluye la información siguiente:

• Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etcétera).

• Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de
decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
• Funciones generales y específicas.
• Responsabilidades o deberes.
• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así
como las que deba establecer externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y
personalidad.
Directorio

Documento en donde constan los nombres, puestos, números telefónicos y correo electrónico
de las personas comprendidas en el manual. Por necesidades del servicio pueden adicionarse
los horarios de atención y la dirección de las instalaciones, especialmente cuando la
organización cuenta con varias oficinas o representaciones. Es conveniente que la secuencia de
presentación respete el orden de la estructura orgánica. Su integración en el manual es
opcional.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificación

Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:

• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Denominación y extensión del manual (general o específico). Si corresponde a una unidad en
particular, debe anotarse el nombre de ésta.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Numeración de páginas.
• Sustitución de páginas (actualización de información).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
• Clave del formulario; en primer término se deben escribir las siglas de la organización; en
segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar la forma; en
tercero, el número consecutivo del formulario y, en cuarto, el año.

Prólogo, introducción o ambos

El prólogo es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización,

preferentemente del más alto nivel jerárquico. La introducción es una exposición de lo que es
el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.

Índice

Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

Contenido

Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un manual
general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en el caso de un manual
específico, sólo los procedimientos de un área o unidad administrativa. En particular, cada
procedimiento debe contener la información siguiente:

Objetivo
Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
Esfera de acción que cubre el procedimiento.
Responsables
Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas
cosas del procedimiento.
Políticas o normas de operación
Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar el
desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el
procedimiento.
Concepto
Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo
significado o referencia, por su grado de especialización, debe anotarse para hacer más
accesible la consulta del manual.

Procedimiento (descripción de las operaciones)

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre
de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste,
cómo, dónde y con qué se llevan a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general y
comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación; si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene
que indicarse el puesto responsable de cada operación.

Diagramas de flujo

Estos diagramas, que también se conocen como fluxogramas, representan de manera gráfica la
sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o
materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los
puestos que intervienen en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o
los recursos que se deben utilizar en cada caso. Para facilitar su comprensión, los diagramas
deben presentar, en forma sencilla y accesible, una descripción clara de las operaciones. Para
este efecto, es aconsejable el empleo preciso de símbolos, gráficos simplificados o ambos.
Asimismo, conviene que las operaciones que se numeraron o codificaron en la descripción
escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el diagrama.

Formularios o impresos (formas)

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de los
diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de “concepto”.

En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo encerrado en un
círculo.

MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Identificación
Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:

• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Nombre del manual.
• Código que lo identifica (siglas que identifican al documento y al área que lo elabora).
• Nivel o número de revisión.
• Página.
• Edición (fecha de la revisión).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

Índice o contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento, que debe
incluir la sección o capítulo, la referencia o renglón específico del contenido y la página
correspondiente.

Generalidades

Introducción
Presentación de la situación, compromisos y lineamientos para la implementación del sistema
de gestión de la calidad basado en las normas ISO 9000: 2000 Sistemas de gestión de calidad,
el cual puede enfocarse en cualquiera de las normas de la familia ISO, de acuerdo con el
contexto de aplicación.

Alcance
Área de influencia establecida para la aplicación del sistema de gestión de la calidad. De
acuerdo con el giro y necesidades de la organización, la cobertura variará debido a las
exclusiones que se realicen.

Directrices de calidad

Política de calidad
Declaración que establece el compromiso de lograr la satisfacción de clientes y una buena
relación con proveedores, a través del mejoramiento continuo de precios, calidad, servicio,
comunicación e innovación tecnológica.
Objetivos de calidad
Explicación de los propósitos específicos que la organización establece para lograr:
• La satisfacción de los clientes cumpliendo con sus expectativas.
• Rentabilidad.
• La mejora de procesos.
• Liderazgo en el mercado.
• El trabajo en equipo para crear valor.
• El desarrollo del capital humano.
 Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la calidad

Estructura organizacional
Organigrama de la organización.

Matriz de responsabilidades
Enunciados que formula cada unidad administrativa de la organización, por lo general a nivel
dirección y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen
en relación con el sistema de gestión de la calidad.

Mapa de procesos

Interacción de procesos
Interrelación de procesos claves (procesos operativos críticos para el éxito de una
organización, alineados con su razón de ser), con procesos estratégicos (procesos orientados a
la correcta gestión de la alta dirección que proporcionan directrices a todos los demás
procesos) y con procesos de soporte (procesos de tipo administrativo que apoyan al resto de
los procesos).

Representación de procesos y procedimientos

Matrices escritas y gráficos con simbología que refieren y explican cómo interactúan la gestión
de los procesos con los procedimientos.

Sistema de gestión de la calidad

Requisitos generales y de la documentación

Documentación que sustenta el sistema de gestión de la calidad, la cual está integrada por las
generalidades, manual de calidad, control de documentos y control de registros.

Responsabilidades de la alta dirección

Asignación a órganos específicos de la alta dirección del compromiso de asegurar que se
documente, implante y mantenga el sistema de gestión de la calidad con un enfoque en el
cliente, basado en la política de calidad y la planificación (procedimientos, indicadores de
eficacia y seguimiento del sistema). Asimismo, el manejo de la autoridad, responsabilidad,
comunicación y revisión de la alta dirección.

Procedimiento General Para La Elaboración De Manuales

Administrativos
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie
de fases.

1.- Planificación del Trabajo.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales,

este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas
de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá
nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de
mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.

2.- Búsqueda de la Información.

Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información
necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas
establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta
información se puede realizar mediante:

Investigación Documental: Se trata de buscar todos aquellos documentos impresos o

electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual
respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización
administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de
servicio, memorias institucionales, entre otros.

Investigación Monumental: Se trata de toda aquella información que no se encuentra escrita

en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones,
test, entre otros.

3.- Análisis de la Información.

Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta
deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo
del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las
siguientes preguntas:

¿Qué trabajo o actividad se hace?

¿Quién es el responsable realizarlo?
¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
¿Para qué se realiza el trabajo?
¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
¿Cuándo o en qué momento se hace?
¿Por qué se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las

actividades de la institución.

4.- Elaboración del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar: La redacción del documento, analizar a quienes
va dirigido el manual. La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo. El formato,
asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica.

5.- Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al
jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para
 que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades,
atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como
a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual.

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el
Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá
autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.

7.- Difusión y distribución del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo
entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo
tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la
versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la
Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional
de la institución.

8.- Revisión y Actualización del Manual.

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los
cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la
realidad institucional.

Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo.

GENERALIDADES

Finalidad del manual: Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas
que contiene el Manual.

Base legal: Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.

Alcance: Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.

Aprobación: Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el
Manual.