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Para poder organizar la información de forma que se pueda conocer qué terceros acumulan saldos por todo tipo de
cuenta por cobrar iguales o superiores a $1.000.000 (o iguales o superiores a los $5.000.000, dependiendo de lo que
le corresponda informar a cada reportante) y también para lograr conocer a los terceros que compondrían las
"cuantías menores" dentro de cada concepto diseñado por la DIAN, los pasos que sugiero efectuar son los siguientes:
1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los saldos fiscales a diciembre del 2014 para todas las cuentas
por cobrar, incluyendo la provisioó n fiscal sobre cuentas por cobrar, y que el valor total de estos saldos fiscales
coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al rengloó n 35 del formulario 110 para declaracioó n de
renta 2014.
Nota: Si el reportante es una persona natural que usaraó el formulario 210 para la declaracioó n de renta 2014, en
este caso la hoja de trabajo antes mencionada deberíóa mostrar el total respectivo de cuentas por cobrar que la
persona incluiraó dentro del rengloó n 30 del formulario 210; y si es una persona natural que usaraó los formularios
230 o 240, declaracioó n del IMAS, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada deberíóa mostrar el total
respectivo de cuentas por cobrar que la persona incluiraó dentro del rengloó n 27 del formulario 230 o 240.
2. Luego, si la entidad o persona natural informante participoó durante el anñ o 2014 como mandante en contratos
de mandato, o como asociado en un contrato de exploracioó n de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o
unioó n temporal, en este caso se retiraríóan las cuentas por cobrar que le figuran a diciembre 31 del 2014 pero que
fueron originados en las operaciones desarrolladas a traveó s de los contratos de mandato, o los contratos de
exploracioó n, o los consorcios y uniones temporales, pues tales cuentas por cobrar seraó n reportadas uó nicamente
por el mandatario que los representoó en el contrato de mandato o por el operador del contrato de exploracioó n, o
por el consorcio en el cual participaron (ver paraó grafo 1 del numeral 22.8, el paraó grafo 2 del numeral 22.9 y el
paraó grafo 1 del numeral 22.10, todos en el artíóculo 22 de la Resolucioó n 228).
3. Con las cuentas por cobrar que quedan, y sin incluir la cuenta de provisioó n fiscal de deudores a diciembre 31
(pues la misma se reportaraó detallada con sus terceros pero sin que los saldos de ellos en esta cuenta se mezclen
con los saldos que tengan en las demaó s cuentas), se necesitaraó convertir dicha hoja de trabajo en una “Base de
datos” donde para cada registro se vea el coó digo contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del
tercero, el nombre del tercero y el saldo fiscal a diciembre del 2014.
4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el NIT” (sin importar
que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con NIT de beneficiarios ubicados en Colombia), y
como segundo criterio “el Coó digo PUC de la cuenta”. Recuerde que todos los reportantes, sin importar si por el
2014 estaó n sujetos o no al Reó gimen de Precios de Transferencia, deberaó n informar detalladamente, seguó n la
cuenta por cobrar al que correspondan, a sus beneficiarios del exterior.
5. Hacer subtotales a esta base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal”, por cada
cambio en el NIT. Con eso se descubre cuales terceros acumularon valores iguales o superiores a $1.000.000 (o
iguales o superiores a $5.000.000, seguó n como le corresponda a cada reportante) involucraó ndoles todos los
distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 del 2014.
6. Luego, a estos que síó deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque superaron el tope antes
comentado), se les coloca un color de relleno cualquiera en la celda (en todas las celdas de la columna “saldo fiscal
a diciembre 31 del 2014").
7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a diciembre del 2014”
queden sin color de relleno, seraó n los que integraríóan las “cuantíóas menores” con registro uó nico 222.222.222. Y
para poder armar ese registro especial de las "cuantíóas menores" por cada concepto (las "cuantíóas menores de
cuentas por cobrar clientes", las "cuantíóas menores de las cuentas por cobrar a socios y vinculados", etc.), lo que
se hace es realizar el ordenamiento otra vez de la base de datos pero usando como criterio el “Coó digo PUC de la
cuenta”.
