AUDITORIA Y CONTROL

PRESENTADO
CLAUDIA LILIANA ASPRILLA

PRESENTADO POR CAROLINA

LOPEZ RIASCOS
MARÍA LUISA MANCILLA OROBIO
ANDRÉS MAURICIO MORENO ROSERO
JOSE LUIS AREVALO GARCIA

ÁREA
AUDITORIA Y CONTROL

X SEMESTRE

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
BUENAVENTURA –VALLE
2019
 PROCESO DE AUDITORIA Y CONNTROL INNTERNO

1. Nombre de la representación

- Fabri harinas y aceites del Pacífico

2. Descripción de la empresa y del entorno.

- Fabri harinas y aceites del Pacífico, es una empresa especializada en fabricar harina y aceite
de pescado. Esta empresa cuenta con más 30 trabajadores, todos capacitados para
desempeñar sus labores correspondientes, cuenta con la maquinaria importada de China, la
cual cumple con las expectativas del proyecto el cual busca distribuir la mejor harina y
aceite de pescado del país, que estos productos sean de excelente calidad y satisfagan una
necesidad de la población nacional.
- La empresa se encuentra ubicada en el Distrito de Buenaventura por ser un sector altamente
favorable debido a su mar Pacífico, la gran variedad en especies marinas y la facilidad a la
hora de requerir los peces para el desarrollo de estos procesos.
- Se cuenta con 4 maquinarias la cuáles tienen el personal especializado para su manejo;
pesqueras distribuidoras de la materia prima para la empresa y un entorno laboral
satisfactorio teniendo en cuenta la excelente comunicación y profesionalismo de los
trabajadores. Además, la organización jerárquica permite en cierta manera que fluya
exitosamente y facilite el funcionamiento de la fábrica de manera efectiva.
-
3. Identificación de los personajes

- Gerente de la empresa:
- Detector técnico y administrativo:
- Director de producción:
- Director financiero:
- Director comercial:
- Auditor:
 - Secretaria del auditor:
- Trabajadores (poco relevante)

4. Desarrollo de la temática

 Diseño de la auditoría: establecer comunicación entre gerente y auditor para mostrar estado
actual de la empresa, así como los objetivos, misión y visión de la misma. Analizar su
organización, estructura y funcionamiento. Determinar la eficacia de las políticas y prácticas
internas. Verificar si se cumple con los reglamentos estatales y locales, analizar el sistema
de procedimientos, verificar si los controles realizados por supervisores son adecuados,
evaluar las operaciones, el control, comunicación, coordinación de las áreas y de a través de
estos resultados determinar las mejores alternativas que conlleven a la solución y
mejoramiento de actividades.

