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GUÍA DE SOLICITUD A GRADO POR


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AUTOSERVICIO Fecha:

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO………………………………………………………………………….....................1
2. DESARROLLO……………………………………………………………………………………...1
2.1. Aspectos importantes
2.2. Comunicados para los egresados en estado PARCIAL y en estado
COMPLETO………………………………………………………………………………..
2.3. ¿Cómo solicitar grado por el Autoservicio?................................................
2.4. ¿Cómo validar el estado de graduación por parte del egresado en el
sistema?......................................................................................................

1. OBJETIVO

Realizar por parte del egresado en estado COMPLETO, la inscripción a grado por el autoservicio para
una fecha de ceremonia de grado correspondiente.

2. DESARROLLO

La guía muestra los dos comunicados que le envía el sistema a los egresados en estado parcial y
estado completo, describe cada uno de los pasos y la forma como el egresado debe solicitar
graduación por el autoservicio, una vez haya cumplido con todos los requisitos académicos y
administrativos exigidos por la Universidad, además de como validar el estado de graduación.
2.1. Aspectos importantes

Al finalizar la auditoria academica por la facultadd, se remitirá un correo electrónico automático a los
egresados en estado parcial, que tengan deudas pendientes con la Universidad por cualquier
concepto administrativo y al finalizar la auditoria por el DARC de la lista de control de grado, si el
egresado no presenta ninguna deuda con la Universidad y esta a paz y salvo por todo concepto, se
le enviará un correo electrónico a los egresados en estado completo, informando que puede solicitar
grado por el Autoservicio.

Nota: Únicamente se podrá solicitar grado cuando se encuentre en estado COMPLETO.

Nota: Si usted requiere GRADO PRIVADO, debe radicar en la Unidad de Correspondencia


(CAD) de su sede, la carta de solicitud a grado privado, justificando el motivo. En caso de
haber sido autorizada por el Consejo Academico, usted puede solicitar grado por el
autoservicio.

2.2. Comunicados para los egresados en estado PARCIAL y en estado


COMPLETO

 Correo electrónico a egresados en estado parcial, que tengan deudas pendientes:


 Correo electrónico a egresados en estado completo, que NO tengan deudas pendientes
2.3. ¿Cómo solicitar grado por el Autoservicio?

 Para solicitar grado por el sistema, ingrese en el menú por “Autoservicio”


 Haga clic en el componente “Progreso Académico/Graduación”

 Haga clic en el componente “Solicitudes de graduación”


 Confirmar su nombre completo en la parte superior, antes de continuar con el otro paso.
 Seleccione el programa académico correspondiente, al cual se va postular para grado y
verificar el nombre del título que va a obtener.
 Verifique de nuevo el programa académico, título a obtener, ciclo lectivo graduación y muy
importante la fecha ceremonia de grado, la cual va a solicitar el grado.
 Haga clic en “CONTINUAR”
 En la siguiente ventana, se solicita completar la información de la actualización de
datos del egresado y hacer clic en CONTINUAR.
 Compruebe que todos los datos e información que aparecen allí, estén correctos,
antes de hacer clic en PRESENTAR SOLICITUD.

Haga clic aquí, si


Haga clic aquí, si el Si el error es del todos los datos son
título o el ciclo lectivo, haga correctos, para
programa no son clic aquí para finalizar el proceso.
correctos elegir la opción
correcta.
 En esta ventana, se indicará que su solicitud a grado ha sido presentada
correctamente.

2.4. ¿Cómo validar el estado de graduación por parte del egresado en el


sistema?

NOTA: PARA VER EL ESTADO DE GRADUACIÓN EN EL QUE USTED SE ENCUENTRA, podrá


ingresar por la siguiente ruta:
 En el menú, ingresar por “Autoservicio”
 Haga clic en el componente “Progreso Académico/Graduación”

 Haga clic en “Consulta estado de graduación”


 La siguiente ventana muestra el ESTADO en el que se encuentra su proceso de
graduación. Los tipos de estado que usted debe validar continuamente en el sistema
son:

SOLICITADO: Este estado debe aparecer en el autoservicio en el momento en que usted


SOLICITA GRADO y el DARC de la sede corre el proceso de cambio de estado en el sistema.

AUTORIZADO: Este estado debe aparecer en el autoservicio en el momento en que usted


realiza el PAGO DE DERECHOS DE GRADO y el DARC de la sede corre el proceso de cambio
de estado en el sistema de SOLICITADO A AUTORIZADO.

APROBADO: Este estado debe aparecer en el autoservicio en el momento en que se


APRUEBAN LOS EGRESADOS COMPLETOS EN EL CONSEJO ACADEMICO y el DARC de la sede
corre el proceso de cambio de estado en el sistema de AUTORIZADO A APROBADO.

GRADUADO: Este estado debe aparecer en el autoservicio después de haber recibido el


título académico en ceremonia pública o privada.

Aquí puede ver sus diferentes


estados de graduación, cada vez
que se ejecute las etapas del
proceso por el DARC.
Documentó: Revisó / Aprobó:
Dora Isabel Zapata/Gloria Acosta Saavedra Sor Elpidia Gil Zapata
Auxiliar DARC/Especialista DARC Directora Nacional de Admisiones, Registro y Control

Fecha: Junio de 2016 Fecha: Junio de 2016