CONTABILIDAD GERENCIA DE FINANZAS

PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN DE DATOS Y PAGOS

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REVISIÓN
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Procedimiento
Contabilización de Datos y Pagos
Elaborado por: Jefe Departamento Contabilidad Aprobado por: Gerente de Finanzas
Fecha: 01.09.2015 Fecha: 01.09.2015

Firmas Firma

1.- Objetivo.

Asegurar la oportuna y correcta contabilización de los diferentes documentos que se originan

de la actividad económica desarrollada por la organización. Además de efectuar los pagos en
forma oportuna de los distintos compromisos acordados con nuestros proveedores.

2.- Aplicación.

En toda la Organización.

3.- Definiciones.

3.1 Abreviaturas.

 GF: Gerente de Finanzas

 JDCO: Jefe Departamento de Contabilidad.

3.2 Términos.

 ERP (Enterprise Resource Planning): Base de datos que permite administrar los
recursos de la empresa.

4.- Método o Descripción del Proceso.

4.1 Revisión y Análisis de Antecedentes.

- Analista Contable: Recepciona toda información enviada de las distintas unidades

de la organización, los cuales deben contar con los diferentes VºBº de los Jefes de
Departamentos y/o personal autorizado para este efecto.

El Analista Contable revisa cada uno de los documentos que contengan los
requerimientos solicitados, Una vez revisados, procede a definir la cuenta contable,
vencimiento y posterior registro de los mismos en el sistema contable (ERP

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Softland). Por último clasifica, ordena y archiva los documentos originales por
proveedor y fecha de vencimiento para su posterior pago.

- Encargado de Tesorería: Prepara los documentos que serán parte del proceso de
pago. Una vez preparados estos documentos son entregados al JDCO para su
revisión y aprobación.

Una vez aprobados por el JDCO, son enviados al GF para su revisión y aprobación
final, que da el V°B° al pago de estos documentos.

Posteriormente entran a un proceso de pagos que se realiza, a través del sistema

Office Banking u otro sistema de conexión internet del Banco definido.

Una vez emitidos los pagos por el Encargado de Tesorería, son informados para el
pago por las firmas autorizadas.

Por último el Encargado de Tesorería prepara y emite los comprobantes contables

los que son Visados por el JDCO.

Además de la emisión de pagos a proveedores, este confecciona los distintos

cheques requeridos para el reembolso de cajas chicas, solicitudes de fondos por
rendir y otros egresos.

El JDCO revisa y firma los cheques para pagos, luego solicita lo mismo al GF.
Posteriormente, son devueltos al Encargado de Tesorería donde se distribuyen.

Asimismo, el Encargado de Tesorería contabiliza y realiza los depósitos de dinero,

ingresos y /o pagos de otras empresas.

5.- Responsabilidades y Obligaciones.

 Jefe Departamento de Contabilidad: Analiza y emite información referente a los

gastos y compras. Ejecuta la primera firma en los documentos para Proveedores.

 Gerente de Finanzas: Aprueba o rechaza la información procesada del Jefe de Unidad

de Contabilidad con relación a compras y gastos. Ejecuta firma principal en los
documentos de pago a los Proveedores.

 Analista Contable: Recepciona y registra Analiza y emite información referente a los

gastos y compras.

 Encargado de Tesorería: Emite la documentación necesaria para pago.

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6.- Anexos.

No aplica.

7.- Registros.

Código e Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable

Identificación
- Directorio
RG-GF-007 Por Orden Departamento compartido Digital y/o Físico, Archivar Jefe
Correlativo en el de respaldar una vez Departamento
“Facturas” mes de ingreso por semana. de Contabilidad
Contabilidad
- GF
- -Año vigente –
RG-GF-008 Por Orden Departamento Oficina JDCO, Físico, mantener Archivar Jefe
Correlativo en el de -Años previos por 5 años. Departamento
“Honorarios” mes de ingreso de Contabilidad.
Contabilidad en Bodega.
- GF
- -Año vigente –
RG-GF-009 Por Orden Departamento Oficina JDCO, Físico, mantener Archivar Jefe
Correlativo de -Años previos por 5 años. Departamento
“Egresos” Interno de Contabilidad.
Contabilidad en Bodega.
- GF

8.- Bitácora de Actualizaciones.

Número Motivo Fecha

00 Creación del documento 07.11.07
a) Revisión general del documento.
b) Se modifica pie de página del documento.
c) Se cambia ítem 3 “Referencias” decía:
01
- PI-GE-001 “Emisión, Revisión y Modificación de Documentos“ 01.06.2010
(Este documento fue fundido con el PI-GE-002 y ahora se llama: PI-GE-002 Generación y
Control de Documentos)
d) Se elimina ítem 9 “Diagrama de Procesos”.
02 a) Modificación de registro, asociado al código RG-AF-007 06.10.2010
a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos.
03 31.05.2012
b) Se realiza una revisión general del documento
a) Se modifica GA Gerente de Administración por GF Gerente de Finanzas.
04 02.08.2012
b) Se modifica Gerente General por Gerente de Finanzas.
05 c) Se realiza una revisión general del documento 06.03.2013
06 Revisión del Documento, sin modificaciones 18.08.2014
07 Revisión del Documento, sin modificaciones 01.09.2015

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