- La empresa Fabri harinas y aceites del Pacífico es una a empresa prestigiosa del país,
debido a su excelente calidad de los productos blindados y su manejo comercial y
profesional. El gerente de la empresa decide contratar un profesional para realizar auditoría
a todas las áreas y de esta manera poder generar un informe que muestre el estado de la
empresa, el cual refleje un buen rendimiento y satisfacción de los objetivos trazados. Por tal
motivo el gerente y el auditor son los únicos que saben el día y la fecha que se presentará
este profesional por cada área, de este modo se puede evaluar cada aspecto y se puede
determinar qué tan aplicado son los trabajadores. Sin embargo, el profesional invita a una
reunión de apertura para la socialización de la aplicación sobre la auditoría, esto le permite
presentar con antelación el modelo de auditoría y las fechas en que pasará por cada área.
- Antes de iniciar el gerente discute con el auditor sobre el estado actual en que se encuentra
la empresa, le cuenta de sus planes y objetivos. Después de esto el auditor empieza con el
desarrollo de su labor profesional.
- Una vez realizado los acuerdos con el gerente, el auditor empieza por estudiar las políticas
de la empresa, sus objetivos, misión y visión, estructura organizacional y su
funcionamiento. Además de los resultados obtenidos por cada área en los últimos meses y la
integridad y desarrollo de las actividades particulares y en equipo.
- El auditor empieza por el área técnica y administrativa, En donde se encuentra con un
panorama que a simple vista puede parecer perfecto, pero al aplicar su modelo de
evaluación se encuentra principalmente con que para la productividad que se está exigiendo
la empresa debería incrementar sus trabajadores, debido a que recaen muchas actividades en
un solo trabajador. El director técnico del área administrativo se ocupa más de los resultados
que del desarrollo de las actividades y sus trabajadores. Por lo anterior se decide realizar
una
 evaluación individual y colectiva de los responsables de cada área para que dé esté modo se
pueda esclarecer mejor la situación. También se mira la organización, productividad,
manejo y trabajo en equipo, calidad y optimización de los recursos. Como resultados de esta
auditoría se encuentra la falencia en la falta de personal para esta área, manejo de los
recursos y organización de los mismos, además, se evidencia que la organización estructural
no permite que se obtenga mejores resultados y se replanteen los objetivos en pro de unos
mejores ingresos para la empresa.
- La eficiencia a la hora de aplicar las políticas internas no es rigurosa y por ello se da la toma
de decisiones arbitrarias sin medir futuras consecuencias.
- La empresa cumple con los reglamentos estatales, se aplican las normas ambientales y de
seguridad laboral.
- En el área de producción como resultado de la auditoría se encuentran algunas falencias
que se relacionan un poco con el área anterior, debido a que la empresa cuenta con la
capacidad de cumplir cualquier objetivo que se propongan, pero el personal es insuficiente
para cumplir con todas las labores que se requieren, en ese sentido se debería pensar en un
incremento de personal en esta área. La estructura de la empresa está bien organizada desde
las áreas técnicas, pero lo que se desprende de ellas es considerable replantear una mejor
estructura por lo que las actividades de manejo de maquinarias y otros las puede realizar
cualquiera.
- Se encontró una falla técnica la cual no estaba prevista y el director de área permitió la
revisión de esta maquinaria por el trabajador que no contaba con las condiciones correctas
para ello. (El auditor evidencia esta conducta y no intervino ante esta falla tan grave, lo
correcto fue reportar el caso ante superiores y de este modo llamar a los técnicos
correspondientes para la solución del caso). Sin embargo, estableció comunicación con el
director del área para manifestar que esta conducta no era correcta para el trabajo ni para la
empresa.
- Los trabajadores de esta área no utilizan sus recursos de protección como es correcto y el
personal de supervisar la seguridad en el trabajo no es constante en los sectores ser
operación.
- En la empresa se necesita un sistema de control en donde se determine la eficacia de los
procedimientos desarrollados porque los directores se están enfocando en los resultados que
se ha trazado la empresa y se les resta importancia a los demás procedimientos.
- Se debe crear una mejor organización de cada área de manera que, se distribuyan
actividades claras para cada personal y así se pueda beneficiar tanto la empresa como el
personal.
- En el área financiera se encontró un balance bastante particular, se cumple con los
objetivos, pero, debido a la calidad del producto brindado la empresa tiene expectativas muy
bajas en cuento a los ingresos, lo anterior se platea debido a que se si fortalecen las demás
áreas para un mejor desarrollo de las actividades incrementaría las ganancias y el
rendimiento de los trabajadores. Junto con el área comercial, la cual presenta un alto
índice en publicidad y
gastos no tan necesarios los cuales se pueden aplicar en otros aspectos. Se están invirtiendo
recursos de publicidad en todos los medios, lo cual es innecesario porque la empresa ya
posee un reconocimiento favorable. Lo que se debe considerar es la inversión de proyectos
sociales que contribuyan al mejoramiento de un problema, esto permitiría que la empresa
acceda a un mayor prestigio. La administración de estas áreas no cumple con objetivos de la
empresa, no se piensa en los gastos extremos y esto en cierta medida disminuye ganancias
que se pueden aplicar para el fortalecimiento de otras áreas.

