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Las ventajas de este sistema son: A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
Mayor conocimiento de los proveedores locales. Análisis de las Solicitud de Compras.
Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Investigación y Selección de Proveedores.
Empresa. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
Agilidad en las compras. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
Entre las desventajas más importantes se destacan: Control de la Recepción del Material Comprado.
Permite un menor volumen de compra. Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:
No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
Falta de esquematización en los procedimientos de compra
Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e
Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. insumos necesarios y que los venden.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de
modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los
compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita
fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los
un fichero de proveedores para cada tipo de material. datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas
telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que
pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es
aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel
que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos
distribuir en las siguientes etapas:
Es la esta 3ª etapa y en el organismo de despacho de la Empresa proveedora, 12. ¿Qué es investigación y selección de proveedores?
se procede a revisar los despachos realizados y la documentación emitida a cada 13. ¿Cuáles con los principales criterios de selección de los proveedores?
cliente. 14. ¿Qué es pedido de compra?
A veces se cometen errores que por los volúmenes de ventas y tiempo de despacho, 15. Explique es término Follow-Up.
no se pueden detectar al momento, tales como: Envío de cantidades indebidas, cobro 16. ¿Qué es control de la recepción del material comprado?
de mayor o menor precio de ciertos productos, no consideración de descuentos 17. ¿Cuáles son las etapas del proceso de ventas? Defina cada una de ellas.
involucrados. 18. ¿Qué es venta?
Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos
espacialmente diseñados para éstos, como Nota de Débito y Nota de Crédito. La EJERCICIOS
corrección de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los 1. Diseñe una ficha de proveedores que contenga las principales informaciones que juzgue
sistemas de control e información de la Empresa. necesarias para montar un banco de datos sobre proveedores.
2. Si tuviese que establecer criterios para la investigación y selección de proveedores, ¿cómo
4 Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la Venta: los definiría?
Esta es la 4ª y última etapa del ciclo de ventas y consiste en recibir los valores 3. Si tuviese que establecer criterios para negociar con los proveedores, ¿cómo los definiría?
correspondientes a las facturas, por parte de los clientes.
El cliente cuando cancela una Factura de acuerdo a lo pactado, suele hacerlo en
efectivo, con cheque o vales a la vista, estos valores deben ser ingresados por Caja y
a la vez el Organismo de Cuentas, Cuentas de Clientes o Por Cobrar, debe registrar
dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al día y con la
información en forma oportuna.
ACTIVIDAD PRÁCTICA