Reportes
Reportes de de Cuentas
Información porTributaria
Exógena cobrar aDIAN
a la diciembre 312014
año gravable del
2014 -
Literal "i" del artículo 631 del E.T.
Formato 1008, versión 7
(Numeral 22.7 del artículo 22 de la Resolución 228 de octubre 31 del 2013)
Ejemplo de coó mo luciríóa el balance de prueba del anñ o 2014 con los valores registrados en cuentas de todo tipo
de cuentas por cobrar a diciembre 31, para la Sociedad EJEMPLO S.A.S., ubicada en la Cra. 45 #45-45 de
Bogotaó .
Importante: Si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2014 como mandante en
contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un
consorcio o unión temporal, en este caso se retirarían las cuentas por cobrar que le figuran a diciembre 31 del
2014 pero que fueron originadas en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato o los
contratos de exploración, o los consorcios y uniones temporales, pues tales cuentas por pagar serán reportadas
únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato o por el operador del contrato de
exploración, o por el consorcio en el cual participaron (ver parágrafo 1 del numeral 22.8, el parágrafo 2 del
numeral 22.9 y el parágrafo 1 del numeral 22.10, todos en el artículo 22 de la Resolución 228).
Saldos
Código PUC Nombre cuenta NIT Nombre del Tercero fiscales a dic.
de 2014
132510 Cuentas por cobrar a 890,245,675 Bco. Bogotaó . 3,000,000
socios y accionistas
132510 Cuentas por cobrar a 890,211,333 Bco. BVBA 6,000,000
socios y accionistas
135515 Anticipos de 800197268-4 DIAN 800,000
impuestos-Retefuentes
de renta
13551501 Anticipos de 800197268-4 DIAN 1,200,000
impuestos-
Autorretenciones del
CREE
130505 Clientes 16,793,233 Juan Miguel Perez 1,000,000
133005 Anticipos y Avances-A 14,325,567 Juan Ruiz 14,400,000
proveedores
En esta segunda presentacioó n de la misma informacioó n, lo que se hace es organizarla por el coó digo PUC
y con ello, fijaó ndose en los terceros que quedaron sin color de relleno, se podraó n elaborar los
registros de las "cuantíóas menores" dentro de cada "concepto" de los disenñ ados por la DIAN.
Saldos
Código PUC Nombre cuenta NIT Nombre del Tercero fiscales a dic.
de 2014
130505 Clientes 16,793,233 Juan Miguel Perez 1,000,000
130505 Clientes 890,567,345 La F S.A. 3,459,087
130505 Clientes 834,567,908 La N S.A. 3,450,000
130505 Clientes 890,456,783 La Q S.A. 2,000,000
130505 Clientes 18,904,567 Miguel Hernaó ndez Gomez 7,309,000
131015 Cuentas Corrientes 999,998 La LLLL Inc. 5,670,000
Comerciales-
Accionistas
131015 Cuentas Corrientes 890,222,833 La T S.A. 10,000,000
Comerciales-
Accionistas
131015 Cuentas Corrientes 890,222,333 La X S.A. 800,000
Comerciales-
Accionistas
131505 Cuentas por cobrar-A 999,999 La Z INC. 920,000
Casa Matriz-Por ventas
132005 Vinculados 890,777,999 La R S.A. 900,000
132005 económicos
Vinculados 890,999,000 La W S.A. 4,500,000
132510 económicos
Cuentas por cobrar a 890,245,675 Bco. Bogotaó . 3,000,000
socios y accionistas
132510 Cuentas por cobrar a 890,211,333 Bco. BVBA 6,000,000
socios y accionistas
133005 Anticipos y Avances-A 14,325,567 Juan Ruiz 14,400,000
proveedores
133005 Anticipos y Avances-A 13,456,789 Raul Paz 36,000,000
proveedores
133510 Depósitos-Para 14,325,567 Juan Ruiz 1,200,000
servicios
133510 Depósitos-Para 13,456,789 Raul Paz 3,000,000
servicios
134510 Ingresos por cobrar- 18,904,567 Miguel Hernaó ndez Gomez 1,309,000
Intereses
135515 Anticipos de 800197268-4 DIAN 800,000
impuestos-Retefuentes
de renta
136095 Reclamaciones-Otras 14,325,567 Juan Ruiz 1,200,000
137005 Prestamos a 834,567,908 La N S.A. 2,400,000
particulares-con
garantía real
138095 Deudores Varios-Otros 890,456,783 La Q S.A. 4,000,000
13551501 Anticipos de 800.197.268-4 DIAN 1,200,000
impuestos-
Autorretenciones del
CREE
Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN año gravable 2014
Nota:
La estructura de la hoja de trabajo que se muestra a continuacioó n es solo una copia de la misma que se mostraríóa para el formato 1008 cuando se use el "Prevalidador
Tributario 2015 V.1.0.", que la DIAN terminaraó publicando en su portal de internet y no contiene todos los niveles de ayuda y validaciones que síó tiene el Prevalidador hecho
por la DIAN.