Una vez realizado este control de auditoría interna, se procede a mejorar la auditoría
creando evaluación de la misma pero esta vez con los participación de los representantes de
cada área, permitiendo que cada uno manifieste posibles mejora para el modelo de autoría y
para la empresa como tal, de este mismo modo realizar una reunión en donde se brinde la
posibilidad a los trabajadores de las diferentes áreas expresar inconformismo y posibles
alternativas de solución para ejecución de actividades la participación de los trabajadores, se
realiza una auditoría de la auditoría y supervisión de la auditoría por parte del auditor y
encargados para fortalecer el método ser aplicabilidad con el fin de cumplir con las normas
establecidas según NTC-ISO 19011-2012.

Todo lo anterior se verá refleja en el siguiente guion en el cual se reflejará todo lo sucedido
en este escenario.

Guion:
Gerente: Si sr auditor, para nosotros es muy importante contar con su excelente labor en
nuestra empresa. Esa por eso que lo tenemos en cuenta para que aplique una auditoría
interna en cada una de las áreas en pro de una mejora.

Auditor: me parece excelente que me tengan en cuenta, yo estoy agradecido por ello. Antes
de entrar en materia me gustaría que nos hablará un poco de la empresa, la labor que se
realiza, objetivos, misión, visión, estructura y todo lo que crea pertinente.

Gerente: ¡claro que sí!, nuestra empresa se dedica a la fábrica de harina y aceite de pescado,
tenemos contrato con más de 5 pesqueras que nos abastecen de la materia prima, 4
maquinarias importadas de China, aproximadamente 30 trabajadores, se encuentra ubicada
en la comuna 5 del Distrito y para nosotros es muy importante mantener el índice de calidad
y prestigio que actualmente tenemos. Contamos con un área técnica y administrativa,
producción, financiera, y comercial, de estas se desprenden sub áreas que son las que se
dedican a la logística y desarrollo de todas las actividades. Contamos con todos los
documentos en reglas, aplicamos las políticas locales y estatales.
Podría decir que la empresa hoy tiene los resultados deseados.

Auditor: me parece excelente Sr. Gerente. Yo tomaré la tarea de establecer un modelo de

auditoría que corresponda a su empresa y nos permita obtener resultados satisfactorios.
Convocare a los encargados de cada área para informar las fechas correspondientes a la
auditoría.

Gerente: ¡correcto! En tus manos dejo todo. Muchos éxitos y estoy atento para cualquier
solicitud.

(Al día siguiente)…

Auditor: ¡buen día Sr. Gerente! Después de haber estudiado las políticas de la empresa, ya
cuento con todo lo necesario para aplicar la auditoría. Las fechas quedan programadas para
los días 17 de marzo, área técnica y administrativa, 18 área de producción, 19 área
financiera y 20 área comercial. En ese sentido le pido por favor hacer llegar el comunicado
a los respectivos directores para proceder en las fechas establecidas.

Gerente: ¡de acuerdo! Procederé con el comunicado.

(Día 17 de marzo)…

Auditor: ¡buenos días! A todos los presentes representantes les agradezco por atender a este
llamado, sabemos lo importante que es para toda la aplicación de estos procesos y por tal
motivo les pedimos de su colaboración para lograr los mejores resultados en equipo.

No siendo más, vamos a dar inicio a la auditoría.

(El auditor empieza por observar la educación del área y la firma en cómo están ubicados
los trabajadores, el director técnico acompaña en el recorrido mostrando cada espacio y las
labores que desempeña cada trabajador).

Auditor: muéstrame el área de laboratorio para evaluar la forma de trabajo, recursos y

personal.

Director técnico: ¡listo! Esta área se puede decir que es la más rigurosa de la empresa,
contamos con 3 ingenieros y 2 ayudantes para el desarrollo de actividades.
Como puedes ver cada uno cuenta con sus materiales de protección.

