Clasificación

-Alfabético
Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las
personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar
alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por
categoría o tema (asunto).
Este sistema de clasificación en una empresa se utiliza porque en dependencias administrativas,
donde se maneja documentación del personal humano que trabaja en ella con este sistema es más
fácil de ordenar por nombre de los subordinados y se puede encontrar más rápido ya que buscan el
nombre del empleado o apellido y ya tienes el expediente de la persona.
-Numérico
En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos
progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro
elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple.
Dígitos terminales, dígitos centrales.
En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en
cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos
similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades
de la empresa.
Este sistema es de gran ayuda porque en las empresas como escuelas, hoteles, tiendas
comerciales, hospitales etc, tienen que acomodar u ordenar información de diferentes formas pero
este sistema puede dar un significado diferente que los demás por ejemplo si en una empresa se
quiere guardar expedientes se puede poner 4 dígitos que significarían el día y año seguido de una
serie o numeración secuencial para que cuando sea buscada solo se ponga la fecha y día para que
se tengas el archivo.
-Alfanumérico
Es una de las formas para organizar archivos en un el lugar de trabajo, y como otros métodos, dan
al usuario una forma sistemática de guardar y acceder a información crucial cuando lo necesite.
Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro alfabético, el cual estará
ordenado desde la letra A hasta la letra Z del alfabeto.
Usar un código en un sistema de acceso indirecto acorta los nombres de archivos y aumenta la
seguridad de un sistema, debido a que el usuario deberá conocer el código para solicitar archivos,
De igual forma que otros trabajos de oficina, este trabajo en los próximos años, será remplazado por
una máquina, evitando así, la disminución de errores al momento de hacer un cálculo alfanumérico.
-Geográfico
Es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su
localización, países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc. Consiste en agrupar las carpetas
en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste
es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de
ventas.