La uó nica intencioó n para hacer copia de dicha estructura seríóa que en esta hoja de trabajo se pueden realizar ciertas operaciones que no se permiten en el Prevalidador
Tributario, tales como sumas, o hacer un ordenamiento de todos los registros seguó n el "NIT", "la razoó n social" o seguó n el "Municipio", etc. En esta hoja de trabajo funcionan
herramientas como la de "buscar y/o reemplazar" un dato (Control + B), herramienta que no funciona cuando se estaó trabajando en el Prevalidador disenñ ado por la DIAN.
En consecuencia, si los mismos datos que se han de llevar al prevalidador son digitados primero en esta hoja de trabajo, entonces, antes de pasarlos hasta el prevalidador
(usando las funciones de "copiar" y "pegar), seraó posible organizarlos de acuerdo a cualquier criterio (por ejemplo "el NIT", o "el Concepto"), y al tenerlos asíó organizados se
facilitaríóan imprimir la hoja de trabajo y hacer posteriores verificaciones y auditoríóas por parte de los auditores internos o revisores fiscales de la empresa. Y hasta lograríóa
llevarlos en forma maó s ordenada hasta el prevalidador (aunque esto uó ltimo no es obligatorio).
1315 13 18904567 Hernaó ndez Goó mez Miguel Cra. 70 34-34 11 001 169 7309000
1315 31 834567908 1 La N S.A. Cra. 71 35-35 11 001 169 3450000
1315 31 890211333 2 Banco BVBA Cra. 8 50-20 11 001 169 6000000
1315 31 890456783 5 La Q S.A. Cra. 90 90-90 11 001 169 2000000
1315 43 222222222 Cuantíóas Menores Cra. 45 45-45 11 001 169 4459087
1316 42 999998 La LLLL Inc. 249 5670000
1316 31 890222833 0 La T S.A. Cra. 89 45-60 11 001 169 10000000
1316 43 222222222 Cuantíóas Menores Cra. 45 45-45 11 001 169 10120000
1317 13 13456789 Paz Rauó l Calle 45 30-10 76 001 169 39000000
1317 13 14325567 Ruiz Juan Cra. 38 50-25 76 001 169 16800000
1317 13 18904567 Hernaó ndez Goó mez Miguel Cra. 70 34-34 11 001 169 1309000
1317 31 834567908 1 La N S.A. Cra. 71 35-35 11 001 169 2400000
1317 31 890456783 5 La Q S.A. Cra. 90 90-90 11 001 169 4000000
1317 43 222222222 Cuantíóas Menores Cra. 45 45-45 11 001 169 2000000
1318 13 18904567 Hernaó ndez Goó mez Miguel Cra. 70 34-34 11 001 169 5159000
1318 43 222222222 Cuantíóas Menores Cra. 45 45-45 11 001 169 3159087
Totales 122,835,174
Conciliacioó n
Valor de las cuentas por cobrar 106,199,000
seguó n la declaracioó n de renta