Auditor: ¡perfecto! Ahora hablaré con los trabajadores de esta área para mirar el
conocimiento que tienen a cerca de las políticas de la empresa.

Director técnico: ¡listo! Estoy atento ante cualquier solicitud.

Auditor: me gustaría saber un poco la importancia que tienes como director de área en
relación con la opinión que tiene cada trabajador de sus actividades.

Detector técnico: nuestros trabajadores actualmente no tienen quejas sobre sus actividades,
ellos cumplen con los objetivos que se trazan y esto es importante.

Auditor: ¡Si, claro que es importante! Lo que es importante también puede ser fortalecer el
personal del área para rendir mucho más. ¿Te parece?

Director técnico: ¡Sí! Esa situación ha sido considerada.

Auditor: continuaré con la auditoría individual. Has sido muy amable.

Director técnico: ¡Con gustó! Sabes que estamos para ayudarnos.

(Se continúa con el área de producción)…
Día 18 de marzo…

Auditor: ¡buenos días! Es un placer acompañarlos en este proceso el día de hoy. Les
comento que hoy estaré evaluando la organización jerárquica de esta área, distribución de
los recursos y aplicación de las normas internas.

Detector de producción: ¡Bienvenido! Esperamos aportar lo necesario.

Auditor: ¿Cuántas personas laboran en esta área?

Director de producción: Somos 12 en total, 4 especializados en el manejo de la maquinaria,

cada uno cuenta con un ayudante, 3 son los encargados de apoyo para el desarrollo de otras
labores.
Auditor: ¡Bien! Es decir que, ¿entre todos se encargan del funcionamiento y rendimiento de
las actividades?

Director de producción: si, trabajamos siempre en equipo, se establecen unos balances de

rendimiento por área y lo importante es el cumplimiento de los objetivos.

Yo, por ejemplo, me encargo de que se cumplan las expectativas y por eso mantengo en
constante apoyo para mi área.

Auditor: ¡correcto! Continuaré con unas evaluaciones individuales.

¿Qué años presenta está máquina?

Trabajador: se dañó está esta mañana, pero ya nos encargamos de arreglarla, ya lo hemos
hecho antes.

Auditor: este trabajo debe realizarlo alguien especializado para reparar estas maquinarias.

Trabajador: Si Sr. Pero no es de gran importancia. Yo la arreglo en menos de 1 hora.

Auditor: estos aspectos deben ser reportados antes superiores y tomar medidas necesarias
para no involucrar al personal. Podría ocasionar un accidente y pasar a mayores.

Trabajador: lo terminaré y para la próxima pasaré el reporte. Ya lo estoy solucionando.

Auditor: ¿sabes que hay una máquina dañada? (Le pregunta al director de producción)

Director de producción: ¡sí! ya lo hemos solucionado antes.

Auditor: ¡Qué Bien!

Continuaré con las evaluaciones grupales e individuales de esta área…

Día 19 de marzo, auditoría área financiera

Auditor: Buenos días área financiera. Sr. Director, hoy iniciamos con la auditoría de esta
área, es muy importante la colaboración de todos para generar los mejores resultados.
Director financiero: ¡muy buenos días! Bienvenido y estamos para servirte.

Auditor: empezaremos con la auditoría individual. ¿Cuántas personas laboran en esta área?

Director financiero: actualmente contamos con nueve personas, las cuales contribuyen con el
cumplimiento de las metas.
Gracias a ellos y las demás áreas, la empresa siempre cumple sus objetivos. Mantiene su
estatus y eso es muy importante.

Auditor: ¡lo entiendo! Además de los objetivos planteados, ¿la empresa se traza metas que la
ayuden a superarse cada día?

Director financiero: pues siempre cumplimos los objetivos y eso nos satisface como
trabajadores.

Auditor: ¿cuáles han sido los incrementos financieros de los últimos 6 meses?

Director técnico: hemos tenido un incremento del 5% en ventas y cada día subimos de nivel.
¡Es que los productos son excelentes!

Auditor: ¡Sí! Son excelentes, de eso no hay duda.

Continuaré con la auditoría individual del área…

Día 20 de marzo, auditoría área comercial.

Auditor: ¡buenos días!

Hoy le corresponde la auditoría al área comercial. Espero podamos contribuir con el
desarrollo de la misma.

Director comercial: Buenos días, eres Bienvenido.

Auditor: ¡gracias! Iniciaremos con el director comercial para conocer algunos aspectos
relevantes del área.
¿Cómo se desarrolla está esta área en cuento al proceso de publicidad?
 Director comercial: actualmente se está invirtiendo mensualmente en medios televisivos,
radios, periódicos, vaya, entre otros, los cuales permiten que se llegue a toda la población.

Auditor: ¿estas inversiones son consideradas de acuerdo a los balances de ingresos?

Director comercial: la empresa siempre suministra los recursos necesarios para cumplir con
los objetivos y eso es lo que estamos logrando en equipo.

Auditor: ¡es perfecto!

(Continúan la auditoría)…

Auditor: continuaremos con los demás trabajadores del área.

Director comercial: ¡listo!...

(Luego de haber aplicado el modelo de auditoría en todas las áreas, el auditor convoca a una
reunión para realizar una evaluación de la auditoría, pero es organizado con los
representantes de cada área junto con el gerente. Esto para dar un informe final de las
observaciones y conclusiones tomadas a partir de un beneficio para la empresa y cada uno
de sus miembros. En esta reunión se evalúa la auditoría, por parte de secretaria del auditor,
gerente y directores)

Día 28 de marzo.
Auditor: ¡buen día todos los presentes!

En este presente informe, de acuerdo a lo que establece la norma técnica colombiana NTC-
IDO 19011-2012. Me place informar que la empresa Fabri harinas y aceites del Pacífico,
cuenta con excelentes índices de calidad en el mercado colombiano. Sin embargo,
encontramos algunas falencias en cuanto a su organización jerárquica debido a que su
estructura no permite que se pueda ver más allá del cumplimiento de un objetivo. Esta
empresa puede llegar a un reconocimiento mucho más grande y por ende incrementar
ganancias en un 50% si se tienen cuenta los siguientes aspectos.

- Establecer una mejor estructura organizacional y operacional.

- Esclarecer actividades por áreas que vayan correlacionadas.

- Suministrar los reglamentos jurídicos internos y estatales a los trabajadores.

- Delegar personal correspondiente para cada actividad.
- Incrementar su personal para las áreas más productivas.

- Incrementar la producción de productos.

- Establecer metas más grandes.

- Realizar seguimientos constantes a cada área.

- Aplicar un control interno que sea permanente.

En general ha sido bueno el balance, hay que tener en cuenta las recomendaciones para
obtener mejores resultados.

Gerente: han sido muy buenas las recomendaciones, se tendrán en cuenta y se aplicarán lo
más pronto.

Director: ha sido muy pertinente está auditoría, considero que se va fortalecer la empresa y
esto mejorará la calidad en todos sus aspectos.

Auditor: ¡Sí! Se cumplió con los objetivos de la auditoría y justo ahora es pertinente que se
haga una evaluación de la misma para futuras mejoras.

Secretaria: les pasaremos un formato en donde ustedes evalúan el proceso de auditoría

realizado por nosotros.

Auditor: cabe resaltar que la auditoría fue satisfactoria tanto para ustedes como para nosotros.
Fue una labor fortalecedora que nos ayudó a mirar nuevas herramientas profesionales.

Ha sido muy buena y satisfactoria esta auditoría.

¡Fin!
 BIBLIOGRAFIA

https://doctrina.vlex.com.co › Auditoría integral: normas y procedimientos